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La oficina virtual es una entidad que ofrece un servicio que permite, principalmente, acreditar domicilio tributario ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) y reducir los costos al iniciar una empresa. Este es un modelo de negocio que surgió en Inglaterra en la década de los 90, y que luego se extendió a nivel global debido a sus beneficios.
Cuando se inicia un emprendimiento o se crea una empresa se debe informar al SII la dirección tributaria de dicha sociedad. En Chile es obligatorio pagar patente municipal para toda actividad económica, ya sea de primera o de segunda categoría, sin excepción. Por lo que, para poder obtener una patente municipal se debe contar con una dirección comercial.
Entonces, para que la empresa pueda operar comercialmente necesita de una dirección comercial que, por supuesto, tiene que tener un lugar o una ubicación física.
¿Para qué sirve una oficina virtual?
Hay muchas personas que crean empresas pero no tienen un domicilio tributario que sea acreditable, es decir, que se le pueda dar un uso comercial. Además, hay un número importante de personas que no necesitan una oficina o un local físico cuando inician una empresa. O, no pueden asumir el costo de un arriendo mensual de una oficina física para iniciar su emprendimiento, y para ello están este tipo de servicios virtuales.
Por lo tanto, la oficina virtual sirve, fundamentalmente, para poder acreditar domicilio a nivel tributario, ante el SII, y de esta manera, poder iniciar funciones comerciales. Además de esto, hoy por hoy las oficinas virtuales ofrecen más servicios y sirven también para otros aspectos relacionados con la administración de las empresas.
¿Qué empresas pueden usar una oficina virtual?
Aunque las oficinas virtuales son aplicables prácticamente para todos los casos, estas están enfocadas principalmente a:
- Quienes quieren iniciar una empresa pero no son dueños de una propiedad.
- Quienes son dueños de una propiedad pero no quieren o no pueden acreditarla como domicilio comercial.
- Quienes cuentan con poco capital y no pueden costear los gastos del arriendo de una oficina o local comercial.
En general, esto se puede traducir en actividades comerciales que tienen que ver con:
- Asesorías
- Venta de productos
- Construcción e informática
- Publicidad
A pesar de su denominación, la oficina virtual tiene finalmente una ubicación física real (porque la normativa no permite “domicilios fantasmas”), pero ofrece un domicilio virtual que es acreditable ante el SII, y que es válido para la Municipalidad para la obtención de la patente comercial.
Por lo tanto, cuando se contrata el servicio de oficina virtual, luego se debería hacer el trámite para la obtención de la patente municipal con ese domicilio virtual. Y esto es así porque, cuando se acredita dicho domicilio virtual ante el SII no se tiene autorización para funcionar comercialmente en otro lugar que no sea ese.
¿Quiénes no pueden utilizar un domicilio virtual?
Aunque los domicilios virtuales son aplicables en la mayoría de los casos, hay excepciones.
En general, no pueden utilizar un domicilio virtual todos aquellos negocios que requieran de una certificación adicional de sus instalaciones para poder operar comercialmente. Es decir, cuando otra entidad tiene que inspeccionar y asegurar que lo que tú empresa ofrece cumple con la normativa específica.
Un ejemplo que no califica para el servicio de oficina virtual es la manipulación o producción de alimentos.
Una empresa que lleve a cabo manipulación de alimentos no puede optar a un domicilio virtual porque la manipulación de alimentos requiere, por un lado, de un lugar físico donde llevar a cabo aquello. Y, por otro lado, requiere de una resolución sanitaria que la tiene que llevar a cabo el Ministerio de Salud. Por lo tanto, involucra a otra entidad que tiene que certificar que dichas instalaciones cumplen con la normativa sanitaria.
Hay que recordar que, la oficina virtual es un servicio para aquellas personas que no tienen una oficina o un local físico establecido. Es por esto que, utilizan este servicio para tener un domicilio tributario válido para el SII. Por lo que, la persona o las personas dueñas de la empresa no trabajan realmente en la oficina virtual.
¿Qué servicios ofrecen las oficinas virtuales?
Los principales beneficios que ofrece una oficina virtual son:
Dirección tributaria
Este es uno de los servicios principales de las oficinas virtuales, y consiste en el arriendo de un domicilio o dirección virtual, que es finalmente un domicilio tributario y comercial.
Con esto podrás iniciar actividades en el SII y obtener la patente municipal que necesite tu empresa o negocio.
Contabilidad
Las oficinas virtuales por lo general cuentan con un equipo contable y tributario que ponen a disposición de tu empresa.
Secretaría virtual
Otro de los servicios que suele ofrecer una oficina virtual es el de secretaría virtual.
Este consiste principalmente en un número de teléfono exclusivo donde se realiza la recepción de llamados de clientes o proveedores, la transferencia de estos a tu teléfono personal, o, en caso de no poder responder se toman los mensajes.
Recepción de correspondencia
Otro de los servicios de una oficina virtual es el de recepción de correspondencia donde se recibirán tus documentos, encargos o correspondencia para luego enviártelos o guardarlos hasta que hagas retiro de ellos.
Arriendo de dependencias
Algunas de estas oficinas virtuales cuentan con oficinas o espacios para realizar reuniones, reunirte con socios, clientes, proveedores etcétera.
Qué ventajas y desventajas tiene una oficina virtual
A continuación encontrarás las principales ventajas y desventajas del servicio de oficina virtual.
¿Cuáles son las ventajas de una oficina virtual?
Se reducen los gastos
Unos de los principales beneficios es que se reducen los costes de apertura y mantenimiento del negocio.
Al no tener una oficina o local físico se reducen los gastos que todo ello conlleva, ya que el precio del servicio de oficina virtual es mucho menor.
Por lo general, estos servicios tienen planes mensuales y anuales muy convenientes.
Cuentas con un equipo de asesores y profesionales
Un buen servicio de oficina virtual cuenta con un gran equipo de asesores en el que puedes delegar los temas administrativos, y que pueden asesorarte en todo momento con temas relacionados a la gestión de la empresa.
Aumenta la productividad
Al delegar la parte administrativa, contable y tributaria del negocio o empresa puedes centrarte en el interior de tu empresa o negocio y, mejorar o aumentar la eficiencia y productividad de esta.
Libertad y flexibilidad
Tienes la libertad de realizar tus actividades en el lugar que más te acomode, y además, puedes hacerlo con horarios más flexibles.
Permite expandirse a otros mercados
Al tener mayor libertad y no estar atado a una oficina o local físico, puedes expandirte y ofrecer tus productos o servicios a otras regiones o países.
Reduce la necesidad de personal
Otro beneficio de tener una oficina virtual es que no tienes que contratar personal que atienda o se haga cargo de una oficina o local físico.
Excelente ubicación
Por lo general, los servicios de oficinas virtuales tienen dependencias en lugares céntricos o de fácil acceso. Por lo que, puedes contar con oficinas o salas de reuniones accesibles, cómodas y equipadas para dicho uso.
¿Cuáles son las desventajas de una oficina virtual?
Aunque el servicio de oficina virtual es mayormente un buen servicio, una buena opción, este tiene algunas desventajas.
Dependencia de internet
En este tipo de servicios virtuales la conexión a internet es algo necesario, y es fundamental para comunicarse con empleados, socios, clientes o proveedores.
Excesiva digitalización
Este tipo de servicios suele llevar a una excesiva digitalización de los procesos, y no todas las cosas o las actividades son factibles de llevarse a cabo de forma digital, sino que requieren una locación física específica. Además, hay personas que necesitan de la comunicación y del contacto físico, directo para organizarse y/o para conseguir resultados.
Atención poco personalizada
Las oficinas virtuales ofrecen servicios a múltiples empresas a la vez, lo cual puede llevar a una atención poco personalizada de ellos hacia ti o una atención estandarizada y poco representativa de tu negocio hacia tus clientes.
¿Son legales las oficinas virtuales?
Sí, son absolutamente legales. Aunque al SII este tipo de servicios o de domicilios no le gusta, porque sabe que es una dirección virtual y que la empresa no funciona realmente en esa dirección. Por lo que, nunca van a encontrar ahí al contribuyente al que quieren fiscalizar.
Sin embargo, estas oficinas virtuales son atendidas por contables o profesionales que entienden mucho de la normativa, por lo que, tienen todo en regla y saben exactamente que como abordar una fiscalización en caso de esta que ocurra.
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