Explicamos qué es el Sistema RED de comunicación entre empresas, despachos y la Seguridad Social y quienes están obligados a utilizarlo.
¿Qué es el Sistema Red?
De forma muy general, se podría decir que el Sistema RED es una plataforma que facilita la transmisión de documentos entre empresas y la Seguridad Social por internet.
Las empresas y determinados empresarios deben presentar solicitudes, realizar trámites y recibir notificaciones a través de este sistema. Por ejemplo, realizarán trámites como dar de alta a un trabajador o presentar los documentos de cotización.
Enumeramos algunas de las gestiones más comunes que se tramitan mediante el Sistema RED:
- Cotización. Presentación de la Relación Nominal de Trabajadores, tramitación de saldos acreedores y pago de cuotas.
- Afiliación. Altas y bajas de trabajadores.
- Tramitación de los partes de baja y de alta de los trabajadores por accidente de trabajo o enfermedad profesional en el INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social).
- Envío de certificados de maternidad o paternidad.
- Gestión de autorizaciones. Código cuenta de cotización (CCC) o número de cotización (NAF), entre otros.
Generalmente estos trámites son realizados por gestorías a las que se encarga la gestión pertinente, sin embargo, el sistema RED cada vez cuenta con más facilidades y permite al empresario realizarlo por sí mismo si dispone de ciertos conocimientos sobre la materia.
Ahora que conocemos algunos de los trámites que se pueden realizar mediante este sistema, pasemos a ver quién debe utilizarlo de forma obligatoria.
¿Quién está obligado a utilizar el Sistema RED?
Desde enero del año 2011, las empresas, agrupaciones de empresas y personas encargadas de presentar las cotizaciones tienen la obligación de hacerlo mediante el Sistema RED. También están obligados los autónomos que tengan trabajadores a su cargo, que deberán utilizar este medio para darles de alta y para realizar sus propias gestiones.
Esto supone varias ventajas para estas empresas, como el ahorro en costes de desplazamiento o un horario más amplio (24 horas), sin embargo, también presenta inconvenientes como la complejidad al realizar determinados trámites o de manejar correctamente el sistema.
¿Qué medios existen para el envío de información en el Sistema RED?
Dentro del Sistema RED se encuentran diferentes medios para enviar documentación a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y realizar las gestiones. Como veremos en los pasos para acceder al Sistema RED, en la autorización a presentar se deberá indicar el medio a través del cual se quiere actuar, por lo que explicaremos las opciones disponibles.
El Sistema de Liquidación Directa
El Sistema de Liquidación Directa es la opción más actualizada y general, ya que puede acceder cualquier empresa. Se caracteriza por poderse realizar un mayor número de gestiones y facilitar el cálculo de las cuotas correspondientes a cada trabajador a través de la información obtenida de la base de datos de la TGSS y de la información aportada por la empresa.
Esta es una de las mejoras respecto al sistema RED Internet, que aunque sigue apareciendo como opción en la solicitud de autorización de acceso al Sistema RED, irá quedando en desuso para pasar a utilizarse el Sistema de Liquidación Directa.
El programa a través del cual se realiza es conocido como SILTRA, y se puede descargar desde la web de la Seguridad Social.
RED Directo
RED Directo, por su parte, es una opción más limitada, dirigida a pymes y autónomos, ya que se exige como requisito que cuenten con un máximo de 15 trabajadores en el Código de Cuenta de Cotización. Si después de elegir este medio se superan los 15 trabajadores, no ocurrirá nada mientras no se superen los 25 empleados, sino, deberá cambiar de modalidad.
A través del sistema de RED directo no es necesario descargar ninguna aplicación, todo se hace online, y tiene un horario de acceso de 08:00 a 20:00 horas, de lunes a viernes.
Pasos para acceder al Sistema RED de la Seguridad Social
Explicamos los cuatro pasos más importantes, aunque en cualquier caso, recomendamos acudir a una de las oficinas de la Seguridad Social para preguntar sobre cada caso particular.
1. Obtener un certificado digital
Para acceder al Sistema RED necesitas certificado electrónico, por lo que si aún no dispones de uno, deberás solicitarlo. Es el modo de identificación más seguro, y ha sustituido completamente al certificado SILCON, que se dejó de utilizar en septiembre de 2016. Si tienes alguna duda sobre la validez de tú certificado, puedes consultar aquí la lista de los certificados admitidos.
2. Solicitar una autorización para acceder al Sistema RED
El segundo paso es solicitar una autorización para acceder al sistema RED. Se puede solicitar en nombre propio o en nombre de otra persona. Hay que tener en cuenta que el autorizado podrá dar de baja o alta otros usuarios desde la web de la Seguridad Social.
Para solicitar la autorización se deberá acudir a las Unidades de Atención al Usuario de las Direcciones Provinciales de la Seguridad Social o adjuntar la siguiente documentación a través de la sede electrónica:
3. Asignación del CCC o del NAF
Si ya tienes la autorización obtenida en el paso anterior, deberás solicitar que se asigne a dicha autorización un número de CCC o de NAF de quien lo vaya a gestionar.
El Código de Cuenta de Cotización (CCC) es un número de identificación que se otorga al empresario en el momento de darse de alta y antes de iniciar la actividad empresarial. Por su parte, el NAF es el Número de Afiliación a la Seguridad Social, se obtiene en el momento en que se comienza una relación laboral en un primer trabajo.
Si se decide acudir a una oficina hay varios formularios.
Si se presenta por internet, se deberá acceder al apartado Gestión de autorizaciones dentro del sistema RED y seguir los pasos.
4. Instalación y prácticas
De un modo u otro, la utilización del sistema RED requiere que se instalen determinados programas informáticos que se encuentran disponibles en la web de la Seguridad Social. Será necesario descargar, en su caso, SILTRA, Internet Explorer y Acrobat Reader entre otros programas. Además, es posible solicitar una prueba para aprender a utilizar el sistema antes de realizar las gestiones reales.
¿Existe algún teléfono de consultas del Sistema RED?
La Tesorería General de la Seguridad Social tiene habilitado un teléfono específico para responder dudas generales o sobre el funcionamiento de este sistema.
El teléfono es el 901 50 20 50 y está disponible de lunes a viernes, de 09:00 a 19:00. Al realizar la llamada deberás seguir los siguientes pasos:
Notificaciones telemáticas de la Seguridad Social
Además de lo anterior, las empresas y el resto de usuarios obligados a presentar la documentación a través del Sistema RED recibirán también notificaciones por internet. Estas empresas no podrán negarse a recibir las notificaciones por este medio y contarán con un plazo de 10 días naturales para acceder a ellas y aceptarlas o rechazarlas.
Es importante configurarlo, ya que es posible indicar un correo electrónico para recibir un aviso cuando existan nuevas notificaciones.
Fuentes e información general:
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