善用內部聊天平台／先進電話系統 提高企業生產力

隨著旅遊入境限制全面放寬，中小企對本地和全球經濟的反彈和復甦持樂觀態度。

根據香港生產力局的2023年度第一季「渣打香港中小企領先營商指數」調查，本季綜合營商指數回升2.5至46.7，反映逐步通關及放寬社交距離等措施，為本地中小企迎來曙光。現時，許多中小企已乘著經濟上升的趨勢積極擴大它們的跨境業務。

由Zoom委託Morning Consult於2022年展開的一項調查 (下稱調查) 顯示，很多小型企業都將提高生產力和擴展服務範疇視為首要目標，當中81%受訪對象認同引入視像通訊平台能加速業務增長。

為了持續將業務推向其他市場，甚至發展全球業務，提高生產力和擴展服務範疇均不可或缺。增強溝通能力至關重要，包括與內部員工以及外部合作夥伴的聯繫。

引入先進電話通訊系統

不少小型企業非常依賴電話通訊作為日常工具。調查揭示，76%受訪者表示他們每天都會使用電話進行溝通。

調查亦詢問受訪者以不同類型的電話進行業務往來的使用分布，發現只有17%的受訪者會使用雲端電話、49%會使用手機、而33%則使用桌上電話。

其實中小企可以為不同用戶設置特定通話佇列，例如銷售團隊或支援團隊，確保團隊最合適的成員能最先接聽來電，從而更有效率地劃分和解決客戶的諮詢。

隨著本地全面通關，商務旅行將會復常，意味著連繫跨境團隊的協作工具對業務持續運作變得至關重要。透過雲端電話的靈活優勢，外出公幹的小型企業員工可以於手機、手提電腦、平板電腦等能連接互聯網的設備撥打和接聽電話。

此外，確保通訊設備可以有效地進行溝通亦十分重要，例如員工以電話傾談時突然需要分享草稿或文件。此時，假如中小企正使用支援電話和會議之間可無縫切換的整合平台，員工就能輕鬆地由電話切換至視像會議，達至更有效率的協作。

正確高效使用聊天平台

電話通訊以外，中小企亦十分頻繁地使用電郵和聊天及訊息平台，尤其是員工之間的內部溝通。調查顯示，超過80%受訪者每天都會使用電郵與內部同事通訊，另有52%每天使用聊天及訊息平台進行內部溝通。

聊天平台的其中一個好處是令同事之間能實時聯繫，有助提高生產力。為了提高團隊之間的溝通效率，中小企可以為不同部門以及跨部門團隊設立聊天群組，讓員工能根據需要向相關團隊發送訊息。

此外，員工可透過聊天平台分享文件和圖片以便快速協作，甚至截取圖片並添加註釋，然後直接在聊天頻道分享，令日常溝通協作更快捷。

在混合世代中發展業務

調查的另一項數據指出，64%的小型企業正同時發展線下和線上業務。在香港，政府亦持續協助中小企通過線下和線上的商務渠道在海外地區拓展業務。由此可見，通訊平台在混合營運模式中發揮著重要作用。在發展海外市場的過程中，現代化的通訊平台能夠為中小企帶來提高生產力、擴展服務範疇和提高員工參與度等重要優勢。

【關於作者】Ricky Kapur擁有超過25年的經驗。作為Zoom擔任亞太區負責人，他負責制定和領導Zoom亞太區關鍵市場的市場推廣策略，負責市場包含澳洲、紐西蘭、東協各國、中國、香港特別行政區、印度、韓國及台灣。

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