Access Tutorial: Die Grundlagen einfach erklärt

10.09.2018 17:15 | von Sandra MacPherson

Sie möchten zum ersten Mal eine Datenbank mit Access erstellen? In diesem Tutorial erklären wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen und Begriffe ab Access Version 2010.

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Struktur einer Access-Datenbank

Neben den Tabellen kommen in Access Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module zum Einsatz.

Alle Daten werden zunächst in Tabellen organisiert. Eine Tabelle kann beispielsweise Adressen oder Artikelinformationen enthalten. Die Daten werden in Spalten und Zeilen bereitgehalten.
Die Zeilen werden als Datensätze und die Spalten als Felder bezeichnet.
Mit Abfragen können Sie die in den Tabellen enthaltenen Daten filtern, zusammenführen oder berechnen. Hierzu werden verschiedene Tabellen bei Bedarf miteinander über Beziehungen verbunden.
In Formularen erfolgt die Dateneingabe durch die jeweiligen Anwender. Auch können die Daten in Formularen angesehen werden. Abfrageergebnisse können Sie in Formularen ausgeben lassen.
Berichte sind den Formularen ähnlich und werden für Ausdrucke eingesetzt.
Makros dienen der Automation von Arbeitsabläufen. Mehrere Aktionen, wie beispielsweise Menübefehle, können Sie automatisch nacheinander ablaufen lassen.
In Modulen können Sie per VBA selbst programmierte Funktionen und Prozeduren speichern.

Eine Access-Datenbank entwerfen

Eine Datenbank startet zunächst in Ihrem Kopf. Es ist wichtig, die Struktur vorab genau festzulegen.

Überlegen Sie, welche Daten (z. B. Artikel, Bestellungen, Kundeninformationen) Ihre Datenbank enthalten soll.
Teilen Sie die verschiedenen Daten in Themen ein. Jedes Thema wird später in einer separaten Tabelle erfasst.
Legen Sie fest, welche Informationen in den einzelnen Tabellen gespeichert werden müssen. In einer Tabelle mit Artikeln benötigen Sie beispielsweise als Spaltenüberschriften Artikelname, Artikelnummer und Preis.
Um doppelte Datensätze zu vermeiden, legen Sie einen sogenannten Primärschlüssel fest. Dieser sorgt dafür, dass redundante Daten gar nicht erst entstehen können. Bei Artikeln würde sich die Artikelnummer als Primärschlüssel anbieten.
Legen Sie die Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen fest. Um später Abfragen aus verschiedenen Tabellen zu erstellen, müssen die Tabellen miteinander verbunden werden. Bei einer Bestellung werden zum Beispiel auch Artikelnummern erfasst. Somit wäre die Beziehung zwischen der Tabelle Artikel und der Tabelle Bestellungen das Feld Artikelnummer.

Ansichten in einer Access-Datenbank

Zu jedem Objekt haben Sie immer mindestens zwei verschiedene Ansichtstypen.

In der Entwurfsansicht geben Sie an, welche Felder verwendet werden sollen und legen Optionen fest. In Formularen und Berichten gestalten Sie die Ansicht.
In der Datenblattansicht sehen Sie die Inhalte von Tabellen und die Ergebnisse von Abfragen.
Bei Formularen und Berichten werden Ihnen die Daten in der Formular- bzw. der Berichtsansicht angezeigt.

Die erste einfache Access-Datenbank erstellen

Der Anfang jeder Datenbank ist die Tabelle.

Navigieren Sie im Menü „Erstellen" zur Schaltfläche Tabellenentwurf".
Geben Sie in der Spalte „Feldname" die Bezeichnung der Felder an. Benennen Sie die Felder z. B. Artikelname, Artikelnummer, usw.
Anschließend legen Sie den Datentyp fest. Bei Artikelname bietet sich als Typ das Textfeld an. Access stellt Ihnen hier eine Auswahl zur Verfügung.
Wenn Sie in die Datenblattansicht wechseln, können Sie Testdaten eingeben.
Haben Sie mehrere Tabellen erstellt, legen Sie nun Beziehungen zwischen den Tabellen fest. Dazu wählen Sie im Register „Datenbanktools" die Schaltfläche „Beziehungen".
Mit der Maus können Sie eine Linie zwischen den Feldern ziehen.
Um gefilterte Daten in einem Formular oder Bericht anzuzeigen, wählen Sie im Register „Erstellen" den Befehl „Abfrageentwurf“. Fügen Sie eine oder mehrere Tabellen per Klick hinzu, aus denen Sie Felder verwenden möchten.
Wählen Sie aus den Tabellen, die Felder aus, die Sie verwenden möchten. Ziehen Sie entweder ein Feld aus der Liste in eine leere Spalte oder klicken Sie Sie doppelt auf einen Eintrag in der Liste.
Benutzen Sie mehrere Tabellen, achten Sie darauf, dass Sie die Beziehungen korrekt festgelegt haben.
Speichern Sie die Tabelle ab.
Zum Erstellen eines Formulars navigieren Sie zur Registerkarte „Erstellen" und wählen „Formularentwurf".
Anschließend klicken Sie in der Gruppe „Tools" auf „Vorhandene Felder hinzufügen". Nun wählen Sie die Felder aus Tabellen oder der soeben erstellten Abfrage aus und platzieren diese im Entwurf.
Sie haben nun Ihre erste einfache Datenbank in Access erstellt.

Wie Sie in Access eine Kreuztabellen-Abfrage durchführen können, lesen Sie im nächsten Praxistipp.