Reuniones de trabajo | Estructura, tipos, roles y cómo hacerlas efectivas (2024)

En una empresa las reuniones de trabajo ocupan una gran parte de la vida laboral. Constituyen una pieza fundamental dentro del engranaje de una organización, pues facilitan la comunicación interna del equipo. ¿Cómo organizaríamos el trabajo si no existieran? Se trata de una actividad imprescindible en la planificación estratégica. Permite que los miembros del equipo expongan sus diferentes opiniones y lleguen a un acuerdo final.

Las reuniones de trabajo son decisivas para el buen desarrollo de una empresa. Por lo general, para realizarlas llevan algo de planificación y siguen una estructura determinada. De la misma manera, existen diferentes tipos de reuniones de trabajo, así como roles asumidos en ellas. Si deseas conocer un poco más acerca del tema y te propones programar reuniones más efectivas y mejor organizadas, no pases por alto el siguiente artículo. ¡Empecemos!

¿Qué son las reuniones de trabajo?

Comenzamos por lo básico: ¿qué es una reunión de trabajo? Las reuniones de trabajo son actividades exclusivas del ámbito laboral. Funcionan como espacios en que los empleados de una empresa o compañía conviven en un salón por cierta cantidad de tiempo con el fin de discutir sobre asuntos de importancia para la organización.

No te engañes, es esta una de las actividades más importantes del sector, pues es el momento para evaluar la situación en que se encuentra la empresa, y aún más relevante, hacia dónde se dirige.

Las reuniones laborales permiten gestionar de manera eficaz la integración y comunicación fluida entre los integrantes de un centro determinado. A través de ellas los miembros pueden diseñar planes de acción conjuntos. ¿Qué mejor espacio para el diálogo y el intercambio que una reunión empresarial? Es una actividad necesaria y la principal herramienta de la que dispones para organizar mejor tu trabajo.

Características de las reuniones de trabajo

De seguro te ha pasado: has asistido a alguna reunión de trabajo que consideraste una pérdida de tiempo, o simplemente pensaste que el asunto pudo haber sido resuelto con un simple correo. Y es que para que una reunión sea eficiente debe cumplir ciertas características que la avalen.

Una de ellas es que todos deben estar preparados para ella. ¿Qué quiere decir esto? Tener puntos a debatir es importante. Una reunión no será efectiva si solo el jefe discute los asuntos pertinentes.

Es por esto que sus integrantes deben estar listos para el debate y las preguntas que puedan surgir. También, en una reunión de trabajo las personas deben escuchar con atención y expresar sus ideas de manera desinhibida.

No debes temer al ridículo, es un espacio propicio para el intercambio de ideas. Además, para su ejecución debe reinar una atmósfera libre de tensiones y sin inicios de aburrimiento. Para ello su organizador debe llevar una planificación correcta de su curso.

Otro de los rasgos que debe identificar a las reuniones de trabajo es la reducción de la información a hechos básicos. Para ello el que la organiza debe pedir a sus trabajadores que teoricen sobre conceptos básicos relacionados con su área de desempeño. No es solo importante pensar fuera de la caja, también lo es analizar cómo esta fue conformada.

Debe definir una reunión laboral el hecho de mantener una visión a largo alcance. Para ello es necesario trazar desde el inicio objetivos que, a largo plazo, puedan también modificar a la sociedad. Es importante avanzar, a pesar de los fracasos.

Por último, deben tomarse decisiones basadas en el consenso. Pueden existir diferencias en el grupo, sin embargo, hay que intentar conciliarlas. Luego de esto, es importante encontrar una solución favorable para todos.

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Estructura de una reunión de trabajo

¿Cuáles son las fases que debemos considerar para organizar una reunión de trabajo efectiva? ¿Qué estructura debemos tener en cuenta para llevarlas a cabo? Las respuestas a estas interrogantes llevarán el éxito a tus reuniones.

En primer lugar, para organizar una reunión de trabajo deben definirse de manera previa sus objetivos. Revisa tu agenda de trabajo y define qué quieres lograr con tu empresa.Luego, informa el motivo del encuentro con antelación. De esta manera, propicias que cada trabajador pueda preparar argumentos o apuntes interesantes que fomenten el debate esperado.

Debes convocar solo a las personas necesarias. No es objetivo que una reunión laboral se convierta en un meeting multitudinario. Por eso, invita al personal necesario, a quien de alguna manera le afecten los puntos a tratar. Además, si quieres lograr una reunión efectiva, elige un espacio adecuado para realizarla. Pudieras reservar un salón que tenga las condiciones y materiales que apoyen su desarrollo.

Luego de que estén creadas todas estas condiciones y te encuentres frente al equipo aclara los puntos importantes. Una reunión debe comenzar con el tratamiento de los objetivos a conseguir. Luego, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar esos objetivos y concluye con los temas más secundarios.

Es importante que cuando se genere el debate, el líder escuche todas las opiniones. Todos los puntos de vista deben tenerse en cuenta en el momento de tomar decisiones de gran repercusión para la empresa. Puedes dejar unos minutos para despejar las dudas que puedan surgir durante el desarrollo de la reunión.

Al finalizar, luego de sintetizar las conclusiones, sería ideal elaborar un resumen con las medidas propuestas y los pasos a seguir para cumplirlas y enviarlo a los participantes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva y que sus trabajadores se sientan valorados.

Tipos de reuniones de trabajo

En el mundo empresarial se realizan infinidad de reuniones de diferentes tipos y relevancia. Algunas pueden ser rutinarias, que involucren a equipos pequeños. Sin embargo, en otras se cierran importantes contratos que pueden definir el futuro de una compañía.

Cada reunión lleva detrás códigos de conducta a seguir y dinámicas diferentes. Conoce con esta lista los tipos de reuniones más comunes que existen:

1. Reuniones para tomar decisiones

Estas reuniones se realizan en el diario de la empresa. Su función es recopilar y exponer informaciones, compartir opiniones y luego tomar decisiones. Para organizar este tipo de reunión de trabajo de forma orgánica deben estar presente una serie de condicionantes. Entre ellos, un ambiente adecuado y la preparación de sus asistentes.

Si todos cumplen su papel asignado, estas reuniones pueden ser sesiones efectivas, preludio de decisiones importantes. ¿Quieres conocer un truco para llevarla a cabo de manera satisfactoria? Adelanta la mayor parte del trabajo y comunica con antelación cómo será tomada la decisión.

2. Reuniones de innovación

Durante este tipo de encuentro los participantes tienen la oportunidad de hacer lluvia de ideas y compartirla con el grupo. La innovación es clave para organizar exitosamente una empresa. Exige por tanto que los trabajadores se mantengan atentos, puesto que requiere de mucha interacción y su finalidad es creativa.

Es esencial, para que el objetivo de este tipo de reunión se cumpla, que se entienda a la perfección la esencia de la empresa, marca o negocio que se trate. Si te toca organizarla, puedes aplicar métodos ágiles y dinámicos como el gamestorming: resultado del brainstorming y un juego.

3. Reuniones informativas

Las reuniones de trabajo informativas se encargan de informar a los asistentes acerca de un tema en particular o comparten determinada información de interés. Similar a los seminarios o paneles de debate, este tipo de reunión laboral suele ser formativa.

Puede darse el caso de que tu empresa acepte un proyecto que responda a un campo determinado que no le es familiar. Para poner al día a los miembros del equipo sobre el tema, puede realizarse una reunión informativa que puede contar con un especialista en la temática.

4. Reuniones de puesta al día

Es un encuentro más breve. En esta clase de reunión se impone que los integrantes de la empresa estén al tanto de las modificaciones, avances y actualizaciones de los proyectos. Ayudaría en estos casos un archivo que registre las fases o metas alcanzadas en cada una de ellas.

5. Reuniones de teambuilding

Si trabajas en equipo, trabajarás mejor y más rápido. En estas reuniones laborales los participantes juegan un rol esencial. Una manera de asegurar que todos pasen un buen rato es pedir a los miembros del equipo que propongan actividades previas al encuentro. Fomentar la cultura de la empresa es importante para su buen desarrollo.

Roles en una reunión de trabajo

Con el propósito de que una reunión de trabajo sea efectiva pueden aplicarse un sinnúmero de recomendaciones. Sin embargo, debemos comenzar por estructurarla de forma adecuada. Parte de esta estructura la conforman los roles asumidos dentro de ella. Por lo general, cada participante asume una responsabilidad diferente cuando se realiza.

1. Líder

¿Por dónde empezar si no es por el líder? La persona encargada de dirigir la reunión laboral se responsabiliza de su estructuración, realización, la conduce y evalúa cuando se concluye. Es un rol de mucho peso, pues los resultados obtenidos dependen de él en mayor parte.

¡Ojo! Líder no tiene que ser la persona que ocupe el cargo más alto dentro de los asistentes. Basta con que reúna las cualidades suficientes para conducir de manera correcta el diálogo colectivo.

2. Facilitador

A esta persona se le designan los temas logísticos. Su función es velar por que la reunión cuente con todos los recursos, materiales, información y número de personas necesarios para que esta sea exitosa.

3. Redactor

Se suma a ellos el redactor, quien se responsabiliza por documentar los acuerdos a los que se llega y los compromisos que se fijan. Es quien, por lo general, lleva el acta de la reunión en caso de que se necesite.

3. Participante

Por más obvio que parezca no podía faltar el rol más común: el del participante. Todos los asistentes a la reunión lo desempeñan, hasta el líder. La obligación máxima de todo participante es ir preparado al encuentro, y participar de manera activa sin salirse del hilo, ni distraerse.

Aplicaciones para reuniones de trabajo

La tecnología ha mejorado nuestra vida laboral y con ella nuestra productividad a la hora de organizar, atender y finalizar una reunión. Para que conozcas cómo llevar a cabo una reunión de trabajo de manera sencilla y eficaz, enumeraremos a continuación algunas de las apps que pueden ayudarte en esta tarea.

1. Doodle

Esta herramienta es el planificador por excelencia. Permite hacer la convocatoria a la reunión de una manera sencilla y automatizada, ahorrando las llamadas y los correos electrónicos. Entre sus opciones destaca la de proponer a todos los contactos distintas fechas y horas para que voten la que más les conviene.

2. GoToMeeting

La app es una de las más utilizadas. Admite la reunión de varias personas, alrededor de quince. Funciona a través de un aviso a los miembros convocados mediante el correo electrónico. Para asistir solo necesitas conectar el micrófono y los altavoces del ordenador o descolgar el teléfono.

3. Uberconference

La herramienta de conferencia online facilita que, a la vez que hables, consultes datos sobre cada uno de los participantes a través de un interfaz visual. Además, te señala quién está hablando en cada momento. Posee la ventaja de que puedes poner en silencio a varios participantes. Esto resulta útil si en el momento de la reunión te encuentras fuera de casa o de la oficina.

4. Worktel

Esta app te ofrece la facilidad de alquilar por horas espacios de reuniones en diferentes cadenas de hoteles o centros de negocios de las principales ciudades de tu país. Es por ello que, si necesitas un espacio físico donde celebrar tus reuniones y acoger a un número considerable de asistentes, es la opción más recomendable.

¿Cómo dirigir una reunión de trabajo?

De seguro en ocasiones te has preguntado cómo se preparan los organizadores de estas reuniones. Si eres líder, quizá no sepas qué decir o cómo dirigir una reunión para que sea efectiva. En estos casos, te propongo que sigas los siguientes consejos.

1. Preparación ante todo

Recalcar que estar preparados es imprescindible. Planificar una reunión en la que se definan los objetivos y cómo alcanzarlos es fundamental para su éxito final. Es recomendable trazar de manera previa los puntos clave que se quieren tratar, el discurso que se dará y el tiempo que emplearás en ello.

2. Anticipación

Debes avisar, mínimo con una semana de antelación, a los participantes de la reunión. De esta manera, aseguras su asistencia a tiempo y su preparación. ¡Qué no sea una sorpresa! Además, puedes enviar documentos a estudiar para dicho encuentro. Así, los empleados podrán leer los puntos a debatir con suficiente tiempo para su análisis.

3. Crear una presentación

La visualidad siempre ha tenido cierta relevancia. Además de ser una excelente ayuda para la memoria, las presentaciones ofrecen la ventaja de poder guiar el discurso, a la vez que ayuda a su orador a no apartarse de él. El surgimiento de un imprevisto, como el olvido de un dato o cierta información, puede ser una de las desventajas de no utilizarlas en las reuniones de trabajo.

4. Realizar un resumen

Cuando finalice la reunión es importante realizar un resumen y subrayar las ideas más relevantes. Si bien puede planificarse con antelación, es fundamental que en este aparezcan las dudas y sugerencias del equipo. Es por ello que puede ir redactándose conforme vaya teniendo lugar el encuentro.

5. Planear instancias de feedback

Por último, para garantizar la efectividad de la reunión laboral debe analizarse el impacto de lo abordado en los trabajadores. Con este propósito se convocan las llamadas instancia de feedback. Es un espacio en que los empleados pueden informar cómo han realizado su trabajo luego de los ajustes propuestos. La efectividad de un encuentro no es inmediata, se conoce con el paso de los días.

Palabras finales

Conocer cómo se realiza el trabajo en una empresa y si sus objetivos se están alcanzando, son informaciones que pueden desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y aprovechada de manera correcta.

En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y expandir el conocimiento. Un trabajo en solitario no trae muchos beneficios, sin embargo, el trabajo en equipo es la base fundamental para consolidación y el éxito de un proyecto.

Las reuniones laborales son un medio imprescindible para conseguir esa acertada efectividad empresarial que buscas. Es de suma importancia que las aproveches al máximo, pues a través de ellas y las conclusiones a las que se arriben, puede delinearse acciones más favorables para el equipo. Aprovecha este espacio y asegura que todos se involucren en la consecución del bien común.