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人力資源管理系統（HRMS）可協助企業管理和自動化其核心人力資源流程，例如員工資料儲存、福利管理、工時、出勤與薪資。此外，人力資源管理系統更提供人才管理功能，如招募、入職、績效管理、目標規劃、學習和培訓、薪酬及繼任交接。
現代化的人力資源管理系統有助於取代傳統的勞動密集型電子表格和紙本流程。人力資源管理系統也可以減少人為錯誤並自動執行重複且耗時的手工作業。此系統使人力資源團隊成員能夠專注於更高價值且最後能獲得更多回報的工作。
HRMS 的歷史
1970 年代較大型的企業正在數位化自家公司的一些基本流程，尤其是其中有大量資料且容易出錯的功能，如薪資和會計，但這些早期的人力資源管理系統範圍有限。截至 1990 年代，更強大的大型主機計算和網際網路的興起使企業能夠數字化及自動化更加廣泛的核心人力資源功能，如記錄管理、福利管理和招募工作流程。
如今，隨著智慧技術及雲端連接性的發展，人力資源資源流程不再侷限於交易資料。現代化的人力資源管理流程可收集及整合資料，根據基礎架構、法律和法規遵從的地區差異即時調整報告結構。同時自動化工作流程，並利用人工智慧（AI）來建立更具智慧且精簡的流程。
名詞解釋－人力資源管理領域相關
人力資源管理系統（HRMS）、人力資源資訊系統（HRIS）及人力資本管理（HCM）為經常互換使用，但有些許關鍵差別的人力資源術語。HCM 為總稱，描述組織管理其人力從招募到退休的廣泛實務及軟體。
人力資源資訊系統通常建立於員工資訊資料庫上，用於支援結構中較為線性及量性的核心人力資源流程，例如薪資處理或管理工時與出勤系統軟體是更全方位的解決方案，並包含所有人力資源資訊系統的資訊管理結構，同時結合更質化與複雜的功能與人才管理。此外，頂尖的人力資源管理系統解決方案還採用智慧技術，例如人工智慧、機器學習和雲端連線，協助個人化及智慧自動化功能。
人資體驗管理 （HXM）的全方位術語代表一種文化轉變，旨在認識員工整體體驗和敬業度在人力資源的核心商業價值。由於技術進步和互連性，企業現在可以從各個角度清楚掌握員工的點對點狀況。這可協助公司實現優先考慮員工體驗 的可衡量價值 ，並使用人力優先的方法來支援圍繞此目標的人力資源管理功能。此更全面的方法代表人力資源流程優先順序和管理的變化。
為何現在的 HRMS 軟體如此重要？
多年來，企業一直在考慮使用新技術及方法來用最好的方式自動化其人力資源流程。當疫情爆發時，人力部分受到巨大且前所未有的變化。猝不及防地，人力資源團隊被迫開始使用新技術支援並管理新型的遠端及分散式人力。
起初，許多轉換出現問題，但現在，一年多來，人力資源主管在實踐中變得更有創造力和適應力。SHRM 文章 告訴我們，這最終已經變成一件好事。隨著整體人力變得遙遠 (幾乎一蹴而就)，人力資源團隊成為企業世界的「第一回應者」，許多其他部門與團隊領導者已率先上手。在疫情爆發後，許多公司突然意識到 他們人力資源部門所擁有 的資料和人力分析的金礦 ，以及這些資訊如何協助他們制定整個企業的決策和策略。
如今，人力資源管理軟體在協助企業組織、瞭解並精簡這個瞬息萬變的工作世界的方面發揮了寶貴的價值。人力資源管理系統的解決方案整合了複雜的人力資源流程，為企業提供集中式的員工資料儲存、自動化功能以及內建人工智慧和進階的分析技術。此外，先進且方便使用者的人才管理能力，可協助確保企業招募、培育並留任所屬產業的優秀人才。
誰適合使用 HRMS？
下列諸多專業領域傳統上都相當孤立，意見回饋或新數資料不一定會傳遞到另一個領域。現代化人力資源管理系統不僅可優化並改善每位專業人員的流程，還能確保他們收集的資料及分享的意見回饋，同時能提供更廣泛的人力分析資訊。
- 人力資源專家：對人力資源團隊而言，人力資源管理系統的實用性從基本編輯和存取員工資料延伸，提供複雜的資料導向報表，並自動化複雜的人才管理工作。
- 人資部門員工：人力資源管理系統工具為招募人員提供集中式入口網站，發佈徵才訊息、培育和尋找應徵者，以及取得與自訂入職功能。
- 主管經理：主管經理即使在行動裝置上也可以使用人力資源管理系統軟體監督團隊結構、追蹤時間和缺勤、核准假期和休假要求，並追蹤員工績效，從而瞭解是否需要支援或意見回饋協助他們達成目標。
- 員工：快速上手的單一入口網站可讓員工編輯個人資料、檢視組織圖表、輸入時間和休假請求、檢視學習指派，甚至管理個人職業目標和發展計劃。
- 應徵者：現今的應徵者擁有專屬的人力資源管理系統入口網站，協助搜尋及申請工作、追蹤申請狀態，並享受電子簽章的數位優惠。
閱讀案例研究
Whirlpool 在建置 HRMS 軟體後，將人力資源營運成本降低 20%。
HRMS 軟體元件
HRMS 軟體可提供清晰度和簡化。在單一位置整合人力資料，不僅讓業務更輕鬆，還提供來自不同來源和部門的洞察和分析，以提供日益準確且可據以行動的建議和報表。
人力資源管理系統解決方案中的不同元素如下：
- HRIS：核心人力資源和薪資
員工自助服務： HRIS 工具協助員工和團隊領導者清除雜亂的舊舊和紙本人力資源管理工作。自助式行動功能可協助提升員工生產力以及許多領域的透明度，例如員工資料管理、報表製作和分析、工時和出勤以及薪資。
福利管理： 隨著混合式工作場所模式的增加，企業難以跟上整個美國的許多福利需求。自動化福利管理可從紙質山下挖出人力資源團隊，並加以釋放，以提供員工在這些重要生活領域所重視的知識豐富的建議和指引。自助式、方便行動化的員工入口網站，進一步強化員工對自身和家庭福利的知覺。
工時管理： 「薪資流失 」是員工和經理不精確 的時間保存 實務所導致，且可將企業花費至總薪資費用的 2.5%。雖然有時有意而發，但往往是因為過時的系統錯誤，以及不正確的手動作法。所幸這是可高度預防的營運損失領域之一，並運用智慧人力資源軟體解決方案大幅減緩。HRMS 工具可高度自訂，並可與假日、應計和其他業務規則同步。自動計算工時和薪資會與薪資功能整合，且員工可自行存取，協助其取得工時的完整檢視。
- 人才管理
招募與入職： 儘管過去一年有巨大的 19年新冠失業率飆升 ，但雇主卻發現態度和期望的轉變，很難找到可應徵的候選人。HRMS 解決方案可協助雇主優化 招募 流程，確保可找到並吸引頂尖人才。這包含針對全球人才尋源和候選人關係管理提供更好的支援。它還支援更全面的應徵者追蹤和精簡流程，支援繼任規劃。
對於新進員工而言，HRMS 入職 工具可為新員工提供入口網站，包括無紙化且自動化的新錄用人員工作流程，以及更引人入勝的個人化訓練和入職流程。
績效和薪酬管理： 績效管理 可能充滿挑戰，要求企業平衡定性和定量資料，同時維持目標。HRMS 工具可協助管理員工目標和評核，提供連續的績效管理以及引導式行動計劃。
管理 薪酬 也可以成為一項棘手的命題，需要評估企業內外的多重因素。HRMS 軟體可協助有效支援薪酬規劃和設計。
學習和專業發展： 成長和職涯發展是員工體驗的關鍵環節。HRMS 工具運用智慧技術，提供更具個人化且引人入勝的學習體驗，連結企業內外的員工、資訊和專家。對員工而言，這有助於他們更好地建構時間和職涯規劃目標。必要 學習和法規遵循 訓練可輕鬆排程，更長遠的目標如同領導階層發展和繼任規劃，可以納入其行事曆，以最符合其獨特需求和承諾的方式進行。
銷售績效管理： 任何企業領導人都可以告訴您，當銷售團隊在銷售和培養潛在客戶時，他們的銷售團隊都處於最佳狀態。HRMS 可協助企業精簡並集中管理銷售相關問題，例如 佣金、 銷售區域和配額， 甚至是代理績效。
- 分析和人力規劃： 資料導向的洞察力是調整人力資源與整體企業策略的一致性。透過指標和 KPI、報表製作、預測人力模型以及 AI 支援的分析，人力資源主管可以更有效支援 策略和營運規劃 ，以及預算編列和績效管理。
- 員工體驗管理： 隨著 對員工體驗的重視程度提高，企業必須尋求創新的方法，以便更清楚瞭解員工為何在工作時感受到其工作體驗的方式，從應聘者開始到離職當天，以及之間的一切。
收集此資訊的員工心聲 (VoE) 技術和工具包括 360 度意見反應評估、調查、行為和情緒分析等。組織可以透過這些洞察，將每個員工的體驗在生命週期中個人化，進而提升參與度和生產力。
人力資源中的 HRMS 系統和數位轉型的後續步驟
人力資源的數位轉型及主要營運變革，總是會面臨一些初期的反抗和慣性，也會帶來一些無法避免的風險。為營運變革做好準備的最佳方式，就是開始分享與協調專案的短期目標和目的。當團隊主管、高階主管和人力資源專家之間有開放的溝通管道時，就能開始打破隔閡。有效的變革管理和規劃策略可以協助您的團隊做好完善的準備，盡早獲得支持。
當您著手進行人力資源數位轉型時，下列清單重點列出了一些至關重要的檢查清單項目。
- 資料完整性：在開始進行資料移轉流程之前，請確保您擁有正確的資源和提高或重塑 IT人才技能，確保您可以完成這項工作並將人為失誤降為最低。
- 成本與人力：量化整個企業所有受影響範圍的專案需求，包括建置與合成。找出實際預算與時間表，協助並確保部署成功。
- 目前及未來需求：從初期就與您的相關部門及團隊主管密切合作，確保您瞭解每位職員的具體目標、要求與挑戰。確保您的 HRMS 可以擴展並滿足所有利益相關人士不斷變化的需求。
- 法規遵循：制定法規、雇用和其他法律需求，並確認您的新式系統支援所有地區的需求。
- 準備開始：儘早讓人力資源團隊開始運作，幫助您制定培訓時程和目標。設定每月里程碑，確保所有管理員、主管和員工都經過適當培訓，並準備好利用新 HRMS 系統的完整價值。
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HRMS 意涵和常見問題
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