Gestionnaire administratif (en charge des Inscriptions Administratives) F/H - DMGU

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Le service administratif de la Direction des moyens généraux universitaires (DMGU) assure la gestion des candidatures, celle des inscriptions administratives (IA) des étudiants pour 5 composantes de l’établissement (DSP, IECI, ISM, OVSQ et UFR des Sciences sociales). Par ailleurs, il conçoit les emplois du temps et organise les examens pour les 4 composantes du site. C’est un lieu d’accueil et de conseil pour les étudiants et les enseignants.

Le service administratif est composé d’un chef de service et de 6 gestionnaires. Afin d’atteindre des objectifs de qualité et de continuité du service délivré, le schéma organisationnel est celui de la polyvalence qui permet d’enrichir le contenu des activités tout en permettant d’apporter des réponses aux usagers.

Poste

Vos missions :

• Assurer la gestion et le suivi des inscriptions administratives pour les étudiants ;
• Participer à la gestion des candidatures ;
• Participer au suivi des dossiers déposés sur les plateformes de candidatures ;
• Alerter les membres des commissions pédagogiques sur les calendriers à respecter ;
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des inscriptions administratives et des candidatures ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• Classer et archiver des documents ;
• Percevoir, pour le compte de l’établissement, les paiements des inscriptions administratives.

Profil

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ;
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser ;
• Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité ;
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
• Classer et archiver des documents.

Savoirs être attendus :

• Travail d'équipe ;
• Sens de la communication ;
• Sens de l'organisation ;
• Rigueur.

Prérequis :

• Bac +2 assistanat administratif ;
• Pack Office maîtrisé ;
• Anglais niveau B2 souhaité ;
• Appétence pour l'informatique ;
• Expérience sur poste similaire de 2 ans.