Qual o prazo de validade das certidões do registro civil para fins de escritura?

Um questionamento recorrente na lavratura de escrituras é sobre o prazo de validade de certidões que instruem o procedimento notarial.

Vamos relacionar o tema com as certidões mais comuns expedidas pelo registro civil das pessoas naturais, isso é, as certidões de nascimento, casamento e óbito.

Sabemos que a solicitação para atualização das certidões é, sobretudo, consequência do motivo pelo qual as partes procuram o tabelionato de notas: segurança jurídica (Imagine verificar que o alienante vendeu um imóvel ou praticou uma renúncia sem vênia conjugal ou em fraude ao cônjuge?).

Ocorre que o próprio pedido de certidão dos registros civis pode ser algo tormentoso e interromper o fluxo negocial (no NOVO Sétimo Tabelionato de Notas de Campina Grande / PB temos o sistema “Full Service” que se responsabiliza pela atualização das certidões que instruem o ato notarial, mas isso fica para os posts do nosso site).

Todavia, somente exigir, criar demandas e onerar as partes é sempre algo sem sentido quando a atualização de certidões é considerada um fim em si mesmo.

Disso surge um questionamento a respeito desses elementos imprescindíveis para o bom trânsito negocial:

QUAL O PRAZO DE VALIDADE DAS CERTIDÕES DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS PARA FINS DE ESCRITURA PÚBLICA?

A resposta é complexa.

Não há lei que estabeleça validade para uma certidão de registro civil (na realidade, há um projeto de lei sobre esse tema: https://www.câmara.leg.br/noticias/698524-proposta-determina-que-certidoes-de-cartorio-terao-validad...).

Porém, a praxe notarial sempre utilizou o prazo de 90 dias como o tolerável para confirmar o estado civil das partes.

Há alguns anos o referido prazo foi “esticado” para a maioria das situações por uma simples declaração dos envolvidos afirmando basicamente que “o estado civil dos declarantes permanece inalterado, sob as penas da lei”.

Mas, por uma questão de segurança jurídica não são todas as hipóteses de atos notariais que dispensam as certidões de registro civil.

Dentro das particularidades normativas de cada unidade da federação teremos regulamentos distintos, por isso, confiar no seu tabelião de notas é sempre essencial para validar tais exigências. Tentamos compilar as da normativa do estado da Paraíba que muito se assemelha com a de Minas Gerais, assim como expusemos as particularidades do estado de São Paulo.

[Uma ressalva que gostaria de fazer nesse ponto é: mesmo não sendo obrigatório em alguns casos, eu como tabelião já vi algumas vezes a alteração posterior de estado civil de alguma das partes e um risco de dano (culposo ou dolos0; 30% e 70%) iminente. Por isso sempre que me perguntam o que eu penso, informo que "se fosse eu, atualizaria as certidões sem titubear"].

Para os casos de escrituras públicas em geral (contendo as relativas à imóveis) o Código de Normas da Corregedoria Geral de Justiça do estado da Paraíba assim dispõe:

Art. 292. São requisitos documentais de legitimação, necessários para segurança jurídica da escritura pública:

V – Apresentar a certidão de casamento do participante acompanhada de declaração de que o conteúdo do referido assentamento constante na certidão continua inalterado, sob pena de responsabilidade civil e criminal em caso de informação falsa.

Isso quer dizer que para escrituras públicas em geral não há prazo de validade para as certidões de registro civil, devendo os participantes apenas apresentá-las em bom estado e nos originais. Isso porque a necessidade de qualificação completa está contida no provimento 61 do CNJ que exige a descrição do estado civil. Isso faz com que seja necessária a certidão para que ao menos se consiga qualificar corretamente os dados das partes.

Sendo assim, é possível afirmar que nas em escrituras declaratórias e nas relativas à transmissão de bens imóveis é desnecessária a atualização de certidões do registro civil.

Por outro lado, quando se tratar de inventário e partilha, a normativa exige que se atualize as certidões que terão o prazo de validade de 90 dias, vejamos como se procede no estado da Paraíba:

Art. 326. Na lavratura da escritura de inventário e partilha, deverão ser apresentados e arquivados, além dos documentos relacionados no art. 290 deste Código, também os seguintes documentos:

I – Certidão de óbito do autor da herança;

III – Certidão comprobatória do vínculo de parentesco dos herdeiros;

IV – Certidão de casamento do cônjuge sobrevivente e dos herdeiros casados e pacto antenupcial, se houver;

Parágrafo único. As certidões mencionadas no caput terão validade de 90 (noventa) dias da data de expedição, com exceção daquelas relativas aos bens imóveis, cujo prazo de validade será de 30 (trinta) dias.

Isso quer dizer que o objetivo no caso dos inventários é comprovar o estado civil do herdeiro no momento da transmissão do patrimônio deixado pelo autor da herança.

Essa intenção fica evidente no Código de Normas do TJSP que dispõe:

118.1. As certidões de nascimento, casamento e óbito, destinadas a comprovar o estado civil das partes e do falecido, assim como a qualidade dos herdeiros, não terão prazo de validade, salvo em relação aos herdeiros maiores que se declararem solteiros, caso em que as certidões de nascimento deverão ser posteriores à data do óbito do autor da herança.

118.2. As certidões de casamento dos sucessores deverão comprovar o seu estado civil na data da abertura da sucessão, bem como o estado civil na data da escritura pública de inventário quando for promovida a renúncia, ou cessão da herança no todo ou em parte.

São dois os momentos que a normativa paulista prevê: a) comprovação de filiação; b) inventário com cessão ou renúncia.

No primeiro caso teremos os casos de ingresso no inventário na condição de herdeiro que se solteiro deverá anexar certidão de registro civil atualizada a partir da data do óbito do autor da herança. Essa situação se aplica à nomeação de inventariante que poderá dispensar certidões atualizadas para a maioria dos casos.

O segundo item é o relativo à fase final, da lavratura do próprio ato. Nesse momento deverão ser comprovados os estados civis ao tempo da abertura da sucessão, podendo ser incluídas certidões não atualizadas que serão exigidas caso ocorra qualquer forma de alienação, seja por cessão onerosa, renúncia pura ou translativa.

Além dos casos de inventário e partilha, para todos os demais atos notariais que envolvam de forma direta ou indireta o estado civil da pessoa natural também será necessário observar o prazo de validade dos 90 dias da expedição das certidões de registro civil.

É o caso das escrituras declaratórias de união estável e de dissolução de união estável, conforme expõe o CN do TJPB:

Art. 361. É necessária a apresentação dos seguintes documentos para lavratura da escritura pública declaratória de união estável, bem como para a escritura pública declaratória de dissolução da união estável:

III – certidão de nascimento, quando se tratar de pessoa solteira, ou certidão de casamento, com averbação da separação ou do divórcio se for o caso, expedida há no máximo 90 (noventa) dias, de ambos os conviventes;

A mesma situação ocorre nos divórcios:

Art. 337. Para a lavratura da escritura pública de divórcio consensual, deverão ser apresentados e arquivados, além dos documentos previstos nos arts. 290 e 294 deste Código, se for o caso, também os seguintes:

I – Certidão de casamento expedida há no máximo 90 (noventa) dias;

Além disso, o próprio registro de imóveis exige a atualização das certidões para os atos de averbação nas matrículas:

Art. 907. As certidões do Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais apresentadas para fins de averbação deverão ter antecedência máxima de expedição de 90 (noventa) dias contados da data do protocolo do título, exceto as certidões de óbito e as que instruírem título judicial, caso em que poderão ser utilizadas para as necessárias averbações independentemente de sua data de expedição.

Assim, podemos compilar as exigências legais para a emissão das certidões:

TIPO DE ESCRITURA / ATUALIZAÇÃO

EM GERAL / DISPENSADA

DECLARATÓRIA / DISPENSADA

IMÓVEIS / DISPENSADA

NOMEAÇÃO DE INVENTARIANTE / DISPENSADA

INVENTÁRIO / EXIGIDA

DIVÓRCIO / EXIGIDA

DECLARATÓRIA DE UNIÃO ESTÁVEL / EXIGIDA

DISSOLUÇÃO DE UNIÃO ESTÁVEL / EXIGIDA

AVERBAÇÃO ESTADO CIVIL NO REGISTRO DE IMÓVEIS / EXIGIDA

Contudo, duas ressalvas devem ser feitas:

a) Atualizar possui um custo baixo perto da segurança jurídica que traz;

b) Havendo fraude de terceiros, a dispensa pode sair muito cara.