Demande de Propositions (RFP pour « Request For Proposals »)

No. D’Achat et Intitulé : PR#05-24-0387 / Recrutement d'un Consultant Ingénieur en Solutions Solaires pour le bureau Helen Keller à Bamako.

Date d’émission du RFP : 15 mai 2024

Date limite pour la présentation des propositions : 22 mai 2024 à 12h00 heure du Mali Les propositions doivent être placées dans une enveloppe et déposées au bureau Helen Keller Mali."

Maître d’Ouvrage : Helen Keller International (Helen Keller Intl)

Lieu de Prestation :   Bamako/Mali et en Afrique

Contenu de ce Document

SECTION 1 : Introduction, admissibilité des soumissionnaires, et définitions 1

SECTION 2 : Étendue du travail 2

SECTION 3 : Instructions relatives aux propositions 3

SECTION 4 : Critères d’évaluation et bases pour l’attribution. 5

SECTION 5 : Source de financement et code géographique autorisé. 7

SECTION 6 : Validité de la proposition, date limite de dépôt des offres et instructions 7

SECTION 7 : Négociations 7

SECTION 8 : Modalités des appels d’offres 8

ANNEXE A : Déclaration de conflit d’intérêts 9

Il est recommandé que les soumissionnaires lisent cette RFP et toutes les pièces jointes dans leur intégralité, en accordant une attention particulière aux instructions et aux exigences. L'émission de cette RFP n'oblige en aucun cas Helen Keller International à octroyer un contrat et à payer les dépenses engagées pour la préparation et la soumission d'une proposition. Tous les destinataires de cet appel d’offres doivent traiter toutes les informations et tous les détails inclus dans la présente de manière confidentielle.

SECTION 1 : Introduction, admissibilité des soumissionnaires, et définitions

Introduction

Helen Keller International (Helen Keller Intl) est une organisation à but non lucratif vouée à sauver les vies et à améliorer la santé visuelle des populations vulnérables dans le monde en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, de la mauvaise santé et de la malnutrition. Helen Keller Intl invite tous les soumissionnaires.

Admissibilité des soumissionnaires

Cette RFP est ouverte aux consultants qualifiés pour l’analyse approfondie des besoins en énergie solaire et installation des générateurs solaire de grande capacité.  Considérées capables de mettre en œuvre l’étendue du travail, en étant reconnues pour leur intégrité et leur éthique professionnelle, et qui répondent aux critères d'admissibilité énoncés dans cette section.

Les soumissionnaires qui soumettent des propositions en réponse à cette RFP doivent satisfaire aux exigences suivantes :

1)    Être une entité ou un prestataire non gouvernemental (sociétés à but lucratif et à but non lucratif, organisations non gouvernementales (ONG), etc.) légalement enregistrée en vertu des lois du pays où elle opère

2)    Avoir démontré sa capacité et son expertise dans la mise en œuvre de l’étendue des travaux

3)    Avoir achevé les procédures requises de représentations et certifications incorporées dans cette RFP

4)    Être disposé à se conformer aux règles et aux réglementations pertinentes des donneurs et aux exigences d'Helen Keller Intl.

Remarque : Helen Keller Intl ne doit pas octroyer de contrat à une entreprise interdite, suspendue ou proposée pour exclusion par le gouvernement des États-Unis, ou une entreprise qui propose de faire affaire avec des sociétés ou des dirigeants de sociétés interdites, suspendues ou proposées pour exclusion, dans l'exercice de leurs obligations.

SECTION 2 : Étendue du travail

Helen Keller Intl doit évaluer toutes les propositions reçues en réponse à cette RFP conformément aux critères d'évaluation décrits dans ce document.

Ce RFP contient les annexes suivantes :

·         Annexe A : Divulgation des conflits d'intérêts

Cadre du programme

Helen Keller International (Helen Keller) est une ONG internationale qui intervient dans la santé et la nutrition et dont la mission est de combattre la cécité évitable, la malnutrition et les maladies liées à la pauvreté. Helen Keller est présente dans plus de 21 pays dans le monde sur lequel elle met en œuvre des programmes dont bénéficient chaque année des millions de personnes vulnérables}

Ce travail consiste à mettre en œuvre : un consultant ingénieur spécialisé en solutions solaires pour nous aider évaluer les offres des fournisseurs, assurer le suivi technique des travaux et la conformité des travaux d'installation du système solaire, conseiller sur les solutions les mieux adaptés aux besoins d’Helen Keller, s’assurer de la qualité des Kits fournis par les soumissionnaires.

Étendue du travail, principaux objectifs et activités

Le prestataire ou le consultant mobilisé pour cette activité travaillera en coordination avec l’équipe de gestion du projet d’installation du générateur solaire et le soumissionnaire retenu par Helen Keller. Ses interlocuteurs privilégiés seront : Le Directeur Pays, IT & Facilities Manager.

Notre objectif est que le prestataire retenu nous aide à évaluer les propositions des fournisseurs pour l'installation d'un système solaire sur notre site principal et Assurer le suivi technique et la conformité des travaux d'installation du système solaire dans le but d’avoir un générateur d’au 90 KVA de qualité et pour au moins 10 ans.

Les exigences sont : 

-       Une grande expérience dans les travaux d’installation solaire.

-       Diplôme d'ingénieur en énergie solaire, génie électrique ou domaine connexe

-       Avoir des expériences avérées dans le domaine

-       Connaissance approfondie des technologies solaires et des normes de qualité.

-       Capacité démontrée à rédiger des rapports techniques clairs.

-       Fortes compétences en gestion de projet et en communication.

Produits livrables et calendrier prévisionnel

-       Un rapport détaillé expliquant le choix du fournisseur

-       Un rapport de suivi des travaux expliquant les qualités, les garanties, les normes et les capacités technique des kits utilisés.

-       Un (1) Rapport de fin de prestation (réception finale) détaillant les informations les plus importantes de la prestation, les difficultés rencontrées et les recommandations, soit à la fin des trois mois.

Période contractuelle prévue et mécanisme d’attribution

La période envisagée de l'attribution devrait être de trois mois à partir de ou environ 1^er juin 2024 au 31 Aout 2024 Les soumissionnaires doivent clairement définir les coûts d’exploitation nécessaires pour le début des services.

Helen Keller Intl entend attribuer un prix forfaitaire fixe au Contrat de services professionnels à l'offre sélectionnée. Aucun profit, frais, taxe ou frais supplémentaires ne peuvent être ajoutés après l'attribution du contrat. Cette RFP est assujettie à tous les termes et conditions du contrat qui en découle. Toutes les attributions suivantes doivent être régie en vertu de ces termes et conditions.

SECTION 3 : Instructions relatives aux propositions

La proposition du soumissionnaire doit comprendre deux documents distincts :

1^ère Partie – Offre technique

2^ème Partie – Offre financière

L’offre technique et l’offre financière (ou « la proposition ») doivent être présentées séparément. Le soumissionnaire ne doit inclure aucune donnée relative aux coûts dans l'offre technique.

La proposition doit être présentée de manière concise et structurée et doit expliquer en détail la disponibilité, l'expérience et les ressources du soumissionnaire pour assurer les services sollicités.

Il est possible de ne pas prendre en compte dans le processus d’évaluation toutes les propositions incomplètes ou qui ne sont pas axées sur ces critères. Toutes les propositions doivent être présentées en français.

Les offres technique et financière doivent être présentées avec une lettre d’accompagnement, portant la signature et le cachet du représentant autorisé de l'organisation du soumissionnaire, et comprenant les informations suivantes :

i.          Date de présentation de la proposition

ii.         Nom de l'entreprise ou de l’organisation

iii.        Nom et fonction du représentant autorisé de l'organisation

iv.        Type d'entreprise ou d'organisation

v.         Adresse

vi.        Téléphone

vii.       Courriel

viii.      Numéro d'identification fiscale

ix.        Autres documents requis à joindre à la lettre d’accompagnement :

a)    Copie des documents d'enregistrement ou de constitution dans le registre public, ou des documents équivalent émanant du bureau du gouvernement du pays dans lequel le soumissionnaire est enregistré.

b)    Copie du certificat d'enregistrement fiscal de l’entreprise ou un document équivalent.

c)     Copie de la licence commerciale ou un document équivalent.

Les soumissionnaires doivent également soumettre un formulaire signé de déclaration au sujet des conflits d’intérêts. Ce formulaire doit être évalué pour déterminer si le soumissionnaire se trouve actuellement dans une situation de conflit d'intérêts réel ou potentiel selon la définition de l'annexe A. S’il est conclu que tous les conflits d'intérêts déclarés par le soumissionnaire pourraient avoir une incidence négative sur sa capacité à réaliser les prestations, Helen Keller Intl peut décider de rejeter la proposition présentée. Si le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts n’est pas correctement rempli, la proposition présentée peut être également rejetée.

1^ère Partie : OFFRE TECHNIQUE

L'offre technique doit être rédigée en français et chaque page doit être numérotée de façon consécutive. Le nombre maximum de pages pour chaque composant de l'offre technique est donné ci-dessous.

L’offre technique doit inclure les éléments suivants :

o    Les statuts de la société

o    Registre du commerce

o    Attestation de régularité fiscale

o    Attestation de non-faillite de la structure

o    Le relevé d’identité bancaire

1)   Résultats obtenus par le passé ou expériences utiles du soumissionnaire – 

Informations relatives aux résultats obtenus par le passé ou à l’expérience antérieure du soumissionnaire pour réaliser des prestations dans un pays ou une région qui sont de nature et de volume semblables aux services demandés (brève description, livrables, date, client, etc.).

Les soumissionnaires doivent également donner les coordonnées d’au moins trois (3) références professionnelles qui sont intervenues au cours de travaux antérieurs et / ou ont une expérience dans le cadre de prestations d’une ampleur similaire. Les coordonnées doivent inclure, au minimum : le nom de la personne, le nom de l'entreprise, des informations succinctes sur sa relation avec le soumissionnaire, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone. Helen Keller Intl se réserve le droit de prendre contact avec les personnes référencées. Les coordonnées des personnes référencées ne sont pas assujetties aux restrictions relatives au nombre de page pour cette section.

2)    Approche technique –

L'approche technique doit décrire l'approche proposée pour atteindre les objectifs du programme et doit aborder les points suivants :

a)    Vérification succincte des capacités du fournisseur pour la réalisation des grandes installations solaire.

b)    Vérifier avec une grande attention les offres techniques des fournisseurs

c)     S’assurer de la qualité des Kits proposés

d)    S’assure que le schéma s’adapte au contexte et au besoin de Helen Keller

e)    S’assurer que le chronogramme satisfait les attentes de Helen Keller

f)     S’assurer du Respect du chronogramme

g)    S’assurer que schémas électriques unifiés de l'installation proposée, inclut la mise à terre de 3 Volt

2^ème Partie : OFFRE FINANCIÈRE

o    L’offre financière

o    Le détail de la prime et les éventuels frais annexes

Prix et termes de paiement

o    Les prix sont en Francs CFA (FCFA) le montant global en TTC devrait apparaitre.

o    Les coûts offerts ne peuvent en aucun cas être surenchéri de taxes, charges ou autre.

Termes de paiement

Le paiement se fera conformément au contrat entre Helen Keller Intl et le prestataire choisi.

L'offre du soumissionnaire reste valable pendant un délai de trois mois à compter de la date limite fixée pour la réception des soumissions.

Pour percevoir ses rémunérations, le prestataire devra adresser des factures signées au bureau Helen Keller Mali Bamako selon les étapes décrites ci-dessous :

1^ère tranche 30% après fourniture du rapport détaillé expliquant le choix du fournisseur 

2^ème tranche 30% après fourniture t de suivi des travaux expliquant les qualités, les garanties, les normes et les capacités technique des kits utilisés et la qualité du générateur installé.

3^ème Tranche 40% Un (1) Rapport de fin de prestation (réception finale) détaillant les informations les plus importantes de la prestation, les difficultés rencontrées et les recommandations, soit à la fin des trois mois

Clause de pénalité

En cas de prestations non conformes, les articles appropriés des "Conditions Générales de services de Helen Keller Intl" seront appliqués (Conditions générales de services)

SECTION 4 : Critères d’évaluation et bases pour l’attribution

Helen Keller Intl va suivre une méthodologie de sélection du meilleur rapport qualité-prix. Helen Keller Intl peut attribuer à une entreprise éligible et responsable dont la proposition est la plus avantageuse pour le programme, un contrat en prenant en compte d'autres facteurs de la proposition, y compris, mais sans s'y limiter, la conformité aux exigences de la RFP sans réserve notables. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier les offres non recevables après la date limite de dépôt des propositions afin de les rendre recevables. Cependant, Helen Keller Intl peut demander à un soumissionnaire de clarifier son offre s’il n’existe pas de divergence significative.

Les critères ci-dessous peuvent servir de base pour l’évaluation des propositions. La sélection repose principalement sur les mérites techniques des propositions, mais le prix et d’autres facteurs sont pris en considération, et l’attribution n’est octroyée que si la proposition est jugée satisfaisante sur le plan technique et à un prix raisonnable. 

Une fois l'évaluation des offres techniques terminée, Helen Keller Intl doit évaluer les offres financières relativement à la présentation du budget, les descriptifs budgétaires et la rentabilité (raisonnable, réaliste, coordonnée avec l'offre technique et les exigences de la RFP). Aucun point n'est attribué aux offres financières, mais il faut prendre en compte ces critères conjointement avec le score total de l'offre technique. Cette RFP suit le processus de compromis selon lequel Helen Keller Intl peut attribuer un contrat à l'offrant dont la proposition représente la meilleure valeur pour Helen Keller Intl et le programme. Helen Keller Intl peut attribuer un contrat à un soumissionnaire dont le prix est plus élevé s’il est déterminé que sa valeur technique est supérieure et mérite d’avoir un coût ou un prix accru.

SECTION 5 : Validité de la proposition, date limite de dépôt des offres et instructions

Les propositions doivent avoir une période de validité de {90 jours} à partir de la date de dépôt, comme indiqué dans la lettre d'accompagnement.

Les propositions doivent être soumises sous plis fermé au plus tard le 22 mai 2024 à 11 heures 00 minutes au Bureau Helen Keller MALI Hamdallaye ACI 2000, Rue : 343, Porte : 83, indiquant sur le pli le nom de l'entreprise et l’intitulé du RFP.

Une offre complète relative à la proposition doit inclure les documents suivants, qui doivent tous faire référence au numéro de la RFP indiqué sur la lettre d’accompagnement de ce document :

-          Lettre d’accompagnement

-          Offre technique

-          Offre financière

-          Formulaire de déclaration en matière de conflit d’intérêts

-          Copies des documents d’enregistrement légaux du soumissionnaire

-          Autres informations pertinentes relatives à la présentation de la proposition

 QUESTIONS : Aucune question formulée verbalement ne sera admise, que ce soit en personne ou par téléphone. Cependant, Helen Keller Intl est disposée à répondre aux questions écrites au sujet de cette RFP jusqu'à la date indiquée sur la lettre d’accompagnement de ce document. Toutes les questions relatives à cette RFP doivent être adressées à mali.procurement@hki.org Afin de garantir l’impartialité de la procédure, les réponses de Helen Keller Intl à toutes les questions jugées pertinentes seront communiquées à l’ensemble des soumissionnaires potentiels, tout en respectant l’anonymat du demandeur initial.

SECTION 6 : Négociations

Helen Keller Intl recherche les meilleures offres. Il est attendu que l’attribution d’un contrat se fait uniquement sur la base des offres originales reçues. Cependant, Helen Keller Intl se réserve le droit de mener des discussions et des négociations et / ou de demander des clarifications avant d’attribuer un contrat. En outre, Helen Keller Intl peut mener une analyse concurrentielle et limiter le nombre de soumissionnaires afin de créer un cadre d’évaluation incontestable pour les propositions les mieux notées. Les soumissionnaires les mieux notés, qui sont déterminés par le comité d’évaluation technique, peuvent être invités à présenter leurs meilleurs prix ou leurs réponses techniques pendant la durée de l’appel d’offres. Ils peuvent être amenés à faire une présentation orale, à la seule discrétion de Helen Keller Intl. Helen Keller Intl se réserve le droit d’octroyer des contrats séparés pour chacun des composants de la demande, ou de ne faire aucune attribution, si cette possibilité est jugée nécessaire.

SECTION 7 : Modalités des appels d’offres

1.     La mise en circulation de cette RFP n’engage pas Helen Keller Intl à octroyer un contrat, ni à payer les frais occasionnés pour la préparation et la présentation d'une offre.

2.     Les fichiers joints font partie intégrante de cette RFP.

3.     Helen Keller Intl peut prendre contact avec les soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de l’interlocuteur autorisé, l'adresse, le montant de l’offre et pour vérifier que la proposition a bien été envoyée en réponse à cet appel d’offres.

4.     Fausses déclarations : Les soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et à jour, conformément à la présente demande de propositions et à ses pièces jointes.

5.     Déclaration des conflits d’intérêts : Les soumissionnaires doivent déclarer dans le formulaire de l’annexe A, toute relation passée, présente ou future avec toute partie associée au lancement, à l’examen ou à la gestion de cet appel d’offres et de son éventuelle attribution. Faute de faire une déclaration complète et transparente, Helen Keller Intl devra réévaluer la sélection des soumissionnaires potentiels.

6.     Droit de sélectionner ou de rejeter : Helen Keller Intl se réserve le droit de sélectionner et de négocier, à son entière discrétion, avec ces prestataires qui présentent les qualifications requises pour les demandes de propositions concurrentielles et de mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. Helen Keller Intl se réserve également le droit de rejeter une ou toutes les propositions reçues sans apporter d’explication.

7.     Droits réservés : Toutes les réponses à cette RFP deviennent la propriété de Helen Keller Intl et celle-ci se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :

a.     Disqualifier une offre parce que le soumissionnaire est incapable de suivre les instructions de l’appel d’offres ;

b.     Renoncer à faire valoir toutes les distorsions de la part des soumissionnaires, vis-à-vis des exigences de la présente demande qui, de l’avis de Helen Keller Intl, ne peuvent pas être considérée comme étant des anomalies suffisantes pour rejeter ou disqualifier une offre, ou si une telle renonciation favorise une concurrence accrue ;

c.     Prolonger le délai de présentation des offres à cette RFP après notification de tous les soumissionnaires ;

d.     Annuler ou modifier le processus d'appel d'offres à tout moment et relancer une autre RFP considérée par Helen Keller Intl comme étant plus appropriée ;

e.     Octroyer un contrat sur la seule base de l'évaluation initiale des offres sans discussion ;

f.      Attribuer seulement une partie des composants de l’appel d’offres ou attribuer plusieurs contrats pour les différentes activités.

8.     Les soumissionnaires, et les éventuels employés qui vont participer aux activités, doivent divulguer tout facteur susceptible de limiter la capacité de l’organisation à réaliser les services de façon indépendante, notamment les relations avec leurs employés homologues, les emplois passés, etc.

ANNEXE A : Déclaration de conflit d’intérêts

Politiques de Helen Keller Intl sur le Code de Conduite et l’Éthique : Conformément aux politiques de Helen Keller Intl sur le code de conduite et l'éthique, Helen Keller Intl exige que l’ensemble des activités d’approvisionnement se fassent de manière transparente. À ce titre, les employés de Helen Keller Intl doivent éviter tous les conflits d’intérêts ou tout ce qui pourrait apparaître comme un conflit d’intérêts. Ils doivent à tout moment être en mesure de divulguer entièrement leurs actions ou relations avec les fournisseurs, sous-traitants ou consultants potentiels. Ils ne peuvent pas solliciter, demander, accepter ou accepter de recevoir des avantages de la part d'un fournisseur ou d'un fournisseur potentiel.

Helen Keller Intl se réserve le droit de rejeter une ou toutes les offres si c’est dans le meilleur intérêt de l'organisation et / ou de la population qu’elle sert. Toutes les parties qui présentent une proposition en réponse à la présente demande de propositions sont tenues de divulguer l’existence de tout conflit d’intérêts réel ou potentiel associé aux pays inclus dans leur proposition dans le document joint Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts.

En cas de non-divulgation de ces informations ou de divulgation partielle, Helen Keller Intl peut se résoudre à rejeter une proposition. Si une partie n’a pas de conflit à déclarer dans les pays concernés par sa proposition, elle peut remplir un formulaire en énumérant tous les pays concernés.

« Conflit d’Intérêts » désigne une situation dans laquelle un soumissionnaire, ou un affilié (défini ci-dessous), ou un sous-traitant (si nécessaire), a des intérêts (financiers, organisationnels, personnels, de réputation ou autres) qui peuvent ou pourraient  rendre difficile son engagement envers Helen Keller Intl à remplir ses obligations de fournisseur d’une manière objective, indépendante et professionnelle ; ou c’est une situation dans laquelle il est raisonnable de prévoir que de tels intérêts vont se produire. Un conflit d'intérêts peut survenir dans les circonstances suivantes, qui ne sont pas exhaustives :

i.         un soumissionnaire a été ou est impliqué dans la conception d'une proposition ou d'une demande de financement qui a été ou qui sera présentée à Helen Keller Intl ;

ii.       un soumissionnaire a été ou est impliqué dans la formulation de conseils à l’égard d’une entité qui est le bénéficiaire principal ou un sous-bénéficiaire ;

iii.     un soumissionnaire a été ou est impliqué dans, ou a fourni des conseils concernant l'achat de biens et / ou de services par le bénéficiaire principal et / ou un sous-bénéficiaire ;

iv.      un soumissionnaire a été ou est impliqué dans la prestation de services d'audit au bénéficiaire principal et / ou à un sous-bénéficiaire ; ou,

v.        un soumissionnaire a exprimé son intérêt, a répondu à un appel d'offres, a offert des prestations de services de toute nature au bénéficiaire principal ou à un sous-bénéficiaire  qui reste valable à ce moment et pour toute la durée de ce contrat.

« Affilié » désigne une entreprise, un individu ou une autre entité qui, directement ou indirectement : (i) contrôle ou peut contrôler un soumissionnaire ; (ii) est contrôlé par un soumissionnaire ou peut vraisemblablement être contrôlé par celui-ci ; ou (iii) avec un soumissionnaire, est contrôlé par une tierce partie ou peut vraisemblablement être contrôlé par celle-ci.

Formulaire de déclaration de conflits d’intérêts du soumissionnaire

Merci de cocher la case appropriée ci-dessous :

Soumissionnaire :