Si vous conduisez fréquemment pour des raisons professionnelles ou personnelles, le suivi manuel de votre kilométrage peut s’avérer fastidieux. 📝
Heureusement, plusieurs applications de suivi du kilométrage sont désormais disponibles pour automatiser l’ensemble du processus et rendre votre conduite sans stress.
Que vous cherchiez à analyser vos habitudes de conduite, à gérer vos dépenses ou même à améliorer votre rendement énergétique, ces applications vous couvrent !
Au fil des pages, nous vous expliquerons comment le suivi du kilométrage vous permet d’analyser vos habitudes de conduite. Puis nous dresserons la liste des meilleures applications de suivi des kilomètres sur le marché.
Qu’est-ce que le suivi des kilomètres parcourus ?
Le suivi des kilométrages consiste à enregistrer les kilomètres parcourus et les dépenses effectuées lors d’un trajet d’un point A à un point B.
Ce processus est particulièrement répandu chez les conducteurs de véhicules de covoiturage ou les entreprises comme Uber, qui ont besoin d’enregistrer et d’analyser les habitudes de conduite de temps à autre pour améliorer leur expérience.
Auparavant, le suivi du kilométrage impliquait que vous notiez le kilométrage au compteur au début et à la fin de chaque trajet. Heureusement, ce processus fastidieux n’est plus d’actualité.
Avec l’avènement de la technologie, le suivi du kilométrage a évolué à tel point qu’il existe des applications spécialement conçues pour automatiser l’ensemble du processus. Allez au-delà du simple suivi des kilomètres parcourus.
Avantages des applications de suivi du kilométrage
#1. Un suivi précis des kilomètres parcourus
Posons laquestion suivante : à quoi feriez-vous confiance pour effectuer un suivi précis des kilomètres parcourus ? Les applications dotées d’une intelligence artificielle ou les chiffres enregistrés manuellement ?
Pour la majorité d’entre vous, les applications de suivi des kilomètres alimentées par l’IA sont un choix de premier ordre. Et elles ont leurs raisons.
Tout d’abord, ces applications utilisent le GPS pour suivre votre trajet, ce qui vous permet de ne pas vous tromper dans vos calculs. De plus, vous pouvez être assuré que les données sont exactes et peuvent être utilisées pour les impôts, les remboursements et la comptabilité.
Deuxièmement, les applications de suivi du kilométrage éliminent le risque de malversations humaines consistant à saisir de fausses données de voyage à des fins personnelles. (le monde n’est pas toujours aimable 😪)
Compte tenu de ces deux aspects, une application de suivi du kilométrage est votre meilleur coup pour analyser les habitudes de conduite via des aperçus axés sur les données.
#2. Gain de temps
Le suivi manuel du kilométrage peut prendre beaucoup de temps, en particulier pour les entreprises qui dépendent fortement des véhicules pour leurs activités quotidiennes.
Les applications modernes de suivi du kilométrage sont dotées de fonctions avancées telles que la comparaison des données passées et présentes, l’estimation des kilomètres ou des dépenses à venir, la production de rapports prêts à être imposés, et bien d’autres choses encore.
Lorsque vous n’avez plus à vous préoccuper des rapports et des tâches administratives, vous pouvez en faire plus pour votre entreprise. Imaginez ce que vous pourriez faire si vous étiez moins accaparé par les tâches administratives.
#3. Économies d’impôts
Si la conduite est essentielle à votre travail, nous avons des nouvelles non imposables pour vous. 🤑
Attendez, nous nous apprêtons à parler d’impôts !
L’Internal Revenue Service (IRS) autorise les contribuables à demander des déductions pour l’utilisation de leur véhicule. Cela comprend les frais de conduite, l’essence, les réparations, les péages, l’entretien, etc.
Mais il n’est pas facile de bénéficier de ces avantages. Pour en bénéficier, vous devez enregistrer les relevés du compteur kilométrique au début et à la fin d’un voyage admissible, ainsi que son objet et sa date.
Pour ceux qui conduisent souvent, il est fastidieux d’avoir autant de choses à noter après chaque voyage.
Pourquoi ne pas utiliser des applications de suivi du kilométrage pour suivre les kilomètres parcourus, créer des notes de frais et obtenir des déclarations fiscales en déplacement ?
En outre, certaines applications de suivi du kilométrage offrent des fonctionnalités telles que le suivi du carburant, ce qui peut vous aider à surveiller votre consommation de carburant et à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire vos coûts.
#4. Intégration avec d’autres applications
La plupart des applications de suivi des kilomètres s’intègrent à des applications de productivité tierces, telles que des calendriers, des outils de suivi des dépenses, des logiciels de comptabilité et autres, ce qui facilite la gestion des tâches liées à vos déplacements.
En outre, ces applications présentent les données collectées par les applications tierces dans un tableau de bord unifié, ce qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos habitudes de conduite.
#5. Rapports automatisés
L’application que vous utilisez pour suivre votre kilométrage peut également vous aider à créer et à partager des rapports en déplacement.
La plupart des applications permettent de créer un nombre illimité de rapports et fournissent même des modèles de rapports préétablis, tels que des rapports prêts à être imposés, ce qui vous permet d’éviter le jargon financier.
Cela dit, nous avons passé en revue les meilleures applications de suivi du kilométrage qui rationalisent vos habitudes de conduite et améliorent votre productivité sans vous coûter cher.
Solo
Solo est une application basée sur le cloud qui permet aux petites entreprises, aux chauffeurs de covoiturage et aux indépendants d’automatiser l’ensemble du processus de suivi des kilomètres parcourus. L’application vous permet de créer des sources de revenus personnalisées et de les suivre ou de les gérer automatiquement à partir d’un tableau de bord unifié.
Avantages
- Catégorisez facilement les dépenses en fonction du travail ou de la vie privée ; suivez et enregistrez automatiquement le kilométrage lié au travail et les autres dépenses telles que l’essence, les réparations et l’entretien.
- Obtenez des projections fiscales en temps réel basées sur les revenus et les dépenses antérieurs
- S’intègre aux outils de comptabilité tels que QuickBooks et Xero, ce qui facilite l’importation des données de kilométrage et de dépenses dans les logiciels de comptabilité
- Prévisions de salaire établies par la communauté pour vous aider à savoir ce que vous gagnerez chaque jour (si vous ne gagnez pas ce qui est prévu, Solo vous garantit la différence de revenu !)
Les prédictions salariales de Solo ont garanti 8 millions de dollars à ses clients. Des entreprises comme Amazon Flex, Uber, Instacart et bien d’autres font confiance à la plateforme.
Stride
L’application robuste de suivi des kilomètres et des impôts deStride est conçue pour les conducteurs de rideshare afin d’enregistrer automatiquement les kilomètres, de calculer les bénéfices et de simplifier la déclaration d’impôts grâce à des rapports prêts à l’emploi. La plateforme offre des avantages portables à des entreprises de premier plan comme Uber, Etsy, Fiverr et DoorDash.
Avantages
- Reliez vos comptes à Stride pour suivre le kilométrage, les dépenses et les bénéfices ; ajoutez des photos de reçus et d’autres dépenses lorsque vous parcourez un kilomètre de plus
- TurboTax intégré pour générer des rapports d’impôt prêts pour l’IRS et obtenir des conseils d’experts fiscaux sur les déductions fiscales
- Estimez rapidement vos retenues d’impôts et élaborez des stratégies avec le service comptable pour bénéficier d’avantages fiscaux
- Plus de 100 000 réductions locales exclusives sur l’essence, les réparations de voiture et d’autres dépenses pour économiser beaucoup d’argent au travail
Stride a aidé plus de 3 millions de personnes à économiser plus de 3,7 milliards de dollars. Il est parfait pour les chauffeurs de covoiturage ou les responsables des livraisons pour enregistrer tout ce qu’ils font lorsqu’ils conduisent pour le travail ou effectuent des livraisons sur plusieurs kilomètres.
Hurdlr
L’application intuitiveHurdlr vous permet de suivre automatiquement le kilométrage, les revenus et les dépenses effectuées à des fins professionnelles par le biais de différents flux de revenus, vous assurant ainsi de ne jamais manquer des déductions potentielles. L’application est facile à utiliser et conçue pour presque tout le monde – des travailleurs indépendants aux entreprises – elle s’adresse à tous.
Avantages
- S’intègre à des milliers de banques de premier plan, ainsi qu’à des applications tierces comme Uber, FreshBooks, Stripe et Paypal pour importer automatiquement vos revenus et vos dépenses
- Obtenez des estimations fiscales en temps réel basées sur vos déclarations fiscales antérieures, ce qui vous aide à garder le contrôle de vos finances tout au long de l’année.
- Créez et envoyez facilement des factures professionnelles à vos clients et des rapports prêts à l’emploi au service comptable
- Avec Hurdlr pro, vous obtenez un compte de résultat (P&L), un bilan, une balance de vérification, et plus encore, faciles à comprendre, sans jargon comptable ni complexité
Bien que Hurdlr ne soit pas gratuit, il offre des prix polyvalents pour les consultants, les ventes, le commerce électronique, la vente au détail, les freelances et les chauffeurs.
Everlance
Everlance aide les entreprises de toutes tailles à suivre le kilométrage, à déclarer les taxes et à obtenir un remboursement maximal. La plateforme a aidé plus d’un million de clients à économiser de l’argent. Elle est surtout adaptée aux secteurs de la fabrication, de la construction et de la distribution.
Avantages
- Suivi précis du kilométrage par GPS pour rembourser votre équipe avec des taux kilométriques justifiés et conformes aux normes de l’IRS
- Obtenez des remboursements fixes et variables en fonction du code postal et du type de voiture ; téléchargez facilement des rapports prêts à être taxés par l’IRS
- Intégrez les cartes de crédit, téléchargez les reçus, partagez et obtenez des approbations sur les notes de frais en un clic
- Mettez en place un processus d’approbation à plusieurs niveaux avant d’approuver un rapport ou d’initier une déduction fiscale ou un paiement
- Téléchargez de superbes rapports Excel ou PDF de votre kilométrage et de vos dépenses depuis votre téléphone ou votre tableau de bord en ligne.
Everlance offre des fonctionnalités prêtes à l’emploi telles que le suivi des heures de travail, des trajets préférés, etc. La plupart des équipes utilisant Everlance ont constaté une réduction de 30% des coûts de remboursement, principalement en raison du passage d’un processus de suivi manuel à un processus de suivi par GPS.
MileIQ
L’interface convivialede MileIQ permet aux conducteurs de véhicules de covoiturage ou indépendants de suivre leurs kilomètres et de demander des remboursements en un clic. C’est l’application de suivi des kilomètres la plus demandée de notre liste.
Avantages
- MileIQ fonctionne en arrière-plan sur votre téléphone pendant que vous conduisez, vous n’avez donc plus besoin de bloquer votre téléphone portable pour suivre vos kilomètres
- Faites glisser votre téléphone pour classer le trajet comme « professionnel » ou « personnel » ; visualisez instantanément le kilométrage et les dépenses enregistrés grâce au tableau de bord facile à lire de MileIQ
- Créez des rapports dynamiques via l’application mobile ou utilisez le portail web pour des fonctions plus avancées
- Sécurité de niveau bancaire pour assurer une sécurité totale des données personnelles et transactionnelles collectées et partagées au sein de l’écosystème de l’application
MileIQ a enregistré plus de 80 milliards de miles sur l’application et remboursé plus de 10 milliards de dollars. L’application est conçue pour faire gagner du temps et réduire les tracas liés au suivi manuel du kilométrage, ce qui en fait un outil précieux pour tous ceux qui ont besoin de suivre leur conduite professionnelle à des fins fiscales ou de remboursement.
Téléchargez l’application : Android | iOS
SherpaShare est une application très populaire parmi les conducteurs de véhicules de covoiturage. Son application dotée d’une intelligence artificielle a permis d’économiser plus de 6 000 dollars d’impôts et d’augmenter le salaire horaire jusqu’à 30 %. En outre, SherpaShare offre également des prestations d’assurance maladie abordables pour vos employés.
Avantages
- Outils de conduite intégrés tels que Hotspot et Compass pour analyser les tarifs passés et recommander des itinéraires rentables pour les chauffeurs
- Suivez facilement le kilométrage et les dépenses, consultez les données historiques et partagez les rapports avec vos clients en un clic
- Obtenez des offres exclusives sur une gamme de services de conduite tels que l’assurance, l’essence, les déductions fiscales, et plus encore
- Faites partie de la plus grande communauté de chauffeurs au monde et tirez profit des expériences d’autres chauffeurs
SherpaShare est l’application de suivi de kilométrage par excellence si vous avez besoin d’analyses détaillées et d’informations sur vos habitudes de conduite sans avoir à dépenser des sommes astronomiques.
Rydoo
Rydoo est un outil de gestion des dépenses tout-en-un qui rationalise les opérations routières de votre entreprise. Du suivi du kilométrage et des dépenses à la numérisation des reçus et au remboursement, il fait tout pour vous.
La plateforme est utilisée par plus d’un million de clients, dont Deloitte, Swiss, WeTransfer et bien d’autres.
Avantages
- La technologie de numérisation intelligente de Rydoo extrait toutes les informations pertinentes de vos reçus, vous évitant ainsi le processus de saisie manuelle des données
- Obtenez un tableau de bord tout-en-un qui affiche toutes vos dépenses en un seul endroit, vous donnant une visibilité complète sur vos finances.
- Des flux d’approbation automatisés vous permettent de définir des règles d’approbation personnalisées, garantissant que toutes les dépenses sont examinées et approuvées rapidement
- Intégration avec des applications tierces et des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, Xero, et bien d’autres, ce qui facilite la déclaration d’impôts
En outre, l’intégration de Rydoo avec Slack stimule la collaboration au sein de l’équipe. En un clic, vous pouvez également accéder aux informations de Rydoo pour repérer les anomalies, identifier les opportunités et prévoir les dépenses.
Shoeboxed
Shoeboxed est une application de suivi et de gestion financière tout-en-un. Elle a aidé des millions d’entreprises à extraire des informations des reçus physiques et à les transformer en rapports systématiques.
Avantages
- Capturez et numérisez facilement les reçus et autres documents importants à l’aide de l’application mobile Shoeboxed ou de l’outil de téléchargement Web ; importez automatiquement les reçus de Gmail
- Utilisez la technologie GPS intégrée de Shoeboxed pour suivre et enregistrer votre kilométrage afin d’obtenir des remboursements précis et de remplir vos obligations fiscales.
- Connectez Shoeboxed avec les logiciels de comptabilité les plus répandus, tels que QuickBooks et Xero, pour un suivi des dépenses et une comptabilité sans effort.
- Générez des rapports détaillés qui répondent à vos besoins spécifiques et exportez-les facilement pour les partager avec votre équipe ou votre comptable
Shoeboxed a été élue meilleure application de suivi des reçus l’année dernière par Forbes. Apparemment, les utilisateurs trouvent l’application très facile à utiliser. Elle a reçu une note de 4,5 sur les boutiques mobiles et figure parmi les meilleurs sites d’évaluation comme Capterrs et G2Crowd.
FreshBooks
FreshBooks est un atout pour les entreprises et les conducteurs de véhicules de covoiturage. Son application mobile facile à utiliser vous permet de suivre votre kilométrage, d’enregistrer vos dépenses et de remplir vos déclarations de revenus sans quitter l’écosystème de l’application.
Avantages
- Enregistrez automatiquement chaque kilomètre parcouru ou chaque dépense effectuée lorsque vous conduisez pour le compte de votre entreprise
- Téléchargez et partagez facilement les rapports de kilométrage, de dépenses et d’impôts avec votre équipe par e-mail
- Faites glisser votre écran pour classer un trajet comme professionnel ou personnel ; activez ou désactivez facilement le suivi du kilométrage à l’aide d’un interrupteur
- Vérifiez les taux d’indemnités kilométriques pour votre pays ou votre localité dans l’application afin de bénéficier d’offres exclusives
Et, bien sûr, rejoignez la flotte de plus de 30 millions d’utilisateurs qui ont déjà enregistré 500 heures avec l’application de suivi des kilomètres de FreshBook.
Téléchargez l‘application : Android | iOS
Zoho Expense
Zoho Exp ense vous aide à mieux comprendre vos habitudes de conduite. Elle vous permet de suivre votre kilométrage de quatre manières différentes : en fonction du GPS, de la distance parcourue, de la position sur la carte point par point et de la lecture de l’odomètre. Nous n’en demandions pas tant.
Avantages
- Calculez automatiquement vos frais kilométriques avec une précision de 100 % en utilisant n’importe quelle méthode, comme nous l’avons indiqué ci-dessus
- Définissez des taux kilométriques spécifiques pour différentes politiques, départements ou centres de coûts
- Générez des rapports analytiques sur les frais kilométriques pour chaque utilisateur et optimisez les rapports en fonction des politiques de l’entreprise pour faciliter la déclaration d’impôts
- Direct Feed Integration (DFI) pour connecter les cartes d’entreprise à l’application Zoho Expense et accélérer le processus de réconciliation
Zoho Expense offre un service de déclaration de revenus conforme au GDPR. Cependant, si vous vous trompez encore, l’application envoie des notifications en temps réel concernant les violations de politiques, les entrées en double et les comportements frauduleux dans votre application ou dans les rapports axés sur les impôts.
Mon opinion personnelle
Selon moi, Everlance et Zoho expenses sont les meilleures applications de suivi des frais kilométriques. Mais cela ne signifie pas que j’ignore les autres applications. Chaque application mentionnée dans ce billet a l’un ou l’autre cas d’utilisation. Essayez donc de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins organisationnels.
Vous pouvez également consulter ces applications de suivi du temps par GPS.