Cómo hacer una propuesta de un proyecto: Cómo hacerlo, plantillas y consejos

En esta sección, se explica detalladamente el problema que intentas resolver: lo que se sabe de él gracias a la investigación existente, cómo se quedaron cortos los intentos anteriores de resolverlo y cómo piensas hacerlo mejor. Relacionando este tema con los objetivos empresariales u organizativos de tu cliente, puedes demostrar que entiendes lo que necesitan, lo que te ayudará a defender por qué deben invertir en tu proyecto.

Aquí también debes incluir tus metas y objetivos, así como el alcance de tu proyecto. Esta parte de tu propuesta ayudará a orientar a tu cliente sobre lo que es tu proyecto y lo que puede y no puede hacer.

Después de haber presentado tu problema, ha llegado el momento de ofrecer tu solución. Establece qué piensas hacer para alcanzar tus objetivos. Define el enfoque de tu proyecto, desde la declaración de tu visión hasta los métodos que utilizarás, el reparto de funciones y responsabilidades, los criterios para medir el éxito del proyecto y el método para informar de los resultados, entre otros.

En esta sección, puedes exponer por qué merece la pena apoyar tu propuesta: al demostrar tu experiencia estratégica, impulsas tu credibilidad y aumentas la confianza de las partes interesadas en el éxito de tu proyecto.

Aquí es donde haces saber a tus clientes y partes interesadas cuál será el resultado de tu proyecto. Tanto si se trata de un nuevo producto, un software mejorado o un aumento de las ventas, la forma de obtener resultados debe trazarse en un calendario de hitos y tareas principales. Tus entregables son tu oportunidad de pintar una imagen clara y concreta de tu propuesta, para que tu público pueda imaginarse más fácilmente el proyecto que le ofreces.

En esta sección, se enumera toda la información sobre tus recursos, como materiales necesarios, suministros, herramientas, presupuesto, costes, asignación y salarios. Esta es tu oportunidad de demostrar que tienes unos requisitos razonables y rentables que no harán un agujero en los bolsillos de tus interlocutores.

Tu conclusión es el punto final de tu propuesta de proyecto con un resumen de tu documento, haciendo hincapié en todos los puntos importantes que has tratado. Al igual que tu resumen ejecutivo, aquí es también donde puedes presentar tu propuesta para un último intento de convencer a tus clientes y partes interesadas de que apoyen tu proyecto.

Las propuestas de proyectos no solicitadas se presentan a los posibles clientes aunque no las hayan pedido. Las propuestas de este tipo pueden ser más difíciles porque, sin una RFP, no tienes un contexto completo de los problemas o necesidades que tienen tus clientes y que deberían abordarse.

A veces, puedes presentar una propuesta de proyecto informal cuando un cliente envía una solicitud no oficial. En estas solicitudes, las normas y los términos no están tan establecidos como en una RFP. Al igual que cuando haces una propuesta no solicitada, también hay cierta incertidumbre sobre cuáles son las necesidades específicas del cliente.

Cuando pretendas reanudar un proyecto ya concluido, puedes enviar una propuesta de proyecto de renovación a un cliente con el que hayas trabajado anteriormente. La investigación que realizas para este tipo de propuesta se centra en el éxito y los aspectos más destacados de tu proyecto anterior. Gran parte de tu argumento de venta es convencerles de que puedes producir más buenos resultados y alcanzar nuevas metas en el futuro.

Las propuestas de proyectos de continuación suelen enviarse a tus clientes o partes interesadas para ponerles al día del progreso de tu proyecto. Por ejemplo, ¿está pasando a una nueva fase del proceso? ¿Hay tareas que aún deban realizarse o añadirse? Es tu forma de mantener a las partes interesadas importantes informadas e implicadas en el proyecto en el que han invertido.

Se envía una propuesta de proyecto complementaria para solicitar apoyo adicional al cliente. Esto es útil cuando necesitas más materiales o una mayor financiación. Si es necesario, también puedes solicitar renegociar las condiciones de tu proyecto, como el alcance del trabajo, el presupuesto, el calendario, etc.

Después de reunir toda la información que necesitas, empieza a elaborar tu propuesta. Haz una lluvia de ideas sobre posibles soluciones con tu equipo y ponlas en práctica hasta que des con un planteamiento de proyecto viable. Una vez establecidos, puedes identificar tus entregables y los recursos necesarios. Organiza todo esto en un esquema de propuesta de proyecto que te sirva de guía cuando por fin empieces a escribir.

Comienza con los antecedentes de tu proyecto. Es importante redactar unos sólidos antecedentes del proyecto para asegurarte de que tu audiencia está alineada con tus metas, objetivos y alcance cuando presentes el resto de tu propuesta. Cuando escribas sobre el problema de tu proyecto, respalda tus afirmaciones con la información que hayas obtenido de tu investigación, como cifras, estadísticas y citas de fuentes autorizadas y revisadas por expertos. Esto puede ayudar a establecer tu dominio del tema y aumentar tu credibilidad.

No olvides relacionar todo esto con la empresa u organización de tu cliente. Puedes hablar de situaciones concretas en las que el problema les haya afectado, de las oportunidades que podrían haber aprovechado y de cómo tu proyecto podría haberles beneficiado. Esto les ayudará a ver por qué debería importarles tu propuesta.

Los antecedentes de tu proyecto conducen a tu solución. Discute el desglose del planteamiento de tu proyecto sin escatimar los detalles importantes. Pero además de describirlo, debes explicar por qué es eficaz y la mejor solución posible al problema. Personaliza tus explicaciones al contexto de tu cliente para demostrarle que has hecho esta propuesta pensando en él.

Cuando lo hayas expuesto todo, es una buena práctica señalar las posibles suposiciones que pueda tener tu cliente sobre los detalles de tu proyecto, y luego aclarárselas. Para demostrar aún más tu previsión, también puedes identificar los riesgos potenciales y luego discutir cuáles serían tus estrategias para evitarlos o minimizar su impacto.

Ahora es el momento de desglosar tu solución en resultados y plazos. Cuando escribas tu cronograma, tu objetivo es dar una visión general, así que incluye sólo información de alto nivel, como los principales elementos de acción y los hitos del proyecto. Para que esta sección sea lo más fácil de entender posible, puedes utilizar diversos gráficos y diagramas, como una hoja de ruta, un diagrama de Gantt o una estructura de desglose del trabajo para visualizar tu cronograma.

Una vez que hayas presentado tu solución y tus resultados, ya puedes solicitar los recursos que necesitas para poner en marcha tu proyecto. Todavía no tienes que presentar un desglose detallado, porque esto ocurrirá en la fase de planificación del proyecto tras la aprobación de éste. Sin embargo, asegúrate de tener en cuenta una estimación de todo, incluso de gastos como el alojamiento y los gastos de viaje, si procede.

Mantén razonables tus exigencias y justifícalas para evitar cualquier duda. También ayuda proporcionar algunas otras opciones para dejar cierto margen de flexibilidad. Puedes pedir una evaluación jurídica para asegurarte de que tus peticiones no serán fuente de problemas más adelante.

Concluye tu propuesta con un resumen. Si tienes otras cifras y gráficos que no hayas podido incluir en tu propuesta, puedes comentarlos aquí. Repite tu propuesta principal y haz saber a tus clientes por qué apoyar este proyecto será beneficioso para ellos. Por último, demuéstrales que estás dispuesto a mantener abierta la comunicación escribiendo cuándo y cómo pueden ponerse en contacto contigo.

A pesar de ser la primera parte de tu propuesta de proyecto, es mejor que escribas el resumen ejecutivo en último lugar. Querrás plasmar toda tu propuesta en esta sección, lo que puedes hacer una vez hayas terminado de redactarla. Este es tu gancho, así que sé breve y rápido. Asegúrate de mencionar tus argumentos de venta y por qué tu proyecto es ideal para resolver el problema de tu cliente.

Hay muchos formatos de propuesta de proyecto que puedes seguir. Puedes consultar un ejemplo de propuesta de proyecto en nuestra biblioteca de plantillas para ver algunos ejemplos. Si no sabes por dónde empezar, un formato general con el que puedes empezar tiene los siguientes componentes críticos: resumen ejecutivo, antecedentes del proyecto, solución, entregables, requisitos de recursos y una conclusión. A partir de ahí, puedes elegir qué detalles de tu proyecto quieres incluir u omitir.

La planificación es una etapa crucial en la creación de una propuesta de proyecto. Aquí, es importante hacer lo siguiente:

• Reúne información: La información es la base de tu propuesta. En primer lugar, conoce a tu cliente. Investiga las necesidades de su empresa u organización. Esto debería ayudarte a fijar tus objetivos y a identificar lo que debes buscar cuando finalmente investigues sobre los pormenores del proyecto que te propones.
• Lluvia de ideas: Después de recopilar tu investigación, es hora de reunir a tu equipo y aplicar lo que has aprendido de tu investigación. A medida que vayas conceptualizando tu propuesta, te ayudará escribir tus ideas en un esquema para tener una referencia cuando escribas.
  

La extensión de tu propuesta dependerá, una vez más, del alcance de tu proyecto y del nivel de detalle. Tu objetivo es que sea lo más breve y dulce posible. Escribe con franqueza y al mismo tiempo presenta toda la información que necesites. Prioriza la calidad de la redacción sobre la cantidad, y haz que sea atractiva para que tu cliente se sienta obligado a seguir leyendo, independientemente de su extensión.