Ferien, Ostern, Umstrukturierung: Im Offenbacher Bürgerbüro gibt es Termine erst in drei Wochen
Ob Passstelle, Meldewesen oder Kfz-Zulassung: Im Bürgerbüro müssen Offenbacher derzeit lange auf einen Termin warten. Doch Dezernent Martin Wilhelm hat eine Erklärung parat.
Offenbach – Schnell noch einen Termin beim Bürgerbüro für den Perso des Kleinsten machen? Kein Problem, denkt sich der Offenbacher und klickt sich durch die Online-Terminvergabe der Behörde. Schließlich ging das in der Vergangenheit immer zügig. Spätestens drei, vier Tage später konnte man am Schalter vorsprechen.
Am vergangenen Montagabend präsentiert sich das System allerdings hoffnungslos überlastet. Egal, ob Passstelle, Meldewesen oder Kfz-Zulassung. Die Meldung, die jedes Mal angezeigt wird, lautet: „Keine Termine vorhanden.“ Aber ein Bürgerbüro ohne Termine? Es reift die Überzeugung, dass es sich dabei nur um einen Softwarefehler handeln kann.
Dezernent Martin Wilhelm räumt Probleme ein
Am nächsten Morgen spuckt das System dann ein paar Termine aus. Allerdings nur für den 30. April. Also in drei Wochen. Für dringende Terminsachen mit einzuhaltenden Fristen kann es da knapp werden. Und auch der geplante Familienurlaub steht auf der Kippe. Denn ohne Personalausweis ist an einen Auslandsaufenthalt nicht zu denken.
Ein Besuch vor Ort im Bürgerbüro offenbart, dass es keine Einzelfälle sind, die aufgrund der aktuellen Terminknappheit in der Bredouille sind. Da ist zum Beispiel Erwin H. Er ist mit seiner Frau umgezogen und muss sich ummelden. „Ich brauche dieses Dokument bis spätestens in einer Woche. Aber auf einen Termin müsste ich laut der Homepage bis Anfang Mai warten.“ Er kratzt sich am Kopf, seine Frau steht neben ihm, sichtlich beunruhigt. Ihr Plan: „Wir gehen jetzt direkt an den Infoschalter und dann sollen die uns mal diesen Unsinn erklären.“
Eine Nachfrage beim fürs Bürgerbüro zuständigen Dezernenten schafft Klarheit. „Ja, wir haben aktuell ein Problem mit zu wenigen freien Terminen“, sagt Kämmerer Martin Wilhelm (SPD). Aufgrund der Osterfeiertage seien Kundenzeiten ausgefallen. Das erhöhe in solchen Wochen kurzfristig die Quote der ausgebuchten Termine.
Umstrukturierung in der Stadtverwaltung soll der Öffentlichkeit präsentiert werden
Dann könne es vorkommen, dass zeitweise keine freien Termine zur Verfügung stehen. „Hier empfiehlt es sich, immer mal wieder zu schauen, ob es wieder freie Termine gibt“, rät Wilhelm. Zur Erklärung: Die hessischen Osterferien dauern in diesem Jahr insgesamt drei Wochen. Aufgrund der Vielzahl der Mitarbeiter, die Kinder im schulpflichtigen Alter haben, sind Wilhelm zufolge Schulferien ebenso wie Brückentage im Bürgerbüro immer Haupturlaubszeiten, weil Betreuungsangebote in Schulen und Kitas nicht oder nur reduziert zur Verfügung stehen. „Folglich ist die zur Verfügung stehende Personalkapazität verringert, was sich auf die Anzahl der Terminangebote auswirkt.“
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Und dann gibt es da noch eine große interne Umstrukturierung in der Stadtverwaltung, über die Wilhelm offiziell noch nichts sagen will. Erst am kommenden Donnerstag wolle man das ausführlich der Öffentlichkeit vorstellen, sagt er. Bekannt ist, dass viele Hundert Einbürgerungsverfahren vom Ordnungsamt in die Zuständigkeit des Bürgerbüros übergeben werden. Und diese müssen laut Wilhelm aktuell parallel zum Tagesbetrieb abgearbeitet werden.
Termine im Online-System gibt es nur drei Wochen im Voraus
Warum aber auch keine buchbaren Termine zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen, erklärt Wilhelm folgendermaßen: „Termine sind im System nur für jeweils drei Wochen im Voraus freigegeben und buchbar.“ Eine längerfristige Freigabe führe erfahrungsgemäß dazu, dass Kunden sich vorsorglich mehrere Termine buchten und so freie Termine besetzten, obwohl sie gar nicht benötigt würden. „Wir überprüfen deshalb regelmäßig Doppelbuchungen und stornieren Mehrfachtermine, die dann ebenfalls wieder zur Verfügung gestellt werden.“
Zudem werden laut Wilhelm immer mittwochs zusätzliche Termine für die Folgewoche freigegeben, „sodass man eigentlich immer etwas Passendes finden kann“. Auch tagesaktuell würden abgesagte Termine immer wieder freigegeben und seien dann auch buchbar. Wilhelm verspricht darüber hinaus: „Wer aus nachweisbar triftigen Gründen einen Termin braucht, wird ihn auch bekommen.“
Erwin H. und seine Frau jedenfalls kommen eine halbe Stunde später mit einem Lächeln aus dem Bürgerbüro. „Wir haben denen unser Fristenproblem erklärt und sind sofort drangekommen.“ (Von Christian Reinartz)
Was im Pass-Notfall zu tun ist
Steht eine Reise an und man stellt kurzfristig fest, dass benötigte Dokumente abgelaufen sind und es gibt kein kurzfristiges Terminangebot, gibt die Stadt folgende Tipps: Die meisten europäischen Staaten akzeptieren bis maximal ein Jahr abgelaufene Personalausweise und Reisepässe (Informationen auf www.auswaertiges-amt.de). Ist die Reise mit abgelaufenen Dokumenten nicht möglich, können sich Kunden per E-Mail an buergerbuero@offenbach.de wenden und die Situation schildern. Dazu können Flugtickets oder ähnliche Nachweise der Dringlichkeit mitgeschickt werden. Das Bürgerbüro kümmert sich dann um einen schnellstmöglichen Notfalltermin.