如何削減人事成本是很多公司面臨的最大管理難題。根據美國勞動部的統計，人事成本是所有企業最龐大的支出之一，在零售業約佔公司總支出的四分之一，在食品業和服務業則可佔一半。而更令企業管理者憂心的是，人事成本在近幾年持續增長，且未來還會持續提高。在美國勞動部調查的49個產業中，有41個產業都表示人事成本在過去一年有所增加。

人事成本的增加，除了來自不可抗力的薪資成長因素，還有一大部分是因為冗員的關係。無論公司隸屬於哪個行業，無論企業規模是大是小，幾乎都有冗員的問題。讓管理者困擾的是，冗員一般很難量化並識別，就算發現公司各部門人事開支過高，也不容易徹底解決冗員的問題，長期下來為企業添加了不少額外成本。本篇文章會先從為什麼會產生冗員談起，再介紹如何藉由精簡公司架構，從公司部門入手解決冗員問題。
 

為什麼會產生冗員？

要解決一個問題，得先了解問題的根源。雖然每個企業的情況不同，但一般來說，一個公司會產生冗員，有以下五個原因：

1.    未明確量化工作時間：雖然給予員工更大的自主權是目前的管理趨勢，但如果沒有明確量化並規定員工完成工作所需要的時間，容易讓員工變得怠惰。原本一週可以完成的事情，可能拖到兩週才完成。此時管理人員為了讓工作能加速完成，會選擇增加僱員，如此一來雖然表面上提高了團隊的工作效率，人事成本卻也同時增加，而且是因為冗員產生的不必要的成本。

2.    新科技縮短了工作所需時間：在新科技的幫助下，許多工作不需要以往那麼長的時間即可完成。然而有些傳統公司的管理者未將科技因素納入人事成本考量，繼續以舊有的模式估算所需員工人數，因而養了不少冗員。

3.    公司部門的負責人過度擴大團隊規模：在大型企業中，不同公司部門的負責人常常為了權力和資源而競爭。有些公司部門主管為了增加自身在公司裡的利益和份量，會盡可能地擴大自己的團隊規模，而不顧現實需求。如果高層沒有及時阻止，長期下來各公司部門中就會產生許多冗員。

4.    各公司部門過份追求業績：對於各公司部門的領導者來說，業績是他們關心的第一要務，而在追求業績的過程中，公司的人事成本通常不在部門主管的考量範圍內。為了達到最高的業績，各公司部門主管往往會努力說服高層為自己的部門增派人手，而未考慮這些新增的員工是否其實是冗員。

5.    公司部門業務重疊：在規模較大的公司中，如果缺乏嚴格的公司部門分類，就會造成某些部門之間有業務重疊的情況發生。儘管不妨礙公司的正常運作，這些重疊的業務還是有可能產生不少冗員。
 

如何藉由精簡公司架構來解決冗員問題

要解決冗員問題主要有兩個方式：一是直接減少某個公司部門的特定員工，二是精簡公司架構，將某個公司部門完全或部分裁撤，也就是所謂的結構性裁員。由於通常很難指出哪個員工是冗員，因此第一個方法的執行困難度較高。就管理角度而言，第二個方法則較容易系統化，也有不少準則可以依循。一般來說，管理者要精簡公司架構，可以採取以下五個步驟：

1.    確立公司的經營策略：在考慮如何重組公司部門分類以前，應該先確立公司目前的經營策略和目標，再以此推導各部門對公司的重要性，進而找出不那麼需要，甚至是多餘的部門。

2.    評估當前公司架構下的各部門表現：根據當前公司架構下各部門的表現，找出績效與人事成本比例較好與較差的公司部門。同時也參考人事部門和其他員工的意見，評估主要是哪些公司部門影響了業績表現。

3.    列出所有可能的新公司架構：精簡公司架構有很多種選擇，可能是選擇將某個公司部門轉為外包，或是移除中間管理階層，將公司轉型為扁平化組織。根據不同公司的情況，最適合的調整架構方式也不同。經由前兩個步驟確定了公司問題所在之後，管理者可以將所有可能的新公司架構條列出來，一個個檢視其優缺點。

4.    向員工介紹新的公司架構：決定了最合適的新公司架構之後，管理者應該確保員工都能理解公司精簡架構的原因，以及新公司架構對於他們各自的工作會帶來哪些影響，以幫助員工適應公司的轉變。在重組公司架構的過程中，最糟糕的情況莫過於員工無所適從，使得整個公司的運作陷入困難。因此，做好溝通非常重要，各公司部門主管都必須能隨時明確回答員工可能提出的疑問。

5.    落實新公司架構，並適時作出調整：預想中的情況與實際情況難免有落差，在落實新公司架構的前幾個月，領導者必須給員工足夠的時間適應，並定期聽取反饋，以根據實際執行情況作出調整。
 

精簡公司架構可能產生的問題 

理想上，精簡公司架構可以幫助減少冗員，降低人事成本，然而精簡公司架構之後，也有可能帶來新的問題，像是以下三個：

1.    員工無法適應新職位：去除了某些公司部門或職位之後，有些員工的職責變多，或是必須接手新的職務，這時就可能有不適應的情況。管理者需要在重組公司架構的前幾個月多加觀察，給予適當的協助。

2.    公司整體進展不如預期：雖然減少了人事成本，但由於公司部門重組帶來變動，短期間內有可能反而讓公司的損益比增加。管理者在進行精簡公司架構之前，就必須估算好預期的影響與適應期，並制定應變對策。

3.    引發老員工的離職潮：重組公司架構可能會大幅改變很多一線員工的工作內容。通常員工在職的期間越長，就越無法接受新的變化。如果缺乏溝通，很有可能引發老員工的離職潮，管理者必須隨時徵詢員工的意見。

精簡公司架構並非易事，需要長時間的規劃和大膽的決策魄力。雖然重組公司架構的挑戰性高，但許多現在處於頂尖地位的企業，都是經過多次公司架構調整，才有今天的成果。想要解決冗員問題，管理者須抱著大破才能大立的精神，謹慎行事。