¿Qué es el control interno contable?
El control interno contable abarca los métodos implementados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, cumplir con los objetivos operativos y de rentabilidad, y transmitir las políticas de gestión en toda la organización. Estos se superponen a los procedimientos operativos normales de una compañía.
Esta superposición responde a la intención de proteger los activos, minimizar errores y garantizar que las operaciones se realicen de manera aprobada. No hay sistemas de controles internos idénticos, pero muchas filosofías de controles con respecto a integridad financiera y prácticas contables se han convertido en prácticas estándar de gestión.
El control interno tiene un precio, que es que las actividades de control con frecuencia frenan el flujo natural de los procesos de una empresa, lo que puede reducir su eficiencia general. Un concepto clave es que incluso el sistema más completo de control interno no eliminará por completo el riesgo de fraude o error.
Siempre habrá algunos incidentes, generalmente debido a circunstancias imprevistas o un esfuerzo excesivamente determinado de alguien que quiere cometer fraude.
Elementos del control interno contable
Separación de tareas
La separación de funciones implica dividir la responsabilidad de la contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Los deberes adicionales están separados, hay menos posibilidades de que un solo empleado cometa actos fraudulentos.
Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de contabilidad, compartir responsabilidades entre dos o más personas, o requerir que tareas críticas sean revisadas por compañeros de trabajo puede servir para el mismo propósito.
Controles de acceso
Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener fuera del sistema a los usuarios no autorizados.
Además, proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias.
Auditorías físicas
Las auditorías físicas incluyen el recuento manual del efectivo y de cualquier activo físico registrado en el sistema de contabilidad; por ejemplo, inventarios, materiales y herramientas.
El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los saldos de las cuentas, que son pasadas por alto en los registros electrónicos.
El conteo de efectivo en los puntos de venta puede hacerse diariamente o incluso varias veces por día. Los proyectos más grandes, como el conteo manual del inventario, deben realizarse con menos frecuencia, tal vez trimestralmente.
Documentación estandarizada
La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras —como facturas, requisiciones internas de materiales, recibos de inventario e informes de gastos de viaje— puede ayudar a mantener la consistencia en el mantenimiento de registros a lo largo del tiempo.
El uso de formatos estándar de documentos puede facilitar la revisión de registros del pasado al buscar el origen de alguna discrepancia en el sistema. La falta de estandarización puede hacer que los elementos sean pasados por alto o malinterpretados en dicha revisión.
Balances de prueba
El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad al garantizar que los libros estén siempre equilibrados. Aun así, es posible que los errores hagan que el sistema se salga de balance en un momento dado.
El cálculo de balances de prueba diarios o semanales puede proporcionar información periódica sobre el estado del sistema. Esto permite descubrir e investigar las discrepancias lo antes posible.
Conciliaciones periódicas
Las conciliaciones contables pueden garantizar que los saldos del sistema de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades, como bancos, proveedores y clientes a crédito.
Por ejemplo, una conciliación bancaria implica comparar los saldos de efectivo y los registros de depósitos y recibos entre el sistema de contabilidad y los estados de cuenta bancarios.
Las diferencias entre estos tipos de cuentas complementarias pueden revelar errores o discrepancias en las propias cuentas. También pueden demostrar que los errores puedan originarse en las otras entidades.
Autoridad para aprobación
Exigir que gerentes específicos autoricen ciertos tipos de transacciones puede agregar una capa de responsabilidad a los registros contables. Así se demuestra que las transacciones han sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades correspondientes.
Exigir una aprobación para poder realizar grandes gastos y pagos evita que empleados sin escrúpulos ejecuten grandes transacciones fraudulentas con los fondos de la compañía.
Objetivos
Salvaguardar los activos de la empresa
Los controles internos bien diseñados protegen los activos de pérdidas. La pérdida podría ser una pérdida accidental, que se produce a partir de errores honestos cometidos por las personas. También podría ser una pérdida intencional, que resulta de actividades fraudulentas intencionales.
Garantizar la confiabilidad e integridad de la información financiera
Los controles internos garantizan que la gerencia cuente con información precisa, oportuna y completa —incluidos los registros contables— para planificar, controlar y reportar las operaciones del negocio.
Garantizar el cumplimiento de las leyes
Los controles internos ayudan a garantizar que la empresa cumpla con las numerosas leyes y reglamentaciones nacionales, estatales y locales que afectan las operaciones del negocio.
Promover operaciones eficientes y efectivas
Los controles internos brindan un entorno en el cual los gerentes y el personal pueden maximizar la eficiencia y efectividad de las operaciones.
Cumplimiento de metas y objetivos
El sistema de controles internos proporciona un mecanismo para que la gerencia supervise el logro de metas y objetivos operacionales.
Ejemplo
Los activos líquidos siempre necesitan más protección que los activos no líquidos, porque son más fáciles de robar; por ejemplo, tomar dinero en efectivo.
El efectivo es el activo más líquido y puede ser fácilmente robado por cualquier empleado que lo maneje. Para proteger el efectivo de la empresa es que se implementan controles internos especiales.
El control interno de separación de deberes se usa a menudo con el dinero en efectivo. Este control requiere que la persona que recibe el efectivo del cliente y la persona que registra el recibo de efectivo en el sistema contable nunca sean el mismo empleado.
De hecho, algunos sistemas de control interno van un paso más allá y requieren que un empleado cobre el efectivo, otro lo deposite en el banco y otro diferente lo registre en el sistema contable.
Al segmentar los deberes de cada empleado, ninguna persona puede por sí sola cobrar el efectivo, depositarlo y registrar la venta en la contabilidad. Esto previene el fraude, porque así una persona no puede embolsarse parte del efectivo cobrado y registrar un monto menor del recibo de efectivo en el sistema contable.