您可以設定 Microsoft Office Outlook 2007 來傳送自動回覆給寄電子郵件給您的一些或所有人。

如果是使用 Microsoft Exchange Server 2007 帳戶，您應該使用 [郵件答錄機助理員]。請參閱使用郵件答錄機助理員自動回覆郵件。

我如何知道是否具有 Microsoft Exchange Server 帳戶？

如果沒有 Exchange Server 帳戶，您可以結合 Outlook 電子郵件範本與 Outlook 規則，複製出只有 Exchange Server 帳戶使用者才能運用的 [郵件答錄機助理員] 功能。使用這項結合功能，您就可以使用您的電子郵件帳戶來傳送自動回覆給內送郵件。

 重要事項   您必須讓電腦維持開機狀態，並讓 Outlook 維持在執行中狀態，才能傳送自動回覆。

步驟 1：建立郵件範本

 秘訣   從 Microsoft Office Online 下載正式 (英文)或非正式 (英文)郵件答錄機訊息範本。

1. 指向 [檔案] 功能表上的 [新增]，然後按一下 [郵件]。
2. 在 [選項] 索引標籤上，按一下 [格式] 群組中的 [純文字]。
3. 在郵件本文中，輸入您要當做自動回覆傳送的訊息。
4. 在郵件視窗中，按一下 [Office 按鈕] ，然後按一下 [另存新檔]。
5. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中，按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]。
6. 在 [檔案名稱] 方塊中，輸入郵件範本的名稱，然後按一下 [儲存]。

步驟 2：建立規則，自動回覆新的電子郵件

執行下列其中一項操作：

1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [規則及通知]。
2. 在 [規則及通知] 對話方塊中，按一下 [新增規則]。
3. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查]，然後按 [下一步]。
4. 選取 [您要檢查的條件是?] 底下的 [僅傳送給我] 核取方塊以及您想要的任何其他準則，然後按 [下一步]。
5. 當您看到一個對話方塊通知您，這個規則將會套用到您所收到的每一封郵件時，請按一下 [是]。
6. 選取 [您處理郵件的方式是?] 底下的 [使用特定範本回覆] 核取方塊。
7. 按一下 [步驟 2: 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下的 [特定的範本]。
8. 在 [選取回覆範本] 對話方塊上，按一下 [查詢] 方塊內的 [檔案系統中的使用者範本]。
9. 選取您在上一節中所建立的範本，然後按一下 [開啟]。
10. 按 [下一步]。
11. 您也可以選擇針對此自動回覆規則的任何例外狀況選取其核取方塊。
12. 按 [下一步]。
13. 在 [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下，輸入此自動回覆規則的名稱，然後按一下 [完成]。

 秘訣   請考慮建立 Outlook 工作或待辦事項提醒，協助您記得在想要停止傳送自動回覆時關閉此規則。

在單一工作階段期間，[規則精靈] 中的 [使用特定範本回覆] 規則只會將自動回覆傳送一次給每一個寄件者，這條規則可讓 Outlook 避免重複傳送回覆給寄出多封郵件給您的單一寄件者。在工作階段期間，Outlook 會追蹤記錄已經回覆過的使用者清單；但是，如果您結束 Outlook 後再重新啟動，則會重設已收到自動回覆的寄件者清單。

 重要事項   為了要讓 [規則精靈] 能夠自動傳送回覆，Outlook 必須在執行中，而且必須設定為定期檢查新的郵件。

關閉自動回覆

若要關閉上述步驟 2 中建立的規則，請執行以下操作：

1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [規則及通知]。
2. 在 [電子郵件規則] 索引標籤上，取消選取 [名稱] 下您所要關閉規則的核取方塊。

 

文章出處取自微軟官網：http://office.microsoft.com/zh-tw/outlook-help/HA010248748.aspx