¿Que es el control de inventario?
El control de inventario (también conocido como gestión de inventario) se refiere a los sistemas y estrategias que utilizan las empresas para asegurarse de que tienen suministros adecuados de materias primas para la producción y productos terminados para su envío a los clientes, al tiempo que minimizan los costos de mantenimiento de inventario. Almacenar el exceso de inventario es costoso, porque el espacio y los recursos financieros invertidos en los productos a menudo se pueden utilizar mejor en otros lugares. Sin embargo, al mismo tiempo, las tiendas de inventario inadecuadas pueden resultar en costosas paradas de producción o retrasos en el cumplimiento de los pedidos de los clientes. Los sistemas de control de inventario ayudan a las empresas a encontrar el delicado equilibrio entre muy poco y demasiado inventario.
“Es casi imposible exagerar la importancia de mantener los niveles de inventario bajo control”, escribió Ronald Pachura en un artículo para IIE Solutions. “Ya sea que los problemas incurridos sean causados por tener muy poco o demasiado inventario, los fabricantes deben ser conscientes de que el control de inventario no es solo una cuestión de administración de materiales o del departamento de almacén. Los departamentos de compras, recepción, ingeniería, fabricación y contabilidad contribuyen a la exactitud de los métodos y registros de inventario “.
Pachura creó una lista de verificación para ayudar a las empresas a evaluar sus controles de inventario. Recomendó que los gerentes comerciales examinen la precisión y eficacia de sus: listas de materiales (BOM); recibir políticas; cambios de ingeniería; informes de desechos; plazos de entrega de los proveedores; reordenar los disparadores; y sistemas de localización de almacenes. El índice de rotación de inventario es una herramienta que puede ayudar a las empresas a determinar si están produciendo y llevando demasiado inventario. La medida básica de la rotación de inventario se define como el costo de los bienes vendidos dividido por el inventario promedio disponible. Pero Pachura señaló que los gerentes pueden obtener más información segmentando el inventario promedio en materias primas, inventario de trabajo en proceso y productos terminados, y luego calculando una cifra de rotación separada para cada uno.
COMPUTADORAS E INVENTARIO
En el entorno empresarial actual, incluso muchas empresas más pequeñas han llegado a depender de los sistemas informáticos de gestión de inventario. Ciertamente, hay muchos pequeños puntos de venta, fabricantes y otras empresas que todavía dependen de los medios manuales de seguimiento de inventario. De hecho, para algunas empresas, como tiendas de conveniencia, zapaterías o guarderías, la compra de un sistema electrónico de seguimiento de inventario podría constituir un desperdicio de recursos financieros. Pero para las empresas que operan en industrias que presentan un gran volumen de rotación de materias primas y / o productos terminados, los sistemas de seguimiento computarizado han surgido como un componente clave de las estrategias comerciales destinadas a aumentar la productividad y mantener la competitividad. Además, el reciente desarrollo de potentes Los programas informáticos capaces de abordar una amplia variedad de necesidades de mantenimiento de registros, incluida la gestión de inventarios, en un sistema integrado también han contribuido a la creciente popularidad de las opciones de control de inventarios electrónicos.
Dados estos desarrollos, no es de extrañar que los expertos en negocios comúnmente citen la administración de inventario como un elemento vital que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el mundo empresarial altamente competitivo de hoy. En un artículo de Production and Inventory Management Journal, Godwin Udo describió la tecnología de las telecomunicaciones como un activo organizativo crítico que puede ayudar a una empresa a obtener importantes ganancias competitivas en el área de la gestión de inventarios. Según Udo, las empresas que hacen un buen uso de esta tecnología están mucho mejor equipadas para tener éxito que aquellas que dependen de métodos de control de inventario obsoletos o difíciles de manejar.
La automatización puede afectar drásticamente todas las fases de la gestión del inventario, incluido el recuento y el seguimiento de los artículos del inventario; registro y recuperación de ubicaciones de almacenamiento de artículos; registrar cambios en el inventario; y anticipar las necesidades de inventario, incluidos los requisitos de manejo de inventario. Esto es cierto incluso para los sistemas autónomos que no están integrados con otras áreas del negocio. Pero muchos analistas indican que las ganancias de productividad, y por lo tanto de rentabilidad, que se obtienen mediante el uso de sistemas automatizados pueden incrementarse cuando una empresa integra sus sistemas de control de inventario con otros sistemas, como contabilidad y ventas, para administrar mejor los niveles de inventario.
Según Dennis Eskow en PC Week, los ejecutivos de negocios están “integrando cada vez más datos financieros, como cuentas por cobrar, con información de ventas que incluye historiales de clientes. El objetivo: controlar el inventario trimestre a trimestre, para que no vuelva a morder el En resumen. Los componentes clave de un sistema integrado … son el libro mayor, el intercambio electrónico de datos, conectividad de base de datos y conexiones a una variedad de aplicaciones comerciales verticales “. David Cahn, director de estrategia de productos para aplicaciones comerciales en una empresa en Nueva York, confirmó esta opinión en una entrevista con Eskow:” Lo que impulsa a los negocios es la optimización del capital de trabajo . La cantidad de control que tiene sobre el inventario equivale a la optimización del capital. Por eso es tan importante integrar los datos del inventario con todo lo demás “.
EL FUTURO DE LOS
SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
A fines de la década de 1990, muchas empresas estaban invirtiendo fuertemente en sistemas integrados de pedidos e inventario diseñados para mantener los inventarios al mínimo y reponer las existencias rápidamente. Pero como señaló Eskow, los dueños de negocios tienen una variedad de opciones de integración de sistemas entre las que elegir, según sus necesidades y liquidez financiera. “Los sistemas de inventario integrados pueden variar en plataforma y complejidad”, señaló.
Al mismo tiempo que estos sistemas integrados han ganado popularidad, los observadores empresariales han sugerido que los sistemas “independientes” están cayendo en desgracia. Tom Andel y Daniel A. Kind, por ejemplo, citaron un estudio de la Asociación Internacional de Minoristas Masivos en Transporte y Distribución: “El estudio concluye que los paquetes independientes del Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) adquiridos hoy para realizar funciones individuales probablemente serán abandonados en sólo unos pocos años porque no se integran bien con otros sistemas. Las inversiones en sistemas deben considerarse en el contexto de los objetivos futuros de los sistemas “.
Otro desarrollo que los proveedores comerciales deben tener en cuenta es una tendencia reciente en la que los minoristas poderosos piden a sus proveedores que implementen sistemas de inventario administrados por el proveedor. Estos arreglos colocan la responsabilidad de la gestión de inventario directamente sobre los hombros de los proveedores. Según dicho acuerdo, los proveedores obtienen información del almacén o del punto de venta del minorista y utilizan esa información para tomar decisiones de reposición de existencias.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO DEL ALMACÉN
El movimiento hacia la automatización en la gestión de inventario, naturalmente, también se ha trasladado al almacén. Citando a varios expertos en almacenamiento, Sarah Bergin sostuvo en la revista Transportation and Distribution que “la clave para obtener ganancias de productividad de la administración de inventario … es colocar el procesamiento inteligente de información en tiempo real en el almacén. Esto permite a los empleados tomar acciones que logran resultados inmediatos. El procesamiento del tiempo en el almacén utiliza combinaciones de hardware, incluidas tecnologías de recolección de datos y manejo de materiales. Pero según estos ejecutivos, la parte inteligente del sistema es un software sofisticado que automatiza y controla todos los aspectos de las operaciones del almacén “.
Otro componente importante de una buena gestión de inventario es la creación y el mantenimiento de un diseño de almacenamiento eficaz y sensato. Un diseño de almacén bien organizado y fácil de usar puede ser de enorme beneficio para los propietarios de negocios, especialmente si están involucrados en el procesamiento de grandes volúmenes de bienes y materiales. Por el contrario, un sistema de almacén ineficaz puede costarle caro a las empresas en términos de eficiencia, servicio al cliente y, en última instancia, rentabilidad.
La revista Transportation and Distribution citó varios pasos que las empresas que utilizan sistemas de almacenamiento en almacén pueden tomar para asegurarse de aprovechar al máximo sus instalaciones. Recomendó que las empresas utilicen las siguientes herramientas:
- Base de datos de localización de existencias: “La base de datos de localización de existencias necesaria para la toma de decisiones proactiva será un complemento del archivo de inventario en un sistema de gestión de espacio de última generación. Se mantendrá un registro continuo del número de existencias, el número de lote y número de cargas de pallets en cada ubicación de almacenamiento. Por lo tanto, se deben establecer las coordenadas de cuadrícula del área de reserva, incluidas las posiciones de los niveles de estanterías individuales, y la capacidad de carga de pallets de todas las ubicaciones de almacenamiento debe incorporarse a la base de datos “.
- Sistema de numeración de coordenadas de cuadrícula: el sistema de numeración del almacén debe desarrollarse junto con el diseño del almacenamiento y debe ser fácil de usar para que los trabajadores puedan ubicar rápidamente los artículos almacenados actualmente y los espacios de almacenamiento abiertos por igual.
- Sistemas de comunicación: una vez más, esta puede ser una inversión valiosa si los requisitos del almacén de la empresa son importantes. Estas instalaciones a menudo utilizan maquinaria de montacargas que se puede utilizar de manera más eficaz si sus operadores no están obligados a regresar periódicamente a un área de asignación central. Sin embargo, la tecnología actual hace posible que el sistema informático del almacén interactúe con las pantallas de las terminales en las propias carretillas elevadoras. “La asignación de tareas se puede realizar mediante una pantalla visual o una impresión, y la finalización de la tarea se puede confirmar mediante el escaneo, la introducción del teclado o el reconocimiento de voz”, observó Transporte y distribución.
- Maximización de la capacidad de almacenamiento: los almacenes que se adhieren a arreglos de almacenamiento rígidos de “almacenamiento por tamaño de lote entrante” no siempre aprovechan al máximo su espacio. En cambio, las empresas deberían decidirse por una estrategia que alivie la congestión del tráfico y reduzca los problemas asociados con la rotación continua del inventario.
TERCERIZACIÓN DE
RESPONSABILIDADES DEL ALMACÉN
Algunas empresas optan por subcontratar sus funciones de almacén. “Esto permite que una empresa que no tiene tanta confianza en la ejecución de sus propias operaciones de almacenamiento se concentre en su negocio principal y deje que los expertos se preocupen por hacer un seguimiento de su inventario”, escribió Bergin. “Hay servicios de terceros disponibles para administrar las operaciones de almacén. SonicAir, por ejemplo, proporciona a las empresas un análisis de productos y repuestos, evaluaciones de su sensibilidad temporal e instalaciones actuales y ubicaciones de los centros de distribución de los proveedores”. Los sistemas de control de inventario como el que utiliza SonicAir, dijo Bergin, brindan a las empresas la capacidad de realizar actualizaciones en tiempo real del inventario, cross-docking y despacho, verificación, y seguimiento al minuto de la ubicación de los artículos del inventario. Dichos sistemas también son capaces de proporcionar “un análisis estratégico de existencias que analiza las ubicaciones de los equipos del cliente para determinar qué ubicaciones estratégicas de existencias deben usarse, el tiempo de tránsito esperado y la tasa de llenado proyectada”, agregó Bergin. Por supuesto, las empresas que sopesan la posibilidad de subcontratar un componente tan clave de su operación deben considerar el costo de tal curso de acción, así como sus sentimientos acerca de renunciar a ese nivel de control.