甚麼是企業管理系統(ERP)？香港公司ERP System選擇教學

中小企及初創企業或者較少接觸企業資源規劃系統（ERP），但所謂「工欲善其事，必先利其器」，良好運用ERP絕對有助提高企業的營運效率。到底甚麼是ERP？這系統可以在哪裡找到？下文將會為各位老闆詳盡介紹，甚至推介免費使用ERP系統的方法，讓企業營運事半功倍！

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February 15, 2024 · 5 分鐘

照片源於Unsplash來自Alvaro Reyes

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您會從這篇文章中瞭解到：

甚麼是ERP 系統？

ERP 系統，全寫為「Enterprise Resource Planning」，直譯就是「企業資源規劃」，是一種包含各式各樣企業專用軟件的系統，特別適用於管理整個商務流程上。ERP系統所包括的操作有很多，例如前線銷售表現、供應鏈、財務、人力資源、行銷、商務報告等等。

企業可以利用一套 ERP 系統作全面管理，將本來分散於不同部門處理的公司日常事務，整合在一個大型系統上處理，無論是來自不同團隊的成員，同樣可以輕鬆使用。

一般的公司或零售商店可能對於這個概念未必有很深切的理解，或者會覺得其實自己只做小生意，不需要這些「企業級」的系統。然而，想深一層，就能理解到其實這些系統門檻沒有想像中高。

舉個例：你所做的是網店零售，售賣電腦配件，同時在深水埗黃金電腦商場有一個小小實體店作展覽銷售之用。ERP可以如何應用到這種簡單的營業流程上呢？

記帳
每單銷售都可以使用 ERP 系統記帳，無論是網店的銷售以及實體店賣了多少，都可以用同一個系統記錄，免去了手動合拼線上線下銷售的煩惱，減低出錯機會，每天的營業額就一目了然，而核數也變得相當方便。
存貨記錄
另外，如果店家需要向供應商入貨到店銷售，也可以用ERP系統記錄入貨出貨，清楚分開網店及實體店的存貨分配等。對於管理擁有超過一個銷售店的品牌來說非常有用。
網絡營銷功能
而在網上商店進行銷售，網絡廣告和eDM電郵行銷是集客推廣的關鍵。一個實用的 ERP 也會包括了這些功能，讓企業可以同時在系統中策劃推廣活動，並且快速準確地取得宣傳的成效報表。

為甚麼企業需要 ERP 系統？

雖然，不是每一家公司都「必須」要使用 ERP 系統，但使用 ERP 好處多多，例如：

整合多項系統於一身

其中一個 ERP 系統的最大好處，在於其統一性。有些公司的業務可能會牽涉不同的系統，例如倉存處理、銷售系統、財務報表等。如果分散使用各種不兼容的系統，或者有部份工序有使用系統，而部分則是人手處理的話，公司同事就需要逐每項細節獨立輸入及核對，令整個流程費時失事。使用ERP 系統就能將所有資訊及重要資料集於一身，不同部門處理重要資訊時就能更輕鬆簡單。

減低出錯機會

承接上面所說，當公司需要使用不同系統處理程序，而沒有一個統一系統處理的話，公司同事就會需要個別處理企業資料。由於每個系統獨立運作，當中所使用的格式、程序都可能有所不同，團隊在輸入或處理時就會有出錯的機會。特別是網上商店的營運模式越見流行，網店系統如果跟實體店不相同，而沒有統一ERP整合兩者的話，銷售報告、庫存等重要營運資訊就可能會出現混亂，引起骨牌效應，連帶會計核數、財務報表等等資訊同樣出錯，後果可大可小。利用統一ERP系統就能夠大大減低出錯機會，令整個營運流程更加順暢。

跨領域的資訊互通

以同一個系統處理所有商務程序，相比起獨立每個系統使用，更能夠運用到不同的資訊，協助企業有更大的成長能力。例如，以零售品牌為例，當銷售部門取得客戶的購物資訊、了解到客人的個人資料之後，可以將資料分享給行銷部門作為其後的推廣；而行銷團隊發送宣傳內容之後，客戶服務部亦可以用作會員通訊及管理上。另外，透過前線銷售的資訊，公司亦可以知道不同產品的銷售表現，以便採購部安排其後入貨的策略。

如果以簡單一句總結 ERP 系統的好處，就是能夠同時間優化現有營運程序，而同時推動企業的進步與發展。實際上，懂得好好運用 ERP 系統的優勢，好處遠比起單純的優化程序來得多。

哪些行業需要用到ERP?

ERP 的應用層面變得越來越廣，現在有越來越多公司都會使用。一般來說，使用 ERP 的都會是較大型及業務類型較傳統的公司，例如是批發商、大型零售商、貿易公司等。這些公司的特色是通常是人數較多，而行政、營運的流程也要經過不同部門，導致運作上的步驟相當冗重，要有一套完整的系統梳理。

另外，今時今日其實很多網上商店都會希望使用 ERP 系統，去整合物流出貨、銷售、行銷等的工序。特別是有實體商店作銷售店的品牌，有 POS （Point of sale）系統就更容易打通網店和實體店的「任督二脈」，互通線上線下銷售數據、客戶資料等，有利其後策劃企業發展的長遠路線。

而實際上，ERP 並沒有所謂較需要或不需要用的行業。如果你發現企業在營運上有一些「症狀」，例如是正在操作多個不同系統而導致行政混亂；個別系統只有一兩個實用功能，卻因為歷史原因不能輕易放棄現有系統；在客戶／商業伙伴上取得各種有用的營運資訊，卻無法套用在現有系統上，這一系列的企業營運症狀也令你值得考慮是否要用 ERP 系統。

香港ERP系統推介

說到這裡，可能你都已經做好心理準備去為企業申請 ERP 系統，開始全新的企業營運模式。如果你想申請ERP，選擇其實有很多。在香港，比較多企業會選用的有 Microsoft Dynamic 365 Business Central 、Oracle Enterprise Resource Planning (OERP) 等，這些都是著名的科技企業，在軟件方面的支援及所推出的功能、使用介面上都能夠符合簡易使用及高效率的原則。

另外，Odoo、萬達寶等也是專門做 ERP 系統的供應商，這些公司提供的服務則比較個人化，企業可以根據自身的需要，選擇不同的組合模組，或者指定的計劃去配合公司業務。收費方面，這些 ERP 系統通常都採取報價形式，根據企業需要的功能、複雜程度、是否需要額外串接其他軟件等，去個別度身訂造最適合方案。Odoo則是由企業自行選擇所需要的組件，每個獨立月費計算，比較「明碼實價」。