Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas

Actualizado el 18 de marzo de 2023

En muchas empresas se encienden las alarmas cuando se convocan reuniones de trabajo. Con frecuencia, los empleados las perciben como una pérdida de tiempo. Sería injusto restarles importancia, pero sin duda hay algunos motivos hay para tales temores. Peter Drucker, reconocida autoridad en temas de gerencia, lo expresó con una frase lapidaria: “Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma”.

Consecuencias de las reuniones de trabajo

El llamado síndrome de la “reunionitis” es un mal extendido en todo el mundo. Un empleado desperdicia horas valiosas todos los meses en reuniones ineficaces. A continuación, mencionamos las dos principales consecuencias que impactan a los empleados y a las compañías.

Consecuencias financieras

Incluso hay algunos casos de compañías que han traducido esas horas en dinero. La cifra, en sus casos, es alarmante. Se habla hasta de 37.000 millones de dólares anuales.

Impacto en el tiempo

Por este motivo, muchos consideran que las reuniones son vampiros del tiempo. Restan productividad y socavan la energía de los empleados. A la larga, las juntas se convierten en un trabajo.Desde luego, en toda organización se necesitan momentos de contacto y discusión de ideas. Pero el equilibrio se rompe cuando se convocan reuniones para todo. Además, hay un fenómeno curioso, descrito en la Ley de la trivialidad de Parkinson. Esta indica que el tiempo que se dedica en una junta a cada asunto es inversamente proporcional a su importancia.

Cómo planificar reuniones de trabajo productivas

Pretender hacer un decálogo de las reuniones de trabajo efectivas es algo ambicioso y poco realista. Existen muchos tipos diferentes de juntas y cada uno tiene sus particularidades. Los objetivos, la frecuencia y los asistentes son algunos de los elementos que modelan la dinámica de una reunión. Sin embargo, hay algunos preceptos básicos que pueden aplicarse en toda situación. A continuación, revisaremos estos puntos, atendiendo a los tres momentos clave de cualquier junta.

1. Planificación de las reuniones de trabajo

El tiempo y cuidado que dediques a planificar la reunión de trabajo redundará en su efectividad. A continuación, mencionamos las consideraciones que no pueden faltar dentro de la planificación de las reuniones de trabajo.

Definir el objetivo de la reunión

En primer lugar, debes analizar cuál es el objetivo de la reunión. Asegúrate de que la junta sea realmente necesaria y todos los participantes tengan claro cuál es el tema a tratar.

Comenzar con la preparación

Es recomendable evitar las reuniones improvisadas. Convoca la junta con anticipación y pídeles a los asistentes que se preparen. Para ello, deberás compartir previamente la documentación existente sobre el tema.

Establecer la duración

Al hacer la convocatoria, considera el horario que resulte más adecuado para todos. La junta no debe afectar la dinámica de trabajo. Muchos recomiendan hacer las reuniones a primera hora del día. Así, además de evitar interrupciones en la jornada, contarás con participantes más despiertos y despejados.La invitación para una reunión de trabajo debe expresar claramente la hora de inicio y fin. Incluso es conveniente asignar los tiempos que se dedicarán a cada asunto.

Hacer la convocatoria a la reunión

Igualmente, envía la convocatoria por los canales regulares de comunicación de la empresa y dentro del horario laboral. De esta forma, evitarás que el correo electrónico se pierda en la bandeja de entrada o que el mensaje no llegue al destinatario. Pide a los participantes que confirmen su asistencia para poder hacer un seguimiento y enviar recordatorios.

Revisar los invitados

Con respecto a los asistentes, debes ser muy riguroso con las personas a convocar. Deben estar los que sean necesarios y cada uno de ellos debe saber por qué ha sido invitado. Es decir, deben conocer cuál es su rol y qué se espera de su participación. Asimismo, si hay invitados externos o de otros departamentos, adjunta en la notificación un perfil de los expositores.

Últimos ajustes antes de la reunión de trabajo

Presta atención a los aspectos logísticos de la junta. El lugar, las formas de acceso y la hora de la convocatoria deben estar claramente identificados. Revisa que todo esté listo antes de que lleguen los participantes y verifica el buen funcionamiento de los equipos y conexiones a internet.

2. Desarrollo de las reuniones de trabajo

En el transcurso de la junta pueden presentarse situaciones que interfieran con su productividad. Por ello, es importante prestar atención a los detalles y anticiparse a los imprevistos. Considera los siguientes consejos durante el desarrollo de la reunión:

Preparación del ambiente y el lugar

Cuidar los detalles te ayudará a solventar muchos inconvenientes. Es recomendable que cuentes con técnicos o equipos de soporte por si algo falla. Igualmente, procura crear un ambiente agradable que responda a las necesidades de los asistentes. La disposición del mobiliario y su ergonomía puede influir en la actitud de los participantes y su disposición a colaborar. Contempla la contratación de servicios de catering y asegúrate de tener agua y refrigerios ligeros.

Definición de roles

Por otra parte, es una buena idea designar a una persona que cumpla el rol de moderador. Será el responsable de controlar los tiempos y guiar la conversación. Además, toda junta efectiva debe tener un relator o secretario. Su función es redactar el informe de la reunión, documentando las intervenciones y los acuerdos logrados.

Avisos y definición de reglas

Los siguientes son avisos que se deben dar durante el desarrollo de las reuniones y la definición de reglas:

Antes de comenzar la junta, dedica unos minutos a repasar la agenda. Esto equivale a sentar las reglas del juego y te permitirá arrancar con buen pie.
Pide a los asistentes que silencien sus celulares y eviten atender llamadas durante la reunión. Esto atenta contra la concentración y se traduce en pérdida de tiempo.
Explícale al equipo la importancia de cumplir con los horarios previstos. Si la reunión se está extendiendo más allá de lo estipulado, es preferible que se convoque otra junta en los próximos días.
Las intervenciones deben estar acotadas y ceñirse a la orden del día. El debate es enriquecedor, pero debes evitar que la discusión se aparte del objetivo de la reunión. Igualmente, debes evitar que surjan conversaciones en paralelo que dificulten la comunicación.

Mediación

Asegúrate de que ningún asistente monopolice la discusión. Asimismo, todos deben ser tratados con respeto y es inaceptable que se humille a cualquier persona por sus ideas.Esto es indispensable para fomentar la participación. Las argumentaciones deben ser breves, concisas y valiosas. No permitas tampoco que la junta se convierta en una sesión complaciente para halagar a los jefes.Considera el uso de materiales audiovisuales que hagan la reunión más dinámica. Por lo general, las presentaciones permiten exponer un tema rápidamente, de una forma atractiva y precisa.Relacionado: Habilidades de liderazgo para reuniones

Resumen de la reunión de trabajo

Antes de finalizar la junta, reserva unos minutos para las conclusiones finales. El secretario hará un resumen de los puntos tratados y los próximos pasos acordados. Es importante que se establezcan responsables, plazos e indicadores de seguimiento.Recuerda agradecer a los asistentes su participación y toma nota de su feedback.

3. Seguimiento de la reunión de trabajo

Incluso una reunión de trabajo muy efectiva puede ser improductiva si no se hace un seguimiento adecuado. Se deben tener las siguientes consideraciones al concluir la reunión:

Compartir la minuta

Los asistentes a la junta deben recibir en un plazo máximo de 2 días el informe del secretario. Este documento puede compartirse con otras personas que no hayan participado, pero que conviene estén al tanto de los acuerdos.

Contenido de la minuta

La minuta de la reunión debe recoger de manera clara los objetivos, los responsables y las fechas de las tareas asignadas. Así podrás evaluar el cumplimiento de los acuerdos o introducir correctivos sobre la marcha, en caso de ser necesario.Por ejemplo, si detectas que los plazos están por cumplirse y no hay avances, podrás enviar recordatorios a los involucrados.

¿Debes prescindir de las reuniones de trabajo?

Lejos de nuestra intención está el restar mérito a las reuniones de trabajo. La intención de este artículo es ayudarte a que hagas un uso efectivo de tu tiempo y tengas juntas productivas.Bien sabemos que la buena comunicación es indispensable para el logro de los objetivos de la organización. Y es evidente que las reuniones pueden favorecer el trabajo en equipo y la sintonía entre los empleados.Una junta puede ser la herramienta idónea para lograr sinergias y evitar el solapamiento de funciones. También es un espacio ideal para compartir conocimientos y crear sentido de pertenencia a la compañía. Incluso, las reuniones de trabajo pueden mejorar el clima laboral, al comprobar que compartimos un mismo interés y vamos en la misma dirección.Por otra parte, no podemos olvidar que toda empresa es un sistema social y, como tal, modela nuestro comportamiento. En este sentido, se ha demostrado que los compromisos adquiridos frente a los compañeros de trabajo tienen tasas más altas de cumplimiento.

¿Es necesario convocar una reunión de trabajo?

Antes de planificar tu próxima reunión de trabajo puedes usar esta lista de verificación para determinar si es realmente necesaria.Existen 3 preguntas que te ayudarán a decidir si debes o no convocar a una junta:

¿Puede resolverse individualmente? ¿Se necesita la opinión o participación de otros empleados?
¿Es un asunto cerrado? ¿Es posible o necesario cambiar la decisión tomada?
¿Es imprescindible reunirse? ¿Se puede resolver con una llamada telefónica, una junta virtual o un correo electrónico?

En nuestras manos está despojar de su mala fama a las reuniones de trabajo y convertirlas en oportunidades de crecimiento profesional.Una junta bien llevada reporta muchos beneficios para la organización. Nos permite alinear objetivos y diseñar estrategias en conjunto para alcanzarlos.Relacionado: