Las herramientas BPM “Business Process Management”, transforman por completo la gestión de procesos en las empresas, permitiéndoles alcanzar e implementar sus objetivos de forma impecable y ágil.
Las herramientas BPM son utilizadas para supervisar, integrar y optimizar los procesos del negocio, para que la empresa sea más eficiente.
La importancia de las herramientas BPM en tu empresa
El BPM, o bien, “Business Process Management”, hace referencia a la gestión empresarial y, por tanto, a su organización y cultura, pero también a las tecnologías de la información y sistemas de automatización, que permiten que los procesos operativos sean más eficaces y menos costosos con el uso de las herramientas digitales adecuadas.
Las herramientas informáticas diseñadas para el BPM tienen la misión de acelerar y simplificar la gestión de los procesos, pero además, aumentan el rendimiento de los mismos, ya que durante su desarrollo recogen toda una serie de datos, los procesan y los devuelven, a los responsables de su gestión, en informes concisos.
Los informes que generan las herramientas BPM, facilitan el análisis de rendimiento y la medición de productividad, promoviendo la toma de decisiones inteligente y completamente objetiva.
Las soluciones BPM más avanzadas, sugieren indicadores de riesgo para que la monitorización de los procesos sea más específica y segura, generando un círculo virtuoso durante su gestión. Incluso, existen soluciones que permiten crear modelos de procesos hipotéticos para verificar su efectividad y asegurar un lanzamiento seguro.
Beneficios de las herramientas BPM
La implantación de herramientas BPM, ofrece importantes ventajas a las empresas y a sus equipos de trabajo, aportando competitividad, aumentando el rendimiento y mejorando la gestión del tiempo de trabajo.
A continuación te presentamos los principales beneficios de este tipo de soluciones:
Automatiza de procesos
Muchos procesos empresariales se caracterizan por sus variables cuantitativas y suelen repetirse varias veces al día.
Las herramientas BPM buscan justo automatizar tales procesos, total o parcialmente, para mejorar su efectividad; liberando el tiempo de los empleados al evitar operaciones repetitivas o manuales, y objetividad, con la recopilación automática de datos.
Mejora la productividad
Gracias a la automatización que brindan las herramientas BPM, se reduce el tiempo invertido en la gestión de procesos, lo que hace que los miembros de los diferentes equipos, o departamentos, sean más productivos y eficientes, aumentando el rendimiento y simplificando la planificación y ejecución de tareas.
Mejora la agilidad
Las tendencias del negocio y del mercado evolucionan constantemente y una organización de éxito es una organización ágil.
La gestión de los procesos empresariales debe organizarse de forma que cualquier cambio en las operaciones o los flujos de trabajo pueda modificarse, ajustarse o suspenderse rápidamente.
La agilidad que brindan las herramientas BPM, también reduce los tiempos de respuesta, estimulando la innovación y, una vez más, la productividad.
Generar eficiencia
Los procesos eficientes pueden mejorarse fácilmente de principio a fin. Esto implica una recopilación constante de datos para evaluar la eficacia y determinar si es necesario implantar nuevos procesos.
Tal recopilación constante de datos es posible gracias a la automatización y agilidad de las herramientas BPM.
Aumenta los beneficios
Al automatizar procesos se reducen los tiempos de ejecución, los plazos de entrega y como consecuencia aumenta la satisfacción de los clientes, agilizando su acceso a las novedades sobre productos y servicios, aumentando así los beneficios del negocio.
Además, si la herramienta BPM es capaz de identificar desperdicios o ineficiencias, será más fácil equilibrar los costos, permitiendo así que los beneficios económicos también aumenten.
Proporciona visibilidad y fácil acceso
Gracias a las herramientas BPM los responsables y colaboradores pueden tener un mejor acceso a la información, logrando monitorizar los datos recopilados en tiempo real y objetivamente.
Una mayor visibilidad puede ayudar a mejorar las estructuras y los procesos midiendo los objetivos y analizando los resultados. Creando así planes de acción y mejora continua.
Refuerza la seguridad y el cumplimiento de la normativa
El cumplimiento de las leyes y normativas a las que pueden estar sujetas las empresas, son un factor importante para valorar la posibilidad de implantar este tipo de herramientas.
Como ya se ha mencionado, las herramientas BPM recopilan datos automáticamente, los procesan y almacenan, proporcionan a su vez detallados informes sobre las diferentes actividades vinculadas, para las diferentes áreas de desarrollo, facilitando el acceso a la documentación y a los cambios realizados, manteniendo así la conformidad, todo en tiempo real.
Un ejemplo claro es la implantación de este tipo de herramientas para cumplir con la ley de control horario, que obliga a todas las empresas a tener un registro de la jornada de los trabajadores, desde su horario de inicio y hasta su finalización, y mantener los informes de tales registros durante mínimo 3 años.
Herramientas como Time@Work facilitan este proceso, evitando completamente los fichajes y tareas manuales, registrando automáticamente el horario de inicio y finalización de cada empleado; una vez inicia la sesión de su equipo de trabajo. También registra las pausas, descansos y trabajo offline. Además, garantiza el derecho de desconexión digital.
Mantiene la estabilidad
Una gestión de procesos empresariales bien documentada y ejecutada genera una sensación de estabilidad y seguridad dentro de una organización, facilitando operaciones en las que la coherencia en todos los niveles y etapas es fundamental.
Proporciona seguridad
Las herramientas BPM mantienen actualizada y organizada toda la información, lo que simplifica la protección de datos y activos.
Además, cuentan con la posibilidad de configurar permisos y accesos a determinados datos, facilitando la administración de los mismos y protegiendo la información corporativa, así como la información de clientes y proyectos, de posibles robos o usos indebidos.
Herramientas BPM imprescindibles para la gestión de RRHH
Las herramientas BPM para el departamento de Recursos Humanos son un recurso necesario ya que es un área corporativa bastante activa y puede verse desbordada por solicitudes y consultas que podrían automatizarse para agilizar las diferentes gestiones y evitar retrasos, e incluso saturación laboral y estrés.
Por ejemplo, Time@Work ofrece un panel en el que el personal puede hacer un seguimiento de sus vacaciones, solicitarlas, modificarlas y agregar comentarios, comprobar los tipos de días disponibles y organizar su calendario laboral.
De esta manera el responsable de RRHH solo debe revisarlas y aprobarlas o denegarlas según corresponda, permitiéndole dedicar tiempo a tareas que no pueden ser automatizadas.
Conoce más detalles sobre el calendario laboral de las soluciones de WorkMeter a continuación:
En definitiva, las organizaciones invierten en herramientas BPM para automatizar, medir y optimizar las actividades empresariales, utilizando la modelización de procesos para simplificar la gestión de los procesos de cada área y aumentar la eficacia.
