視訊會議

由於遠端和混合式工作越來越頻繁，許多公司已採用視訊會議來連繫在各處工作的員工。

無論您是想要與直屬員工安排簡短的一對一視訊聊天，或是為整個組織安排一個大型的月底視訊會議，視訊會議軟體都是一個優質的選擇，能讓您的團隊一起工作並保持聯繫。

一般而言，若您想要使用視訊會議工作模式，您只需要網路會議軟體、強大的網路或 WiFi 連線，以及一部視訊會議裝置。

為了確保視訊會議成功舉行，您會需要特定的功能來滿足您的需求，以便與遍布全球的團隊成員一起工作。

視訊會議工具應包括下列功能：

• 錄製會議以便分享給參與者並供日後參考。
• 聊天功能可讓您在會議工作階段的前、中、後與同事連繫。
• 分享螢幕畫面以強調展示內容並協助出席者跟上您的簡報。
• 新增輔助字幕以為所有出席者增加明確性、包容性，並減少存取障礙。
• 選擇背景或上傳您自己的背景以盡量降低干擾。
• 表情符號按鈕可讓您在不干擾通話的情況下快速與內容或討論互動。
• 檢視並下載出席者清單以進行參考，或在工作階段結束後繼續追蹤參與者。

視訊會議工具也要能夠讓參與者選擇是否開啟攝影機或使用麥克風。

在理想的情況下，這種類型的軟體可協助您磨練簡報技巧，畢竟這些技巧在混合式工作環境中顯得比以往更加重要。Microsoft Teams 有個稱為演講者教練的功能，可根據語速和填充字詞提供指導和回饋，並提醒簡報者與觀眾互動，這有助於讓簡報者在會議中以更自信的態度進行簡報。

COVID-19 疫情期間，數百萬的企業和辦公室關閉了實體空間，全世界的人們也被迫隔離在家。COVID-19 對視訊會議造成了重大的影響，「隨處都可工作」幾乎在一夕之間從一個新潮的公司福利變成了必要的功能。在這一刻，所有產業中的企業都必須學習如何適應。

許多工作者使用個人電腦或向雇主借用設備來完成工作，其他公司則為員工提供購買在家工作設備的補助。隨著遠端工作的時間從幾週拉長到幾個月，公司也制定了長期的工作原則。企業採用了視訊會議軟體等工具，好讓工作者可以繼續與分散各地的團隊成員進行共同作業和連繫。

根據 Statista 的報告，截至 2021 年，全球視訊會議市場價值 146 億美元。我們現在仍可在工作場所中感受到視訊會議在 COVID-19 期間的重要性，以及這項功能如何影響了現在的業務營運。

現代混合式工作環境讓視訊會議從奢侈品成為了必需品。視訊會議能為團隊提供連繫和面對面的機會，無論成員是在同一棟辦公室建築，或是位於完全不同的區域中。

不過，由於工作者可能不會一直待在相同的環境中，為虛擬通話設置一些最佳做法就顯得相當重要。舉例來說，您應該要在可廣泛存取的數位應用程式或文件中撰寫會議筆記，讓所有人都能掌握有條理且一致的資訊。會議出席者也必須測試他們的設備，事先確保設備能啟動並運作，以避免在群組通話期間出現技術故障。

雖然虛擬會議有時候需要額外的調校，但這項工具可以發揮強大的作用，能統合您的組織並讓業務順暢運作。

COVID-19 和在家工作的機會已大幅改變了視訊會議在業務中的角色，因此採用視訊會議可為您的組織解鎖各式各樣的可能性。舉例來說：

• 您可以在固定地點以外的位置招募人員，藉此拓展人才庫。
• 您將有機會僱用更多能配合混合式工作模式的員工，在傳統的朝九晚五之外，實現更彈性的工作時段。
• 出差的員工可透過智慧型裝置來保持互動與連繫。
• 遠端或混合式工作環境可吸引員工加入您的公司。

視訊會議可協助改善業務營運，也能藉由即時的面對面共同作業來提高生產力並強化社群。