Objetivo de la opción

A continuación podrás conocer la funcionalidad de cada una de las secciones del punto de venta de ClickBalance, ofreciendo una descripción breve sobre él.

Para comenzar a utilizarlo ya debes de tener instalado y configurado correctamente el punto de venta, así como su respectivo acceso.

General

Cuando encuentres un icono como el siguiente:

Al hacer click sobre él te mostrará un Panel de Ayuda como el siguiente, el cual mostrará una breve descripción de cómo utilizar la opción en la que estés ubicado, cúando tengas duda de para qué sirve algún icono o como realizar ciertas funciones no dudes en consultar dicha información.

Sin embargo se colocaron algunos iconos para facilitar el acceso a las opciones más utilizadas del sistema, como:

Catálogo de Cajas	Catálogo de Clientes	Punto de Venta	Sincronizador	Movimientos	Cierre de Caja	Configuraciones

Catálogos

En esta opción del menú encontrarás Cajas, Clientes, Código de barra, Configurar productos, Dispositivos, Impresoras y Tipos de movimientos de caja, a continuación se describirán cada una de ellas y sus respectivas funcionalidades.

Cajas

Aquí podrás crear y modificar tus cajas con sus respectivas configuraciones.

• Número: Número único con el cual se identificará la caja.
• Nombre: Nombre con el cual se identificará y se podrá visualizar la caja.
• Estatus: Indica si la caja estará disponible o no.
• Parámetros Generales:
  • Serie Caja: Al realizar una venta se asignará la serie que se ingrese, lo cual servirá como referencia de donde se generó la venta, este dato debe ser la misma serie que está asignada en Clickbalance.
  • Modo de operación Permite seleccionar los movimientos que se realizarán en la caja, es decir Emite y cobra tickets, Solo emite tickets o Cobra tickets.
  • Importe Máximo en Caja: Permite ingresar un límite máximo de efectivo a permitir en caja.
  • Forzar retiro de dinero al alcanzar el máximo permitido: Al habilitarse mostrará pantalla de retiro al cumplirse el límite máximo ingresado anteriormente, sin embargo permitiera seguir vendiendo sin realizar el retiro, pero mientras no se realice el retiro de efectivo seguirá mostrándose con cada venta realizada.
  • Permite emitir factura: Permite emitir ventas de tipo factura siempre y cuando cuente con conexión a internet
  • Permite emitir cotizaciones: Permite emitir cotizaciones siempre y cuando cuente con conexión a internet.
  • Permite envío domicilio: Se habilitan las opciones para realizar pedidos a domicilio, es decir, tu venta se generará en estatus iniciado y se realizará la impresión del ticket con los datos del cliente seleccionado, posteriormente deberás ingresar a caja de cobros para cobrar tus pedidos que ya fueron entregados.
  • Requiere capturar arqueo de caja: Al habilitarse al momento de realizar el cierre de caja, muestra pantalla para realizar arqueo de caja, en caso de no habilitarse sólo será necesario mostrar el monto total en caja, sin especificar denominaciones.
  • Permite Sincronizar Ticket: Permite que en cada venta efectuada se guarde automáticamente en ClickBalance.
  • Asignar cajero como agente: Este check estará habilitado por default, al estar habilitado tus ventas se asignan al agente asignado al cajero utilizado, si se deshabilita, al realizar la selección de un cliente y este cuente con un agente diferente al del cajero, la venta se le asignará al agente del cliente, cuando la venta sea “público general” esta se asignará al agente del cajero.
• Permisos: En esta sección podrás dar permiso a tus usuarios a ingresar con dicha caja, así como los permisos correspondientes, asigna el usuario CB o ingresa a Especiales, Usuarios para dar de alta tu usuarios y asignar permisos, recuerda que para que el usuario tenga todos los permisos debes seleccionar todas las opciones, así como asignar el porcentaje de descuento a permitir.

Para agregar un cajero debes:

1. Presionar el botón Habilitar Cajero.
2. Seleccionar Cajero.
3. Habilitar los permisos que tendrá el usuario.
4. En caso de que el cajero tenga límite al aplicar descuento es necesario especificar el porcentaje, por default se encuentra en “0””, lo cual significa que no tiene límite de descuento.
5. Presionar botón “Agregar”

Por ejemplo:

Para modificar los permisos de un cajero debes:

1. Seleccionar cajero del listado.
2. Automáticamente se mostrarán habilitados los permisos con los que cuenta el cajero en los checks a la derecha del listado de cajeros.
3. Habilita o deshabilita los permisos.

Para quitar un cajero debes:

1. Seleccionar cajero haciendo doble click.
2. Presionar el botón “Quitar”

• Dispositivos: En esta sección podrás asignar tus dispositivos, es decir, tu impresora, Escáner y Bascula en caso de que utilices, tu impresora estara agregada automáticamente, sin embargo para poder asignar Escaner y Báscula es necesario ingresar al catalogo de dispositivos y agregar toda la información necesaria para funcionamiento.

Recuerda presionar el icono “Guardar” para que se guarde la información o los cambios realizados.

Clientes

Aquí podrás crear, modificar y consultar información sobre clientes, el cual se almacenará tanto en el punto de venta como en clickbalance, sin embargo, para que se realice es necesario tengas conexión a internet al momento de guardar.

Para crear un cliente debes:

1. Asignar un número.
2. Seleccionar Régimen fiscal.
3. Capturar Nombre o Razón social.
4. En caso de ser Persona física agregar Apellido Paterno y Materno.
5. CURP
6. RFC
7. Asignar una lista de precio.
8. Porcentaje de descuento que se le asignará en caso de contar con el.
9. Agregar datos de contacto (Teléfono, celular y correo electrónico).
10. Asigna el agente de venta predeterminado.
11. Para agregar dirección es necesario que presiones F2, llenes los campos correspondientes y presiona el icono guardar, una vez realizado esto, la dirección se asignará al cliente en el listado de dirección.
12. Presiona el icono “Guardar” nuevamente para guardar el cliente.

Para modificar un cliente:

1. Agrega el número de cliente y presiona la tecla Enter.
2. Automáticamente se mostrará la información del cliente en los campos correspondientes.
3. Si deseas editar su dirección, debes seleccionarla y presionar F6 o hacer doble click sobre ella.
4. Una vez editada la información presiona el icono guardar para almacenar los cambios.

Cómo buscar un cliente:

1. Estando ubicado en la caja de texto Número presiona el ícono buscar.
2. En ayuda de personas ingresar el nombre del cliente a buscar y presionar Aceptar.
3. Automáticamente se mostrará una lista con los clientes que tengan relación con la búsqueda realizada.
4. Selecciona un cliente y presiona Enter para desplegar sus datos en los campos que correspondan.

Código de Barra

En este catálogo podrás configurar el contenido de tus codigos de barra, con ello podrás leer tus códigos en el punto de venta y automaticamente se realizará el desglose de la infomación.

Como puedes ver en el ejemplo consiste en ingresar el como esta compuesto tu código de barra, para ello necesitas:

1. Ingresar número o presionar enter y que se asigne automáticamente el siguiente disponible
2. Ingresar una descripción breve como nombre.
3. Indicar Estatus Activo.
4. Una vez realizado esto deberás comenzar a ingresar los componetes de tu código de barras, existen 4 tipos de componentes:

• Valor Fijo: Al elegir este tipo, se utiliza para valores que siempre se muestran igual, por lo tanto en el campo valor debemos de ingresarlo y en campo Ancho, ingresar la cantidad de caracteres que toma dicho valor.

• Código Producto: Como el código del producto puede variar, debemos elegir esta opción e ingresar la cantidad de caracteres que hacen referencia al código del producto en el código de barras.

• Cantidad: Cuando los productos son pesados, toman cierta cantidad de caracteres para ingresar la cantidad del producto que estamos vendiendo, por lo tanto debemos ingresar en Ancho dicha cantidad de caracteres que hacen referencia al peso, así como en decimales cuantos caracteres hacen referencia a ello.

• Ignorar: Es posible que dentro del código de barra existan caracteres que cambian dependiendo del código generado sin embargo dichos valores no hacen referencia a nada que necesitamos, por lo tanto podemos ignorar dicho carácter asignando el Ancho de el.

Una vez ingresado todos los componentes de tu código de barra puedes cambiar el orden de dicho componente seleccionandolo y presionando el botón Subir o Bajar dependiendo lo que necesites, una vez que estés seguro de que tu configuración es la correcta presiona el icono Guardar.

Configurar Productos

Esta sección sirve para configurar los productos para poder utilizarlos con Báscula e incluso para proteger que solo puedan venderse por piezas enteras.

Para ello existen tres tipos de Manejo:

Báscula: Al asignar este tipo de manejo al tus productos, podrán ser vendidos tanto por pieza como por peso haciendo uso de tu báscula configurada en dispositivos y asignada a la caja.

Piezas: Con este manejo podrás vender tus productos solamente por piezas, es decir, sin que afecte el colocar tu producto sobre la báscula y que se asigne dicho peso al producto, con esto se evita que se vendan por peso.

Normal: Este manejo es el uso común del punto de venta, tu producto puede ser vendido de cualquier modo ya sea Báscula o Piezas.

Para asignar un modo de manejo debes seleccionar la unidad de medida deseada y presionar el botón Buscar, al realizar dicha acción se desplegará un listado de tus productos con la unidad de medida seleccionada.

Una vez visualizada la lista de tus productos, debes seleccionar los productos mediante el checkbox(cuadro de selección) de la izquierda de cada uno de ellos.

Para asignar manejo Báscula deberás presionar la tecla F2.

Si deseas asignar manejo Piezas deberás presionar la tecla F5.

Así como poder dejar en modo normal presionando F8.

Automaticamente tus productos serán asignados al manejo seleccionado, no es necesario que presiones guardar.

Dispositivos

En esta sección podrás ingresar las configuraciones de tus dispositivos como Báscula y Escaner de uso comercial, sin embargo debes de contar con los manuales de tus dispositivos para poder obtener la información necesaria, ya que debes ingresar los datos solicitados para cada dispositivo para un óptimo funcionamiento.

Una vez ingresadas las configuraciones de tus dispositivos presiona el icono guardar, para asignar el dispositivo debes ingresar a Catálogo de cajas y en la pestaña dispositivos asignarlo.

Impresoras

Desde este catálogo podrás agregar, editar o buscar tus impresoras de acuerdo a tus necesidades o al tipo de impresora que necesites, existen cuatro tipos de impresoras: Impresión texto, Impresión gráfica , Pantalla y PDF del documento.

Impresión texto: Aquí podrás dar de alta una impresora manualmente asignando sus respectivas configuraciones para cada una de las secuencias que se indiquen, dicha información puedes obtenerla desde el manual de instalación de tu impresora.

Impresión gráfica: Esta es la opción más recomendable si cuentas con impresora térmica, y puedes agregar los valores tal y como se muestran en el siguiente ejemplo, recuerda que si no se imprime correctamente el ticket, puedes modificar estos valores hasta que se realice correctamente.

Pantalla: Si no cuentas con una impresora o deseas que el ticket se muestre siempre en pantalla puedes utilizar esta opción asignando los valores como el ejemplo, lo cual te mostrará el ticket en tu block de notas de Windows,

PDF del Documento: Con este tipo de impresión puedes traer el formato asignado para envío a domicilio en ClickBalance al tipo de documento de remisión, el cual realizará una descarga del pdf y lo mostrará momentáneamente en tu lector Adobe Reader, y se enviará a imprimir automáticamente a tu impresora que este como predeterminada, para configurar dicho tipo de impresión es como la siguiente:

Tipos de Movimientos de Cajas

Aquí podrás consultar, agregar o modificar los tipos de movimientos que se llevarán a cabo, sin embargo algunos son predeterminados, aun así podrías dar de alta nuevos y utilizarlo desde procesos Movimientos de Caja, por ejemplo:.

Procesos

Aquí encontrarás el acceso al punto de venta, sincronizador, movimientos de caja y cierre de caja, te explicaremos un poco de como utilizar cada uno de ellos.

Punto de Venta

Esta es una de las secciones más importantes del sistema, ya que es donde se centra nuestro objetivo de poder realizar ventas, facturas, pedidos a domicilio o cotizaciones.

Apertura de Caja

Para abrir caja es necesario que ingreses tu nombre de usuario y contraseña, automáticamente se mostrarán las cajas a las cuales tienes acceso, en caso de seleccionar una caja que se encuentre cerrada, solicitará un monto inicial una vez ingresado el monto presiona el botón “Abrir Caja” o al presionar F10 para realizar la apertura de la caja, si en la configuración habilitaste la opción de manejo de dólares también te solicitará el tipo de cambio actual el cúal manejarás en la caja. En esta sección es importante notar que si alguno de tus productos en ClickBalance su moneda es Dolar, entonces su precio será convertido a dólares. Ej. si su precio es de 10.00 unidades de moneda y el tipo de cambio es de 18.64 el costo total del producto será: 186.40 pesos,siempre y cuando en la configuración habilitaste la opción de manejo de dólares , se hará dicha conversión de lo contrario, serán cb tomados como pesos.

Panel de Ventas

Aquí podrás agregar productos, asignar cliente, realizar ventas, cotizaciones, pedidos a domicilio y realizar retiros de caja.

Ej. Imagen de producto sin manejo de dólares

Ej. Imagen de producto con manejo de dólares

A continuación te explicaremos sobre el contenido del punto de venta:

• Cliente: Muestra por default el Cliente configurado en parámetros, recomendamos que sea público en general, en caso de seleccionar un cliente, se mostrara el nombre del este.
• Cajero: Nombre del cajero que está realizando la venta.
• Caja: Nombre de caja en la cual se está realizando la venta.
• # Indica el número de la caja actual.
• Listado de productos: Aquí se irán agregando los productos solicitados por el cliente, más adelante mostraremos algunas sugerencias de como agregarlos.
  • #: Agrega un número de lista al producto, el cúal puede utilizarse para eliminarse.
  • Código: Muestra el código del producto.
  • Descripción: Muestra la descripción del producto.
  • Cantidad: Muestra la cantidad de un mismo producto ingresada.
  • % Desc: En caso de contar con un descuento a aplicar mostrara el porcentaje que se aplicó.
  • P. Unitario: Muestra el precio unitario del producto.
  • Importe: Muestra el importe total de un mismo producto.
• Tipo de Cambio: En la esquina inferior izquierda se muestra una etiqueta de texto que nos indica el tipo de cambio actual que estamos utilizando para cobrar.
• Comando: Desde esta caja de texto realizamos la mayoría de acciones, como seleccionar o buscar un cliente, agregar productos, buscar productos, eliminar productos del listado, etc. Más adelante describiremos como realizar algunas de las funciones.
• Botón guardar: Una vez ingresados los productos a vender, presiona el botón con icono en forma de disquete o presiona F10, al presionar mostrará la pantalla correspondiente para el cierre de venta.
• Botón envío a domicilio: Al contar con productos ingresados y presionar el botón, se mostrará ventana de Domicilio de entrega, el cual mostrará el domicilio del cliente asignado a la venta, dicho domicilio puedes modificarlo, sin embargo los cambios no serán guardados, son solamente para la impresión, recuerda que para que se impriman los datos del cliente debes habilitar el checkbox(cuadro de selección) en configuraciones, pestaña Opcionales.
• Botón ventas pendientes de cobro: Al realizar ventas de pedidos a domicilio o pendientes de cobro, estas se enviarán al panel de ventas pendientes de cobro, sin embargo, puedes acceder a dicha pantalla presionando este botón y realizar el cobro de tus ventas pendientes.
• Botón Retiro de Caja: Permite realizar retiros en caja, ya sea por cumplirse el limite permitido o por alguna necesidad.
• Botón información:Al presionar mostrará pantalla con Funciones generales y Comandos rápidos, lo cual contienen una guía de cómo acceder a ciertas funciones del punto de venta, así como instrucción de cómo utilizar los comandos rápidos.
• Imagen: Para mostrar imagen de producto es necesario que sea agregada desde ClickBalance y llevar a cabo la sincronización de productos.
• Subtotal: Muestra la suma de los subtotales, es decir, el monto sin impuestos.
• Descto.: Muestra el monto de descuento aplicado.
• Impuestos: Muestra el monto total de impuestos, para visualizar los montos desglosados coloca el cursor del ratón sobre la caja de texto.
• Total: Muestra la suma de importe de los productos agregados.
• Peso: Se muestra cuando utilizas báscula, el cual se mostrará al lado izquierdo indicando el peso a asignar al producto.

Agregar un producto:

1. Ingresa código de producto.
2. Presiona la tecla Enter.

Agregar dos productos de un mismo código:

1. Ingresa cantidad deseada, símbolo “*” y código de producto.
2. Presiona la tecla Enter. Ejemplo: 2*COD001

Buscar un producto:

1. En comando ingresa el producto a buscar.
2. Presiona la tecla de función F1.

Agregar varios productos mediante una búsqueda:

1. En comando ingrese la cantidad deseada, símbolo “*”, producto a buscar.
2. Presione la tecla de función F1.
3. Seleccione el producto.
4. Presiona la tecla Enter. por ejemplo: 2*NombreProducto

Eliminar un producto del listado:

1. Ingrese símbolo “-“ y número de linea en la cual se encuentra el producto que desea eliminar.
2. Presione la tecla Enter, por ejemplo: -2

Aplicar descuento a un producto:

1. Una vez ingresado el producto en la lista, seleccionarlo haciendo click.
2. Presionar tecla de función F4.
3. Ingresar porcentaje de descuento, nombre y contraseña de usuario con permisos.
4. Presiona botón “Aprobar”.

Descuento general:

1. Presiona la tecla de función F5.
2. Ingresa porcentaje de descuento, nombre y contraseña de usuario con permisos.
3. Presiona botón “Aplicar”.

Cambiar precio a un producto:

1. Seleccionar producto del listado.
2. Presionar la tecla de función F8.
3. Ingresar nuevo precio, nombre y contraseña de usuario con permisos.
4. Presiona botón “Aprobar”

Consultar existencias:

Disponible a partir de la versión 3.3.0

1. Presiona la tecla de función F2 para consultar la existencia de un producto en tus diferentes almacenes.
2. Captura el código que deseas consultar y da click en Buscar

Asignar venta a cliente: Al cerrar la venta volverá automáticamente a tu cliente público general asignado, en caso de que tu cliente tenga descuento, todos tus productos se mostrarán con descuento automáticamente.

1. En comando ingrese nombre, apellidos, teléfono o celular del cliente.
2. Presione la tecla de función F6.
3. Seleccione el cliente del listado.
4. Presione la tecla Enter.

Cobros: Una vez agregados los productos que el cliente desea comprar presiona la tecla de función F10 para acceder al cobro, sin embargo puede haber cuatro tipos de documentos: Ticket, Factura, Cotización y Envio a domicilio, debes seleccionar el tipo que requieres realizar en el combobox Tipo de Venta.

• Ticket:

1. Verificamos que el Total sea correcto.
2. Captura la denominación con la que se paga en la caja de texto correspondiente, ya sea Efectivo, Debito/Credito o también puedes presionar F2 para agregar otra forma de pago.
3. Una vez ingresada la denominación presiona Enter para que se habilite el botón “Terminar la Venta”
4. Puedes elegir si quieres imprimir o no ticket así como el número de copias a imprimir.
5. Puedes realizar venta a Crédito habilitando su campo correspondiente.
6. Presiona el botón “Terminar la Venta” o presiona la tecla de función F10 para finalizar la venta.

Cobrar con Dólares:

Una vez más si tenemos habilitada la opción de manejar dólares el sistema nos mostrará la pantalla anterior, con una nueva caja de texto, en la cuál podemos digitalizar la cantidad de dólares con los que el cliente nos paga, este automaticamente nos convertirá esa cantidad a pesos y recalculará los totales, al lado derecho de los campos total a pagar y cambio nos mostrará en números color rojo su equivalente en dólares de acuerdo al tipo de cambio registrado. De igual forma si deseamos dar el cambio en dólares, la conversión que se muestra en números rojos nos será de gran ayuda. Cabe aclarar que los cobros pueden ser mixtos, es decir, dar una cantidad en dólares y el restante en pesos, o cobrar con tarjeta una parte y el resto con efectivo. La siguiente imagen nos muestra pantalla de cobro:

Si no sabes cual es el tipo de cambio actual la ventana de captura de productos a su lado izquierdo cuenta con el tipo de cambio actual.

Cambio con dólares: Si deseamos dar cambio con dólares tendremos que dar click sobre el botón que nos aparece al lado derecho del total del cambio, la cual nos abrirá una ventana como se muestra en la siguiente imagen, la cual muestra el total de cambio a regresar, además de darnos la opción de dar cambio mixto una parte en dólares y otra en pesos. Una vez terminado damos click en “Aceptar” para retornar y terminar la venta.

Cobrar con Tarjeta de Crédito / Débito o Transferencia

Para poder usar esta opción previamente debes tener los tipos de venta en los parámetros de configuraciones, si deseas tener mas información te invito a leer el manual de Configuración.

En esta nueva versión cuando tecleamos sobre la opción de Tarjeta, nos abrirá una ventana como lo muestra la siguiente imagen, en la que debemos elegir con cual método de pago se cobrará la venta, ya sea Tarjeta de Crédito, Débito o Transferencia Electrónica. En esta ventana nueva nos pedirá la referencia de la cuenta/ tarjeta.

• Venta Facturación: Para asignar la factura a un cliente debes asignarlo ya sea antes de comenzar con el cierre de venta o puedes presionar F6 para realizar la búsqueda o captura de cliente, siempre y cuando no se haya presionado Terminar Venta, además debes seleccionar Factura en el combo Tipo de Venta.

1. Seleccionamos Factura en combo Tipo de Venta.
2. Verificamos que el Total sea correcto.
3. Captura la denominación con la que se paga en la caja de texto correspondiente, ya sea Efectivo, Debito/Credito o también puedes presionar F2 para agregar otra forma de pago.
4. Una vez ingresada la denominación presiona Enter para que se habilite el botón “Terminar la Venta”.
5. Puedes realizar venta a Crédito habilitando su campo correspondiente.
6. Presiona el botón “Terminar la Venta” o presiona la tecla de función F10 para finalizar la venta.
7. Se mostrará PDF con diseño asignado al documento de venta en clickbalance.

• Cotización: Para asignar la cotización a un cliente debes asignarlo ya sea antes de comenzar con el cierre o puedes presionar F6 para realizar la búsqueda o captura de cliente, siempre y cuando no se haya presionado Terminar Venta, además debes seleccionar Cotización en el combo Tipo de Venta.

1. Seleccionamos Cotización en combo Tipo de Venta y presionamos Enter.
2. Verificamos que el Total sea correcto.
3. Presiona el botón “Terminar la Venta” o presiona la tecla de función F10 para finalizar.
4. Se mostrará PDF con diseño asignado al documento de venta en clickbalance.

• Envio a domicilio: Al seleccionar este tipo, realiza la misma función que el botón Envio a domicilio, guarda la venta como pendiente de cobro, para realizar la impresión del ticket y poder entregarle al repartidor dicho ticket con la información del cliente para la entrega.

1. Seleccionamos Envio a domicilio en combo Tipo de Venta y presionamos Enter.
2. Verificamos que el Total sea correcto.
3. Presionamos el botón “Terminar la Venta” o presiona la tecla de función F10 para finalizar.
4. Se mostrará pantalla Domicilio Entrega con calle, número exterior, colonia, municipio, código postal, teléfono y celular del cliente seleccionado, dichos datos puedes modificarlos para la impresión, sin embargo no se almacenarán, sólo son temporales, recuerda habilitar el check de imprimir datos del cliente en configuraciones- opcionales para que pueda realizarse dicha impresión.
5. Una vez verificado el domicilio del cliente presiona Aceptar para que se lleve a cabo la impresión.

1. Una vez entregado el pedido y haber recibido el pago de el puedes finalizar la venta desde la pantalla de Solo cobro, siempre y cuando cuentes con permisos para ello.

Generar Factura de Ticket

Puedes generar una factura de un ticket pendiente de cobro, solo necesitas ir al cobro de caja y seleccionar el ticket pendiente de cobro y dar clic en el botón Guadar

Se abrirá la ventana de cierre de venta en la que debes elegir en el campo Tipo de Venta la opción Factura

Retiros de Caja: Al presionar botón Retiro de Caja o cumplirse el límite permitido se mostrará en caja la siguiente pantalla:

Al ingresar usuario con permisos permitirá realizar retiro, incluso mostrar el monto existente en caja en caso de contar con el permiso habilitado.

Para realizar retiro debes:

1. Ingresar usuario
2. Ingresar contraseña
3. Ingresar importe a retirar dentro del rango existente en caja.
4. Ingresar observación.
5. Presionar icono Guardar.

Ayuda: Siempre que tengas duda puedes hacer click en icono de información para ver Funciones generales y Comandos Rápidos.

Recepción de Mercancía

Disponible a partir de la versión 3.3.0

En esta opción podrás dar entrada a la mercancía y la información se sincronizará con tu empresa en ClickBalance

Para poder recibir mercancía es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

• Tener en ClickBalance un Tipo de Movimiento al Inventario con las siguientes características:
  • Debe tener almacén destino (el asignado en el Punto de Venta)
  • No manejar Almacén Origen
  • No manejar Documento Origen
• Asignar el Tipo de Movimiento al Inventario en la sección Especiales

• El usuario debe ser administrador ya que podrá cambiar los precios de venta.

Proceso de Recepción de Mercancía

1. Ingresar al menú Procesos opción Recepción de Mercancía Nuevo

2. Para Iniciar con la captura de la mercancía, presiona la tecla [F1] o da click en el botón Agregar Producto

• Se mostrará la siguiente pantalla de captura

Deberás capturar los siguientes datos:

• Código: Código o descripción del producto recibido
• Cantidad: Cantidad recibida
• Costo: Costo del producto
• Precio Final con Impuestos: Precio de venta con impuestos
• Observaciones: Permite la captura de comentarios sobre recepción del producto

También podrás ver los siguientes campos:

• Precio Sugerido: Muestra el precio sugerido, que se calcula tomando el Costo más el % de Utilidad
• Unidad: Unidad del producto
• Último Costo: Último costo del código
• Precio Actual: Precio del artículo
• % de Utilidad: Porcentaje de utilidad
• Almacén Local: Muestra la existencía del producto en ClickBalance
• Ventas Pendientes por Sincronizar: Muestra las unidades pendientes de sincronizar

3. Una vez capturados todos los datos, da clic en el botón Agregar

4. Para finalizar la captura da clic en el botón Finalizar Captura y se mostrarán el listado todos los productos capturados.

5. Guarda el movimiento dando clic en el icono de Guardar

6. El sistema abrirá la pantalla de Sincronización para actualizar los datos en ClickBalance

Consulta de Recepción de Mercancía

1. Ingresar al menú Procesos opción Recepción de Mercancía Consulta

2. Para ver el detallado de la recepción solo debe dar doble clic sobre el registro que desea consultar o seleccionarlo y teclear [F4]

3. Para exportar a Excel solo debes dar clic en el icono de impresión

Sincronizador

Realiza la función de Importar unidades de medida, almacenes, métodos de pago, tipos de venta, productos, listas de precio, series de producto, componentes de kits, clientes y agentes. Así como Exportar Tickets, es decir las ventas realizadas que no fueron sincronizadas al momento de cerrar venta.

Si cuentas con un equipo como servidor de punto de venta, podrás seleccionar la opción para actualizarse cada 10 o más minutos, lo cual permitirá tener tu información actualizada con ClickBalance.

• Realizar importación:

  1. Ingresa a Sincronizador.
  2. Selecciona una fecha anterior a la cual se agregaron los datos que deseas importar.
  3. Selecciona los datos que deseas importar.
  4. Presiona el icono “Guardar”.

• Realizar Exportación

  1. Ingresa a Sincronizador.
  2. Selecciona una fecha partir de la cual se desea realizar la exportación.
  3. Deshabilita los campos de importar y habilita Tickets.
  4. Presiona icono “Guardar”.

Recuerda que para llevar a cabo la sincronización es necesario tener conexión a internet y estar correctamente configurado el punto de venta.

Movimientos de Caja

En esta sección podrás realizar tus movimientos ingresados en el catálogo de tipos de movimientos de caja, para ello debes:

1. Seleccionar caja.
2. Ingresar cajero, contraseña y presionar enter.
3. Seleccionar el Tipo de Movimiento a realizar.
4. Si cuentas con permiso podrás ver el monto existente en la caja seleccionada.
5. Ingresar importe, si el movimiento seleccionado es tipo salida, el importe deberá ser menor o igual al importe existente en caja.
6. Ingresar observación(opcional).
7. Presionar icono guardar.

Cierre de Cajas

Desde esta sección puedes realizar cierres de caja siempre y cuando tu usuario cuente con permiso para ello, existen dos tipos de cierre:

Cierre con Arqueo: Al ingresar caja, usuario y contraseña debes presionar enter, automaticamente te solicitara el arqueo correspondiente a la caja que se está realizando el cierre, el cual consiste en contar la existencia de monedas y billetes existentes en caja e ingresar la cantidad correspondiente a cada una de ellos, así como tus ventas en Tarjeta y no identificado. Una vez realizado y haber presionado guardar, se mostrará un desglose de tu corte, indicando los totales de ventas realizados, asi como una comparación del dinero existente con la ingresada por el arqueo, indicando si hay dinero faltante o no, una vez vista la previsualización del corte, presiona guardar para que se realice la impresión del corte con arqueo. Para esta sección se añade la cantidad de dólares con la que se cuenta, en caja, este automaticamente muestra la cantidad equivalente en el desglose del arqueo de caja.

Cierre sin Arqueo: Al ingresar caja, usuario, contraseña y dinero en caja automáticamente se mostrará el desglose de las ventas realizadas, así como los impuestos cobrados, en una previsualización del corte, una vez mostrado presiona el icono guardar para que se realize la impresión del corte y se almacene en el historial.

Reportes

Podrás acceder a reportes de Ventas, Corte de Caja, Clientes y Productos.

Reporte de Ventas:

Aquí podrás visualizar el listado de las ventas realizadas ya sea durante un periodo de fechas o las del día actual, así como poder saber Folio, Fecha, Cliente, Total, Estatus, Caja, Cajero, Integrada, Tipo de Venta y Forma de Pago. Así como también filtrar por Caja, Fecha, Cliente, Cajero, Folio, Producto, Forma de pago, Tipo de venta.

Para mostrar el listado deberás seleccionar los filtros deseados y presionar el icono Consultar.

Además desde esta sección podrás realizar las siguientes acciones:

• Reimpresión: Para realizar esta acción debes hacer doble click sobre la venta a reimprimir y Aceptar la ventana emergente.

• Cancelación: Debes seleccionar la venta a cancelar y presionar el icono Cancelar en la parte superior del menú.

• Exportar Reportes: Para ello debes estar visualizando el listado de ventas a mostrar en el reporte y presionar el icono en forma de impresora, al realizar esto se generará un archivo de excel en una carpeta en tu disco local C: con ruta C:\reportes\listadoventas\listado_tickets(fecha-folio).xls

Reporte de Corte de Caja:

En esta sección podrás visualizar el listado de cortes de caja, incluso los cortes por realizar, podrás visualizar Folio, Fecha de Corte, Caja, Cajero, Estatus, Fecha Cierre, F Inicial, Entradas, Salidas,Total Venta y Monto existente en caja.

Para mostrar el listado debes seleccionar los filtros deseados y presionar el icono consultar.

Ademas podrás realizar exportación del listado presionando el icono Exportar, lo cual generará un reporte en excel en la ruta C:\reportes\listadocortes\listado_cortes(fecha-folio).xls

Reporte de Clientes:

Desplegará listado de clientes registrados en el punto de venta, así como poder realizar búsqueda por nombre y RFC.

Reporte de Productos:

Desplegará listado de productos registrados en el punto de venta, así como poder realizar búsqueda por código y descripción.

##Reporte de Listado de Movimientos

En esta sección podrás visualizar el listado de movimientos de caja, podrás visualizar la Fecha, Caja, Cajero, Naturaleza, Nombre del Movimiento, Importe y las observaciones de cada Movimiento realizado.

Para mostrar el listado debes seleccionar los filtros deseados y presionar el icono Consultar(icono de Play).

Además podrás realizar exportación del listado presionando el icono Exportar, lo cual generará un reporte en excel en la ruta C:\reportes\listadomovimientos\listado_movimientos(fecha-folio).xls

Especiales

En esta sección podrás modificar datos de Empresa, Plaza, agregar nuevos Usuarios, así como realizar las configuraciones de tu punto de venta para que funcione con tu empresa de Clickbalance.

Empresa:

Podrás editar datos a utilizar sobre la empresa, como: RFC, Nombre Comercial, Nombre o Razón Social, Domicilio, Teléfono y Régimen Tributario.

Plazas:

Podrás crear, editar o buscar plazas en el punto de venta.

Usuarios:

Podrás crear, editar o buscar usuarios en el punto de venta, así como poder asignar plazas y el tipo de permisos que tendrá dicho usuario, ya sea como Administrador u Operador. Dependiendo el nivel del usuario es como tendrá acceso a ciertas opciones.

Además podrás asignar una agente de clickbalance para que cuando utilices dicho usuario para vender, las ventas se asignen al agente asignado al usuario en Clickbalance.

Configuraciones:

Podrás realizar las configuraciones necesarias para que el punto de venta funcione correctamente en conjunto con ClickBalance.

• Conexión ClickBalance: En esta pestaña realizamos las configuraciones necesarias para poder conectar el funcionamiento del punto de venta con tu empresa en línea en ClickBalance, cierta información ya está asignada desde el momento de crear el enlace de empresa en el primer uso.

Recuerda antes de entrar a esta opción a configurar tu punto de venta debes ejecutar el sincronizador con una fecha anterior a cuando fue creada tu empresa en clickbalance para poder importar toda la información necesaria para su funcionamiento.

Una vez realizada la sincronización deberás:

1. Ingresar número de cliente a asignar como público general o también al seleccionar la caja de texto y presionar buscar puedes realizar dicha búsqueda del cliente a asignar.
2. Seleccionar el tipo de venta a utilizar como ventas Ticket.
3. Seleccionar el tipo de venta a utilizar como Factura.
4. Seleccionar el tipo de cotización a utilizar.
5. Seleccionar tipo de venta para ventas temporales de Venta a domicilio(debe ser diferente al tipo Ticket).
6. Almacén a utilizar.
7. Seleccionar Si o No en desglosar kit, dependiendo el caso.
8. Total por ciclo puedes dejar el valor por default.

• Métodos de Pago: Aqui debes de asignar el método de pago a utilizar en cada uno de los tipos: Efectivo, Tarjeta Débito, Tarjeta de Crédito,Transferencia y No identificado.

• Folios Tipo de Venta Ticket: Por el motivo de que el punto de venta debe ser capaz de seguir vendiendo aun sin contar con conexión a internet, debes de asignar en Folio Ticket, el siguiente folio disponible en ClickBalance, y por lo tanto no realizar ventas en ClickBalance para no afectar el folio de consecutivo.

• Opcionales: Aquí podrás asignar un Mensaje adicional para impresión mediante ticketera, asi como para Factura, y url para utilizar kiosko de facturación y demás información.

  Además podrás habilitar el check Imprimir datos del cliente al vender para que al momento de realizar una venta a un cliente diferente a público en general, sus datos sean impresos en el ticket, por lo general esta opción es obligatoria si realizas pedidos a domicilio.

  Como nueva funcionalidad, en esta versión se maneja lo del manejo de dólares, el cual nos permite en el sistema manejar la moneda tipo Dolar, para cobros y cambios en las ventas.

Ahora ya conoces todas las funcionalidades de tu punto de venta, si tienes alguna duda al respecto no dudes solicitar ayuda de tus amigos de Clickbalance.