Tata Ruang Kantor, Pengertian, Tujuan, Asas, Jenis

Daftar Isi

Tata Ruang Kantor dan Jenisnya

Donabisnis.com – Pengertian tata ruang kantor, asas, manfaat, dan contohnya. Apa itu tata ruang kantor? Ruang kantor yang efisien tentunya tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan merupakan hasil dari perencanaan yang tepat, perhitungan yang matang, dan desain yang maksimal.

Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah perencanaan tentang tata ruang kantor yang tepat dan efisien. Seperti apa tata ruang kantor (office layout) yang efisien dan bisa memaksimalkan kinerja orang-orang yang ada di dalamnya?

Di kesempatan ini, kami akan menjelaskan mengenai tata ruang kantor. Mulai dari pengertian, jenis, tujuan, konsep, asas-asas, bentuk, prinsip, manfaat, prosedur, hingga contoh tata ruang kantor yang baik.

Pengertian Tata Ruang Kantor

Terdapat dua pengertian tata ruang kantor, yakni secara umum dan menurut pendapat para ahli. Seluruhnya bisa disimak dengan jelas pada pembahasan di bawah berikut ini.

Pengertian Tata Ruang Kantor Secara Umum

Secara umum tata ruang kantor atau desain kantor juga dapat disebut desain kantor atau desain. Pada dasarnya, desain kantor adalah untuk menentukan persyaratan ruang untuk menyiapkan pengaturan praktis faktor fisik yang dianggap perlu untuk implementasi pekerjaan di kantor.

Ini juga dapat didefinisikan sebagai cara untuk menyiapkan perabot dan peralatan di area lantai yang tersedia. Oleh karena itu, desain kantor adalah pengaturan dan persiapan semua mesin kantor, perlengkapan kantor dan perabot kantor di tempat yang tepat, sehingga karyawan dapat bekerja dengan nyaman, baik, gratis dan bebas untuk bergerak . Ini pasti akan mencapai efisiensi pekerjaan.

Ada 2 formula yang terkait dengan pemahaman tentang desain kantor, yaitu, sebagai berikut.

Pengaturan kantor sebagai persiapan peralatan dan furnitur di area yang tersedia.
Penataan kantor adalah penentuan beberapa persyaratan ruang dan penggunaan ruang yang terperinci. Hal ini menunjuk pada penggunaan pengaturan praktis berbagai faktor untuk mengimplementasikan pekerjaan kantor dengan biaya yang paling tidak mungkin.

Pengertian Tata Ruang Kantor Menurut Pendapat Para Ahli

Di bawah ini ada beberapa pengertian tata ruang kantor menurut pendapat para ahli. Silahkan simak selengkapnya di bawah ini.

1. The Liang Gie

Berdasarkan The Liang Gie, penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

2. George R Terry

Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

3. Littlefield

Sedangkan tata ruang kantor menurut Littlefield, Frank M. Rachel dan Donald L. Caruth, adalah susunan perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas. Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.

Jenis Tata Ruang Kantor

Penataan ruang kantor yang baik akan memperlancar kinerja karyawan. Pada dasarnya, ada 4 jenis, macam, atau bentuk tata ruang kantor yang umum diketahui, berikut adalah penjelasan lengkapnya.

1. Tata Ruang Kantor Bersekat

Tata ruang kantor bersekat merupakan tata ruang kantor untuk bekerja dan dibagi-bagi menjadi sekat atua kamar-kamar kecil. Sekat dipisahkan bisa dari tembok, kayu, atau sebagainya agar para karyawan memiliki lebih privasi untuk bekerja.

Kelebihan Tata Ruang Kantor Bersekat

Terjaminnya konsentrasi terhadap pekerjaan.
Kerahasiaan berasal dari suatu pekerjaan terjamin.
Meningkatnya kewibawaan berasal dari pekerja, terlebih yang mempunyai jabatan. Sehingga status pejabat jadi tetap terpelihara berkat terdapatnya kewibawaan.
Bisa menanggung kesuksesan kerja dan mulai untuk ikut bertanggungjawab terhadap ruangan dan akan tumbuhnya rasa memiliki.

Kekuarangan Tata Ruang Kantor Bersekat

Komunikasi secara langsung antar pegawai jadi tidak lancar dikarenakan terdapatnya pemisahan. Sehingga kesempatan untuk laksanakan komunikasi jadi berkurang.
Pemisahan ruang kantor dengan langkah bersekat/berkamar memerlukan biaya yang lebih besar, terlebih biaya umtuk pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
Penggunaan ruangan jadi kurang fleksibel jikalau tersedia perubahan atau perkembangan organisasi.
Pemisahan ruang kantor bisa mempersulit pengawasan.
Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Dengan terciptanya lingkugan kantor yang terbuka, produktivitas dari pekerjaan administrasi bisa meningkat. Bahkan tata ruang kantor terbuka bisa mendorong sistem kreatif yang diinginkan dari karyawan bisa mengembangkan kreatifitasnya.

Menurut Quible (2001) terdapat sebagian hal yang perlu diperhatikan di dalam pemakaian rancangan tata ruang terbuka ini, yakni sebagai berikut.

Penggunaan berasal dari dinding permanen yang minim.
Penempatan berasal dari tiap-tiap unit kerja kudu meminimalisir terjadinya pekerjaan yang menyimpang dan terhitung tumpang tindih.
Memberikan perhatian khusus terhadap gangguan suara kegunaan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas gangguan suara yang bisa dianggap baik jikalau di dalam jarak 15 kaki berasal dari sumber suara tidak mengganggu karyawan yang lain.
AC dan terhitung control kelembaban yang terpusat akan ringan untuk dikendalikan.
Pola warna dan terhitung pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan situasi dan lingkungan kerja kondusif bagi karyawan. Penggunaan panel atau meja kursi yang portable akan sediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.

Kelebihan Tata Ruang Kantor Terbuka

Memudahkan sistem pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna, dan terhitung dekorasi.
Fleksibel jikalau diperlukan suatu perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya yang tinggi. Bahkan pengurangan kuantitas dinding permanen dan kantor private bisa menambah pemakaian ruang yang ada.
Mudah di dalam mengadakan hubungan secara langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan terhitung pembagian peralatan kerja.
Biaya lebih murah untuk perihal pemeliharaan ruangan kerja, pemakaian telpon, pemakaian kelengkapan ruangan dan peralatan, dan lain-lainnya. Bahkan biaya untuk memengaruhi layout ini benar-benar murah jikalau dibandingkan dengan rancangan bersekat atau berkamar.
Memudahkan di dalam penggunaan, penempatan, dan perawatan peralatan kerja.
Memudahkan di dalam koordinasi dan komunikasi kerja antar karyawan.
Menghemat pemakaian peralatan kerja dan penerangan.
Biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan dengan rancangan konvensional atau bersekat/berkamar.

Kekurangan Tata Ruang Kantor Terbuka

Kebisingan atau kegaduhan mungkin bisa terjadi.
Karyawan sukar untuk laksanakan pekerjaan dengan dengan penuh konsentrasi dikarenakan di dalam tata ruang terbuka tiap-tiap orang bisa memandang orang lain yang mondar mandir, tamu yang datang, suara-suara karyawan yang lain dan sebagainya.
Betas kedudukan pada bawahan dan terhitung pimpinan tidak keluar jelas.
Sulit untuk merahasiakan pekerjaan yang sifatnya rahasia.
Kemungkinan terdapatnya tumpukan berkas dan pekerjaan lainnya. Sehingga akan sebabkan pemandangan yang kurang enak dipandang.
Memerlukan air conditioning untuk bisa mengurangi debu dan air cleaner untuk mengurangi debu.
Kurang efektif bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi yang tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.

3. Tata Ruang Kantor Berhias

Tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah ruangan yang digunakan untuk bekerja yang berhias-kan oleh tanaman, dekorasi, dan lain sebagainya. Bentuk ruangan kantor berhias ini dibuat agar lingkungan ruang perkantoran seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar seperti lingkungan yang nyaman, menyenangkan, serta ekonomis di dalam pemakaian ruangan.

Kelebihan Tata Ruang Kantor Berhias

Para karyawan akan mulai betah dan nyaman bekerja.
Kantor jadi keluar lebih segar perihal ini dikarenakan pemandangan yang hijau.
Ketegangan syaraf akibat bekerja bisa dihindari atau berkurang.
Apabila berlangsung suatu hal bila kebakaran, maka akses keluar jadi ringan dan cepat.
Kebisingan dan terhitung kegaduhan bisa menyusut dan dihindarkan.
Kepengapan kantor bisa diminimalisir dengan suplai oksigen yang berasal berasal dari hawa sekitar.
Produktivitas kerja jadi meningkat, dikarenakan pekerjaan dikerjakan secara efektif sehingga target berasal dari organisasi bisa tercapai dengan mudah.
Tidak memerlukan lampu dengan pencahayaan yang tinggi, dikarenakan udah terbantu dengan cahaya yang berasal berasal dari luar ruangan.

Kekurangan Tata Ruang Kantor Berhias

Untuk sebabkan tanaman dan dekorasi diperlukan biaya yang cukup tinggi.
Keadaan cuaca terhitung bisa memengaruhi kinerja. Misalnya jikalau hujan yang disertai dengan petir, otomatis bisa mengurangi konsentrasi berasal dari para karyawan.
Biaya berasal dari pemeliharaan dan perawatan yang cukup tinggi, dikarenakan tidak hanya di di dalam ruangan saja yang memerlukan pemeliharaan dan perawatan, namun terhitung di luar ruangan.
Memnutuhkan tenaga ahli yang tidak murah.
Konsentrasi terhitung bisa menyusut bila terdapat suatu hal di luar ruangan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata ruang kantor kombinasi adalah tata ruang kantor yang merupakan sebuah kombinasi pada wujud tata ruang kantor yang udah disebutkan sebelumnya. Tata ruang kombinasi ini perlu dipertimbangkan, dikarenakan ada kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam setiap tata ruang.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Penataan ruang kantor menjadi hal yang penting untuk menentukan kelancaran dari pelaksanaan tata usaha perkantoran. Ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat bagi organisasi yang bersangkutan untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Menurut Geofrey Mills dan Oliver Standing Ford, tujuan dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

Persyaratan undang-undang terpenuhi.
Ruang digunakan seoptimal mungkin.
Layanan tersedia di seluruh yang diperlukan. Misalnya, telepon, air, listrik, dll.
Persyaratan kerja yang baik disediakan untuk semua.
Pengawasan dapat melihat karyawan bekerja.
Anda dapat mempertahankan rasa loyalitas dan unit kelompok kerja.
Komunikasi dan juga alur kerja lebih jauh.
Itu difasilitasi dan melewati administrator antara tabel dan lemari arsip.
Implementasi pekerjaan yang mengganggu dan berisik dapat dipisahkan.
Mengganggu di antara karyawan harus dipisahkan.
Keselamatan dan kebebasan diri sendiri diperlukan.

Konsep Tata Ruang Kantor

Bagaimana konsep tata ruang kantor yang ideal dan efektif? Sebuah penelitian menjelaskan tata ruang kantor yang efektif dalam meningkatkan kinerja karyawan. Konsep tata ruang kantor haruslah memfasilitasi pemikiran kreatif pekerja.

Apakah itu tata ruang kantor bersekat, terbuka, maupun berhias, tentukan yang mana yang bisa memicu inovasi maksimal dari karyawan. Dengan desain ruang kantor yang efektif tidak hanya berdampak pada pekerja, tetapi akan memiliki dampak positif pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Asas-asas Tata Ruang Kantor

Ketika menata tata ruang kantor, ada beberapa asas yang perlu diterapkan agar penataannya bisa dilakukan dengan baik. Asas-asas ini menjadi pedoman untuk menata ruang kantor menurut Richard Muther, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Asas Jarak Terpendek

Asas jarak terpendek merupakan persiapan peralatan aau alat dan furniture yang mendukung pekerjaan yang tidak jauh. Khususnya untuk beberapa pekerjaan yang saling terhubung, terutama dalam kompilasi tempat kerja dan menempatkan beberapa alat yang diperlukan.

Prinsip ini dapat memungkinkan proses menyelesaikan pekerjaan yang akan dilakukan sebentar atau dengan waktu yang efektif.

2. Asas Rangkaian Kerja

Menurut prinsip ini, rencana spasial yang baik adalah menempatkan karyawan dan alat berdasarkan sirkuit yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Prinsip ini adalah integritas prinsip jarak yang lebih pendek.

Pekerjaan sirkuit kerja juga merupakan keberlanjutan jarak terpendek, karena desain ruang yang baik adalah bahwa ia dapat memfasilitasi karyawan untuk mencapai alat kerja yang diperlukan. Jadi pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

3. Asas Penggunaan Ruangan

Dalam asas penggunaan ruangan, prinsip yang digunakan adalah utuk mengatur ruang kantor menggunakan ruang kantor yang ada, termasuk penggunaan ruangan secara vertikal dan horizontal. Prinsip ini menggunakan ruangan secara maksimal.

Prinsip ini sangat baik digunakan untuk ruang kecil, namun membutuhkan area penyimpanan yang cukup besar. Lalu dalam prinsip ini tidak ada kamar kosong atau tidak digunakan.

4. Asas Perubahan Susunan

Menurut prinsip ini, perencanaan tata ruang yang baik adalah desain yang dapat dengan mudah diubah atau direorganisasi, dan tidak memerlukan biaya besar.

Perubahan dalam desain kantor dilakukan untuk membuat suasana baru di kantor. Prinsip ini juga hanya memperhatikan bobot kecil dan ringan dari furnitur ruang kerja yang digunakan.

5. Asas Integrasi Kegiatan

Di dalam asas integrasi kegiatan, harus mengintegrasikan kegiatan dengan minat yang sama dalam perusahaan. Sehingga karyawan-karyawan saling terkait dan bisa bekerja dengan lebih harmonis. Integrasi ini penting dilakukan agar pekerjaan bisa selesai sesuai dengan tujuan.

Prinsip integrasi kegiatan ini terkait erat dengan prinsip unit fungsi dan juga prinsip hubungan individu dalam berbagai prinsip kantor organisasi. Keberadaan kolaborasi ini jatuh tempo pada awal hubungan individu dan unit fungsi.

6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja

Dalam disposisi ruang kantor, penerapan prinsip keselamatan dan juga kepuasan kerja sangat dibutuhkan untuk diimplementasikan. Atas dasar prinsip ini, perencanaan tata ruang dan tim kantor harus dapat membuat karyawan bekerja dengan nyaman, aman dan puas.

Oleh karena itu, tujuan organisasi/perusahaan dapat dicapai secara memadai dan maksimal. Jika prinsip ini tidak berlaku, tidak mungkin pekerjaan kantor untuk dilakukan dengan benar.

Pembagian Tata Ruang Kantor

Bila ditinjau dari ruang lingkpnya, maka tata ruang kantor bisa dibedakan menjadi beberapa bagian, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Tata Ruang Pribadi

Tata ruang pribadi bisa digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pesta perpisahan, penyambutan, capaian prestasi, dan sebagainya. Selain itu, karyawan juga membutuhkan kantor pribadi jika Anda membutuhkan ruang yang tenang untuk dapat berkonsentrasi untuk melakukan pekerjaan.

Karyawan yang bekerja menggunakan berbagai alat atau bahan mahal juga membutuhkan kamar mereka sendiri.

2. Tata Ruang Antarbagian

Tata ruang antarbagian ini dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut.

Area Umum

Area umum, area ini lebih disukai dibandingkan dengan area kantor swasta. Ini karena hal-hal berikut.

Biaya yang dibutuhkan untuk area pribadi merasa lebih mahal.
Ini membutuhkan fasilitas di pengawasan langsung terhadap bawahannya.
Maka mungkin hari untuk perubahan dalam desain.
Dia tidak ingin diganggu atau diunduh dengan pencahayaan, komunikasi furnitur alami, sirkulasi udara dan furnitur.
Hubungan kerja layanan dalam administrasi cukup tinggi.
Ada prinsip serikat pekerja yang sangat tinggi dan memfasilitasi keputusan dari bawah ke atas.
Area kantor pribadi, daerah ini umumnya dimiliki oleh semua kantor. Contoh-contoh seperti ruang rapat atau ruang konferensi, ruang duduk dan ruang pelatihan.

Area Privat

Area kantor privat, area ini biasanya merupakan tempat yang kotor dan bising. Misalnya, sebagai ruang memasak, kafetaria, ruang fotokopi, toilet, dan cetak.

Area Servis

Area servis, area ini digunakan untuk menyimpan berbagai jenis produk. Misalnya, sebagai bahan baku, produk semi-jadi dan produk jadi, dan ruang file.

Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Ada beberapa faktor lain yang harus diperhatikan agar penataan ruang kantor bisa lebih maksimal. Faktor-faktor lain yang berhubungan dengan tata ruang kantor antara lain sebagai berikut.

1. Cahaya

Pertimbangan cahaya sangat mempengaruhi tata ruang kantor. Cahaya menerangi kantor dan tanpanya pekerjaan di kantor bisa sangat sulit dilakukan, terutama jika runagan kantor berkonsep tertutup.

Atas dasar penelitian yang telah dilakukan, menyatakan bahwa sinar matahari dapat menembus 5 hingga 7,5 meter di dalam ruangan. Cahaya dibagi menjadi 4, sebagai berikut.

Cahaya langsung seperti lampu.
Paruh terang secara langsung, biasanya membuat lampu dengan kaca dengan kaca.
Cahaya menengah tidak langsung.
Cahaya tidak langsung, pencahayaan terbaik adalah cahaya tidak langsung, karena Anda dapat menjaga kedinginan mata.

2. Warna

Warna juga menjadi faktor penting untuk mempengaruhi situasi emosional karyawan. Ada tiga warna utama, yakni merah, kuning, dan biru, masing-masing memiliki maknanya sendiri.

Merah menggambarkan panas dan juga kecerahan di tempat kerja, dan dapat menyebabkan emosi.
Kuning menggambarkan panas matahari, merangsang mata dan saraf, dan dapat menyebabkan kesenangan serta kebahagiaan.
Biru menggambarkan kelembutan langit dan lautan, kebebasan, menenangkan dan damai. Pengaruh biru dapat mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah.

Berdasarkan penelitian, warna-warna yang sering digunakan di gedung perkantoran meliputi hal-hal berikut.

88% putih
88% putih dan hijau.
83% abu-abu.
81% warna gading
Warna yang benar untuk Kantor ini tergantung pada jenis dan sifat pekerjaan di kantor.

Jika pekerjaan membutuhkan tenang, Anda harus menggunakan biru di dinding kantor. Jika pekerjaan itu diperlukan dalam produktivitas putih.

3. Air

Udara segar juga Anda perlukan di ruang kantor. Biasanya, di ruang kantor menggunakan AC. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mendapatkan udara yang baik di ruang kantor adalah sebagai berikut.

Sesuaikan suhu udara di dalam ruangan dengan AC atau kipas.
Cobalah sebanyak mungkin sirkulasi udara di ruang kerja dengan melakukan pentry udara.

4. Suara

Suara merupakan faktor lain yang sangat terkait dengan desain kantor. Suara yang mengganggu setinggi mungkin harus dikurangi sehingga konsentrasi pekerjaan dapat dipertahankan. Suara yang mengganggu bisa menjadi suara yang bising. Suara dapat dikurangi melalui lubang ventilasi sehingga suara dibuat oleh angin.

Prinsip Tata Ruang Kantor

Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan pada saat menata ruangan kantor. Prinsip tersebut adalah sebagai berikut.

Pekerjaan harus mengalir terus menerus sebanyak mungkin dalam garis lurus.
Bagian dan bagian yang sama dan terkait harus berdekatan untuk mengurangi waktu perjalanan.
Alur kerja harus sederhana, sehingga dapat mengurangi karyawan dan presentasi surat pada jarak dekat.
Menempatkan peralatan kantor harus dekat dengan karyawan yang menggunakannya.
Gunakan tabel dan kursi dengan ukuran yang sama di sebuah ruangan.
Mengatur meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada karyawan yang dipaksa menghadapi sumber cahaya.
Unit yang memiliki banyak terkait dengan masyarakat harus ditempatkan di bagian depan, sehingga mudah dikunjungi tanpa mengganggu bagian lain.
Unit tugas yang berfungsi gaduh, harus ditempatkan di dekat jendela dan harus tinggal jauh dari unit lain, lebih banyak unit yang menjalankan banyak pekerjaan otak.
File-file kantor harus di dinding atau tata letak tangga yang mudah terjangkau bagi petugas.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang efektif bisa memberikan manfaat sebagai berikut.

Optimalisasi penggunaan ruang yang ada secara efektif.
Kembangkan lingkungan kerja yang nyaman untuk karyawan.
Berikan kesan positif kepada pelanggan perusahaan.
Pastikan efisiensi alur kerja yang ada.
Tingkatkan produktivitas pekerjaan karyawan.
Mengantisipasi pengembangan organisasi masa depan saat merencanakan desain fleksibel.

Prosedur Penataan Ruang Kantor

Bila Anda bingung bagimana cara menata ruang kantor, berikut adalah prosedur atau tata cara yang bisa dilakukan.

1. Ciptakan Fleksibilitas

Beberapa kantor dirancang dengan ruangan yang kaku dan monoton, baik dari aspek tata letak, warna furnitur, dan hal lainnya. Dalam hal ini, atasan bisa dengan tegas menerapkan aturan-aturan yang baku dan tidak berpihak kepada karyawan. Padahal, keputusan selanjutnya bisa pengaruhi impuls kerja karyawan.

Fleksibilitas benar-benar perlu untuk menciptakan dinamika di dalam bekerja. Jika benar-benar dikekang, karyawan justru akan menjadi tak dipercaya sehingga tidak maksimal di dalam memberikan performa terbaiknya. Bahkan, bersama dengan fleksibilitas tersebut, karyawan bisa melakukan improvisasi dan bukan tidak bisa saja menciptakan hasil karya yang luar biasa.

2. Sesuaikan dengan Budaya Perusahaan

Sangat perlu untuk mendesain area kantor cocok dengan budaya perusahaan. Misalnya, apakah umumnya jalinan yang berlangsung di pada sesama karyawan berwujud informal atau sebaliknya? Hal itu pula yang mesti diterapkan dikala sedang menyusun area kantor. Pastikan ada sudut spesifik yang dirancang sedemikian rupa sehingga bisa mengakomodasi keperluan tersebut.

Ada pula orang yang membangun sebuah area spesifik di kantor padahal belum terlalu dibutuhkan. Ini pasti sebuah pemborosan. Makanya, sebelum akan telanjur menyingkirkan duit untuk membangun atau memperbaiki sesuatu yang tidak berfaedah maksimal, lebih baik melakukan pengamatan dan analisis keperluan terutama dahulu. Dengan demikian, Anda tahu apa saja yang mesti dilakukan.

3. Tata Sesuai Tujuan

Area kantor juga bisa mempengaruhi ciri-ciri penghuninya, pernahkah Anda berpikir demikian? Hal tersebut bisa terjadi karena karyawan menghabiskan banyak waktu di tempat yang sama. Karyawan akan menyesuaikan langkah penataan area kantor dengan gaya hidupnya.

Salah satu contohnya, saat menghendaki para karyawan bisa lebih terbuka dan mengembangkan ide-idenya, ciptakan desain area kantor yang unik atau out of the box. Jadi, penataan ruangan tidak sekedar cuma untuk keperluan estetika, tetapi mengusung misi tersembunyi, yaitu menajamkan cii-ciri orang-orang yang beraktivitas di dalamnya.

4. Manfaatkan area Kantor untuk Mencerminkan Visi Perusahaan

Perlu diketahui, area kantor adalah salah satu elemen yang bisa disulap sehingga bisa mencerminkan visi perusahaan. Melalui penataan area kantor, para klien bisa lihat tujuan atau visi yang menghendaki dicapai oleh sebuah perusahaan. Salah satu contohnya, terkecuali perusahaan bergerak di bidang makanan sehat, di tempat perusahaan selanjutnya terhitung mesti ada kantin yang menjajakan makanan sehat.

Metode ini akan mengimbuhkan banyak keuntungan. Bukan cuma membuat para karyawan tambah menghidupi nilai-nilai perusahaan, tetapi terhitung sebagai bukti eksistensi perusahaan. Sebaliknya, akan benar-benar aneh kalau penataan area kantor sendiri bertolak belakang bersama dengan visi tersebut.

5. Menata Meja di Kantor

Meja di kantor juga menjadi komponen yang penting karena di sanalah karyawan meletakkan berbagai macam hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Pastikan posisi meja ada di tempat yang nyaman untuk menaruh barang-barang yang diperlukan karyawan.

Selain alat tulis kantor dan monitor komputer, ada baiknya juga meletakkan foto keluarga di meja kerja. Foto keluarga di meja kerja bisa membuat mood kerja karyawan menjadi lebih baik selama hari. Foto selanjutnya akan memotivasi karyawan untuk terus bekerja lebih baik dan berprestasi di tempat kerja.

6. Memakai Kursi Kerja yang Nyaman

Selain penempatan meja yang tepat, langkah menata area kerja kantor juga pasti melibatkan kursi kerja Anda. Di kursi kerja inilah Anda akan duduk selama bekerja di kantor sehingga dibutuhkan sebuah kursi kerja yang memadai nyaman.

Akan lebih baik kalau kursi kerja yang Anda gunakan memadai empuk dan bisa menolong pungggungdengan baik. Selain itu, usahakan kursi selanjutnya bisa diatur ketinggiannya cocok bersama dengan postur tubuh Anda maupun posisi meja kerja.

7. Memasang Wallpaper di Dinding

Wallpaper dinding bisa menjadi salah satu properti untuk penataan area kerja agar lebih menarik. Ruangan kerja bisa menjadi tidak membosankan dan Anda bisa memasang wallpaper dengan warna dan desain yang menarik.

Warna-warna wallpaper ini dapat membuat impuls bekerja menjadi lebih baik lho. Untuk membuktikannya, Anda bisa mencobanya sekarang.

8. Memperbaiki Tata Cahaya Ruangan

Tata sinar ruangan adalah aspek perlu di dalam dekorasi area kerja di kantor. Dengan pencahayaan area kerja yang baik, seorang karyawan bisa bekerja lebih optimal dan tidak ringan mengantuk. Terkadang ada perusahaan yang meminimalisir pemanfaatan lampu untuk menghemat ongkos listrik. Namun, ini justru bisa kurangi produktivitas para karyawan.

Bila memungkinkan, gunakan sinar matahari berasal dari luar untuk menambah pencahayaan ruangan. Namun, kalau itu tidak membantu, maka Anda mesti memasang lampu untuk mendapatkan penerangan yang memadai.

9. Mengatur Ketinggian Monitor Komputer

Berikutnya cara menata ruang kerja kantor yang bisa dilakukan adalah dengan menyesuaikan ketinggian monitor dengan tinggi mata. Tak sedikit orang menyepelekannya namun ketinggian monitor yang tak sesuai bisa mmebuat sakit pada leher.

10. Merapikan Segala Hal di dalam Ruangan

Ruangan kerja yang rapi pasti akan berpengaruh pada mood orang yang berada di dalamnya. Bayangkan kalau ruangan kerja Anda berantakan, pasti akan membuat stres. Letakkan barang-barang pada tempatnya. Ketika Anda menggunakannya, pastikan Anda mengembalikannya ke tempat semula.

Menata ruangan kerja sehingga tetap rapi sebenarnya sebuah tantangan dan banyak karyawan yang tidak bisa melakukannya. Namun, menata ruangan dengan baik akan menjadikan seseorang lebih produktif dan teratur.

Contoh Tata Ruang Kantor

Dengan memperkenalkan disposisi tempat kerja, seperti di Indonesia, perusahaan Barat sering lebih suka menggunakan bahasa Inggris anonim, seperti “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sementara Jepang “5S”

Slogan 5S di Amerika

Pesanan (Klasifikasi): Elemen-elemen terpisah yang tidak perlu dan singkirkan.
Strike (Straightening): Tempatkan barang-barang yang diperlukan secara teratur untuk membuatnya mudah untuk diambil.
Scrub (RUB): Bersihkan segalanya: peralatan, mesin dan tempat kerja, menghilangkan bintik-bintik dan residu dan melebihi sumber limbah.
SystemATE (Systematization): Buat kegiatan pembersihan rutin dan
Standardize (Standardisasi): Dia menandatangani empat langkah pertama dan mengubahnya menjadi proses yang berkelanjutan.

Slogan 5C di Eropa

Hapus keluar (singkirkan): tentukan apa yang dibutuhkan dan tidak dibatalkan
Konfigurasi (Susun / Tata): Siapkan tempat yang mudah, aman dan teratur untuk semua item.
Bersihkan dan periksa (bersih dan periksa): Periksa dan perbaiki situasinya
Sesuai (pastikan / patuhi): Tetapkan standar, kereta api dan perawatan
Personalisasi dan praktis (kebiasaan dan praktik): Mengembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan peningkatan tambahan

Slogan 5S di Jepang

Seiri (sederhana), tanpa perlu produk atau alat yang berlebihan di ruang kerja.
Seitons (secara teratur), diatur dalam non-tersebar, diklasifikasikan.
Seiso (bersih), pembersihan kotoran, debu
Seiketsu (terawat dengan baik) Alat mempertahankan fungsinya.
Shitsuke (rajin) tidak ragu untuk melakukan 4 s lainnya.

Manfaat Penataan Ruang Kerja

Upaya untuk mengatur ruang kerja harus dilakukan karena bagian internal dan eksternal sehingga mereka dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. Manfaatnya akan diperoleh meliputi:

Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, higienis, aman dan menyenangkan untuk semua orang.
Berikan banyak moral karyawan.
Hapus beberapa jenis limbah dengan mengurangi kegiatan, seperti mencari tim kerja, memfasilitasi gerakan kerja dan pengurangan kelelahan karena mereka harus menemukan file atau dokumen.
Bantu karyawan mencapai disiplin pribadi. Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melakukan tugas dengan cepat, tepat dan tepat.
Tampilkan karyawan pribadi dan profesional.
Hilangkan limbah penggunaan material dalam proses kerja.
Ini menunjukkan beberapa penyimpangan, seperti cacat produksi atau hasil kerja, fungsi alat kerja gagal.
Pengurangan gerakan kerja tidak layak ditambahkan, berjalan pergi atau bekerja dengan ketegangan yang menyebabkan kelelahan.
Klarifikasi rute kerja untuk menghindari keterlambatan presentasi. Semua yang lebih mudah dipantau secara visual, sehingga solusinya tidak dialihkan.
Membuat masalah kualitas menjadi jelas.
Tingkatkan efisiensi kerja dan kurangi biaya operasi.

Akhir Kata

Demikian pembahasan singkat mengenai pengertian tata ruang kantor. Mulai dari pengertian, contoh, penerapan, tata cara, konsep, tujuan, manfaat, prosedur, prinsip, pembagian, hingga faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor secara lengkap.

Originally posted 2023-09-18 06:22:39.

Artikel Lainnya: