Las personas que trabajan a distancia o las que quieren tener una dirección comercial sin alquilar un espacio de oficina físico pueden beneficiarse de las oficinas virtuales. Las oficinas virtuales pueden proporcionar direcciones comerciales, salas de conferencias e incluso servicios de recepcionista, y pueden ser menos costosas que el alquiler de un espacio de oficina individual. Si tiene una pequeña empresa o necesita un espacio de oficina flexible, puede averiguar si necesita una oficina virtual consultando al respecto.
En este artículo, hablamos de lo que es una oficina virtual, de los elementos para utilizarla y de los beneficios y retos de las oficinas virtuales.
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¿Qué es una oficina virtual?
La oficina virtual no lleva asociada ninguna dirección física y proporciona un entorno de comunicación y colaboración. Cualquier organización o persona puede utilizar una oficina virtual según sus objetivos. Las oficinas virtuales pueden requerir reservas previas o contratos de alquiler. Las oficinas virtuales pueden ser utilizadas por los empleados para realizar proyectos o tareas fuera de la oficina. Las oficinas virtuales pueden ser una magnífica opción para organizaciones con presupuestos bajos, pequeñas empresas que buscan espacios de reunión colaborativos o trabajadores a distancia, ya que pueden utilizarse a distancia.
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Elementos de una oficina virtual
Las oficinas virtuales pueden estar ubicadas en edificios independientes o incluir un conjunto de pequeñas oficinas. Algunas oficinas virtuales pueden incluso tener un espacio de oficina de concepto abierto con escritorios para la colaboración. Una oficina virtual puede incluir todos los servicios que los empleados pueden encontrar en una oficina real, incluyendo escritorios e impresoras. Estos son algunos de los elementos comunes de una oficina virtual:
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Direcciones de correo físico** Algunas oficinas virtuales pueden proporcionar una dirección postal que las empresas pueden utilizar para enviar y recibir correo.
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Salas de conferencias** Las oficinas virtuales pueden tener salas de conferencias que los empleados reservan con antelación para reuniones y eventos.
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Servicios de recepcionista** Algunas oficinas virtuales tienen recepcionistas que pueden responder a su línea telefónica privada y redirigir las llamadas cuando sea necesario.
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Software** :** Las oficinas virtuales pueden tener ordenadores compartidos con software actualizado instalado, como herramientas de procesamiento de textos o programas de diseño gráfico.
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Muebles** Algunas oficinas virtuales disponen de mobiliario como escritorios, sillas y grandes mesas para reuniones de grupo.
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Qué hay que tener en cuenta antes de utilizar una oficina virtual
Si está buscando un espacio de oficina virtual, es importante investigar las opciones disponibles. Esto es lo que hay que tener en cuenta antes de alquilar una oficina virtual:
Ubicación
Dado que una oficina virtual incluye una ubicación física para el correo, considere dónde quiere que se ubique su empresa. Puede decidir seleccionar una oficina cerca de su casa o en algún lugar al que viaje con frecuencia, como una gran ciudad donde visite a sus clientes. Considere si necesita celebrar reuniones en persona en el espacio de la sala de conferencias alquilada o si los miembros del personal trabajan a distancia.
Equipamiento y servicios de oficina
Es posible que necesites un espacio de oficina que cuente con Internet de alta velocidad, varias tomas de corriente para enchufar ordenadores y dispositivos adicionales o espacio de cocina para guardar aperitivos o botellas de agua para las reuniones. Considere la frecuencia con la que puede visitar el lugar físico y qué comodidades son necesarias para sus tareas diarias.
Necesidades de mobiliario
Mientras que algunas empresas pueden querer utilizar el mobiliario que incluye la oficina virtual, otras pueden querer añadir su propio estilo personal al espacio. Por ejemplo, una agencia de diseño puede querer incorporar más creatividad en la decoración para reflejar los valores de su marca en las reuniones. Visite los espacios de la oficina virtual para saber más sobre el mobiliario y lo que puede aportar.
Servicios prestados
Algunas oficinas virtuales pueden incluir servicios de recepcionista con una línea telefónica exclusiva o un buzón postal con una dirección física. Considere la frecuencia con la que puede recibir correo o si necesita servicios de envío y cumplimiento o de recepcionista. Aunque el alquiler de una oficina virtual puede tener varias ventajas, cada una tiene ofertas diferentes.
Tarifas
Algunas oficinas virtuales pueden tener tarifas diarias, semanales o mensuales para asegurar el espacio de oficina. Puede haber contratos para mantener su negocio' espacio en esta ubicación virtual. Si hay una cuota de socio, considere si los costes son beneficiosos para llevar a cabo el negocio en esta ubicación.
Beneficios de las oficinas virtuales
Las oficinas virtuales pueden ofrecer algunas ventajas:
Reducir los costes
Una empresa puede ahorrar en costes de oficina implementando oficinas virtuales ya que pueden ser más asequibles. Una pequeña empresa o un empresario puede encontrar que una oficina virtual puede ayudar a mantener los costes bajos ya que no necesitan alquilar una oficina entera. En su lugar, pueden alquilar un espacio de oficina virtual y compartirlo con otros. Esto ayuda a mantener una presencia empresarial profesional sin incurrir en elevados gastos generales.
Disminución de los tiempos de desplazamiento
Con una oficina virtual, es posible que los empleados no tengan que desplazarse o viajar tan a menudo. Esto ayuda a ahorrar tiempo y a mantener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada. También se puede ahorrar tiempo y dinero en gastos de gasolina o transporte.
Flexibilidad
Las oficinas virtuales ofrecen a los empleados múltiples opciones de acceso, lo que les permite elegir la que mejor se adapte a su estilo de trabajo y a su estilo de vida. Las oficinas virtuales ofrecen la flexibilidad de trabajar desde casa o visitar un espacio de oficina virtual cuando sea necesario. Algunos empleados pueden encontrar una mayor productividad al cambiar su entorno de trabajo con frecuencia para inspirar la creatividad y la colaboración.
Red de contactos
Las oficinas virtuales proporcionan acceso a recursos, información y oportunidades de establecer redes que podrían no estar disponibles en casa o en un espacio de oficina tradicional. Por ejemplo, algunas oficinas virtuales pueden tener una zona de recepción para compartir tarjetas de visita o saludar a otros empleados. Algunos negocios prosperan en la creación de redes, como el sector inmobiliario o las ventas, y pueden encontrar nuevos clientes o socios gracias a la creación de redes en las oficinas virtuales.
Imagen profesional
Las oficinas virtuales añaden credibilidad a su negocio y a sus proyectos. Una oficina virtual es una dirección comercial profesional que permite servicios de atención telefónica y entregas. Al asegurarse de que su negocio tiene todos los elementos de una empresa profesional, puede parecer más profesional en las reuniones o ante los clientes.
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Desafíos de las oficinas virtuales
Las oficinas virtuales pueden tener algunos retos que los empleados pueden resolver con soluciones sencillas. He aquí algunos retos habituales de las oficinas virtuales:
Falta de reuniones presenciales
Las oficinas virtuales son una gran solución para las pequeñas empresas con falta de espacio. Es una forma asequible para que las empresas reduzcan sus gastos. Sin embargo, uno de los retos de las oficinas virtuales es la falta de interacción cara a cara, que puede dar lugar a malentendidos y a una pérdida de productividad. Para resolver este problema, los empresarios pueden reservar un espacio en la sala de conferencias e invitar al personal a reuniones semanales para verificar los proyectos y ofrecer un lugar para la comunicación abierta.
Disponibilidad
Algunas oficinas virtuales pueden tener una disponibilidad limitada, ya que varias empresas comparten el espacio de la oficina. Si el espacio de oficina virtual que utiliza tiene muchos clientes que ya han reservado sus servicios, puede que le resulte más difícil encontrar una sala de conferencias disponible. Considere la posibilidad de buscar espacios de oficina virtual que sean lo suficientemente grandes como para albergar a varias empresas o asegúrese de reservar las reuniones y salas de conferencias con antelación.
Potencial de disminución de la productividad
Aunque una oficina virtual puede mejorar la productividad, la falta de estructura puede llevar a la desidia. Muchos empleados prosperan con la disciplina que proporciona una oficina física. Para evitar la disminución de la productividad, haga hincapié en la importancia de la comunicación dentro de su empresa para asegurarse de que todo el mundo se mantiene en la tarea. Además, establezca objetivos para garantizar que todo funcione sin problemas.