El proceso de cobros o recuperación de créditos, otorgados por una empresa inherentes a la venta de mercaderías y/o servicios a plazos puede efectuarse, de manera interna (directa) o externa (terceras personas). Es decir:
- Por la empresa
- Por empresas de cobranzas
Que son las cobranzas?
Las cobranzas son procesos formales, ejecutados por una empresa legalmente constituida, destinados a efectuar el cobro o recuperación de los valores, en términos de unidades monetarias, correspondientes a créditos otorgados a personas naturales y/o jurídicas, en función a fechas de vencimiento pactadas, originados por transacciones crediticias inherentes a ventas de mercaderías y/o servicios.
Cual es el objetivo de las cobranzas?
El objetivo de las cobranzas es cerrar el ciclo de las ventas de bienes y/o servicios al crédito, efectuados por una empresa, para recuperar el valor en términos de unidades monetarias de la inversión realizada en transacciones crediticias.
Características de las cobranzas
Las principales características que identifican a una cobranza, sin ser limitativas, son:
- La obtención de un pago pactado, en términos de unidades monetarias, como consecuencia de una transacción crediticia suscitada en el pasado. Esto no necesariamente ocurre al mismo tiempo que el vendedor entrega su mercancía o servicio.
- La cobranza también puede realizarse sobre la base de financiamiento otorgado. En este caso, quien debe efectuar el cobro es la entidad financiera o el respectivo acreedor.
- Puede suscitarse antes, durante o después de recibir un determinado bien y/o servicio solicitado por el cliente a la empresa vendedora. Si el cobro se realiza antes, se le denomina adelantado o anticipo.
- Este proceso incluye documentos como: facturas, pagares, letras de cambio y otros títulos valores. Se asevera que la venta de bienes y/o servicios se realiza cuando se efectuó el cobró respectivo.
Departamento de Cobranzas
El departamento o división de cobranzas, de una empresa, es la encargada de gestionar el cobro o recuperación de los valores, en términos de unidades monetarias, correspondientes a la totalidad de créditos otorgados, originados por ventas de bienes y/o servicios. Es una actividad específica, cuyo objetivo es reactivar la relación comercial de una empresa con sus clientes, procurando que mantengan sus créditos vigentes (al día) y puedan aprovechar las ventajas de los bienes y/o servicios que se oferta.
Proceso de Cobranza
Es un conjunto de faces, etapas o pasos ordenados cuya finalidad es transformar las Cuentas por Cobrar en efectivo (activo líquido) lo antes posible, revirtiendo el efecto negativo en los flujos de efectivo de una empresa. Este proceso debe diseñarse para cada empresa, puesto que no todos los deudores son iguales. Además, debe ser medido y controlado, por ello es necesario utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas, para ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.
La utilización de políticas, indicadores y reportes permiten organizar y recuperar las cuentas por cobrar, vigentes y vencidas. Además, son el marco de referencia a partir del cual puede planificarse la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza, permitiendo medir el desempeño, definir y uniformar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos.
Gestión De Cobranza
La gestión de cobranza es una actividad específica, cuyo objetivo es reactivar la relación comercial de una empresa con sus clientes, procurando que mantengan sus créditos vigentes (al día) y puedan aprovechar las ventajas de los bienes y/o servicios que se oferta.
Ejecutivo de cobranza
El ejecutivo de cobranza es un funcionario de nivel jerárquico con formación académica y experiencia en el ámbito de cobranzas, que tiene por premisa efectivizar créditos en función a sus fechas de vencimiento pactadas para tal efecto, tiene bajo su dependencia personal y recursos de una empresa, destinados al cobro o recuperación créditos. Debiendo considerar que:
- El éxito de su departamento está condicionado al logro de una cobranza puntual, velando que no haya retraso en los clientes, para lograr alto porcentaje de eficiencia en la cobranza. Puesto que, a mayor tiempo en la cobranza, mayor probabilidad de que se declare incobrable.
- Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar a deudores morosos sin perder al cliente.
- Debe aplicar tratamiento personalizado a cada cliente, por ser considerado caso especial que requiere de una técnica de cobro a ser aplicada en el momento adecuado.
- Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crédito, porque lo más recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener conocimientos de los créditos otorgados por la empresa. El cobrador debe tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza y saber cómo y cuando aplicarla.