1 de diciembre de 2023
Colaboradores: Alexandria Iacoviello, Amanda Downie
La Gestión del Cambio (CM) es el método en el que una organización comunica e implementa el cambio. Esto incluye un enfoque estructurado para gestionar personas y procesos a través del cambio organizacional.
Un proceso de gestión de cambios ayuda a garantizar que los empleados estén equipados y apoyados para toda la transición. Hay varias razones que constituyen una necesidad de gestión del cambio. Las fusiones y adquisiciones, los ajustes de liderazgo y la implementación de nuevas tecnologías son impulsores comunes de la gestión del cambio. El cambio organizacional necesario para competir con una rápida transformación digital en toda la industria conduce a las empresas que implementan nuevos productos y nuevos procesos. Sin embargo, estas innovaciones a menudo disrumpen los flujos de trabajo, presentando así una necesidad de una gestión de cambios eficaz.
El cambio transformacional exitoso va más allá de un plan de comunicación; más bien, implica implementar un cambio en toda la cultura de la empresa. Utilizar una estrategia de gestión del cambio puede hacer que las partes interesadas adopten las iniciativas de cambio. Al activar a los empleados como agentes de cambio, al involucrarlos en el flujo de trabajo, se pueden lograr hitos comerciales. Los líderes pueden y deben establecer los beneficios del cambio a través del desarrollo de un plan integral de gestión del cambio.
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La gestión del cambio debe ser un plan pensado y estructurado que se adapte a las posibles mejoras. La forma en que los líderes del cambio decidan abordar la gestión del cambio organizativo variará en función del tamaño, la necesidad y el potencial de aceptación por parte de los empleados.
Por ejemplo, los empleados que no han experimentado esfuerzos de cambio antes pueden necesitar un enfoque más personalizado, como recibir orientación de recursos humanos (RR. HH.). Los empleados que han experimentado cambios a nivel organizacional pueden servir como buenos candidatos en el equipo de administración del cambio, ofreciendo un apoyo perspicaz a los líderes y compañeros de trabajo.
El éxito de la gestión del cambio es el resultado acumulativo del éxito de todas las partes interesadas en la comprensión de las iniciativas de cambio. Para ello es necesario implicar y apoyar proactivamente a los empleados, invitándoles a dar su opinión constructiva y comunicándoles continuamente los cambios en el proceso empresarial o en el ámbito de aplicación.
Hay varios métodos de gestión del cambio organizacional desarrollados por varios psicólogos y líderes de cambio:
Desarrollado por el consultor de cambios William Bridges, el enfoque de este marco es la reacción de las personas al cambio. El ajuste de las partes interesadas clave al cambio a menudo se compara con las cinco etapas del duelo, pero en cambio el modelo de puentes se describe en tres etapas:
- Conclusiones: la liberación de los procesos antiguos.
- Zona neutral: la incertidumbre y la confusión a medida que se identifican nuevos roles.
- Nuevos comienzos: La aceptación de nuevos caminos.
Propiedad de una empresa conjunta entre Capita y la Oficina del Gabinete del Reino Unido, Axelos desarrolló ITIL. El entorno se utiliza para administrar las operaciones y la infraestructura de TI mediante el uso de una guía detallada. El objetivo es impulsar una transformación digital exitosa a través de la implementación de servicios de TI sin incidentes durante todo el proceso de administración de cambios.
A lo largo de los años, ITIL ha sido iterado para mejorar el proceso y expandirse tras el cambio. Hay cuatro versiones y las más recientes, ITIL v4, se enfoca en implementar DevOps, automatización y otros procesos de TI necesarios.1 Creado para ayudar en la transformación digital moderna, ITIL v4 fue dirigido por la cuarta revolución industrial.
John Kotter, profesor de Harvard, creó su proceso para profesionales encargados de liderar el cambio.2 Recopiló los factores de éxito comunes de numerosos líderes que supervisan el cambio y desarrolló el siguiente proceso de ocho pasos:
- Crear un sentido de urgencia para el cambio.
- Construir una coalición rectora.
- Forjar una visión estratégica e iniciativas.
- Alistar un ejército de voluntarios.
- Habilitar la acción eliminando barreras.
- Generar ganancias a corto plazo.
- Mantener la aceleración.
- Instituir el cambio.
Este método, a menudo denominado el marco de “descongelar-cambiar-volver a congelar”, fue desarrollado por el psicólogo Kurt Lewin durante la década de 1940.3 La metáfora significa que un bloque de hielo no podría cambiar su forma sin romperse. Sin embargo, el proceso de transformar un bloque de hielo sin romperlo se puede hacer derritiendo el hielo, vertiendo el agua en un nuevo molde y congelándolo nuevamente en la nueva forma. Lewin estableció esta comparación para la estrategia de gestión del cambio, indicando que introducir el cambio por etapas puede ayudar a una organización a lograr con éxito la aceptación de los empleados y un proceso de cambio más fluido.
A finales de la década de 1970, los consultores de McKinsey Thomas J. Peters y Robert H. Waterman escribieron un libro llamado In Search of Excellence (En busca de la excelencia).4 En ese libro, se introdujo un marco a través de su capacidad para mapear factores interrelacionados que pueden influir en la capacidad de cambio de una organización. Unos 30 años después, este marco se conoció como el Marco McKinsey 7-S. Se considera que los elementos del marco se cruzan de diferentes maneras dependiendo de la cultura y/o institución. Enlistados sin orden jerárquico, esos siete elementos son:
La Metodología Prosci, desarrollada por la firma Prosci, se basa en diversos estudios que examinaron cómo reaccionan las personas ante el cambio. La metodología se compone de tres componentes principales: el Triángulo de Cambio de Prosci (PCT), el modelo ADKAR y el Proceso de 3 fases de Prosci.
Modelo PCT
El modelo PCT es un marco impulsado por patrocinio, gestión de proyectos y gestión de cambios. Este modelo pone el éxito en el centro de estos tres elementos y se utiliza en la metodología general de Prosci.
Modelo ADKAR
El modelo ADKAR aborda una de las piezas más importantes de la gestión del cambio, las partes interesadas. El marco es un acrónimo que equipa a los líderes del cambio con las estrategias adecuadas:
- Conciencia de la necesidad de cambio
- Deseo de participar y apoyar el cambio
- Conocimiento sobre cómo cambiar
- Capacidad para implementar las habilidades y comportamientos deseados
- Refuerzo para mantener el cambio
El proceso de 3 fases de Prosci
Un proceso de 3 fases que tiene un marco estructurado pero flexible. Las tres fases de la Metodología Prosci son preparar, enfocar, gestionar el cambio y mantener los resultados.5
Las partes interesadas pueden variar según el tamaño de la organización y la naturaleza del cambio. Por ejemplo, si estás cambiando un proceso que afecta directamente un producto que ofreces a los clientes, entonces tus clientes son una parte interesada importante en el proceso. Mientras que si está cambiando una herramienta tecnológica interna, es posible que sus clientes no sean partes interesadas clave en el cambio.
Para determinar las partes interesadas importantes para su estrategia de gestión del cambio, primero defina el alcance del cambio. A continuación, identifique quiénes están operando y utilizando esos procesos actuales de manera constante. Comience por implicar a esas partes interesadas; a medida que avance, puede que se determine que hay más partes interesadas clave a tener en cuenta. Como lo hablamos, es importante ser flexible con el ajuste de su proceso de gestión de cambios. Es posible que sea necesario incluir a otras partes interesadas en la estrategia de gestión del cambio en diferentes etapas.
Las partes interesadas comunes en la gestión del cambio suelen ser ejecutivos y líderes, mandos intermedios, empleados de primera línea, desarrolladores, gerentes de proyectos, expertos en la materia (SME) y, potencialmente, clientes. Estas son algunas preguntas que debe hacerse al determinar a las partes interesadas involucradas en la gestión del cambio:
- ¿Quién lidera la unidad de negocio en proceso de cambio?
- ¿A quién pertenece el proceso de cambio?
- ¿Quiénes son las personas que patrocinan el cambio?
- ¿Quiénes son las personas que ejecutan el cambio?
- ¿Quiénes son las personas que más se ven afectadas día a día por el cambio?
A través de una rápida transformación digital y el mundo siempre innovador, la gestión del cambio se ha convertido en una herramienta importante para que las organizaciones tengan éxito. Entre las diversas metodologías de la gestión del cambio se encuentran algunas prácticas recomendadas a considerar:
- Define claramente la visión y haz que las metas sean mensurables.
- La aceptación de los empleados es tan importante como el patrocinio ejecutivo.
- Esté dispuesto a ajustar su proceso, especialmente si no está impulsando los resultados deseados.
- La comunicación eficaz incluye involucrar a los empleados en la toma de decisiones cuando sea necesario.
- Colaborar con la administración de proyectos en automatización de procesos.
- Cree su plan de gestión de cambios basado en la tolerancia al riesgo organizacional.
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Notas de pie de página
1 Definición de ITIL, objetivo tecnológico
2 Definitio, Kotter Inc.
3 Kurt gana gestión de cambios , objetivo tecnológico
4 7-S Framework, McKinsey, 2008
5 Descripción general de la metodología, Prosci