在家工作如何更有效率?七種遠距協作工具經驗與方法分享
我們想讓你知道的是
遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?
最近「遠距工作(Remote Work)」再次成為話題,而且這一次不是因為新鮮潮流,是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化,開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。
其實,遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。
想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?如何清楚劃分工作與私人的界線?這其實包含了個人的工作習慣,也包含公司如何規劃與管理。
遠距工作有可能有助提高生產力,但也可能更要求每個人的時間管理方法,團隊的專案管理方法。
這篇文章,我想聊聊自己的遠距工作經驗,從工具出發,但也聊聊自己從經驗中反思的一些方法。解決遠距協作時,幾個關鍵的問題:
- 如何無縫銜接辦公室工作?
- 如何進行溝通?
- 如何不需面對面完成更精準的合作?
- 如何建立與掌握工作流程?
一、如何無縫銜接辦公室工具?遠端桌面
如果是要從辦公室型態轉換成遠距工作,首先面臨的問題,是如何離開辦公室後,還可以繼續使用公司電腦才能使用的工具與系統?或是讀取到公司電腦裡的檔案?
一個比較簡單的作法,是利用「遠端桌面」的軟體,從自己的筆電、手機,連到公司辦公桌的電腦,直接操作公司電腦中的軟體或系統。
遠端桌面軟體的選擇,常見的有三種:
不過使用遠端桌面軟體,也要注意安全性的問題,有些公司企業不一定有開放安裝。
另外使用遠端桌面軟體,從自己的電腦連到公司電腦操作,速度、效率上一定會慢半拍,而且往往還可能會慢上許多。
如果公司有開放VPN,那麼要連上公司內部的網路時,例如操作公司內的ERP系統,可以使用公司的VPN。從外部進行連線,這樣操作上會比遠端桌面更順暢一些。
二、如何無縫銜接辦公室資料?同步工作檔案
但是如果公司允許雲端工具(無論是公司內的私有雲,或是像各種雲端硬碟服務),比起操作起來會比較慢的遠端桌面,直接使用雲端同步工具,是無縫銜接辦公室工作更好的選擇。
例如在「Google雲端硬碟」、「Dropbox」中同步檔案:
- 辦公室電腦、自己的筆電,同步一致的檔案狀態。
- 團隊共用雲端硬碟,大家同步分享需要的各種檔案。
- 遠距工作、在家工作,都能隨時開啟自己辦公室做到一半的檔案工作,或是開啟團隊處理到一半的檔案繼續工作。
這樣一來,就不需要一定要到辦公桌上的電腦才能工作。只要在自己的筆電上安裝同步軟體,那麼也可以同步辦公室的檔案。
你可以試試看用「Google備份與同步處理軟體使用兩個月心得」,安裝電腦上的同步軟體,將辦公室電腦的檔案,同步到自己的筆電。
或者,像我自己這幾年的習慣是,連電腦上的同步軟體也不安裝了,因為直接就在純雲端的線上Google雲端硬碟網頁端,完成各種編輯檔案的工作(可參考:新版Google雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的11個功能)。
這樣一來,遠距工作就變得更簡單,可以在不同電腦無縫銜接各種檔案資料、工具軟體。
三、如何無縫銜接團隊資料?共用的專案資料庫
如果要比前面的檔案雲端同步,再更進階一點點。我的經驗是,遠距工作時如果可以建立一個「團隊專案資料庫」:
- 可以節省那些去找同事要資料的時間。
- 也可以讓團隊執行專案過程的資料更清楚、不遺漏。
因為雲端硬碟上雖然可以共用團隊的檔案,但是檔案還是處在比較零散的狀態,沒辦法根據專案流程排序。
而且除了檔案,專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理,這些如果可以用一個有條理的方式共用。那麼團隊遠距工作,也能隨時讀取共用的專案資料庫,每個人都能快速找到需要的資料。
建立專案共用資料庫的推薦工具有兩個,他們的邏輯是一致的:「利用專案目錄,建立共用記事本中所有資料的索引,並排出專案資料的順序。」
- Evernote:Evernote整理,應該優先採用目錄清單分類法
- Notion:用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學
四、如何溝通?文件協同合作的溝通
遠距工作,非常需要溝通。最好的溝通,則是減少無謂的溝通,讓必要的溝通簡單而精準。
我這邊講的,是利用Google文件、Office線上版,多人一起「編輯」文件、試算表、簡報。比單純的檔案同步,還要再更進一步。
即使是在辦公室環境裡面,「協同合作」文件,都可以節省很多郵件往來時間,並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。
而在遠距工作時,因為很多問題不一定是當下可以碰面解決或提醒,利用協同合作,反而可以:
- 每個人即時獲知最新文件狀態。
- 比起每個人同時上線溝通,更重要的是每個人可以非同步工作。在自己有空時更新文件,但其他人都可以獲得更新。
- 在文件上留下精準的合作註解。
- 彼此追蹤文件的處理進度。
工具的教學可以參考:「提高Google Drive文書報告生產力:我常用的G Suite工作技巧」。
也歡迎參考下面這段結合真實故事案例的教學影片:
舉一個我實際經驗過的例子,我曾經跟10個不同作者,一起合作一本書。而且那本書還不是分散的獨立篇章,是每個篇章要結合成統一的系統。這樣的合作,其實就像我們11個人在半年的時間,組成一個團隊一樣。只是我們各自在不同的地方,不可能在同一個辦公室工作。
- 在那一年中,我從來沒有把所有作者找到辦公室一起開會過,而是從頭到尾使用遠距工作的方式。
- 其中最關鍵的,就是利用Google文件上的協同合作。
- 每個人都能看到其他人今天最新的文件進度,並且可以提供註解建議。
- 而我則可以針對每一個人的文件進行潤飾修改。
- 設定好權限,本來感覺是要很多會議的合作,就在大家默默推進文件進度,默默彼此提供建議,加上我在協同合作時進行統籌,順利的完成了。
無論辦公室工作,還是遠距工作,「協同合作文件」都能顯著提升效率。
而當遠距工作時,「協同合作文件」更能讓溝通更即時、更聚焦、更精準。
五、如何溝通?團隊工作流程管理的溝通
遠距工作需要溝通,除了想當然耳的視訊溝通、即時通溝通外,前面也提到了,其實文件協作的溝通流程更能提升效率。
另外還有一種溝通,也是遠距工作必要的,那就是專案、任務進度的溝通。
因為是遠距工作,沒辦法親眼看到每個人的工作狀態,那麼要如何管理好工作進度呢?當然,不是利用視訊會議之類的通訊工具,因為會議中說的進度其實不明確,也沒辦法即時追蹤和更新。
最好的方法,就是要建立團隊工作流程的管理工具。很多可以雲端協作的專案管理工具,其核心的目的,就是讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度。
我們可以從三種類型的專案管理工具來選擇:
- Trello:簡潔具體的視覺化看板管理,適合排出專案進度、規劃任務、分配任務,並且追蹤每個工作者的任務完成進度。
- Todoist:可以團隊共用的待辦清單工具,適合拆解、分配、追蹤每個工作者每天完成的行動。
- Google日曆:也可以用來做專案排程,適合讓團隊了解每週專案進度,關鍵的里程碑日期。
其實,就算只是在辦公室工作,這些專案管理工具,也可以幫助我們提升效率。
但是尤其在遠距工作時,如何分配、管理每個合作者的任務與進度呢?這時候一個共用的、協作的專案管理工具,就能讓事半功倍。
六、如何溝通?遠距視訊會議的溝通
但也有時候,確實需要直接進行語音交談,或是直接「面對面」,不只是要迅速的討論解決一些重要問題,也可以增進團隊的情感。
工具上,這個問題其實很好解決。不過真正的問題是,兩個人的視訊會議很簡單,但三個人以上的視訊會議,如何讓每個人保持在討論狀態,就是一個難題了。因為不是在真正的同一個會議室,雖然在鏡頭前,但其實每個人所處的環境可能都有很多干擾,或是更容易在不是輪到他討論時分心。
我之前那個跟十個作者一起寫一本書的過程中,就有遇到視訊會議時,一開始沒有這樣的經驗,每個人慢慢討論,結果其他人很快地就不在狀態,甚至離開鏡頭。
這時候,視訊會議應該要:
- 更精準的設定好議程
- 盡量每個議題都是簡短具體
- 目的只是尋求答案
- 讓大家真的都可參與
這樣的視訊會議才有意義。其實,開任何會議,這都是必要的邏輯。但遠距視訊會議時,又更為重要。(可參考:高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已)
那麼,視訊會議有什麼工具呢?因為選擇真的很多,就分享兩個就好:
- Zoom:效能、功能都是目前很好的選擇。
- Google Hangouts或Meet:
七、如何溝通?團隊即時通溝通工具
除了要面對面的音訊、視訊會議外,還是需要有一個隨時可以討論些小問題,同事之間需要的問答,甚至閒聊的「即時通」系統。這樣的系統其實也很多選擇。
特別適合辦公室即時通的專業選擇,可以讓團隊打造多條溝通頻道,滿足不同溝通需求,並且溝通資料長期保存,還能在溝通中串聯前述的各種協同合作工具。這樣的選擇有:
但是如果想從目前大家已經在使用的即時通,建立團隊遠距工作時的溝通管道,其實也是可以的,只要理解一些管理的技巧即可:
結論
以上分享我自己和不同團隊、不同合作者,執行過遠距工作(合作)的過程中,自己嘗試過的工具,以及相關的經驗心得分享。
遠距工作如何更有效率?先解決辦公室檔案同步、在家可工作的環境問題,這是基本需求。然後視訊會議、團隊即時通,這是辦公室會議的折衷轉換。
但要進一步提升遠距工作的效率,我的經驗是,關鍵則是在於:
- 有效的協同合作方式:不在辦公室,也能知道對方的問題,並且能提供協助
- 有效的進度追蹤:專案進度的管理
提供大家參考。有興趣的朋友,或許還可參考我多年前寫過的這篇:「取代郵件即時通溝通,6個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」。
責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航
AI賦能設計起飛,Pinkoi執行長顏君庭以Samsung Galaxy S24旗艦系列拓展國際設計生態圈
我們想讓你知道的是
翻開 Pinkoi 名片背後,一句簡潔的「Design the way you are」映入眼簾,這正是 Pinkoi 共同創辦人暨執行長顏君庭創立公司的初衷:希望每個人都能用好的設計,實踐獨特的自我風格與生活樣貌。近年來, Pinkoi 不僅成功將設計生態圈拓展至國際,也串接 AI 引擎服務,成功以科技力搶攻消費者心佔率,讓跨境銷售零距離。
擁抱科技力,Pinkoi自建AI模型 極致個人化體驗
2011年發跡於台灣的Pinkoi,產品聚焦於生活風格及設計相關,如今已是擁有超過625萬名會員的國際電商平台,設計館來自全球77個地區、消費者遍及全球150個國家。為搶攻全球文化創意產業商機,去年底, Pinkoi搭上AI科技浪潮, 正式推出「生活風格智慧模型」,以大規模個人化為主要場景,打造個人化商城,讓設計師得以更有效率的行銷商品。
「自建AI模型,就是為了打造獨特的個人化體驗。」出身美國矽谷科技業的顏君庭,談起自家創建的AI服務,眼神閃爍著光芒。他指出,「 Pinkoi站上以設計品為主力,而設計品常常是各國民眾的興趣、風格、價值主張、地域性文化的延伸,所以相較於一般電商,我們更需要深入經營在地市場,了解設計師與消費者的需求。」
透過自建AI模型,不僅讓Pinkoi業績大幅成長,消費者在平台的瀏覽時間也提升近三成、創造1.5倍的商品點擊率,有效提升品牌黏著度。顏君庭笑稱,日本市場對於 Pinkoi甚至有「沼る」的美譽,盛讚平台商品獨特、令人忍不住著迷而長久駐足。
智慧即時翻譯、筆記智慧助理 跨國商務人士最得力的行動幫手
對新科技趨之若鶩的顏君庭,近期則對三星電子最新推出的智慧型手機深深著迷,它就是首款結合全方位Galaxy AI應用的Samsung Galaxy S24旗艦系列 。
身為跨境電商平台的領導者,顏君庭經常需要走訪世界各地,最近剛結束日本差旅的他,直言Samsung Galaxy S24 Ultra簡直是他的「貼身得力助理」。
「智慧即時翻譯的功能,真的是領先所有同業的最大亮點!」顏君庭表示,不會日文的他,過去在日本如果要打電話訂餐廳、旅館,都需要請朋友或同事幫忙,或是透過其他翻譯軟體來回轉譯,過程十分曲折。
「這次去日本有Samsung Galaxy S24 Ultra,我可以直接按手機通話,開啟翻譯功能,我講英文,對話就會直接翻譯成日文,對方回應日文,也會轉回成英文,等於我們可以直接溝通,這點完全解決過去一直無法被解決的痛點,」顏君庭興奮地說道。
『智慧即時翻譯』與『智慧自動摘要』功能,對時常參與跨國團隊會議的顏君庭,更是省時省力。他指出,雖然團隊主要溝通語言為英文,但有些交流討論常會運用到日文、韓文等多國語言,「如果請一個即時口譯,對公司的營運成本來說非常高,請同事翻譯,頂多也只能簡譯。有了Samsung Galaxy S24旗艦系列,我們可以把對話錄下來,透過 AI 即時翻譯成指定語言的文字,好像大家即時的聊天、參與討論。」
「這對帶領跨國團隊很有幫助,有時用自己的母語討論,更能直接的表達想法,有效增進團隊的情感凝聚力,」顏君庭說。
筆記智慧助理也是日理萬機的顏君庭很喜歡的功能,他表示,每天要閱讀的文件相當多,現在只要輕輕觸碰手機螢幕幾下,就能快速獲得資料的精簡版本,筆記智慧助理還會自動排版、校正拼音,甚至在內文上方生成條列式的摘要,亦可將手寫字轉為文字,自動排版、生成重點摘要,將重要訊息直接佈達給團隊執行,「幫我省下很多時間。」
搜尋圈,一圈即搜:助力Pinkoi團隊精簡工作流程
Samsung Galaxy S24旗艦系列 對於審核Pinkoi平台產品,更是如虎添翼。顏君庭表示, Pinkoi對於產品審核非常嚴格,從設計本身到圖片拍攝,都要求出自設計師原創。因此,每當設計師上架產品,團隊須將圖片投遞到不同的平台,透過「以圖搜圖」的方式,確認有無相似物件。
「現在不用這麼麻煩了,我直接用S Pen觸控筆 圈起Samsung Galaxy S24 Ultra上的圖片,就可以立即搜尋,」他笑著說:「剛開始拿到S Pen 還有點納悶,因為使用經驗停留在過去,但實際使用才發現,意外的好用!」
顏君庭表示, Pinkoi站上商品多達110萬項,內部會議討論時,有時沒辦法很精確的說出品牌或風格,透過Samsung Galaxy S24旗艦系列「搜尋圈」一圈即搜的功能,就可以很快速找到商品的細節,或類似的品項,讓團隊得以更快速聚焦討論。
極致攝影 超強續航力 捕捉靈感不斷電
創業這10餘年來,顏君庭還是保有實地探訪台灣、各地市集的習慣,他也喜歡以手機拍攝,紀錄新發現的品牌或設計概念。「 Samsung Galaxy S24 Ultra拍照的內建相機非常厲害,白天晚上都不需要用到濾鏡,」顏君庭也分享智慧相片編輯 的妙用,他指出,差旅移動中隨手拍照,常常會拍到不想要的物品或背景,這時只要用 Samsung Galaxy S24旗艦系列內建的生成式相片編輯功能,輕鬆選取物件,即可移動或擦除,AI還會自動填充背景,「完全不用擔心照片拍得不好。」
此外,顏君庭也分享長途差旅的重要需求,他表示,由於海外出差行程滿檔,經常是清晨六點到深夜的行程,旅途中還需要拍照紀錄、開線上會議、收發即時通訊等,常因爲忘記帶手機充電線,需要跟店家開口要求幫忙充電,「 Samsung Galaxy S24的高續航力也解決這個痛點,一整天高度使用竟然都還有電,讓我很放心。」
Samsung Galaxy S24的簡潔設計,也讓他印象深刻。「我很喜歡S24超窄邊框的設計,讓整個手機畫面更清晰,不會被邊框干擾。」而深紫色的新色也十分特別,顏君庭分享到,「礦物在華人文化中有特別的寓意,例如這次拿到的深紫色非單調的色塊,而是帶有類似紫水晶的礦物感,也有點帶來事業與生活上的好運,整體設計很時尚,很符合商務人士的需求。」
建立「亞洲設計生態圈」串聯跨界連結設計
顏君庭會依據不同的使用需求變換裝置,例如隨身攜帶的手機,方便解決訊息、拍照、筆記或翻譯等即時需求,有較完整的工作時間時,則可用畫面較大的Samsung Tab S9平板接續處理。利用「快速分享」功能,跨裝置傳遞檔案,相互串聯。
「『智慧生態圈』(Samsung Galaxy Ecosystem )串連的模式,我認為很符合商務上的使用習慣,手機用來快速紀錄靈感、平板 進一步編輯;跨裝置的傳送省去了等待,又可以發揮每個裝置的優勢,讓我充分利用時間,」顏君庭說。
面對日益競爭的市場,顏君庭以三星電子的智慧生態圈裝置策略巧妙比喻, Pinkoi將持續致力建造「亞洲設計生態圈」,未來兩年亦將更專注在跨境市場銷售,聚焦協助台灣設計師共同推展至日本市場。
如同Samsung Galaxy S24旗艦系列運用A科技力作為解方,解決消費者的痛點,顏君庭也將帶領Pinkoi ,強化AI運用,將更美好的生活與使用體驗,傳遞給更多消費者。
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