Microsoft stellt das neue Outlook unabhängig vom Office-Paket kostenlos zur Verfügung. Sie benötigen weder ein Microsoft 365-Abonnement, noch eine Lizenz von Microsoft Office. Installieren lässt es sich auf Windows 10 und Windows 11 sowie in macOS.
Wer Outlook 2021 aus dem Office-Paket nutzt, kann zur neuen Version über den Schieberegler “Testen Sie das neue Outlook” wechseln. Das klassische Outlook bleibt aber auf dem System erhalten und kann weiterhin parallel genutzt werden. Wer kein Office nutzt, kann das neue Outlook kostenlos installieren. Dies ist zwar öffentlich verfügbar, wird aber noch stark weiterentwickelt, weil noch viele Funktionen fehlen. Es kommen daher ständig neue Funktionen hinzu.
Thomas Joos
Thomas Joos
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Der Begriff “Das neue Outlook” ist daher etwas irreführend. Outlook ist zwar neu, wird aber das klassische Outlook aus dem Office-Paket zeitnah nicht ersetzen. Zunächst geht es darum, die klassischen UWP-Apps Kontakte, Mail und Kalender in Windows 10 und Windows 11 zu ersetzen. In Zukunft ist es aber nicht unwahrscheinlich, dass auch die Desktop-Variante aus dem Office-Paket ersetzt wird. Das ist aktuell aber noch nicht klar.
Es fehlen derzeit noch viele Funktionen, die Profis nutzen und an verschiedenen Stellen ist die Bedienung nicht so geschickt gelöst wie im Desktop-Outlook. Beispiele dafür sind Kategorien, Suchordner und Kennzeichen für E-Mails. Es gibt derzeit auch noch keinen Offline-Support, keine POP3-Unterstützung und auch keine Möglichkeit PST-Dateien einzubinden.
Das soll sich in den nächsten Monaten ändern. Microsoft 365-Konten aus Exchange Online lassen sich an das neue Outlook anbinden, allerdings funktioniert das nicht mit allen Abonnements. Bei unseren Tests konnten Microsoft 365-Konten mit eigenen Domänen nicht angebunden werden, Testaccounts dagegen schon.
Thomas Joos
Thomas Joos
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Es kann daher immer mal wieder passieren, dass sich ein Konto nicht anbinden lässt. Bei IMAP-Konten, iCloud, Google Mail sowie für Microsoft-Konten gibt es aber meistens keine Probleme.
Das neue Outlook ersetzt Apps in Windows 10 und Windows 11
Das neue Outlook ermöglicht in einer zentralen Oberfläche die Verwaltung von Mails, Kalendern und Kontakten. Diese drei Apps werden daher aus Windows gestrichen und in Windows 10/11 zusammengeführt. Zur Aufgabenverwaltung soll Outlook nicht mehr genutzt werden, hier bietet Microsoft schon lange die To-Do-App, die auch für iOS und Android zur Verfügung steht.
Die To-Do-App ist darüber hinaus in der Lage, auch Aufgaben aus Exchange und Exchange-Online anzubinden. Das neue Outlook baut auf WebView2 auf, also einer browserähnlichen Ansicht. Einfach ausgedrückt handelt es sich beim neuen Outlook also um eine Web-App.
Neue Windows 11-Geräte erhalten seit 2024 das neue Outlook automatisch. Bereits installierte Windows 11-Rechner erhalten das Produkt über Windows-Update oder über den Microsoft-Store. Dabei werden aktuell (noch) nicht die UWP-Apps Kontakte, Kalender und Mail entfernt.
Sobald das neue Outlook auf einem PC mit Windows 10 oder Windows 11 installiert ist, erscheint das Icon “Outlook (new)” im Startmenü. Die neue Outlook-App kann darüber hinaus auch als “Outlook für Windows” aus dem Microsoft App-Store geladen werden.
Es gibt Diskussionen beim Datenschutz im neuen Outlook
Das neue Outlook synchronisiert alle E-Mail-Konten in Outlook mit Microsoft-Servern. Das gilt auch für Mail-Konten, die nicht von Microsoft gehostet werden. Hier geht es nicht nur um den Inhalt der Nachrichten, sondern auch um Benutzername und Kennwort für alle Konten. Das wirft natürlich einige Diskussionen auf und wer das nicht will, sollte die Finger vom neuen Outlook lassen.
Das neue Outlook einrichten
Nach der Installation und dem Start können Sie das erste E-Mail-Konto eintragen, das Sie an Outlook anbinden wollen. Google Mail, iCloud, Yahoo, Microsoft 365 (Exchange Online) und IMAP-Konten stellen kein Problem dar.
Thomas Joos
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Die Einrichtung eines neuen Kontos dauert nicht lange und erfordert die Bestätigung einiger Fenster zum Datenschutz. Danach erhalten Sie eine Zusammenfassung und Tipps zu den Möglichkeiten, die Sie mit dem neuen Outlook haben.
Thomas Joos
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Die Oberfläche ist leicht verständlich und sehr viel übersichtlicher und einfacher aufgebaut, als beim Desktop-Outlook. Über das Zahnrad-Icon oben rechts können Sie die Einstellungen von Outlook aufrufen.
Bei “Konten” sehen Sie die bereits verbundenen Konten. Mit “Konten -> E-Mail-Konten -> Konto hinzufügen” fügen Sie weitere E-Mail-Konten zum neuen Outlook hinzu. Vorhandene Konten passen Sie mit der Schaltfläche “Verwalten” für das jeweilige Konto an. Hier können Sie das Konto entfernen oder ein Konto als primäres Konto festlegen. Mit dem primären Konto verschicken Sie E-Mails, wenn Sie kein anderes Konto ausgewählt haben.
Weiterhin können Sie an dieser Stelle auch Anpassungen für den Kalender und die Kontakte vornehmen. Die Kontakte hat Microsoft im neuen Outlook in “Personen” umbenannt. Es ist sinnvoll, nach der Einrichtung von Outlook alle Einstellungen nacheinander durchzuarbeiten und an die eigenen Anforderungen anzupassen.
Mit Outlook arbeiten: E-Mails, Kalender und Kontakte
Für jedes E-Mail-Konto legt Outlook einen eigenen Bereich im Posteingang an, den Sie ein- und ausklappen können. Im oberen Bereich sind Favoriten zu finden. Hier können Sie Ordner, etwa den Posteingang der einzelnen Postfächer anpinnen. Dann müssen Sie nicht immer durch das ganze Fenster scrollen, wenn Sie mehrere Postfächer verwenden.
Das Kontextmenü wird durchgängig unterstützt. Hier finden Sie verschiedene Aktionen, um E-Mails zu verwalten. Beispiel dafür sind Kategorien und Kennzeichen. Diese funktionieren zwar nicht so umfassend, wie im Desktop-Outlook, bieten aber dennoch eine wichtige Möglichkeit E-Mails zu verwalten.
Thomas Joos
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Über die Icons “Kalender” und “Personen” können Sie in Outlook die Termine und Kontakte des aktuellen geöffneten E-Mail-Kontos anzeigen und verwalten. Überdies können Sie über die Office-Apps-Icons am linken Rand auch direkt zu den webbasierten Office-Anwendungen wechseln. Diese stehen zur Verfügung, wenn Sie sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet haben oder ein Microsoft-Konto als E-Mail-Konto nutzen.
Die Ansicht des Menübandes passen Sie wiederum über den kleinen Pfeil am rechten Rand an. Bei Auswahl von “Klassisches Menüband” sind mehr Befehle zu sehen, und Sie haben Zugriff auf die zur Verfügung stehenden Befehle für den ausgewählten Ordner oder Kalender.
Autor: Thomas Joos, Autor
