不可輕忽的行政管理工具--公文 公文就該有公文的樣子！/2013.10.25 小心公文洩露你的倫理素養!/2014.04.18

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    「簽」雖然被歸在六大類公文的「其他公文」，卻也是公務員最常使用的公文種類，重要性絕不亞於「函」。

文書處理手冊將「簽」的性質定義為「幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據」，屬上行文，依行文對象分為機關內部單位簽辦案件（簽末不必敘明陳某某長官字樣）和下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」（文末得用敬陳○○長官字樣）兩種。至於簽的格式則分為：

一、按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式書寫的簽，適用於先簽後稿或請示時使用。

二、如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬，簽稿併陳時可以視情形使用。

三、一般存參或案情簡單之文件，得於來文空白處敘述擬辦意見，但若空白處過於狹小，則不宜勉強簽擬。

換言之，簽有兩種，就是3段式的簽、便條簽和文末簽3種。

所謂「3段式簽」，印象中，稍早時期和「函」一樣，都以「可用1段完成者，不必勉強湊成2段、3段」為原則，但近期的規範則要求應按「主旨」、「說明」、「擬辦」辦理，更趨正式。因為是正式的簽，其要領不可輕忽：

「主旨」：扼要敘述（文官學院教材以不超過40、50字為原則，但實務上應可彈性運用），概括「簽」之整個目的，不分項一段完成，並於段末加期望語結束之。

「說明」：將簽辦之依據、源由或背景（慣例置於說明一）、案情經過與有關法規或前案，以及處理方案之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

「擬辦」：針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案，簽稿併陳或奉核後辦稿時，亦應在此敘明。若意見較多，可以分項條列。

至於不分段條列式簽擬的「便條簽」（或稱「簡簽」），慣例於第一項敘明依據、源由或背景，最後一項必為擬辦事項，中間各項為案情經過與有關法規或前案，以及處理方案之分析等，也就是「3段式簽」中的「說明」與「擬辦」予以條列化。不過，因為許多承辦同仁不諳體例，有機關遂規定便條簽最後一項須加「擬辦：」字樣，藉以提醒和突顯簽辦的目的。

「文末簽」因簽於來文文面，無簽文分離之虞，且案情單純不須贅述，因此僅簽擬辦事項即可。

        實際上各機關因文化背景、業務需要之差異，簽的格式往往各有特色，而近年來如火如荼推動的無紙化公文（線上簽核系統）工作，亦使未來「簽」的格式或將有所改變抑或更加簡化，但時空環境儘管不同，要領仍應一以貫之。因此，掌握案情與方向，依式依序敘述，才是寫「簽」的王道。