Comece imaginando uma cena de filme de guerra: comandantes das forças armadas, presidente do país e conselheiros, reunidos em uma sala fechada, com mapas e gráficos colados na parede e abertos na mesa ao centro.
O objetivo da reunião é discutir novas estratégias de ataque e defesa contra um inimigo. É com essa imagem em mente, que começamos o guia sobre como estruturar um war room na sua empresa.
Afinal, o conceito de war room surgiu na II Guerra Mundial, com Winston Churchill, então primeiro-ministro da Inglaterra, que mandou construir uma sala para se reunir com generais e outros conselheiros em busca de soluções de ataque e defesa contra os inimigos.
Com o fim da guerra, o conceito passou a ser usado no cenário empresarial. Mas, afinal, o que ele significa e como implementar? Quais são os seus benefícios?
Ao longo deste artigo, respondi todas essas perguntas. Confira!
War Room: significado
War room significa quarto de guerra. No ambiente empresarial, trata-se de uma sala em que são reunidos profissionais, dados e metas para a definição de estratégias que vão permitir que a organização ocupe uma maior fatia do mercado ou encontre soluções para suas dificuldades.
Na prática, o war room é uma reunião estratégica usada para encontrar e definir táticas e ações que vão solucionar um problema ou contribuir para o aproveitamento de uma oportunidade. O foco é encontrar os melhores caminhos para atingir um objetivo.
Quando estruturar um War Room?
Estruturar um war room é uma boa ideia, por exemplo, para lançar um serviço.
A equipe se reúne em uma sala, com dados e indicadores internos e externos com o objetivo de sair desse encontro com uma estratégia criada para apresentar a solução ao mercado de forma impactante.
Também é indicada quando a empresa precisa encontrar soluções para seus desafios e problemas.
Por exemplo, quando há uma queda no número de oportunidades geradas, é possível convocar uma war room com o foco em buscar uma saída e voltar a crescer.
Independentemente do objetivo, o war room deve ser estratégico e girar em torno de um tema e um objetivo.
A empresa deve eliminar distrações e manter o foco total na análise de dados e na busca por respostas à demanda principal do encontro.
Como estruturar um war room na minha empresa?
À primeira vista, um war room pode parecer uma reunião de vendas comum, mas não é.
Algumas diferenças são bastante marcantes como, por exemplo, ao contrário de uma reunião comercial normal, em um war room é possível e desejado incluir profissionais de diferentes áreas, como marketing, vendas, pré-vendas e customer success.
Além disso, é normal que as reuniões durem mais tempo, até mesmo algumas horas.
Por último, mas não menos importante, durante o encontro, todos os profissionais devem se expressar, contribuindo com ideias, insights, perguntas e soluções.
Já em uma reunião comum, normalmente, há um líder que monopoliza o compartilhamento de informações.
Também é importante destacar que o objetivo desses encontros, geralmente, é discutir um único tema, com foco, criatividade e objetividade, na busca por boas ideias e soluções.
Defina o objetivo
Como dissemos acima, o war room reúne os profissionais da empresa para solucionar um problema ou aproveitar uma oportunidade.
Ela pode ser usada, por exemplo, para encontrar soluções para falhas que estejam impedindo a organização de bater as suas metas.
Considere, por exemplo, que faltam 10 dias para o final do mês e a empresa está com o volume de vendas abaixo do esperado para o período.
É possível convocar uma war room para analisar os dados da empresa e criar um plano de ação para resolver a questão.
Outros exemplos de temáticas para a war room incluem:
- como introduzir o novo serviço ao mercado?
- como expandir os negócios para um novo nicho?
- como atuar estrategicamente em um evento do setor?
- como aumentar as taxas de conversão?
- como ampliar a geração de leads qualificados?
Organize o ambiente
O ambiente de uma sala de guerra é muito importante para despertar a criatividade e o envolvimento dos participantes.
Voltando aos war rooms originais, o clima do local destacava a importância daqueles encontros.
Para replicar essa atmosfera, e conquistar o envolvimento dos profissionais presentes, algumas dicas devem ser seguidas:
- escolha uma sala isolada e ampla;
- coloque uma mesa central e cadeiras para que todo mundo possa trabalhar em conjunto;
- inclua lousas e quadros que permitam desenhar, escrever e apresentar dados;
- distribua canetas e apagadores pela sala;
- disponibilize folhas de papel, post-its, canetas;
- use um monitor na parede ou um projeto, que permita o acesso ao CRM da empresa e à internet, e mais.
Reúna e disponibilize dados e indicadores
A assertividade na tomada de decisão e na criação de um plano de ação para a solução da demanda da reunião depende de dados e indicadores.
Sem o acesso a eles, a efetividade do encontro será muito menor. Assim como as salas de guerra de Churchill, informações são elementos essenciais para a definição das estratégias.
Atualmente, as ferramentas de gestão oferecem dados em tempo real, permitindo a análise exata da origem dos problemas comerciais e das oportunidades de um negócio.
Por isso, os dados devem estar disponibilizados de forma visual, para facilitar a análise e a tomada de decisão.
Lembre-se de incluir indicadores do mercado também, caso isso seja relevante para as discussões.
Convide os participantes
A definição de quem vai participar da reunião é indispensável para bons resultados.
Crie um time competente reunindo profissionais de alta performance, seus líderes e gestores para a criação de estratégias de vendas agressivas e eficientes.
Como dissemos, é possível e indicado juntar a equipe comercial com profissionais de outros setores. Contudo, é preciso observar o tema do encontro e a necessidade dessa participação.
Use as ferramentas certas
Atualmente, o setor de vendas tem acesso a ferramentas que facilitam a execução das atividades do pipeline de vendas, bem como oferecem uma lista de dados e indicadores importantes para a avaliação de resultados e tomada de decisão.
Em conjunto com o CRM de vendas, outros sistemas, como plataformas que estimulem a criatividade, também são bem-vindos.
Inclua também na lista:
- ferramentas para prospecção;
- programas para gestão de dados;
- sistemas para gerenciamento de contatos e mais.
Cumprindo todas essas etapas você terá uma war room com os recursos necessários para desenvolver boas discussões.
Como estruturar um war room na sua empresa? Indo além!
Além da tecnologia, para estruturar um war room na sua empresa de forma eficaz, é indispensável que você tenha um processo comercial bem construído e uma gestão de vendas eficiente.
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