Der Weg zur nahtlosen Intranet-Integration: Ein Leitfaden

Ihr hört schon das Ächzen eurer Kolleg:innen, die befürchten, dass mit dem Intranet eine weitere Software auf sie zukommt, die sie neben Microsoft 365, Slack und vielen weiteren digitalen Tools im Alltag jonglieren müssen? Dann ist es umso wichtiger, dass ihr euch um eine nahtlose Intranet-Integration kümmert.

Indem ihr verschiedene Anwendungen sinnvoll miteinander verbindet und euer Intranet um praktische Funktionen ergänzt, baut ihr Stück für Stück einen digitalen Arbeitsplatz mit vernetzten Prozessen auf – mit dem Intranet als Einstiegstor. Wir wollen euch in diesem Beitrag eure Möglichkeiten aufzeigen und Tipps für eine erfolgreiche Strategie zur Intranet-Integration mitgeben.

Welche Vorteile hat die Intranet-Integration?

Eine durchdachte Intranet-Integration sorgt dafür, dass eure Kommunikationsplattform nicht einfach nur ein weiterer offener Browsertab auf dem Desktop eurer Mitarbeitenden wird, sondern zum Bindeglied und Hebel eurer Systemlandschaft.

Verbessertes Nutzererlebnis

Eure Kolleg:innen können aufatmen: Ein gut integriertes Intranet trägt dazu bei, das Nutzererlebnis zu verbessern. Indem ihr die Zugriffspunkte vereinheitlicht und Anwendungen miteinander verknüpft, können die Mitarbeitenden mühelos zwischen verschiedenen Systemen hin und her wechseln. Mithilfe von Single Sign-on (SSO) müssen sie sich auch nur einmal authentifizieren und können die angebundenen Anwendungen nutzen, ohne jedes Mal eine neue Anmeldemaske ausfüllen zu müssen.

Eine intuitive und konsistente Benutzeroberfläche kann die Software-Akzeptanz zudem insgesamt erhöhen. Beliebte Business-Software wie die Microsoft Suite ist häufig sehr komplex. Die Integration in eine moderne, übersichtliche und im besten Fall gebrandete Intranetplattform hilft dabei, die Anwendungen zugänglicher zu machen und in einen größeren Kontext zu setzen. Gleichzeitig können die Nutzer:innen jederzeit mit einem Klick zu ihren vertrauten Tools gehen.

Reibungslosere Arbeitsabläufe

Ein besseres Nutzererlebnis sorgt gleichzeitig auch für einen reibungsloseren Arbeitsablauf. Mit der Intranet-Integration können eure Mitarbeitenden Zeit sparen, die sonst beim lästigen Wechsel zwischen den Anwendungen verloren geht. Sie haben einfacheren Zugriff auf relevante Informationen, können Workflows von Anfang bis Ende abbilden und erledigen Aufgaben so schneller.

Eine angebundene Systemlandschaft erleichtert es euren Mitarbeitenden, effizienter mit ihren Kolleg:innen zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und einen gemeinsamen Workflow aufzubauen. Diese können durch eine smarte Intranet-Integration auch automatisiert werden, was zeitaufwendige manuelle Prozesse reduziert.

Auflösung von Informationssilos

Mithilfe einer integrierten Systemlandschaft könnt ihr Informations- und Kommunikationssilos aufbrechen, die oft entstehen, wenn Anwendungen isoliert verwendet werden. Die Abteilungen, Teams und Mitarbeitenden sind besser miteinander vernetzt, Informationen werden transparent geteilt und sind einfacher zugänglich. Über eine globale Suchfunktion können die Mitarbeitenden im Intranet auch gleichzeitig die angebundenen Anwendungen durchsuchen.

Ihr könnt euer Intranet als zentrale Kommunikations- und Informationsplattform aufbauen, auf der ihr euer Wissen und die wichtigsten internen Prozesse bündelt. Das Intranet wird so zur ersten Anlaufstelle für eure Mitarbeitenden und zu einer zuverlässigen Quelle für Unternehmensinformationen.

Synchronisierte Daten

Zu einer konsistenten Informationsbasis trägt auch die Möglichkeit bei, Daten aus verschiedenen Quellen zu synchronisieren. Das beginnt schon bei der Benutzerverwaltung. So könnt ihr bei der Intranet-Integration beispielsweise eure Benutzer:innen und Gruppen aus einem Active Directory- oder LDAP-Benutzerverzeichnis verknüpfen.

Eine weitere sinnvolle Anbindung ist euer Kalender, sodass die Mitarbeitenden direkt über das Intranet alle wichtigen Termine einsehen können. Dank der Integration müsst ihr wichtige Daten nicht mehr mehrmals in verschiedenen Systemen pflegen. Änderungen und Anpassungen werden automatisch in allen angebundenen Anwendungen synchronisiert.

Aufbau eines digitalen Arbeitsplatzes

Durch die Integration von vielfältigen Tools für Kollaboration, Projekt- und Aufgabenmanagement, Schulung oder Dokumentenmanagement könnt ihr euer Intranet zu einem digitalen Arbeitsplatz erweitern, der alle Arbeitsprozesse und -ressourcen abdeckt. Das fördert eine flexible und dezentralisierte Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Rolle effektiv zusammenarbeiten können.

Ein digitaler Arbeitsplatz bietet auch Raum für Innovation und kontinuierliche Verbesserung, da Unternehmen neue Technologien und Funktionen nahtlos integrieren können, um den sich wandelnden Anforderungen gerecht zu werden.

Gesteigertes Engagement

Der große Mehrwert des Intranets ist, dass es das Engagement der Mitarbeitenden erhöht. Die Intranet-Integration erhöht die Akzeptanz für die Plattform und motiviert die Mitarbeitenden dazu, sich einzuloggen und sich dort aufzuhalten. Sie nutzen nicht einfach nur die Tools, die sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen, sondern beteiligen sich aktiv an der Unternehmenskultur. 

Welche Systemintegrationen sind sinnvoll?

Das Social Intranet ist im digitalen Arbeitsplatz sozusagen das kulturelle Bindeglied. Effizienzsteigernde Businessanwendungen sind in einer Umgebung eingebettet, in der Unternehmenswerte, Motivation, Engagement und das Miteinander gefördert werden. Das schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen.

So ist vor allem die Intranet-Integration mit Microsoft 365-Anwendungen oder eurem Google Workspace eine sehr wirkungsvolle Lösung. Die Anbindung von HR-Systemen kann zudem Personalprozesse erleichtern. Der Vorteil ist, dass ihr dadurch auch eure Mobile Worker erreicht, die nicht immer alle Apps auf ihrem Smartphone haben (wollen).

Microsoft 365-Integration

Die Microsoft 365 Suite ist eine der am häufigsten genutzten Business-Lösungen. Sie bietet euch eine Vielzahl an Lösungen, um produktiv und effizient zusammenzuarbeiten. Deshalb ist es auch uns bei Haiilo wichtig, dass ihr eure bestehenden Microsoft-Anwendungen einfach mit unserem Social Intranet integrieren könnt. Dadurch verbindet ihr das Beste aus beiden Welten, beispielsweise in folgenden Anwendungsfällen:

• Eure Microsoft Apps könnt ihr einfach über das Launchpad im Intranet aufrufen. Dort wird euch auch auf einen Blick angezeigt, wenn ihr zum Beispiel ungelesene Mails in Outlook habt.
• Über die Benutzerprofile im Intranet könnt ihr direkt einen Chat oder einen Anruf über Microsoft Teams mit euren Kolleg:innen starten.
• Wenn ihr die Suchfunktion des Intranets nutzt, wird gleichzeitig auch Microsoft 365 durchsucht. Es werden euch alle Ergebnisse in einer Übersicht angezeigt, ob Inhalte aus SharePoint Online, OneDrive oder euren Intranetseiten.
• Ob in Chats, Communities oder dem Newsfeed – ihr könnt Microsoft-Dokumente direkt in eurem Social Intranet teilen und verlinken – und die PowerPoint-, Word- oder Excel-Dateien auch aus dem Intranet heraus öffnen und bearbeiten.
• Die Ankündigung eures nächsten Firmenevents wird automatisch mit dem Outlook-Kalender synchronisiert, sodass niemand den Termin verpasst.

Google Workspace-Integration

Auch die Integration von Google-Anwendungen mit dem Intranet verbindet alltäglich genutzte Arbeitsanwendungen mit den Stärken eines interaktiven Intranets:

• Globale Suche im Intranet und in Google Drive
• Anbindung zu Kommunikationstools wie Gmail und Google Meet
• Einfaches Teilen und Öffnen von Google-Dateien aus dem Intranet heraus
• Terminsynchronisation mit dem Google Kalender

HR-Systeme

Die Anbindung von HR-Systemen an das Intranet ermöglicht es euren Mitarbeitenden, typische Personalprozesse einfach aus der zentralen Plattform zu starten, zum Beispiel Urlaube zu beantragen oder Arbeitszeiten zu erfassen. Haiilo bietet euch beispielsweise eine Staffomatic-Integration. Damit könnt ihr einfach Dienstpläne im Intranet teilen und bearbeiten. Änderungen und Anpassungswünsche, zum Beispiel wenn Kolleg:innen ihren Dienst tauschen wollen, können einfach über die Chatfunktionen im Intranet abgewickelt werden.

Bei einem mobilen Intranet mit Smartphone-App haben euren Mitarbeitenden den aktuellen Dienstplan dann immer in der Hosentasche mit dabei. Von Self-Services über eine Mitarbeiter-App profitieren vor allem auch Non-Desk-Mitarbeitende.

Welche Erweiterungen für das Intranet gibt es noch?

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, wie ihr euer Intranet um praktische Anwendungen und Features erweitern könnt. Bei Haiilo bieten wir euch beispielsweise speziell auf unser Social Intranet zugeschnittene Module sowie weitere praktische Add-ons. Darüber hinaus könnt ihr über unseren Haiilo Marketplace jederzeit passende Plug-ins kaufen und sofort installieren.

Haiilo Module

Neben dem Social Intranet erhaltet ihr bei Haiilo noch drei weitere Module, die ihr nahtlos ineinander integrieren könnt:

• Multichannel-Kommunikation: Mit diesem Modul könnt ihr Nachrichten über verschiedene Kanäle ausspielen und eure Mitarbeitenden dort erreichen, wo sie sich aufhalten. Hier lohnt sich besonders auch die Integration von Microsoft Teams und Slack.
• Engagement Surveys: Hiermit könnt ihr einfach Mitarbeiterumfragen erstellen, durchführen und in Echtzeit auswerten. Mit den passenden Integrationen lassen sich die Einladungen und Links zu den Umfragen auch über Slack, Teams, Outlook und SMS versenden.

Employee Advocacy: Das Advocacy-Modul hilft euren Mitarbeitenden dabei, Inhalte in den sozialen Medien zu teilen und zu Markenbotschafter:innen zu werden. Dafür müsst ihr dann nur eure Social-Media-Kanäle verbinden, zum Beispiel LinkedIn, Facebook oder Xing.

Haiilo Add-ons

Zudem empfehlen wir euch noch folgende Add-ons für euer Intranet:

• Whitelabel-App: Damit macht ihr euer Intranet mobil – über eine individuell gebrandete Mitarbeiter-App.
• Multi-Language: So könnt ihr eure Intranet-Inhalte einfach in alle benötigten Sprachen übersetzen.
• Analytics: Über dieses Add-on könnt ihr die Reichweite und den Erfolg eurer Intranet-Initiativen messen.

💡 Unser Tipp: Kennt ihr schon unsere KI-Integration AVA? Diese erleichtert euch die Erstellung von zielgruppengerechten Texten. Lasst erste Textentwürfe erstellen, kürzt bestehende Texte, passt die Tonalität an oder übertragt sie auf neue Formate.

Ideen für weitere Intranet-Features

Mit verschiedenen Add-ons und Plug-ins könnt ihr euer Intranet Stück für Stück um vielfältige Anwendungen und Features erweitern, zum Beispiel:

• Gamification-Elemente wie Quiz und Tippspiele
• Streaming-Dienste für virtuelle Live-Veranstaltungen
• Projektmanagement-Tools 
• Tools für Brainstorming und Ideation

Stöbert einfach mal durch unseren Haiilo Marketplace und entdeckt verschiedene Möglichkeiten.

📚 Lesetipp: Auf unserem Blog stellen wir euch ein paar lohnenswerte Plug-ins für mehr Engagement vor. Noch mehr Inspirationen für sinnvolle Intranet-Features findet ihr in unserem Blogartikel „9 Intranet-Beispiele und Best Practices für ein modernes Mitarbeiterportal“.

Wie funktioniert die Intranet-Integration?

Wie viele moderne Intranet-Anbieter setzen auch wir bei Haiilo in erster Linie auf vorkonfigurierte Out-of-the-box-Integrationen. Diese könnt ihr nach dem Baukastenprinzip ohne viel Aufwand und ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zu eurem Intranet hinzufügen.

Ihr möchtet eine Anwendung anbinden, für die es noch keine Integrationslösung gibt? Am besten sprecht ihr dafür direkt euren Intranet-Anbieter an. Wir wollen unser Angebot kontinuierlich auf die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen.

Ebenso ist es möglich, über eine API (Application Programming Interface) eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, um bestimmte Anwendungen und Dienste mit dem Intranet zu integrieren.

Wie sollte eine erfolgreiche Integrationsstrategie aussehen?

Für eine erfolgreiche Intranet-Integration solltet ihr sie Schritt für Schritt strategisch angehen und an die individuellen Anforderungen eures Unternehmens anpassen.

1. Bedarf analysieren

Führt euch im ersten Schritt noch einmal die Herausforderungen und Ziele vor Augen, die ihr mit eurem Intranet angehen wollt. Welche Inhalte und Funktionen benötigt ihr im Intranet, um eure unternehmensspezifischen Anforderungen und die Bedürfnisse der Nutzer:innen zu erfüllen?

Bezieht dabei verschiedene Mitarbeitergruppen ein und findet heraus, was sie brauchen, um ihre täglichen Aufgaben effizient zu erfüllen.

2. Bestehende Systemlandschaft überprüfen

Schaut euch auch genau an, wie die Mitarbeitenden eure bestehenden Tools nutzen. Macht eine Bestandsaufnahme eurer aktuellen Systemlandschaft, einschließlich aller Unternehmenssoftware, deren Zwecke und Einsatzbereiche. So könnt ihr eure wichtigsten Systeme sowie potenzielle Integrationspunkte und Herausforderungen identifizieren.

3. Integrationsmöglichkeiten des Intranet-Anbieters prüfen

Achtet bei der Wahl eures Intranet-Anbieters darauf, dass er entsprechende Anbindungen zu euren wichtigsten Tools bietet. Falls es keine Out-of-the-box-Lösung für euren spezifischen Fall gibt, geht auf den Anbieter zu und lasst euch zu euren Möglichkeiten beraten.

4. Sinnvolle Add-ons und Plug-ins auswählen

Wählt gezielt Add-ons und Plug-ins aus, die die Funktionalität eures Intranets erweitern und die Anforderungen der Nutzer:innen erfüllen. Berücksichtigt dabei Aspekte wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit. Überladet euer Intranet nicht mit zu vielen Funktionen. Es kann auch eine gute Strategie sein, die Erweiterungen erst nach und nach freizuschalten.

5. Systeme integrieren

Jetzt könnt ihr eure gewählten Integrationen implementieren. Achtet darauf, dass eure Einstellungen und Konfigurationen anpassbar sind. Euer digitaler Arbeitsplatz inklusive Intranet sollte mit euren Anforderungen mitwachsen und schnell aktualisierbar sein.

Stellt bei der technischen Implementierung sicher, dass die Daten nahtlos zwischen den Systemen ausgetauscht werden und ein reibungsloser Informationsfluss entsteht.

6. Regeln zur Authentifizierung festlegen

Legt klare Regeln zur Authentifizierung und Zugriffskontrolle fest, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer:innen auf das Intranet und die integrierten Systeme zugreifen können. Berücksichtigt dabei Aspekte wie Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).

7. Benutzerfreundlichkeit prüfen und Feedback einholen

Achtet darauf, dass eure Integrationen benutzerfreundlich sind und auf die Workflows eurer Mitarbeitenden ausgerichtet sind. Lasst die Funktionen daher ausgiebig von den Benutzer:innen testen und holt euch auch nach der Implementierung kontinuierlich Feedback ein.

8. Benutzer:innen schulen

Bietet Schulungen und Unterstützung für eure Mitarbeitenden an, um zu gewährleisten, dass sie das Intranet und die integrierten Systeme effektiv nutzen können. Macht sie mit der Navigation und den Funktionen vertraut und zeigt ihnen Best Practices für typische Anwendungsfälle.

⭐️ Best Practice: Eine gute Schulung der Mitarbeitenden war unserem Kunden SONNENTOR bei der Intranet-Einführung von Anfang an ein wichtiges Anliegen. Die Schulungen waren auf die Bedürfnisse und Aufgabenfelder der Mitarbeitenden zugeschnitten und enthielten auch spezielle Trainings zur Mitarbeiter-App und der Microsoft Teams-Integration. So stellte das Unternehmen sicher, dass die Mitarbeitenden die Funktionen des Intranets vom ersten Tag an voll ausschöpfen.

9. Integrationen evaluieren und verbessern

Überwacht und bewertet die Intranet-Integration regelmäßig. So könnt ihr Verbesserungspotenziale herausarbeiten und die Effizienz und Effektivität der Integrationen fortlaufend optimieren. Durch das kontinuierliche Monitoring und Feedback der Nutzer:innen könnt ihr auch Potenziale für weitere Integrationen aufdecken und eure Systemlandschaft an sich verändernde Anforderungen anpassen.

Vom isolierten Tool zum vernetzten Arbeitsplatz

Eine gut überlegte Integrationsstrategie stellt sicher, dass das Intranet nicht nur ein weiteres isoliertes Tool bleibt, sondern zu einem zentralen und effizienten Werkzeug für die Mitarbeitenden wird, das ihre tägliche Arbeit erleichtert und die Produktivität des gesamten Unternehmens steigert.

Ob Microsoft 365, Google Workspace, Slack oder HR-Systeme – unsere Employee Communications Platform Haiilo bietet euch vielfältige Möglichkeiten für eine nahtlose Intranet-Integration passend zu euren Anforderungen. Jetzt Demo vereinbaren und mehr erfahren!