I. Sucursala

1. Caracteristici si regim juridic

Sucursala constituie o modalitate de extindere a intreprinderii fondatoare, contribuind la realizarea obiectului ei. Sucursala se infiinteaza din initiativa si cu fondurile societatii primare care ii afecteaza capitalul necesar si o organizeaza, spre a desfasura o activitate economica proprie. Sucursala prezinta structura de intreprindere comerciala menita sa produca sau sa distribuie marfuri, sa presteze servicii ori sa execute lucrari pentru clientela, in cadrul obiectului ei specific de activitate. Sucursala poate indeplini si finalitatea de realizare a investitiei de capital extern, daca este intemeiata de o societate comerciala.

Sucursala nu are personalitate juridica proprie, este total dependenta economic de societatea mama si este carmuita de legea societatii-mama. Neavand personalitate juridica, sucursala trebuie sa aiba asigurate atat o instalare materiala proprie, cu un caracter de permanenta, cat si un anumit grad de autonomie gestionara pe care i-l concedeaza societatea-mama in raporturile bilaterale dintre ele. Societatea-mama ii defineste modul de organizare, dotarea materiala, conditiile de functionare si sfera de activitate.

Sucursala poate fi actionata in justitie in tara unde isi are stabilimentul, dar numai pentru operatiile incheiate acolo. Sucursala poate fi declarata in stare de faliment in masura in care se admite principiul teritorialitatii si al pluralitatii falimentelor, insa aceasta masura priveste numai bunurile aflate in tara in care sucursala isi are sediul.

In consecinta, sucursala nu are firma distincta, nici patrimoniu propriu diferit de cel al societatii primare care a infiintat-o, bunurile sucursalei apartinand societatii-mama. Sucursala incheie contracte cu tertele persoane fie in numele societatii primare, fie in nume propriu, dar pe socoteala societatii primare, astfel ca sucursala nu poate avea nici creditori si nici debitori.

2. Documente necesare pentru inregistrarea in registrul comertului 

• Hotararea organului statutar competent privind infiintarea sucursalei prin care se desemneaza si persoana imputernicita sa reprezinte sucursala. Aceasta trebuie sa contina urmatoarele: denumirea comerciantului din strainatate si forma juridica, registrul in care este inmatriculat comerciantul din strainatate, numarul de inmatriculare si sediul social precum si denumirea sucursalei, sediul sucursalei, persoanele imputernicite sa reprezinte fata de terti si in justitie comerciantul din strainatate, limita puterilor conferite, obiectul de activitate ce urmeaza sa se desfasoare in cadrul sucursalei cu precizarea domeniului si activitatii principale.
• Actul constitutiv si statutul comerciantului din strainatate daca sunt continute in documente separate, impreuna cu toate modificarile acestor documente sau actul constitutiv actualizat, original sau copie certificata si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public. In cazul persoanelor juridice nerezidente, actele se vor depune in original sau copii certificate si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public; in cazul actelor oficiale, asa cum sunt definite de Conventia de la Haga din 05.10.1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state. Avand in vedere ca Germania si Romania au aderat la aceasta conventie si faptul ca intre aceste doua state nu exista o conventie care sa prevada scutirea de aceasta procedura, forma necesara este cea apostilata.
• Actul de imputernicire a reprezentantului sucursalei, daca acesta nu a fost numit prin hotararea organului statutar competent (copie tradusa si legalizata)
• Actele de identitate ale persoanelor imputernicite sa reprezinte sucursala (copii)
• Documentele pentru sediul social al sucursalei
• Documentele contabile ale agentului economic din strainatate, asa cum sunt ele intocmite, auditate si publicate in conformitate cu legea statului membru care guverneaza comerciantul din strainatate.
• Certificatul, in traducere certificata, de la registrul in care este inmatriculat comerciantul din strainatate, care sa ateste existenta societatii
• Certificatele de cazier fiscal pentru reprezentantii legali ai acesteia care au domiciliul/resedinta/sediul in Romania sau pentru persoanele fizice sau juridice straine care au aceasta calitate si sunt inregistrate fiscal in Romania sau declaratia autentica pe propria raspundere a persoanei fizice, cetatean strain in nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice straine care nu este inregistrata fiscal in Romania din care sa rezulte ca nu are datorii fiscale, in original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public
• Declaratiile pe propria raspundere date de catre persoanele imputernicite sa reprezinte sucursala, din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestei calitati (original si copii traduse si legalizate)
• Specimenele de semnatura ale imputernicitilor sucursalei (original)

II. Reprezentanța

1. Caracteristici si regim juridic 

Reprezentantele se infiinteaza a cererea societatilor comerciale pentru a efectua acte si fapte juridice in numele si in contul acestora, acestea aparand din nevoia societatilor comerciale de a-si asigura punerea in aplicare a clauzelor contraqctuale pe teritoriul tarilor in care sunt infiintate.

Reprezentantele sunt definite ca fiind acele entitati juridico-economice care indeplinesc functii de intermediere intre societatile care le-au constituit si partenerii lor contractuali din tara respectiva.

Reprezentanta nu are capital distinct de cel al societatii primare, aceasta putand sa efectueze numai operatiuni comerciale in deplina conformitate cu obiectul si scopul societatii care le-a contituit.

Reprezentantele pot emite si primi oferte sau comenzi, pot negocia sau incheia contracte, pot efectua activitati de informare si reclama comerciala si pot efectua alte acte juridice si activitati in numele societatii si in concordanta cu obiectul de activitate al acesteia. Raspundere pentru actele si faptele reprezentantilor revine societatii comerciale care a constituit reprezenanta. Reprezentantele si personalul acestora isi desfasoara activitatea cu respectarea dispozitiilor legale din Romania. Reprezentantele societatilor comerciale, pentru activitatile comerciale pe care le desfasoara sunt obligate sa plateasca impozitele si taxele prevazute de lege, sa achite impozitul pe profit, sa plateasca impozitele pe salariile personalului, sa respecte regimul vamal al bunurilor intorduse in tara pentru dotarea si intretinerea sediilor.

Reprezentantele nu au calitatea de subiect de drept distinct, sunt carmuite de legea societatii primare. Acestea nu au capital propriu, ci numai bunuri care fac posibila indeplinirea activitatilor comerciale pentru care au fost infiintate. Reprezentantele exercita numai functii intermediare, in calitate de comisionar sau mandatar al societatii-mama, neputand fi organizate ca intreprinderi producatoare de marfuri, prestatoare de servicii sau executante ale unor lucrari. Ca mandatar incheie acte juridice cu tertele persoane din tara de sediu in numele si pe seama societatii comerciale care i-a dat imputernicirea, iar in calitate de comisionar actioneaza fata de terti in nume prorpiu, dar pe seama societatii comerciale comitente.

2. Procedura de inregistrare a reprezentantei

Reprezentantele pot functiona in baza autorizatiei eliberate de Ministerul Economiei si Comertului-Directia Generala Politici Comerciale, pentru eliberarea acestei autorizatii fiind necesare urmatoarele documente:

• Statut sau memorandum de asociere, in copie, atestand forma de organizare si modul de functionare a firmei straine
• Certificat de bonitate, in original, eliberat de o banca comerciala prin care firma straina isi deruleaza operatiunile financiare
• Atestat, in original, din partea Camerei de Comert si Industrie – Registru de Comert din tara unde isi are sediul firma, care confirma existenta legala, obiectul de activitate si capitalul social al firmei straine
• Imputernicire, in original, a sefului de reprezentanta eliberata de firma straina, autentificata de un jurist sau notar
• Cererea de autorizare care va cuprinde sediul social al reprezentantei, obiectul de activitate al reprezentantei in concordanta cu obiectul de activitate al societatii solicitante, durata de functionare a reprezentantei, numarul si functiile personalului reprezentantei, iar daca sunt straini, numele, prenumele si domiciliul din strainatate, functiile pe care le au la societate si cele pe care le primesc la reprezentanta.
• Certificat eliberat de Agentia Nationala de Administrare Fiscala, Directia Generala a Finantelor Publice Municipiul Bucuresti-Serviciul Reprezentante Straine si Ambasade prin care se confirma achitarea taxei de functionare, in valoare de 1200$/an (300$/trimestru), platibila in lei, la cursul BNR din ziua platii
• Copie a contractului de spatiu pentru sediul social al reprezentantei
• Documentele redactate in limba straina trebuie sa fie traduse de un traducator autorizat si legalizate de un notar
• Orice persoana juridica straina care are o reprezentanta autorizata sa functioneze in Romania, are obligatia de a plati un impozit annual, care este echivalentul in lei a sumei de 4000 EURO la cursul BNR din ziua precedenta celei in care se face plata

Dupa obtinerea acestei autorizatii, reprezentanta trebuie inregistrata la registrul comertului. Dosarul pentru registrul comertului va contine urmatoarele documente:

• Hotararea adunarii generale a asociatilor in original (cu aceleasi mentiuni privind traducerea si legalizarea documentului)
• Dovezile privind sediul reprezentantei 

III. FILIALA

1. Caracteristici si regim juridic

Filiala este conceputa ca o intreprindere cu personalitate juridica apartinand societatii comerciale, in sensul ca este constituita de catre societate cu respectarea aceleiasi proceduri ca si in cazul constituirii societatii, si depinde de aceasta sub aspect economic

Filiala poseda patrimoniu propriu, delimitat in ansamblul patrimoniului societatii si incheie contracte cu tertii in nume propriu, fiind si titulara unuia sau mai multor conturi bancare proprii.

Din punct de vedere juridic filiala se analizeaza  ca o intreprindere, organizata sub forma de societate comerciala de sine statatoare, cu personalitate juridica proprie dobandita in conditiile Legii 31/1990 si ale Legii 26/1990.

Filiala se infiinteaza intr-una din formele de societate comerciala prevazuta de lege (S.R.L., S.A., S.C.A., S.C.S, S.N.C.). Are organe de conducere proprii si independenta operativa stabilita de statutul propriu. Capitalul filialei este subscris si varsat de societatea mama fondatoare. Obiectul de activitate al filialei nu poate depasi limitele obiectului de activitate al societatii mama.

Societatea comerciala straina poate infiinta in Romania filiale daca acest drept le este recunoscut de legea statutului lor organic.

Diferentele intre infiintarea unei societati noi in Romania si infiintarea unei filiale in Romania de catre o societate straina sunt cele ale regimului fiscal aplicabil.

Avantajele infiintarii unei filiale sunt urmatoarele: capitalul unei filiale poate fi deschis noilor investitori, exista posibilitatea de a repatria sau a distribui profitul net platind impozit mic sau chiar fara impozit pe dividende, nu exista impozit pe aportul de capital (sau alta taxa aferenta colectarii de capital) in cadrul Uniunii Europene, sumele facturate de catre o societate mama filialei sale sunt deductibile, cheltuielile de exploatare, dobanzile debitoare si redeventele varsate societatilor legate sunt deductibile daca acestea corespund unor prestatii furnizate efectiv si daca operatiile sunt facturate la pretul pietei, o gestiune fiscala mai usoara si mai putin costisitoare intrucat filiala isi pastreaza posibilitatea de a alege daca sa-si distribuie sau nu rezultatul, Directiva Dobanzi Redevente din 3 iunie 2003 permite eliminarea totala a oricarei plati de la sursa de dobanzi sau redevente intre societatile legate (25% direct sau indirect) ale caror sedii se afla in Uniunea Europeana.

Intre societatea mama si societatea fiica se aplica un regim special care prezinta doua avantaje: se evita ca profitul filialei distibuit societatii mama sa fie supus unei duble impozitari in numele impozitului pe societate, permite eliminarea oricarei impozitari a sursei pentru dividendele provenind de la filiale. Cand este aplicat acest regim, respectiv cand societatea mama are o participatie directa in societatea fiica in proportie de cel putin 25%, veniturile filialelor dau drept la exonerarea dividendelor primite, surplusului din lichidare si plusurilor de valoare din cesiune, in functie de natura, importanta si durata detinerii titlurilor de participatie, neimpozitarea sursei pentru dividendele distribuite intre societatile rezidente ale Uniunii Europene sau aplicarea de taxe conventionale reduse, posibilitatea de a imputa profitului obtinut din alte activitati impozabile cheltuielile financiare superioare produselor din participari, minusurile de valoare din cesiunea titlurilor de participare si crditele fiscale straine.

Posibilitatea de a opta pentru acest regim special este anuala si nu necesita nicio declaratie speciala. Aceasta optiune rezulta din inscrierea dividendelor pe randul adecvat din tipizatele de declaratii.

Ea trebuie sa fie exercitata pentru totalitatea produselor primite de la aceeasi filiala, dar alegerea poate varia de la o filiala la alta.

Pe de alta parte, exista si optiunea pentru regimul de integrare fiscala, regim ce permite unei societati mama sa fie ea singura platitoare a impozitului pe societate pentru rezultatul realizat de grup in ansamblul lui, grup pe care aceasta il formeaza impreuna cu societatile in cadrul carora detine, direct sau indirect, 95% din capital pe parcursul a cel putin un exercitiu.

Acest regim destul de complex poate fi ales de oricare societate supusa impozitului pe societate, indiferent de obiectul de activitate.

El permite o compensare integrala a rezultatelor pozitive sau negative din cadrul grupului fiscal.

Grupul poate fi format din societatea mama si una sau mai multe din societatile in cadrul carora aceasta detine direct sau indirect cel putin 95% din capital, acolo unde societatile intermediare sunt ele insele membre ale grupului. Acest procentaj de cel putin 95% trebuie mentinut cel putin un exercitiu financiar.

Aplicarea regimului de integrare fiscala este rezultatul unei optiuni a societatii mama la care se angajeaza pe parcursul a cinci exercitii. Aceasta optiune trebuie facuta la inceputul primului exercitiu de la care se aplica regimul. Optiunea trebuie notificata serviciului/directiei de impozite de care apartine societatea mama. Optiunea trebuie insotita si de acordul formal al filialelor integrate.

2. Infiintarea filialei la registrul comertului

Dosarul ce va fi depus la registrul comertului pentru infiintarea unei filiale trebuie sa contina urmatoarele documente:

• Dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii de denumire pentru filiala, in original. Denumirea trebuie sa contina mentiunea ca este o filiala si eventual numele localitatii unde va fi infiintata filiala, de exemplu NUMELE SOCIETATII-MAMA Filiala Bucuresti.
• Dovada verificarii calitatii de asociat unic intr-o singura societate cu raspundere limitata sau dovada verificarii privind indeplinirea conditiei ca societatea cu raspundere limitata cu asociat unic sa nu fie asociat unic in alta societate cu raspundere limitata (original)
• Actul consitutiv, in original, pentru filiala
• Documentele pentru sediul filialei
• Dovezile privind efectuarea varsamintelor aporturilor subscrise de asociati la capitalul social (in copie). Aporturile vor fi subscrise si varsate de catre societatea mama. Capitalul initial al unei filiale este de 120000 EURO.
• Declaratiile date pe propria raspundere de catre fondatori, administratori sau persaoane fizice reprezentante ale persoanei juridice numita administrator din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati(original)
• Actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor(copie). In cazul acesta este nevoie de documentele care atesta existenta societatii din strainatate (certificat de inregistrare, etc.)
• Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii (original)
• Cazierul fiscal al administratorului si asociatului

Pentru asociatii cu resedinta/domiciliul/sediul in Romania, cazierul se obtine prin intermediul Registrului Comertului. Pentru persoanele fizice sau juridice straine care nu sunt inregistrate fiscal in Romania, acestea trebuie sad ea o declaratie in fata unui notar public (in nume propriu sau in calitate de reprezentant al persoanei juridice) din care sa rezulte ca nu are datorii fiscal, in original, si daca este cazul, traducerea realizata de catre un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public.

Actele de inregistrare ale fondatorilor, administratorilor persoane juridice straine trebuie depuse in original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public. Hotararea organului statutar privind participarea la constituirea societatii a fondatorilor persoane juridice straine trebuie depusa in original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un noatr public. In cazul in care semnarea actelor pentru toate demersurile necesare in vederea infiintarii filialei se va face de catre o persoana imputernicita, trebuie depus mandatul in original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public. De asemenea, trebuie depus certificatul de bonitate a persoanelor juridice nerezidente care participa la constituirea filialei, emis de o banca sau de camera de comert competenta din tara de nationalitate, in original si copie tradusa.