Memulai E-mail dengan Sopan dalam Bahasa Inggris (How to Start a Polite E-mail in English)
Zaman semakin berkembang dengan adanya sambungan internet yang membuat pekerjaan kita jadi terasa semakin mudah. Hampir semua aspek, rasanya, terhubung dengan internet. Begitu juga dengan kegiatan mengirim surat. Dewasa ini, hampir semua surat yang kita tulis dalam hidup kita berupa ketikan yang dibuat melalui komputer atau laptop pribadi.
Sekarang ini, kita mengenal surat elektronik atau dapat disingkat dengan e-mail (electronic mail) dalam Bahasa Inggris. Surat elektronik digunakan secara luas dalam berbagai bidang dan juga sebagai bentuk komunikasi secara profesional dari dan ke tempat kerja. Hampir semua surat yang masuk dari dan ke dalam tempat kerja berbasis e-mail dikarenakan kecepatan dan efisiensinya; kita tidak perlu menunggu lama agar surat kita dapat terkirim dan juga ketika menerima balasan.
Apakah fungsi lain dari sebuah e-mail? Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat elektronik atau e-mail:
- Sebagai alat komunikasi bisnis
Seperti yang sudah disinggung di atas, e-mail cenderung disukai sebagai sarana komunikasi bisnis karena kecepatan dan juga efisiensinya. Banyak dari rancangan dan keputusan dalam suatu bisnis didiskusikan melalui e-mail.
- Mudah untuk Berbagi Dokumen
Dengan adanya e-mail, kita tidak perlu takut tidak kebagian suatu dokumen penting, seperti kontrak kerja, laporan bulanan, atau dokumen penting lainnya yang berharga. Dengan mengirimkan e-mail ke rekan kerja, kita dengan mudah dapat saling berbagi dokumen dengan mereka.
- Sebagai salah satu media pemasaran
Keberadaan e-mail sangat membantu apabila kita bekerja pada divisi pemasaran pada sebuah perusahaan. Menawarkan barang atau jasa melalui e-mail sekarang ini lebih disukai karena selain pemasaran berbasis internet sedang sangat berkembang, memasarkan barang atau jasa melalui e-mail akan mempermudah kita menjaring lebih banyak orang.
- Sebagai salah satu media melamar pekerjaan
Mengirimkan surat lamaran pekerjaan melalui e-mail akan lebih mempermudah kita yang sedang mencari pekerjaan dan bagian HRD yang bertugas merekrut karyawan baru karena semua kelengkapan yang dibutuhkan telah dicantumkan dalam satu e-mail.
Itulah beberapa fungsi dari surat elektronik atau e-mail. Selain fungsi dari sebuah surat elektronik atau e-mail, ada satu hal penting lainnya yang harus kita ketahui. Hal tersebut adalah bagaimana memulai menulis e-mail dengan sopan, terutama ketika kita akan menulis sebuah e-mail dalam Bahasa Inggris.
Menulis sebuah e-mail yang bersifat formal dalam Bahasa Inggris memang membutuhkan waktu yang agak lama ketimbang menulis sebuah e-mail yang sifatnya informal dan tidak menggunakan Bahasa Inggris. Pemilihan kata-kata yang tepat harus dilakukan dengan cermat dan hati-hati agar tidak muncul silang pendapat atau kesalahpahaman antara kita dan sang penerima e-mail, terutama bila yang menerima e-mail kita adalah orang asing dengan Bahasa Inggris sebagai bahasa ibunya.
Tetapi, bagaimana caranya kita memulai e-mail yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris? Kata-kata seperti apa yang pantas untuk diucapkan dalam sebuah e-mail formal? Dalam artikel ini akan dibahas apa-apa saja yang harus diperhatikan ketika memulai sebuah e-mail dalam Bahasa Inggris dan contoh kata-kata yang dapat kita gunakan.
Di bawah ini akan dijabarkan elemen penting apa saja yang dibutuhkan untuk memulai sebuah e-mail dalam Bahasa Inggris dan contoh kalimatnya:
- Subject (Subyek)
Semua bentuk surat membutuhkan apa yang disebut dengan subject (subyek), termasuk e-mail. Subyek berfungsi sebagai gambaran awal dari sebuah surat. Diharapkan dengan adanya subyek, sang penerima akan mendapatkan informasi awal dari isi sebuah e-mail.
Contoh subyek yang dapat digunakan:
-
- Required Employees Meeting: Agustus 14th, at 10.00 a.m. (Rapat Wajib Karyawan: 14 Agustus, pukul 10.00 Pagi).
- Schedule for 2020 Monthly Meeting (Jadwal Pertemuan Bulanan Tahun 2020).
- List of Retired Employees (Daftar Nama Karyawan yang Sudah Pensiun).
- Gunakan salam yang pantas
Mulailah e-mail dengan mengucapkan salam kepada yang akan menerima e-mail kita, sebagaimana kita mengucapkan salam secara lisan. Salam dalam sebuah e-mail dapat terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu salam yang digunakan ketika kita belum mengetahui nama seseorang, salam yang digunakan ketika kita telah mengetahui nama seseorang, dan salam yang digunakan untuk menyapa sekumpulan orang dalam suatu divisi atau perkumpulan.
Contoh salam yang dapat digunakan dalam e-mail:
-
- Dear Professor Hayes… (Kepada Professor Hayes…)
- Dear Marketing Division Head… (Kepada Kepala Divisi Pemasaran…)
- Dear Sir or Madam… (Kepada Tuan atau Nyonya…)
- To Dean of Social and Political Science… (Kepada Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik…)
- Paragraf pembukaan atau perkenalan
Pada bagian ini, kita sebagai pengirim e-mail harus memperkenalkan diri kita. Fungsi dari paragraf ini adalah untuk membiarkan sang penerima surat tahu siapa kita dan dapat memberitahu sang penerima mengenai isi e-mail yang kita kirimkan.
-
- Contoh 1:
Dear Ms. Hutabarat,
First of all, allow me to introduce myself. My name is Lina Hanifah and I am from the Marketing Division of Sanjaya Company. I am sending this letter to you in order to inform you about the presentation of our company’s new products.
(Kepada Yth. Nn. Hutabarat,
Pertama-pertama, izinkan saya memperkenalkan diri. Nama saya Lina Hanifah dan saya berasal dari divisi pemasaran Perusahaan Sanjaya. Saya mengirim surat ini kepada Anda dengan maksud memberitahu Anda tentang presentasi produk-produk baru dari perusahaan kami.)
-
- Contoh 2:
Dear Mr. Mancini,
My name is Laura Singh and I am from the administration office of Faculty of Law, Melbourne University. I am writing this letter with the intention to inform you about the completeness of your retirement documents.
(Kepada Tn. Mancini,
Nama saya Laura Singh dan saya dari kantor bagian administrasi Fakultas Hukum Universitas Melbourne. Saya menulis surat ini dengan tujuan memberitahukan kepada Anda mengenai kelengkapan berkas-berkas pensiun Anda.)
-
- Contoh 3:
To Head of Human Resources Department of B Company,
First of all, allow me to introduce myself. My name is Mukti Panca and I am a graduate from University of Indonesia, Faculty of Economy. I am writing this letter as one of the requirement for a job as an accountant in your company.
(Kepada Yth. Kepala Departemen Sumber Daya Manusia Perusahaan B,
Pertama-tama, izinkan saya memperkenalkan diri. Nama saya Mukti Panca dan saya adalah lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Saya menulis surat ini sebagai salah satu persyaratan melamar pekerjaan sebagai akuntan di perusahaan Anda.)
- Badan surat
Badan surat bertujuan untuk menjelaskan lebih lanjut tujuan dari dikirimkannya sebuah e-mail. Kita harus tetap menjelaskan maksud dan tujuan kita mengirimkan e-mail kepada yang bersangkutan, sekalipun maksud dan tujuan kita telah diutarakan di bagian kalimat pembuka. Hal ini penting dilakukan untuk menghindari adanya kebingungan dari penerima e-mail.
-
- Contoh 1:
Allow me to say thank you for coming to our presentation at our company last week. We are grateful to know that you will be investing in our new products. With this letter, I have attached some documents and brochures so that you can share them with your team. Please inform me if you have questions regarding our products.
(Izinkan saya mengucapkan terimakasih karena Anda telah bersedia hadir pada presentasi di kantor kami minggu lalu. Kami sangat senang mengetahui bahwa Anda akan turut serta berinvestasi untuk produk-produk terbaru kami. Bersama surat ini, saya juga telah mencantumkan beberapa dokumen dan brosur yang bisa Anda bagikan kepada rekan-rekan setim Anda. Anda dapat menghubungi saya apabila Anda memiliki pertanyaan seputar produk-produk baru kami.)
-
- Contoh 2:
With this letter, I would like to inform you that your retirement documents are now complete and Dean Seagall has signed your retirement certificate. Please inform me the day you want to collect your documents, so that I can write down your name on the agenda.
(Melalui surat ini, saya bermaksud menyampaikan kepada Anda bahwa berkas-berkas pensiun Anda sudah lengkap dan Dekan Seagall juga telah menandatangani sertifikat pensiun Anda. Tolong informasikan hari apa Anda akan datang untuk mengambil dokumen-dokumen Anda, sehingga saya bisa mencantumkan nama Anda dalam agenda.)
-
- Contoh 3:
With this letter, I would like to inform you that I have enclosed all the files required for the position as accountant. I believe that all the documents may prove that I will be a valuable asset to the company as I already have 2 years of experience in the field of accounting.
(Melalui surat ini, saya ingin menginformasikn bahwa saya telah melampirkan semua berkas yang dibutuhkan untuk posisi sebagai akuntan. Saya yakin jika semua berkas itu dapat membuktikan bahwa saya bisa menjadi aset bagi perusahaan, terlebih karena saya telah memiliki 2 tahun pengalaman dalam bidang akunting.)
- Paragraf penutup
Setelah memaparkan maksud dan tujuan dari e-mail yang akan kita kirimkan, janganlah lupa untuk menuliskan paragraf penutup. Menuliskan paragraf penutup, seperti bagian-bagian lain dalam sebuah e-mail, harus ditulis dengan cermat dan sopan agar e-mail yang kita kirimkan dapat meninggalkan kesan yang baik di mata orang yang kita tuju.
-
- Contoh 1:
If you do not mind, I would like to meet you again on next Wednesday, to discuss about some of our products that perhaps catch your attention. Once again, thank you very much for being so nice and cooperative.
(Jika Anda tidak keberatan, saya ingin kembali menemui Anda pada hari Rabu minggu depan, untuk mendiskusikan beberapa dari produk kami yang mungkin menarik perhatian Anda. Sekali lagi, saya ucapkan terimakasih atas sikap kooperatif Anda.)
-
- Contoh 2:
Thank you for being patient all this time while waiting for your documents.
(Terimakasih sudah bersabar selama menunggu dokumen-dokumen Anda.)
- Tanda tangan
Dalam e-mail, janganlah lupa untuk mencantumkan tanda tangan. Tanda tangan yang dimaksud di sini adalah nama lengkap dan data lainnya yang berhubungan dengan identitas kita.
-
- Contoh 1:
Best regards,
Lina Hanifah
Marketing Division
Sanjaya Company
(Tertanda,
Lina Hanifah
Divisi Pemasaran
Perusahaan Sanjaya)
-
- Contoh 2:
Regards,
Laura Singh
Administration Office of Faculty of Law
Melbourne University
(Salam,
Laura Singh
Kantor Administrasi Fakultas Hukum
Universitas Melbourne)
Setelah kita mengetahui bagaimana memulai suatu e-mail dalam Bahasa Inggris, langkah terakhir yang harus dilakukan sebelum kita mengirimkan e-mail tersebut adalah memastikan tidak adanya kesalahan dalam pengetikan. Apabila semuanya sudah benar dan tepat sasaran, kirimkanlah e-mail yang sudah kita buat.
Melalui artikel ini, semoga kita semua bisa dan mampu menuliskan sebuah e-mail dengan sopan dan formal dalam Bahasa Inggris.
