¿Qué es una suite ofimática?

Probablemente hay programas que utilizas todos los días en tu computadora, y quizás no sabes que ese software es parte de un grupo de programas más grande.

Un ejemplo típico de esto es Word, uno de los procesadores de texto más utilizados en la actualidad, y lo cierto es que forma parte de un grupo de programas: la Suite Office de Microsoft.

Precisamente, cuando un conjunto de aplicaciones forma un grupo y están destinadas a un fin específico se las llama suite, como es el caso de las suites ofimáticas.

Debido a sus características, las suites ofimáticas que son en definitiva un conjunto de aplicaciones de oficina, suelen ser muy utilizadas en ámbitos laborales para simplificar tareas y procesos y así poder aumentar la productividad.

Para ello, un mismo proveedor diseña una colección de software, y cada uno de estos programas se utiliza de forma individual en distintas tareas dentro de una organización.

Qué vas a encontrar aquí: Qué es una suite ofimática? Características, ventajas y desventajas de una suite ofimática. Qué incluyen las suites ofimáticas? Tipos y ejemplos de suites ofimáticas.

Qué es una suite? 

Antes de contarte qué son las suites de ofimáticas, es conveniente repasar qué significa el concepto “suite” en informática.

En líneas generales, una suite es un grupo de programas relacionados, los cuales funcionan de manera independiente pero además interactúan entre sí.

El principal objetivo de las suites de software es brindar a los usuarios una serie de herramientas agrupadas para poder facilitar determinadas tareas.

Por ello, la mayor ventaja que te ofrecen las suites reside en la integración de datos entre las aplicaciones.

Es por ello que puedes escribir un texto en Word y luego copiar y pegarlo con sus atribuciones en por ejemplo una presentación de PowerPoint.

Además de ello, la compra de licencias de suites suele representar un ahorro de dinero que si adquieres los programas por separado.

Hoy puedes encontrar suites de software de todo tipo, como por ejemplo suites de software empresarial, de seguridad, de internet y demás. Pero sin dudas, las más populares son las suites de ofimática.

Qué es una suite ofimática? 

Teniendo en cuenta lo que te hemos dicho hasta aquí, ya sabrás entonces que una suite ofimática es un grupo de aplicaciones informáticas destinadas a tareas de oficina.

Con los programas que incluye una suite ofimática puedes crear, modificar, organizar, almacenar, enviar, recibir, escanear e imprimir archivos.

Para ello, en general las suites ofimáticas suelen incluir herramientas para procesar textos, hojas de cálculo, bases de datos, editores, maquetadores, navegador web, gestión de correo electrónico y programas para análisis estadísticos.

Entre las más conocidas suite de ofimática que puedes encontrar hoy están la famosa Suite Office de Microsoft Office, y la suite gratuita opensource OpenOffice.

Características de una suite ofimática 

Para que un conjunto de aplicaciones sea considerado una suite ofimática debe reunir una serie de características.

¿Cuáles son? A continuación te listamos las principales características de una suite ofimática:

• Sencillo manejo de programas básicos
• Las suites ofimáticas incluyen algunas aplicaciones muy fáciles de utilizar, como es el caso del procesador de textos y las hojas de cálculo.
• Puede incluir algunos programas de mayor dificultad, sobre todo en suites ofimáticas para manejo de datos en empresas.
• Inclusión de funciones integradas
• Todos los programas de una suite ofimática son capaces de interactuar entre sí.
• Es posible realizar por ejemplo un gráfico en una aplicación y luego utilizarlo en otro programa de la suite como puede ser una presentación.

• Uso offline y online
• Existen suites ofimática que no requieren instalación.
• Algunas suites ofimáticas pueden utilizarse de forma offline u online.
• El uso online brinda ventajas en relación al almacenamiento en la nube y la sincronización.

Ventajas y desventajas de una suite ofimática 

Desde hace muchos años, en distintos ámbitos, las suites ofimáticas son ampliamente utilizadas.

Te preguntarás ¿cuál es el motivo de ello?

Pues bien, lo cierto es que las suites de ofimática te brindan la ventaja de poder disponer de varias aplicaciones en un solo paquete. Y lo mejor es que las aplicaciones están integradas.

Por ello, la suite ofimática hoy no sólo es elegida en el ámbito laboral, donde reporta grandes beneficios, sino también a nivel hogareño.

Ventajas de una suite ofimática 

Las principales ventajas de las suites ofimáticas son las siguientes:

• Facilidad: Brinda una gran facilidad en la ejecución de tareas cotidianas. Son de uso rápido y sencillo, ya que permiten editar textos, crear presentaciones o realizar cálculos sin mayores conocimientos en el asunto.
• Personalización: En las suites ofimática es posible personalizar las aplicaciones para que las mismas se adapten a las necesidades de cada usuario. Las aplicaciones permiten modificar su apariencia, crear funciones y configurar las herramientas. Posibilita la automatización.
• Accesibilidad: Las aplicaciones de una suite ofimática online ofrecen la posibilidad de acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y lugar.
• Colaborativas: Es posible utilizar la coautoría de documentos, es decir que permite que varias personas puedan trabajar en un mismo documentos al mismo tiempo.

• Conectividad: Las suites ofimáticas permiten mejorar la comunicación entre usuarios, ya que brindan la posibilidad de compartir y sincronizar archivos en tiempo real.
• Ahorro de espacios: Una suite ofimática permite ahorrar espacio de almacenamiento, ya que los documentos trabajados en esta suite se guardarán en la nube.
• Disponibilidad: Existen varias opciones de suites ofimáticas en el mercado, desde las de pago como Microsoft Office, hasta las gratuitas opensourse como OpenOffice.

Desventajas de una suite ofimática 

Dentro de las principales desventajas de las suites ofimáticas, se pueden mencionar las siguientes:

• Incompatibilidad: Debido a que cada suite es desarrollada con diferentes características, en ocasiones los archivos creados en una suite no son compatibles por completo con otras suites de su tipo.
• Dificultad: Algunas de las aplicaciones incluidas en las suites ofimáticas pueden llegar a presentar dificultad de uso para los usuarios inexpertos, por lo que le será difícil realizar operaciones complejas o avanzadas.
• Conectividad: En el caso de utilizar una suite ofimática online, sólo es posible utilizarla siempre que se disponga de una conexión a Internet.

Qué incluyen las suites ofimáticas?

A estas alturas te estarás preguntando cuáles son las aplicaciones que te ofrece un paquete como lo es una suite de ofimática.

Sobre todo teniendo en cuenta que te hemos dicho que se trata precisamente de un conjunto de programas para realizar tareas cotidianas relacionadas a los trabajos de oficina.

Pues bien, en general todas las suites ofimáticas están conformadas de manera similar, por lo que incluyen un grupo de software específico.

Estos programas incluidos en las suites ofimáticas te permiten realizar las siguientes tareas:

• Crear archivos
• Administrar documentos
• Manejar grandes cantidades de datos
• Crear presentaciones

Pero además, te permiten realizar de forma muy sencilla tareas repetitivas, con lo cual te brindan la posibilidad de ahorrar tiempo y esfuerzo.

Básicamente, una suite ofimática incluye las siguientes herramientas:

• Procesador de textos
• Herramienta de presentación
• Paquete de hoja de cálculo
• Sistema de administración de base de datos

Repasemos ahora cada uno de ellos.

Procesador de textos 

Se trata de una aplicación que te permite gestionar documentos de texto, y lo cierto es que es el principal programa de una suite ofimática.

Con el procesador de texto puedes crear, actualizar y formatear archivos de texto, y lo mejor es que te brinda la posibilidad de hacerlo de forma rápida y sencilla.

Por lo general, el procesador de texto de una suite ofimática se ejecuta en una máquina local, como suele ser una aplicación de escritorio, aunque también existen procesadores de texto en la nube.

Características del procesador de textos 

• Permite crear, guardar y editar documentos de texto.
• Incluye formato de texto como tamaño de fuente, alineación, color de fuente, color de fondo, etc.
• Permite revisión de ortografía y gramática.
• Permite agregar imágenes al documento.
• Permite agregar encabezado y pie de página, establecer márgenes de página e insertar marcas de agua en su documento.

Ejemplos de procesadores de texto 

• MS-Word: Procesador de texto multiplataforma
• WordPad: Procesador de texto solo para Windows
• WordPerfect: Procesador de texto multiplataforma
• Google Docs: Procesador de texto gratuito basado en la nube
• LibreOffice Writer: procesador de texto de código abierto

Herramienta de presentación 

Se trata de aplicaciones que se utilizan para ordenar y mostrar información en forma de dispositivas, que conforman una presentación.

Dentro de una herramienta de presentaciones, puedes editar el contenido, darle al texto el formato que desees, insertar y manipular imágenes y gráficos, entre otros elementos que puedes haber elaborado en otro programa de la suite ofimática.

De esta forma realizas las diapositivas que serán parte de la presentación que luego puedes exponer ante el público.

Ejemplos de herramientas de presentación 

• MS-PowerPoint: Herramienta de presentación multiplataforma
• Lotus Freelance: Herramienta de presentación de software propietario
• Presentaciones de Google: Herramienta de presentación gratuita basada en la nube
• LibreOffice Impress: Herramienta de presentación de código abierto

Hojas de cálculo 

En este caso se trata de un software que te brinda la posibilidad de procesar, editar y almacenar datos e información en formato tabular.

Es una herramienta ideal para la contabilidad, ya sea a gran escala o simplemente para los gastos diarios que tengas.

Lo que elaboras con esta herramienta son hojas de cálculo donde los datos estarán organizados en celdas, las cuales son una intersección de filas y columnas.

Además, este tipo de programas incluyen funciones y fórmulas que pueden aplicarse de forma automática, y así procesar los resultados sin tener que recurrir a una calculadora externa.

Características de las hojas de cálculo 

• Permite manejar cálculos simples, incluyendo sumas, restas, promedios y demás.
• Permite elaborar tablas y gráficos en un grupo de datos.
• Posee un formateo de datos eficaz y eficiente.
• Permite realizar cálculos lógicos.

Ejemplos de hojas de cálculos

• MS-Excel: Herramienta de hoja de cálculo multiplataforma
• Hojas de cálculo de Google: Herramienta gratuita de hojas de cálculo basado en la nube
• LibreOffice Calc: Herramienta de hoja de cálculo de código abierto

Base de datos 

Las suites de ofimática suelen incluir un sistema de gestión de bases de datos, que básicamente es un programa que te permite gestionar información con la cual puedes conformar una base de datos.

Con una base de datos puedes disponer de colección organizada de información, a la cual puedes acceder desde cualquier computadora.

Además, ten en cuenta que el sistema de gestión de base de datos interactúa con los datos, los usuarios y la aplicación.

De esta manera, la herramienta te permite editar, actualizar, leer, eliminar y almacenar todos esos datos, de acuerdo a tus propias necesidades.

Características del sistema de gestión de base de datos 

• Permite el almacenamiento, la lectura, la edición y la actualización de datos.
• Brinda excelente accesibilidad.
• Permite recuperar instalaciones de datos dañadas.
• Ofrece seguridad a través de la autorización de administrador y el acceso a datos.

Ejemplos de algunos sistemas de gestión de bases de datos 

• MySQL: Sistema de gestión de bases de datos relacional desarrollado bajo licencia dual.
• Postgresql: Sistema de gestión de bases de datos relacional orientado a objetos y de código abierto.
• Oracle Database: Sistema de gestión de base de datos de tipo objeto-relacional, desarrollado por Oracle Corporation.
• Acceso Microsoft: Sistema de gestión de la suite Microsoft Office.

Tipos de suites ofimáticas 

Existe una clasificación dentro del mundo de las suites ofimáticas, las cuales pueden corresponder a diferentes categorías.

Por un lado, las suites ofimáticas pueden clasificarse de acuerdo a la red de conexión, es decir al tipo de medios que utilizan para poder ser utilizadas.

De ello resultan los siguientes tipos con sus características:

• Suite ofimática en escritorio
• Se conecta a una red local
• Puede funcionar offline
• Requiere de instalación de software en la computadora
• Posee una amplia variedad de diseños de documentos
• Ejemplo: Microsoft Office
• Suite ofimática en línea
• Requiere de acceso a internet para funcionar
• Se trata de un servicio en la nube
• No requiere instalación completa de software en la computadora
• Permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet
• Posee opciones de diseño de documentos restringidos
• Ejemplo: Microsoft Office online.

Otra de las clasificaciones de las suites ofimáticas se realiza de acuerdo a las plataformas, es decir según los sistemas operativos con los cuales la suite es compatible.

De esta clasificación resultan los siguientes tipos:

• Suite ofimática uniplataforma
• Compatible con un solo sistema operativo
• Ejemplo: iWork de Apple
• Suite ofimática multiplataforma
• Compatible con dos o más sistemas operativos distintos
• Ejemplo: OpenOffice

Ejemplos de suites ofimáticas 

Hoy puedes encontrar en el mercado todo tipo de suites ofimáticas, desde paquetes para instalar, suites portables, opciones online que aprovechan las ventajas de la nube, y también incluyendo productos de pago y libre distribución.

Además puedes optar por suites ofimáticas que funcionen como uniplataforma o multiplataforma. Asimismo, cada paquete contiene una serie de aplicaciones con distintas alternativas.

Los principales ejemplos de las suites ofimáticas más populares y conocidas en la actualidad son las siguientes:

Microsoft Office

Si dudas se trata de la suite ofimática más conocida.

Para utilizarla debes no sólo pagar la licencia correspondiente a Microsoft, sino que además deberás instalar la suite en tu computadora.

Además ofrece acceso online u offline, lo que te permite utilizar algunas de sus aplicaciones en diferentes dispositivos.

Incluye una importante variedad de herramientas, entre las que se destacan las siguientes:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Access
• OneNote
• Project
• Publisher
• SharePoint
• Visio
• Teams
• Tareas

Google WorkSpace

Se trata de la suite de oficina de Google, que te ofrece herramientas que puedes utilizar de forma online en cualquier dispositivo a través de tu cuenta de Google.

Claro está que para que puedas usar las herramientas que te ofrece, deberá tener acceso a una conexión a Internet.

Entre las herramientas más destacadas que incluye se encuentran las siguientes:

• Docs
• Sheets
• Slides
• Gmail
• Forms
• Diversas aplicaciones externas compatibles

OpenOffice

Se trata de una suite ofimática de distribución libre, que incluye herramientas muy similares a las que dispone la suite de Microsoft, pero en este caso la licencia es opensource.

Si bien algunos la consideran un poco reducida en sus funcionalidades, lo cierto es que es realmente operativa y posee una amplia compatibilidad.

De esta forma puedes usar OpenOffice en la computadora con sistema operativo Windows, iOS y GNU/Linux.

Entre las principales herramientas que incluye se encuentran las siguientes:

• Writer
• Calc
• Impress
• Draw
• Base

iWork 

Esta suite ofimática es la desarrollada y distribuida por la compañía Apple, exclusiva para los productos que comercializa la marca.

Si tienes un iPhone, una iPad o una computadora Mac, esta suite de oficina vendrá instalada por defecto en el equipo.

Las principales herramientas que incluye son las siguientes:

• Pages
• Numbers
• Keynote

LibreOffice

Entre las opciones de software que ofrece LibreOffice contamos con un procesador de texto, llamado “Writer”, una hoja de cálculo llamada “Calc”, el editor de presentaciones Impress, un gestor de bases de datos al estilo Access llamado “Base”, el editor de gráficos vectoriales “Draw” y el editor de fórmulas matemáticas “Math”, entre otras herramientas menores pero muy importantes para llevar a buen puerto cualquier tarea que el oficinista o el estudiante quieran emprender.

LibreOffice fue en parte diseñado teniendo en mente la compatibilidad con Office y otras suites informáticas, y aunque sus archivos se almacenen de forma predeterminada en alguno de los formatos libres como ODT, ODS y ODP, provenientes de la especificación OpenDocument, siempre podremos exportar los documentos en formatos compatibles con la suite de Office, como XLSX o DOCX, con lo cual podremos garantizarnos un cierto grado de compatibilidad.

Otra de las ventajas de LibreOffice es que se trata de una suite de oficina multiplataforma, lo que significa que podremos utilizarla en todas las computadoras o dispositivos con los que contemos, independientemente del sistema operativo que tengan instalado, sea Windows, MacOS o Linux. También contamos con la posibilidad de ver los archivos de LibreOffice en Android mediante el visor oficial de The Document Fundation.

Para saber más acerca de todo lo que puedes hacer con tu computadora, te invitamos a leer este artículo: Las funciones de la computadora