Kniggewissen für Consultants Telefon oder E-Mail – welcher Kanal ist wann der richtige?

Das ist nichts Neues, stimmt‘s? Wenn man sich die Punkte anschaut, erkennt man, wo die Stärken und Schwächen der beiden Kommunikationswege sind. Daraus lässt sich auch gut ableiten, wann man besser telefoniert oder mailt. 

Hier empfiehlt sich das Telefonat 

• Sie sind neu im Business, in der Firma oder in der Position. 
• Sie kennen Ihr Gegenüber noch nicht persönlich. 
• Sie wissen nicht, wie Ihr Gegenüber kommuniziert. 
• Das Thema/die Frage kann falsch verstanden werden. 
• Sie haben viele Fragen. 
• Es sind einige Punkte zu klären 
• Sie möchten das Thema weiterentwickeln, Zusatzgeschäfte tätigen oder auch um eine Empfehlung bitten.

Trifft auch nur einer dieser Punkte zu, sollten Sie auf jeden Fall das Telefonat vorziehen.

Wozu brauche ich dann überhaupt E-Mails?

E-Mails sind aus unserer Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie nehmen den Großteil unseres beruflichen Austausches ein. E-Mails unter Kollegen und auch mit Kunden sind zu empfehlen, wenn Sie die oben genannten Punkte mit „Nein“ beantworten können. Denn permanentes Anrufen nervt. Es reißt einen oft aus einer konzentrierten Tätigkeit, einem Gespräch oder ist einfach nur zu einem unpassenden Zeitpunkt erfolgt.

E-Mails sind ideal wenn, 

• das Thema bekannt ist. 
• jeder Teilnehmer weiß worum es geht. 
• sie sich kennen. 
• kurze Absprachen reichen. 
• Sie ein Protokoll benötigen. 
• Zeitverschiebungen eine Rolle spielen. 
• Sie zu anderen Zeiten arbeiten als Ihr Gesprächspartner. 

Setzen Sie E-Mails sinnvoll ein 

Sie möchten ein wichtiges Gespräch per Telefon führen? Dann kündigen Sie das Telefonat per E-Mail an. Verbunden mit der Frage nach einem günstigen Zeitpunkt. Auch die Inhalte für ein Gespräch lassen sich vorher gut per Mail mitteilen. Fassen Sie nach einem Telefonat das Wichtigste per Mail kurz und knapp zusammen. Damit haben beide Gesprächspartner ein Protokoll, das sie später noch mal nachlesen können. 

Zu viele Telefonate und E-Mails nerven 

Egal ob Telefonat oder E-Mail – überlegen Sie sich, ob es notwendig ist, sofort Kontakt aufzunehmen. Oft macht es Sinn abzuwarten, um mehrere Dinge gleichzeitig zu klären. Manche Dinge erledigen sich auch von selber. 

CC ist die Postwurfsendung 2.0 

Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie cc verwenden. Setzen Sie jemanden nur auf cc, wenn es unbedingt erforderlich ist. Es reicht nicht, wenn Sie sich selbst nur absichern wollen. „Wieso weißt Du das nicht. Ich habe Dich doch auf cc gesetzt.“ Besonders Führungskräfte lesen häufig Mails nicht, wo sie auf cc gesetzt sind. Fragen Sie nach, wenn Sie sich nicht sicher sind. 
Denn Sie wirken sonst nicht kompetent und Ihre E-Mails kommen „spamig“ rüber. 

Damit Beteiligte über Vorgänge unterrichtet sind 

Fassen Sie hin und wieder einen Vorgang kurz zusammen und schicken Ihrem Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden ein Update. Sie werden sehen, dieser Weg der Kommunikation wird von allen Beteiligten als kompetent und angenehm wahrgenommen. Ihre E-Mails werden auch in Zukunft gelesen und beantwortet. 

Und was ist mit Chats? 

Chats stehen mit E-Mails nicht auf einer Ebene. Sie sind situativer und hin und wieder wie ein Brainstorming. Eben wie ein Meeting. Resultate sollten, wenn Sie wichtig sind, per Mail zusammengefasst und allen Beteiligten zugesandt werden. 
 
Bei E-Mails, Chats und Telefonaten gilt wie so oft: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. 
 
Ich freue mich über Ihre Nachricht – per E-Mail, Chat oder Telefon. 
 
Ihre Sabine Lansing