Descubre las 4 etapas del control en administración
El control en la administración es una función fundamental que permite asegurar que las actividades de una organización se lleven a cabo de acuerdo con los planes y objetivos establecidos. Mediante la obtención de información y la aplicación de correcciones, el control busca maximizar la eficiencia y el rendimiento de la organización. El proceso de control se compone de varias etapas clave, que vamos a explorar en este artículo.
Función clave del control en administración
La función clave del control en administración es asegurar que las acciones de la organización se realicen de acuerdo con lo planificado. Esto implica establecer estándares o metas que deben alcanzarse, y evaluar el desempeño de la organización para determinar si está en línea con esos estándares. Además de supervisar y medir el desempeño, el control en administración también implica tomar acciones correctivas cuando sea necesario para corregir desviaciones y optimizar el rendimiento.
Esta función se basa en la obtención de información relacionada con el desempeño de la organización. Esto puede implicar recolectar datos, analizar informes y utilizar indicadores clave de desempeño. La información obtenida es fundamental para evaluar el progreso y la eficacia de las acciones llevadas a cabo por la organización.
Fases del proceso de control
El proceso de control en administración consta de varias fases que son cruciales para garantizar su efectividad. Estas etapas del control en el proceso administrativo son:
1. Establecer estándares: En esta fase, se definen los estándares o metas que la organización desea alcanzar. Estos estándares pueden estar relacionados con la producción, la calidad, el rendimiento financiero, entre otros aspectos. Establecer estándares claros y medibles es fundamental para medir el desempeño de la organización y evaluar su eficacia.
2. Evaluar el desempeño: Una vez que se han establecido los estándares, es necesario evaluar el desempeño de la organización en relación con estos. Esto implica recopilar datos y medir el rendimiento real de la organización en comparación con los estándares establecidos. Algunas herramientas comunes utilizadas para evaluar el desempeño incluyen informes, indicadores clave de desempeño y evaluaciones de empleados.
3. Comparar el desempeño con los estándares: En esta fase, se compara el desempeño real de la organización con los estándares establecidos previamente. Este análisis permite identificar cualquier desviación o brecha entre el desempeño real y el esperado. 4. Tomar acciones correctivas: La última fase del proceso de control implica tomar acciones para corregir cualquier desviación o brecha identificada en el paso anterior. Esto puede incluir la implementación de medidas correctivas para mejorar el desempeño, ajustar metas o modificar estrategias. Las acciones correctivas son esenciales para garantizar que el rendimiento de la organización se mantenga en línea con los estándares establecidos y se logren los objetivos propuestos.
Tipos de control administrativo
Existen diferentes tipos de control administrativo que se utilizan en las organizaciones para garantizar el cumplimiento de los objetivos y la eficacia de las acciones. Estos tipos de control incluyen:
1. Control previo: Este tipo de control se lleva a cabo antes de que se realicen las actividades o acciones. Se enfoca en establecer políticas, procedimientos y normas que deben seguirse para evitar errores o desviaciones en los resultados. Ejemplos de control previo incluyen la elaboración de manuales de procedimientos, la definición de requisitos y especificaciones, y la planificación detallada de actividades.
2. Control directivo: El control directivo se lleva a cabo durante la ejecución de las actividades. Consiste en supervisar, monitorear y guiar el trabajo de los empleados para asegurar que se cumplan los estándares establecidos y se logren los resultados deseados. Este tipo de control implica la comunicación constante con el personal, la revisión de informes de progreso y la toma de decisiones para corregir posibles desviaciones.
3. Control a corriente: El control a corriente se realiza mientras las actividades están en proceso. Se enfoca en revisar y corregir cualquier desviación o problema a medida que se van presentando. Es un tipo de control reactivo que permite corregir errores y evitar que se propaguen o empeoren. Ejemplos de control a corriente incluyen las reuniones de seguimiento, las revisiones periódicas de avance y las medidas correctivas inmediatas.
4. Etapa de control del proceso administrativo: El control posterior se lleva a cabo después de que las actividades han sido completadas. Consiste en evaluar los resultados y compararlos con los estándares establecidos. Este tipo de control permite identificar lecciones aprendidas, evaluar la eficacia de las acciones tomadas y realizar ajustes para futuras actividades. Ejemplos de control posterior incluyen las revisiones de desempeño, las auditorías internas y las evaluaciones de los resultados obtenidos.
Los diferentes tipos de control administrativo se utilizan en conjunto para asegurar el cumplimiento de los objetivos y maximizar la eficiencia de la organización. Cada tipo de control juega un papel importante en el proceso de gestión y contribuye a la mejora continua de las operaciones y el rendimiento organizacional.
