Registerpflichten für Stiftungen und gemeinnützige Organisationen im Überblick

Mit dem gesellschaftlichen Wandel nehmen die Anforderungen an transparentes Stiftungshandeln stetig zu: zur Stärkung des Vertrauens in den gemeinnützigen Sektor bemühen sich Stiftungsvorstände, Informationen über die Stiftung und deren Arbeit der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Gleichzeitig hat der Gesetzgeber jüngst zahlreiche elektronisch geführte und öffentlich einsehbare Register geschaffen, in denen eine Vielzahl an Informationen über die Stiftung gebündelt wird. Hintergrund sind die  Modernisierung des Stiftungs- und Gemeinnützigkeitsrechts und die voranschreitende Digitalisierung der (Steuer)Verwaltung.

Die Register stellen viele Stiftungsvorstände vor Herausforderungen: Oft mehrfache Eintragungen und regelmäßige Aktualisierungen der erforderlichen Daten in die einzelnen, bisher kaum vernetzten Register lösen einen großen bürokratischen Aufwand aus. Zusätzlich muss der in der Regel ehrenamtlich tätige Stiftungsvorstand den Überblick über die maßgebliche Rechtslage und die oftmals sanktionsbewehrten Eintragungspflichten behalten.

Mit diesem Beitrag geben wir Ihnen eine Übersicht über die jüngst aktualisierten oder eingeführten, für gemeinnützige Stiftungen maßgeblichen Register, zeigen die wesentlichen Eintragungspflichten auf und bieten Ihnen Orientierung in der schnell und unsortiert gewachsenen Registerlandschaft.

Überblick über die Register

Jüngst eingeführt oder reformiert wurden folgende für gemeinnützige Stiftungen maßgebliche Register sind:            

• das Transparenzregister mit Wirkung zum Oktober 2017;
• das Lobbyregister mit Wirkung zum Januar 2022;
• das Zuwendungsempfängerregister mit Wirkung zum Januar 2024; sowie
• das Stiftungsregister mit Wirkung zum Januar 2026.

Die Register sind allesamt öffentliche Register. Der Zugang der Öffentlichkeit ist nicht von einem berechtigten Interesse abhängig. Lediglich die Einsichtnahme in das Transparenzregister kann bei Vorliegen eines überwiegenden schutzwürdigen Interesses auf Antrag beschränkt werden.

Öffentlichen Glauben und Vertrauensschutz vermittelt ausschließlich das Stiftungsregister. Bei diesem darf die Öffentlichkeit auf das Schweigen vertrauen, nicht hingegen darauf, dass das Eingetragene auch richtig ist (negative Publizität).

Transparenzregister

Zielsetzung des Transparenzregisters ist die Bekämpfung und Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Steuerflucht. Hierzu sind die wirtschaftlich Berechtigten rechtsfähiger Stiftungen mit Sitz im Inland einzutragen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Stiftungen gemeinnützig oder privatnützig sind. Keine Mitteilungspflichten bestehen regelmäßig für nicht-rechtsfähige Stiftungen, die keine Unterhaltsleistungen an den Stifter und dessen Angehörige leisten. Tatsächlich wirtschaftlich Berechtigte einer rechtsfähigen Stiftung sind regelmäßig die einzelnen Mitglieder des Stiftungsvorstands.

Registerführende Stelle ist die Bundesanzeiger Verlags GmbH. Dieser sind die folgenden Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachnamen,
• Geburtsdatum,
• Wohnort,
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
• alle Staatsangehörigkeiten.

Verstöße gegen die Transparenzpflichten können empfindliche Bußgelder auslösen.

Lobbyregister

Mit dem Lobbyregister wurde ein neuer Rechtsrahmen für das Miteinander von Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft geschaffen, indem Kontakte zum Deutschen Bundestag und der Bundesregierung veröffentlicht werden. In das beim Deutschen Bundestag geführte Lobbyregister haben sich diejenigen gemeinnützigen Organisationen einzutragen, die selbst oder im Auftrag regelmäßig oder auf Dauer angelegt Interessenvertretung betreiben, indem sie auf Willensbildungs- und Entscheidungsprozesse des Bundes Einfluss nehmen. Die zu veröffentlichenden Pflichtangaben sind umfassend. Sie beinhalten neben den Angaben zur Stiftung auch persönliche Angaben zum Interessenvertreter selbst.

In Anbetracht der umfassenden Eintragungspflichten und der politischen Ausstrahlung der Tätigkeiten gemeinnütziger Organisationen ist sorgfältig zu prüfen, ob und in welchem Umfang eine Eintragung in das Lobbyregister vorzunehmen ist. Dies gilt insbesondere für Berufs- und Dachverbände, die in regelmäßigem Austausch mit den Bundesministerien stehen.

Zuwendungsempfängerregister

Das Zuwendungsempfängerregister dient der Information der Öffentlichkeit über den Status als begünstigte, zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen berechtigte gemeinnützige Organisation. Mit fortschreitender Digitalisierung soll das Zuwendungsempfängerregister zukünftig der Vereinfachung des Spendenabzugsverfahrens dienen, indem Spendenbescheinigungen für Organisationen, Spender und die Steuerverwaltung digital erstellt und übermittelt werden.

In das beim Bundeszentralamt für Steuern zentral geführte Zuwendungsempfängerregister werden alle inländischen gemeinnützigen Organisationen, juristischen Personen des öffentlichen Rechts sowie Parteien und unabhängige Wählervereinigungen aufgenommen, die berechtigt sind, über Spenden und Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) auszustellen. Ab dem 1. Januar 2025 sind auch gemeinnützige Körperschaften einzutragen, die ihren Sitz im europäischen Ausland haben und in Deutschland die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung als gemeinnützige Körperschaft erfüllen. Im Gegensatz zu den inländischen gemeinnützigen Körperschaften, deren Daten automatisch von den zuständigen Finanzämtern an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet werden, müssen europäische gemeinnützige Körperschaften selbst tätig werden und sich unter Mitteilung der erforderlichen Daten beim Zuwendungsempfängerregister registrieren.

Einführung des Stiftungsregisters

Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 wird das Stiftungsregister als zentral beim Bundesamt für Justiz geführtes Behördenregister eingeführt. Das Stiftungsregister wird ausschließlich rechtsfähige Stiftungen des bürgerlichen Rechts erfassen. Nicht-rechtsfähige Stiftungen sowie Stiftungen des öffentlichen Rechts sind nicht einzutragen. Die Eintragungspflicht obliegt auch hier dem Vorstand: einzutragen sind Stiftungen nach Anerkennung durch die Stiftungsbehörde (Ersteintragung) sowie wesentliche Änderungen, bspw. der Wechsel von Vorstandsmitgliedern und Änderungen der Satzung.

Einzureichen sind neben der Anerkennungsbescheinigung, Bestellungs- und Abberufungsentscheidungen sowie Grundlagenbeschlüsse auch die Satzung. Das Stiftungsgeschäft unterliegt keiner Veröffentlichungspflicht. Bei der Abfassung der aus Stiftungsgeschäft und Satzung bestehenden Gründungsdokumente ist daher genau abzuwägen, welche Informationen in das nicht einzureichende Stiftungsgeschäft aufgenommen werden können.

Bis zur Einführung des Stiftungsregisters wird sich die Rechtspraxis zum Nachweis der Existenz und der Vertretungsverhältnisse weiterhin auf die Stiftungsverzeichnisse der Länder und die Vertretungsbescheinigungen verlassen müssen.

Empfehlungen für den Umgang mit den Registern

Mit den zunehmenden Anforderungen an transparentes Stiftungshandeln raten wir gemeinnützigen Organisationen dringend

• sich mit den Registern vertraut zu machen,
• die hinterlegten Daten regelmäßig auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität zu überprüfen,
• erforderliche Angaben einzuholen, aktuell zu halten und den einzelnen Registern in erforderlichem Umfang mitzuteilen.

Ergänzend ist regelmäßig zu prüfen, ob Eintragungspflichten bestehen – unterlassene Meldungen sind in Abstimmung mit Ihren rechtlichen und steuerlichen Beratern unverzüglich nachzuholen. Gern unterstützen wir Sie – sprechen Sie uns bei Fragen an.