La contabilidad forma parte de nuestro día a día, incluso sin darnos cuenta. Tanto las organizaciones como las personas hacen gastos y reciben ingresos, haciendo un seguimiento de las transacciones. Si bien se puede hacer de distintas formas, la contabilidad es de gran ayuda para tener un control de las finanzas, además de ser vital para la operación de las empresas y el cumplimiento legal. Dada su relevancia, veremos a continuación algunos conceptos claves para no contadores.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad consiste en el registro, clasificación y análisis de las transacciones económicas y financieras de una empresa. Permite el registro de los movimientos de dinero de la empresa y conocer cuánto se ha gastado y cuando se tiene disponible. Por tanto, la contabilidad permite generar información clave para la toma de decisiones de la empresa y permite tener una buena gestión.
Por ejemplo, si compramos un teléfono, debemos registrar el gasto de dinero que hemos hecho, es decir, el dinero que hemos gastado en él. A su vez, debemos registrar como un activo, es decir, como una algo nuestro el teléfono con el valor que compró. Este valor irá disminuyendo en el tiempo por la depreciación, la cual se registra en la contabilidad.
¿Por qué es importante la contabilidad?
La contabilidad es una tarea clave en una empresa, al generar información clave para la toma de decisiones, tales como los activos y pasivos totales de la empresa, el efectivo disponible y la rentabilidad de la empresa. Por ello, las empresas, independientemente de su tamaño, deben procurar implementar la contabilidad en la organización.
Por otro lado, la contabilidad permite generar información que es vital por motivos regulatorios, tales como las declaraciones de impuestos, como el impuesto sobre la renta o impuesto al valor agregado. Es por ello que se deben tener buenas prácticas en el momento de hacer la contabilidad, ya que hacerla de manera incorrecta puede tener consecuencias graves para la empresa.
Conceptos básicos de la contabilidad
Entendiendo la relevancia de la contabilidad dentro de una empresa, veamos a continuación algunos conceptos básicos de la contabilidad.
- Asiento contable: Un asiento contable es la forma en la que se registran las operaciones económicas o financieras que realiza la empresa. Son parte fundamental de la contabilidad y van creando los registros en los libros de la empresa. El registro contable incluye el monto y número de las cuentas contables. Debe tener al menos dos cuentas contables, ya que en una operación se sigue el principio de partida doble, según el cual el debe debe ser igual al haber. Por tanto, en un asiento contable se deberá tener al menos una cuenta deudora y una acreedora. Por ejemplo, cuando se compra un activo, como un carro, la cuenta contable de efectivo disminuye y la cuenta contable de vehículos aumenta. Esto quiere decir que el efectivo disminuye por haber y el vehículo aumenta por el debe.
- Activos: Un activo es todo aquello que representa un derecho para la empresa, es decir, puede entenderse sobre todo aquellos sobre lo cual la empresa tiene propiedad o tiene derecho a usar. Por ejemplo, un edificio, una computadora o un carro son activos para la empresa. Los activos pueden ser más o menos líquidos, es decir, si es fácil convertirlos en efectivo o no. Según esto son activos corrientes aquellos que se convierten fácilmente en efectivo, tal como el inventario o el dinero en efectivo y activos fijos o no corrientes, que son aquellos que no se pueden convertir en efectivo fácilmente, tal como las maquinarias o edificios.
- Pasivos: Los pasivos son todas aquellas deudas u obligaciones que tiene la empresa. Por ejemplo, las deudas que tiene la empresa como un crédito bancario o un crédito con un proveedor, son compromisos que deben cumplirse y, por tanto, pasivos para la empresa. Una cantidad excesiva de pasivos en una empresa es una señal de alarma para la empresa. Por tanto, la contabilidad permite tener un seguimiento de la cantidad de pasivos que tiene una empresa. Los pasivos, al igual que los activos, pueden ser circulantes o no circulantes.
- Patrimonio: El patrimonio de una empresa se obtiene a partir de la ecuación contable, según la cual los activos de una empresa son igual a la suma de sus pasivos y su patrimonio. El patrimonio neto representa el valor de los activos de la empresa una vez ha pagado todas sus deudas, mientras más alto sea el patrimonio de una empresa, más “saludable” será, gracias a un bajo nivel de endeudamiento.
- Ingresos: Los ingresos son el aumento de las entradas relacionadas sólo a la actividad comercial de la empresa, lo cual aumenta el patrimonio neto de la empresa. Por ejemplo, cuando una empresa hace una venta, lo que obtiene por ello se conoce como ingreso, que es distinto del efectivo recibido. El ingreso es el monto total de la transacción, una parte de eso se puede recibir en efectivo y la otra se recibirá a futuro a crédito.
- Egresos: Los egresos son salidas de recursos financieros, es decir, pagos que se hacen. Ejemplos de egresos son los pagos a proveedores, pagos a empleados, pago de servicios, entre otros. Los egresos pueden ser gastos, pero también pueden estar relacionados a inversiones, tal como la compra de alguna maquinaria o equipo que ayude a la producción.
Ahora que hemos visto algunos conceptos básicos, veamos algunos de los estados financieros importantes de una empresa, los cuales son producidos en la contabilidad.
- Balance general: También conocido como situación financiera, es un documento contable que refleja la situación económica o patrimonial. Es una foto en una fecha determinada (puede ser trimestral o anual), de como se encuentra la empresa. Brinda información sobre los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa y en su presentación se cumple la ecuación contable (Activo = pasivo + patrimonio). A partir del balance se puede obtener información sobre el nivel de endeudamiento, ratio de liquidez o nivel de patrimonio de la empresa. Este es un documento muy utilizado y que suele pedirse a las empresas cuando se desea tramitar un crédito o cuando se quiere hacer alguna valoración. Aquellas empresas que cotizan en bolsa deben hacer este documento público.
- Estados de resultados: También conocido como estado de ganancias y pérdidas, muestra los ingresos y egresos de la organización, su rentabilidad y pago de impuestos. En él se muestran aspectos relevantes, tales como la rentabilidad en operaciones, la utilidad neta y el margen de rentabilidad. Este estado financiero permite obtener información acerca de la capacidad que tiene la empresa de generar rentabilidad, por tanto, saber si es viable o no.
- Flujo de caja: El flujo de caja es uno de los estados financieros más importantes debido a la información que refleja. El mismo muestra la capacidad que tiene el negocio de generar flujo de caja, es decir, de generar dinero. Además, muestra cómo se usa y genera el efectivo de la empresa, clasificándose en actividades de operación, inversión y financiamiento. Es un documento clave en la valoración de una empresa y en el estudio de su salud financiera.
¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio?
Ahora que hemos cubierto algunos de los conceptos más relevantes dentro de la contabilidad. Veamos algunos consejos para llevar la contabilidad de un negocio, especialmente cuando no se es contador. También puedes consultar mayor información en esta guía.
1. Registra todas las operaciones del día
Una de las mejores ideas a implementar para empezar a llevar la contabilidad de un negocio es construir un libro diario, en donde se registren todas las transacciones del día. Cada ingreso y egreso que tenga el negocio debe registrarse, de manera que se pueda tener un seguimiento de la cantidad de dinero que entra en la empresa.
2. Construye un inventario
Al igual que el registro de las operaciones, también es importante saber con que cuenta la empresa. El inventario incluye todos los productos que pueden ser vendidos por la empresa. La idea es tener una idea de como va el inventario para saber cuando reponerlo, es decir, cuando hacer un nuevo pedido a un proveedor para tener mercancía disponible para la venta.
3. Ten un balance general
Tal como lo vimos dentro de los conceptos claves, el balance general te permitirá tener una visión completa de la situación de la empresa y saber en términos generales cómo se encuentra. Es una buena forma de poder entender el rendimiento que ha tenido y cómo puede ir evolucionando.
4. Conoce tus obligaciones fiscales
Las empresas tienen que pagar diferentes impuestos en cada país, el no hacerlo puede acarrear consecuencias graves. Por ello, cuando se tiene un negocio, es vital conocer todos los impuestos que se deben pagar, con el objetivo de poder hacerlo en el momento correcto y entender cómo se calculan, así como las declaraciones que deben presentarse.
5. Conoce tus egresos
Es ideal tener un seguimiento claro y una estimación de los gastos y costos que debe asumir una empresa a lo largo del mes. Esto permitirá tener una visión clara de cuánto dinero se debe tener disponible y evitar que el negocio tenga una situación de iliquidez.
Controla tu negocio con una buena contabilidad
La contabilidad es un aspecto básico y muy importante dentro de los negocios, gracias a la posibilidad de generar información relevante para la toma de decisiones. Es por ello que incluso sin ser contador es vital contar con información financiera y poder generar al menos aspectos básicos y más relevantes. Si sientes que necesitas mayor apoyo puedes optar por los servicios de un profesional. Animate a entender sobre la contabilidad de tu empresa y lleva un mejor control de tu negocio.
Deja un comentario