什麼是採購訂單？ 格式、示例和模板

電子商務和零售業在全球範圍內蓬勃發展。 如果您擁有一家電子商務商店，只需了解發票、採購訂單和裝箱單等術語之間的差異就有助於促進您的運營。

整個電子商務和零售過程從購買商品開始銷售。 沒有這一步，就沒有好賣的。

您需要全面了解採購流程。 了解採購訂單是什麼及其運作方式對您的業務至關重要。

您還將了解採購訂單和發票之間的區別、如何跟踪採購訂單以及自動化採購訂單流程。

什麼是採購訂單？

採購訂單是您（買方）發送給供應商（賣方）的文件，表明對貨物和服務訂單的請求。 換句話說，它是買方發送給供應商以確認購買的法律文件。

該文件包含有關訂購物品類型和數量的所有詳細信息。 它顯示了商定的商品價格和付款條款和條件。 買家使用採購訂單來確保准確交付訂購的產品。

採購訂單對買方和供應商都有利。 採購訂單的引入使採購過程變得簡單和負責。 此外，它還允許付款跟踪和記錄保存。 通過採購訂單，企業可以指定他們想要的商品類型以及他們想要的時間。  

買家使用電子系統提交採購訂單以進行有效跟踪。 還有一些採購訂單模板可以節省您從頭開始創建模板的時間。

採購訂單提供了必要的詳細信息，有助於買方和供應商保持準確記錄。 這是每個企業主都需要了解的小型企業簿記基礎知識之一。

每個採購訂單包括以下內容：

• 採購訂單編號
• 帳單地址
• 發貨日期
• 貨物、所需數量和價格
• 條款和條件。

通常，您提供的信息越多，您的採購訂單就越有效。 但是，特定訂單將包含更具體的細節。

採購訂單的法律狀態

採購訂單是採購商和供應商之間的合法合同。 採購訂單在離開公司採購部門並發給供應商之前，必須得到公司的批准。 買家應謹慎地將他們的要求傳達給供應商，以避免任何一方出現任何形式的混淆。

一個常見的誤解是採購訂單文件僅用於記錄保存。 但是，它可以用來解決買賣雙方之間的任何爭議。 如果買方因誤解信息而拒絕付款，則該文件的法律合同地位保護/捍衛賣方。

為了在這種情況下保護買家，最好有採購訂單確認。 這意味著賣方同意文件中的條款並且合同已蓋章。

採購訂單如何運作？

採購訂單只是從買方發送給賣方進行購買的文件。 但是，從買方訂購貨物到供應商交付貨物，創建採購訂單需要遵循一些流程。

• 確定緊迫的需求。 在買家下訂單之前，他或她必須能夠確定供應商的商品或服務可以滿足的緊迫需求。 在確定這種需求時，買方應該說明需要什麼產品、足夠的數量以及後續購買的頻率。 例如，如果您的公司需要類似紙箱的箱子來向客戶交付貨物，您將需要計算您需要多少箱子、何時需要它們以及您下訂單的頻率。 如果您因即將到來的假期而想長期下單，您可以查看上一年的總訂單，並估算出足夠的數量。

• 準備採購訂單。 買方應根據必要的信息準備採購訂單並將其發送給供應商進行確認。 發送採購訂單時，請指明您何時需要批准以保持流程快速進行。 確認響應應該在合適的時間出現以滿足買方的日程安排，或者應該給買方一個舒適的時間，以便在需要時尋找其他供應商。
• 起草綜合採購訂單 (PO) 條款和條件。 確保您起草涵蓋所有可能結果的全面採購訂單條款和條件。 讓它涵蓋有關取消訂單的可能性的詳細信息，只是為了設定明確的界限並保持雙方之間的良好關係。 從之前的例子中吸取教訓，在找到可以提供箱子的供應商後，起草您的採購訂單，概述您需要的箱子數量以及何時需要它們。
• 確認採購訂單。 一旦採購訂單到達賣方，他們就可以完成請求並確認他們是否可以完成訂單 在所需數量和交貨時間方面。 以卡通盒裝運為例，您的供應商將審查您的訂單並檢查他們的運輸能力是否能夠滿足您的要求。 他們還將仔細閱讀文件所附的條款和條件。
• 採購訂單的批准。 如果供應商可以滿足買方的訂單要求，他們將批准採購訂單，從而使其成為雙方之間的合法合同。 從上面的示例中，如果您的供應商可以執行您的請求，他們將向您發送採購訂單文檔的批准副本以供確認。 這意味著買賣雙方都同意文件中關於貨物價格、數量、交貨時間等的條款和條件。
• 提供產品或服務。 採購訂單獲得批准後，供應商有責任按照採購訂單的約定提供產品或服務。 在此期間，供應商可以針對採購訂單中的金額生成發票並將其發送給買方。 發票應概述購買的貨物、交付的數量和欠款。 例如，在採購訂單獲得批准後，您應該會收到您的訂單（卡通盒）以及一張顯示您欠款金額的發票。 您的供應商會有付款條件，即訂購貨物的付款期限。 截止日期可以設置為開具發票後的 15-30 天。 供應商希望您在開具發票後的最後期限內付款。
• 發票支付。 最後階段是您（買方）負責支付發票 關於賣方指示的付款條件。 您有責任根據採購訂單中商定的付款條件進行必要的付款。

採購訂單的格式

為了使採購訂單有效地向供應商傳達請求，它需要包含適當安排的正確信息。

您準備好起草貴公司的採購訂單了嗎？ 這是您需要的格式。

• 標題- 採購訂單文檔的第一個信息應該是標題。 您可以在此處提供公司詳細信息，即公司名稱、公司地址、採購訂單日期和採購訂單編號。
• 供應商信息- 在標題之後，您提供採購訂單收件人的詳細信息。 您需要提供供應商公司名稱、您的聯繫人姓名和供應商公司地址。 確保您提供的信息有效。
• 發貨詳細信息——在採購訂單文件中，您需要指明訂單將發送到哪裡、使用的發貨方式、涉及的發貨條款以及預計的交貨日期。
• 訂單詳細信息- 文檔中的下一個信息是訂單詳細信息。 它是您對訂購的商品進行全面描述的地方。 對於您訂購的每件產品， 提供一列指示 SKU 編號、項目名稱/描述、單位數量、每單位價格、每個產品的交貨日期和總價。
• 結論– 通過匯總產品總價來完成採購訂單文件。 說明是否有任何折扣、優惠券、稅金和運費。 請註明扣除必要的額外費用後的總額。

採購訂單類型

並非所有採購訂單的創建方式都相同。 如果您之前看過或創建過採購訂單，那麼您還需要了解其他類型。 採購訂單有四種類型，它們的區別在於它們的用途和它們包含的信息。

如果您已經看到採購訂單並且無法區分，您應該能夠在本節之後識別不同的類型。

以下是四種類型：合同採購訂單、一攬子採購訂單、計劃採購訂單和標准採購訂單。

1. 合同採購訂單

合同採購訂單是最正式的採購訂單類型。 對於此類訂單，買方和賣方必須在發出有關合同的採購訂單之前簽署一份合同，說明採購條款​​和條件。

這種類型的採購訂單為相關雙方提供了最安全的法律保護。 通常，合同中會省略項目清單。 合同採購訂單的目的是在雙方之間建立協議。

例如，一家物流公司用完包裹的定制交付箱，將不得不與供應商就項目、數量、定價、交付日期和貨物（交付箱）的條款簽訂合同，並跟進採購訂單文件。 合同僅包含協商的條款和條件，而主訂單包含所有其他詳細信息。

在這種情況下，兩家公司將簽訂法律合同協議。 合同採購訂單用於建立買方和賣方之間的長期關係。

2. 一攬子採購訂單

一攬子採購訂單通常是長期訂單。 在一攬子採購訂單的情況下，買家由於某些原因一次下多個訂單。 買家可以下多個訂單以協商採購訂單文檔中的折扣價格。

大多數情況下，在製作一攬子採購訂單時，訂單的有效性有一個時間框架。 此外，在此期間訂購的商品數量有上限。 一攬子採購訂單通常包含採購訂單條款和條件、要購買的項目列表、折扣和定價詳細信息。 它不包括整個採購訂單的交貨日期和交貨地點。

例如，如果物流公司在從單個供應商處訂購多個定制交付箱時可以獲得折扣優惠，那麼他們將製作一攬子採購訂單文檔以在箱子上下訂單。

3. 計劃採購訂單

當買家估計和計劃公司未來的需求時，就會發出計劃採購訂單。 在這種情況下，買方是提前提交採購訂單。

計劃採購訂單文檔指明了項目、數量、定價和付款詳細信息。 但數量是基於推測的猜測，交貨日期可能不確定。

例如，如果一家物流公司決定下一個計劃的採購訂單，這意味著他們將估計有多少個送貨箱足以在一段時間內以非常方便的交貨時間表運送客戶的包裹。

實質上，計劃採購訂單不包括確認的交貨日期和地點，但將包括有關訂單的所有其他詳細信息。 計劃採購訂單文檔中的任何日期和地點都被認為是暫定的。

4. 標准採購訂單

標准採購訂單是最常用的採購訂單類型。 此外，它是最容易理解的採購訂單類型，因為它們是最詳細的。

對於標准採購訂單，買方非常清楚他們提供的有關訂單的信息。 標准採購訂單包含一個項目清單、每個項目所需的數量、每個項目的價格、交貨日期、交貨地點以及付款條款和條件。

這種類型的採購訂單可以根據買家的需要進行調整以適應不同的功能。

以物流公司為例，他們可能決定下標准採購訂單，因為他們確切地知道他們需要多少個定制送貨箱以及他們希望何時送貨。 採購訂單將包括所需的箱子數量、每箱定價、總定價、交貨時間表和付款條件。

採購訂單和發票的區別

採購訂單從買家發送給賣家，說明購買物品的請求。 訂單包括從定價、所需數量到付款條件以及交貨時間表等有關購買物品的所有詳細信息。

發票是賣方在買方提交採購訂單後準備的文件。 發票是不可轉讓的文件。 賣方准備發票，意味著他們已同意採購訂單文件中的條款，並準備提供訂單中規定的商品或服務。 在此階段，賣方不願意進一步協商條款或更改任何協議。

採購訂單和發票之間的主要區別在於其服務目的和其中包含的詳細信息。 採購員創建採購訂單，而供應商創建發票。

對於買家而言，採購訂單是一份全面且有條理的文件，用於表達對供應商對商品和服務的需求。

在文件中，將說明採購訂單的條款和條件，因此供應商是否同意這些條款取決於供應商。 如果供應商同意，則法律合同已經簽訂。 採購訂單使買賣過程變得輕鬆順暢。 它可用於記錄保存和付款跟踪。

組織良好的採購訂單文件使公司可以輕鬆編制財務報表。 有了它，您可以在約定的時間跟踪和接收您訂購的確切商品。

採購訂單在兩家公司之間建立了牢固而長期的關係。 它可以用來解決日後可能出現的小誤會。 採購訂單包含比發票更多的詳細信息。

對於供應商而言，發票用於禮貌地向買家索要交付給他們的產品的欠款。 換句話說，發票是提醒買家尚未為他們訂購的商品付款。 發票的使用有時會給買家提供延期付款的機會。 發票僅用於企業對企業的交易，不涉及公司和個人消費者。

B2B 交易比企業對客戶的銷售更可靠。 在 B2B 銷售中，賣家可以放心，買家會在可能的情況下付款。

如何跟踪採購訂單

在整個採購過程中跟踪採購訂單至關重要。 這樣做是為了確保您收到您訂購的確切產品，並且您只需為這些產品支付一次費用。

當您的業務增長並且您到達採購訂單變得難以保存的階段時，採購訂單的跟踪變得更加重要。 如果您的業務已經到了這個階段，最好盡快實施採購訂單跟踪。

採購訂單只是為了簡化記錄保存過程，但有時也會變得複雜。 幾十年前，採購訂單是紙質的。 對於兩家公司之間的每筆交易，都會創建兩個副本。 一份副本將發送給另一家供應商，而另一份副本將保留以供記錄之用。

對於每筆新交易，採購訂單都會不斷浮動，企業將在運營的某個時刻塞滿副本。 幸運的是，有新的更好的方法來跟踪採購訂單，而無需到處發送文件。 讓我們來看看。

如何以電子方式跟踪採購訂單

有幾種方法可以在沒有太多工作和悶熱的物理環境的情況下跟踪採購訂單。

1. 使用 Microsoft Excel

跟踪採購訂單的最常用方法之一是使用 Microsoft Excel。 您可以從頭開始創建跟踪文檔或下載免費的 Excel 採購訂單跟踪模板以使其更容易。 使用 Excel 進行採購訂單跟踪，您一定不會丟失文檔或面臨計算錯誤。

使用 Excel 生成的採購訂單通常通過電子郵件發送，並且可以隨時檢索。 它們也以數字方式存儲，這比用紙質訂單存放櫥櫃要好得多。

使用 Excel 的缺點之一是您的採購訂單可能會發送到錯誤的電子郵件。 它可能會被意外發送給公司以外的人。 此外，它們很容易被篡改，因為無法驗證是否發生了篡改。

Excel 生成的採購訂單也被打印出來以供相應人員進行批准簽名。 或者，您可以使用 PDF 編輯器和填表人來添加適當簽名者的簽名。

小型企業或個體經營者可以使用 Excel 進行採購訂單跟踪，但採購訂單處理得越多，出現問題的可能性就越大。

2. 使用採購系統

採購系統是生成採購訂單、跟踪訂單並將其與其他系統集成的應用程序。 他們處理幾乎所有的採購管理職責。  

大多數企業認為，使用採購系統是跟踪採購訂單的最佳方式。 採購系統的一個好處是它們處理整個跟踪過程的很大一部分。

基於雲的採購系統可用於在任何位置、任何設備上進行實時跟踪。 在任何時間點，公司的員工都可以查看採購訂單並在很短的時間內獲得所需的信息。 採購訂單也會自動與相應的發票相關聯，這樣買家就不會對採購訂單進行錯誤的付款。

3.使用庫存管理系統

採購系統和庫存管理系統之間沒有太大區別。 庫存管理系統就像採購系統的一部分。 採購系統流程包括庫存管理系統。

不需要採購系統全套服務的企業可以使用庫存管理系統。 在這種情況下，您可以使用庫存管理軟件來跟踪您的庫存和採購訂單。

基於雲的庫存管理系統可以像採購系統一樣具有自動化、完全安全和實時採購訂單跟踪功能。

要為您的公司獲得最佳跟踪服務，請選擇符合您企業需求的正確方法。 對於 excel 生成的採購訂單，有許多模板可以在線下載。 對於庫存管理系統生成的採購訂單，您可以在使用庫存管理軟件時獲得免費模板。

採購訂單對您企業的重要性

儘管它對企業有明顯的好處，但許多組織仍然認為沒有必要使用採購訂單，無論是紙質方式還是電子方式。 他們認為，經過多年的運營，他們已經與供應商建立了牢固的關係，無需正式組織採購流程。

小型企業的所有者在啟動階段通常有簡單的採購流程。 隨著公司的發展，越來越多的人參與購買過程，它開始變得複雜。 當與供應商的關係發展時，採購流程也會發生變化。

在公司成長的某個時期，需求增加，採購流程變得更加複雜、具體、龐大和緊迫。 在這個階段，如果採購訂單沒有正確使用或管理，就會有很多錯誤的空間。

在這種情況下，如果買家收到的訂單沒有採購訂單編號或必要的參考詳細信息，以後很難找出錯誤。 像這樣的情況在買賣雙方之間建立了複雜性。

採購訂單作為文件提供法律保護和每個採購流程的明確細節。 採購訂單的使用簡化了訂單跟踪、記錄保存和財務報表（如資產負債表和損益表）的編制。 它讓雙方有機會參考幾年前發生的交易。

此外，當某些時候出現問題時，他們可以查看文檔以了解問題出在哪裡。

為什麼要自動化採購訂單流程

使用紙質採購訂單跟踪系統的企業更有可能處理過多的文件。 對於一個採購週期，您可能需要處理大約 6 到 7 個不同的文件，例如採購訂單、發票、申請、裝箱單、訂單批准文件、報價單等。

想像一下，您必須將所有這些文件保留一個週期，而您的公司平均每月執行兩個採購週期，體積龐大，對嗎？

您必須跟踪每個週期的所有這些文件，以使您的會計更容易，而依賴文件可能是危險的。

以下是您應該從紙質系統切換並自動化採購訂單流程的一些原因。

• 不易損壞–基於紙張的系統管理起來風險很大，因為紙張可能會放錯地方、損壞或燒毀。 採購流程需要可靠的記錄管理。 如果這些文件丟失或損壞，複製發票、請求和採購訂單等文件將更加困難。 您的公司將不得不花費時間、精力和金錢來恢復丟失的文件。 當您自動化採購訂單流程時，它不太容易受到損壞。
• 花費更少的時間和精力——基於紙張的系統需要一個適當的歸檔系統，該系統應該被組織、監控和定期更新。 歸檔系統將佔用辦公室的大量空間（隨著更多的採購週期而不斷增加）。 隨著時間的推移，空間會越來越大，員工需要花費大量的時間和精力來維護空間的順利進行。 此外，幾年後參考系統中的文檔對公司來說可能很乏味，因為可能需要數小時才能找到正確的文檔。 使用採購訂單軟件程序自動化您的採購流程，通過使用電子方式處理必要的文件，將整個採購操作數字化。 這些文檔在單個系統中進行跟踪，從而縮短了搜索文檔的時間。 進行審計跟踪是為了讓您隨時了解對文檔採取的任何操作。 您可以向供應商上傳採購訂單、發票和請求，以跟踪必要的信息。
• 將採購訂單輕鬆轉換為發票——採購訂單流程的自動化使公司可以更輕鬆地將訂單轉換為發票，從而加快付款流程。 此外，電子採購過程可以避免因損壞而丟失信息的風險。

採購申請和採購訂單

作為企業主，如果您的公司不使用採購訂單，您很可能不知道您的員工在購買商品時遵循的流程。

使用電子採購系統，您可以創建一個採購流程，指導誰購買任何東西，以及他們可以在未經批准的情況下花費多少。 涉及大量資金的採購訂單應在有效的採購訂單控制之下。 是為了保證在合同蓋章前，右手簽字。

從本質上講，對貴公司的消費習慣有相當大的了解將使您有機會為公司的進步做出數據驅動的理性決策。

使用採購申請，您的員工可以對保持工作正常運行所需的物品提出正式請求。 一些組織已經通過通知員工在經理執行採購過程時將他們的請求提交給經理來做到這一點。 但更好的方法是創建採購訂單申請表並要求所有員工填寫。

申請表包含批准申請所需的所有必要信息。 也可以在確認請購單時將其附加到採購訂單表中。 一旦您的員工開始使用採購申請格式，您會發現很容易跟踪購買的物品並根據平均每月支出製定年度預算。

此外，您還可以了解這些用品的使用方式並製定儲蓄計劃。 控制採購流程的董事會將維持預算並拒絕任何超出預算的請購單。

採購訂單控制單元還可以使用申請來發現採購模式。 它將幫助他們批量購買並要求批量折扣（如果可能）。 以數字方式創建請求可以減少處理時間，因為請求最多的項目可以從提供最優惠價格的供應商處加星標並添加到目錄中。

當申請成為貴公司的常態時，您可以開始根據這些申請起草採購訂單。 隨後，您將在付款前通知您的供應商您將發送一份正式的採購訂單文件。 您的供應商很可能會歡迎您的想法，因為這對雙方都有好處。

當控制單元有待處理的請求時，負責的採購員將準備一份採購訂單表並將其提交給供應商。 供應商將傳達他們在文件中發現的任何問題（如果有）。 如果沒有問題，他們將在買家付款後交付訂單和發票。

如果您使用的是電子採購系統，那麼將申請表轉換為採購訂單表很容易。 將申請編號附加到採購訂單編號後，您可以輕鬆跟踪從請求到交貨的採購流程。 一旦控制單元批准，申請將自動轉換為採購訂單。

標準化申請和採購訂單的組合可能需要一些時間。 但這樣做有助於您的採購訂單跟踪流程。 監控公司的消費習慣是促進公司增長的一種好方法，可以通過從最低級別跟踪採購訂單來完成。

採購訂單常見問題