Mantenga en secreto la información confidencial de su empresa firmando un acuerdo de no divulgación (NDA) con las partes implicadas.
Todas las empresas tienen algunos secretos comerciales que les dan ventaja sobre sus competidores. Los acuerdos de no divulgación (NDA) funcionan como una herramienta crucial para proteger los datos confidenciales y sensibles. Este acuerdo legal se produce entre dos o más partes durante el empleo, la fusión y la adquisición.
Si desea salvaguardar sus ideas y estrategias de personas ajenas a la empresa al tiempo que las comparte con sus empleados, los A.D.N. son el enfoque adecuado.
En esta guía, hablaremos del NDA y de sus ventajas. Continúe leyendo para saber cuándo utilizar un NDA y los pasos que se pueden dar en caso de violación de un NDA.
¿Qué es un APN?
Un acuerdo de no divulgación (NDA), o acuerdo de confidencialidad, es un contrato legal. En un acuerdo NDA, una de las partes se compromete a compartir información confidencial sobre el negocio con la segunda parte. Ésta, por su parte, se compromete a no compartir la información con nadie más durante un tiempo determinado.
El objetivo de los A.D.N. es proteger la información sensible, la propiedad intelectual (PI) y el secreto comercial para que no queden expuestos a la competencia. Este contrato suele ser necesario cuando dos partes planean involucrarse juntas en un negocio pero quieren proteger sus propios intereses.
Con el NDA, la divulgación de información sensible sobre el negocio o los planes a cualquier tercero queda legalmente prohibida. Las partes implicadas en un NDA pueden ser empresarios y empleados/contratistas o dos empresas.
Tipos de A.D.N
Existen diferentes tipos de A.D.N., y debe conocerlos todos para elegir el adecuado para su propósito.
#1. A.D.N. unilateral
Los A.D.N. unilaterales son A.D.N. unidireccionales. En ellas, sólo una parte revela a otra su información confidencial que desea salvaguardar. Cuando las organizaciones necesitan compartir información sensible con sus empleados, contratistas o partes interesadas y quieren que no revelen esa información a nadie más, se firman estos NDA. Por esta razón, es el tipo más común de NDA.
#2. NDA mutuos
También se conocen como NDA bidireccionales o NDA bilaterales. En ellas, ambas partes intercambian información comercial privada entre sí durante la negociación, y existe una limitación sobre cómo la otra parte utilizará y compartirá la información. Los NDA mutuos suelen verse durante fusiones y adquisiciones, absorciones de empresas y empresas conjuntas.
¿Cuándo debe utilizar un A.D.N.?
Contratación de empleados
Cuando contrata a alguien como empleado, le da acceso a una serie de datos confidenciales y de propiedad. Por ello, los empresarios deben hacer firmar a los empleados un A.D.N. para salvaguardar la información y evitar que compartan datos sensibles en el presente y en el futuro.
Un empleado que intente abandonar su empresa podría compartir información sensible durante una entrevista de trabajo. Por lo tanto, necesita prohibir que se comparta con posibles empleados a través de un NDA.
Contratación de proveedores
Muchas empresas prefieren contratar autónomos o contratistas para proyectos a corto plazo. Incluso necesitan acceder a datos sensibles y secretos comerciales para entender el negocio y prestar sus servicios. Los empleados no deben ignorarlos y firmar acuerdos de confidencialidad con ellos durante la contratación.
Incorporación de clientes
Cuando empiece a prestar servicios a un nuevo cliente, tendrá acceso a la información confidencial de esa empresa. Incluso en ese escenario, necesita firmar un acuerdo NDA para declarar los usos aceptables de los datos compartidos.
Establecer asociaciones empresariales
Toda relación comercial debe basarse en la confianza. Para establecer la confianza, los acuerdos de confidencialidad son cruciales, ya que pueden garantizar las limitaciones del uso de la información compartida. Especialmente las empresas que planean involucrarse a través de fusiones y adquisiciones deberían centrarse en tener un NDA firmado.
Dado que estas empresas tienen que compartir entre sí datos críticos sobre finanzas y operaciones durante la fase de diligencia debida, los acuerdos de confidencialidad pueden garantizar cómo utilizan la información.
Venta de productos o servicios
Cuando vende un producto o un servicio, existe la posibilidad de que el destinatario comparta información sensible con terceros. Aquí es donde necesita tener un NDA con ellos para proteger la información sobre sus ofertas.
Beneficios de tener un NDA
#1. Define claramente la información confidencial
Un NDA le ayuda definiendo la información confidencial. Así, si está revelando información confidencial a la otra parte, asegúrese de que esta definición sea lo más amplia posible.
#2. Ofrece confianza para compartir datos sensibles
Las empresas que manejan información valiosa y sensible podrían mostrarse reacias a compartirla con otras partes. Como resultado, las oportunidades de negocio y las relaciones podrían verse limitadas para ellos. Con un acuerdo de confidencialidad, pueden despreocuparse y compartir datos con confianza.
#3. Atrae a los inversores
Los inversores prefieren invertir en una empresa que toma medidas para proteger su información confidencial mediante A.D.N. Por lo tanto, un acuerdo de confidencialidad puede atraer capital para las empresas que buscan crecer.
#4. Protege la información privada
El principal beneficio de los A.D.N. es proteger la información de importancia crítica (secretos comerciales, datos financieros, listas de clientes, etc.) para que no sea revelada a partes no autorizadas. Puede asegurar la confidencialidad haciendo que los empleados y otras partes de la empresa firmen un NDA.
#5. Mantiene la ventaja competitiva
Los A.D.N. son fundamentales para las industrias que manejan propiedad intelectual y secretos comerciales. Con los acuerdos de no divulgación, las organizaciones pueden mantener la confidencialidad de su información y estrategias, obteniendo así una ventaja sobre sus competidores.
#6. Funciona como un documento legal
Cuando se produce una violación de un acuerdo de confidencialidad, la parte afectada puede emprender acciones legales contra la otra parte buscando una compensación por cualquier daño causado por la violación. Un NDA firmado ofrece un marco legal mientras se emprenden acciones legales si es necesario.
#7. Mejora el poder de negociación
Los acuerdos de confidencialidad también son valiosos para las partes implicadas en conversaciones con inversores o clientes potenciales. Cuando tiene un acuerdo de confidencialidad firmado, su información sensible queda protegida legalmente. Todo ello le permite negociar desde una posición de fuerza.
#8. Garantiza el cumplimiento
El cumplimiento de la normativa es un elemento crucial del mundo empresarial. Las empresas que se dedican a la sanidad, las finanzas y la tecnología deben adherirse a estrictas normativas que gestionan el manejo de la información confidencial.
Con los acuerdos de confidencialidad, las empresas pueden garantizar el cumplimiento proporcionando directrices transparentes y directas sobre el manejo y el intercambio de datos. Los acuerdos de confidencialidad también les ayudan a evitar sanciones legales y multas por incumplimiento.
#9. Facilita la colaboración
Por muy secreta que sea la información, a veces resulta esencial compartirla con sus socios y colaboradores. Un A.D.N. ofrece un marco para compartir información confidencial de forma segura para proyectos conjuntos y colaboraciones sin ningún riesgo.
#10. Establece la confianza
Firmar un acuerdo de confidencialidad significa que se toma en serio la protección de los datos confidenciales. También demuestra el compromiso de proteger la propiedad intelectual de su empresa y, por lo tanto, ayuda a establecer la confianza con las partes interesadas. También contribuye a mejorar su imagen de marca y su reputación en el mercado.
Elementos esenciales que debe incluir un acuerdo de confidencialidad
Participantes en el acuerdo
El elemento más básico de un acuerdo de confidencialidad son sus partes. Todo acuerdo de confidencialidad debe especificar las partes que forman parte del mismo. La parte que recibe la información sensible puede ser un individuo, todos los empleados de una empresa o cualquier representante de la misma.
Las empresas también deben definirse a sí mismas en el acuerdo de confidencialidad. Especialmente cuando las empresas con estructuras jurídicas complejas forman parte de un A.D.N., deben especificar a qué entidad jurídica pertenece la información.
Definición clara de la información confidencial
Este es probablemente uno de los elementos más difíciles de definir adecuadamente; sin embargo, un A.D.N. debe establecer claramente qué información se considera confidencial en virtud de este contrato.
Las empresas no deben asumir que todas las partes comprenderán la información confidencial. Por lo tanto, se convierte en su responsabilidad identificar y mencionar la información que no debe compartirse con otros.
Al definir la información confidencial, existe la posibilidad de revelarla dentro del acuerdo de confidencialidad. Por eso las empresas suelen asignar la confidencialidad a un grupo grande.
Exclusiones del NDA
En ciertos casos, resulta más fácil definir lo que no es confidencial en lugar de definir lo que usted considera sensible. Si se encuentra en este tipo de situaciones, puede mencionar en el NDA que todo lo que se comparta con una parte externa será confidencial excepto los mencionados.
Usos adecuados de la información
El hecho de que una información no sea confidencial no significa que las partes puedan utilizarla en beneficio propio. Por ejemplo, cómo funcionan las cosas dentro de una organización puede no ser información confidencial.
Sin embargo, una parte no debe compartir esta información con un competidor para obtener beneficios económicos o reproducirla en su propia empresa. De ahí que los acuerdos de confidencialidad deban mencionar siempre cómo puede utilizar la parte externa la información no confidencial a la que ha tenido acceso.
Validez / Tiempo
Su APN debe incluir la validez del contrato. Cierta información pierde valor con el tiempo o incluso caduca, especialmente la relacionada con la investigación y el desarrollo. Las partes deben considerar sus circunstancias y mencionar el tiempo hasta el que será aplicable el APN.
Otras disposiciones
Huelga decir que los A.D.N. pueden personalizarse para satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, las agencias gubernamentales pueden necesitar incluir disposiciones estrictas para mantener la privacidad de la información sensible.
Del mismo modo, un AAN también puede incluir las leyes y reglamentos aplicables. Por lo tanto, en función de las necesidades de su sector, deberá incluir otras cláusulas adecuadas en un AAN.
Consecuencias del incumplimiento de un APN
Las consecuencias del incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad (NDA) dependen de los términos del acuerdo, de la jurisdicción y de otros factores. Algunas de las consecuencias más comunes son:
#1. Acción legal
Si usted es la parte que se ha visto afectada por el incumplimiento del NDA, puede emprender acciones legales contra la parte implicada en el incumplimiento del NDA. Estas acciones pueden ir desde presentar una demanda, solicitar una orden judicial o buscar una resolución alternativa.
#2. Consecuencias económicas
Algunos A.D.N. contienen disposiciones sobre sanciones económicas en caso de violación del A.D.N.. Las sanciones económicas suelen estar recogidas en el acuerdo, o podría determinarlas un tribunal.
#3. Rescisión del contrato
Si alguien incumple un A.D.N., podría ser despedido como empleado o contratista. La posibilidad de esta consecuencia es alta cuando la rescisión en estos casos era una condición del contrato.
#4. Daños a la reputación
Las personas implicadas en el incumplimiento de un A.D.N. también pueden sufrir daños en su reputación, especialmente a través de las plataformas de las redes sociales. Se presenta una imagen negativa del infractor y, como resultado, pierden la confianza y futuras oportunidades de negocio.
#5. Cargos penales
Por encima de todo, el incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad puede dar lugar incluso a cargos penales. Por lo tanto, todas las partes deben tener cuidado a la hora de revelar información relativa a la seguridad nacional, secretos gubernamentales u otra información de misión crítica.
¿Qué ocurre cuando expira el NDA?
Antes de involucrarse en un A.D.N., también debe tener una idea clara de lo que ocurre tras la expiración de un A.D.N.. Cada A.D.N. viene con un marco temporal, que establece la validez de este contrato legal. Cuando la validez termina o expira, las partes ya no están legalmente obligadas a mantener la confidencialidad de la información.
También significa que la información mencionada en el NDA ya no se considera legal, y divulgarla libremente no implica consecuencias legales. Sin embargo, si la información confidencial está protegida por cualquier otra ley o acuerdo, debe seguir siendo privada.
A veces, los acuerdos de no divulgación contienen disposiciones para garantizar que cierta información siga siendo confidencial incluso después de la expiración del NDA. En ese caso, el receptor sigue estando obligado por las disposiciones de confidencialidad de esa información.
Plantillas de NDA
#1. LegalZoom
LegalZoom ofrece plantillas de NDA para empresas conjuntas, contratación de empleados o contratistas, comentarios sobre planes de negocio y para compartir información entre una sola parte. Necesita proporcionar información básica sobre el NDA; esta plataforma irá añadiéndola al documento.
Cuando facilite toda la información necesaria, el APN estará listo. Puede acceder a esta plataforma con su cuenta y utilizar el acuerdo.
#2. LegalTemplates
LegalTemplates es un recurso donde puede obtener plantillas gratuitas de NDA. Aquí puede elegir una plantilla de NDA entre estándar, de empleo, de compra y de invención.
Deberá introducir información como la parte reveladora, la parte receptora, los términos de confidencialidad y los detalles del acuerdo y obtendrá su NDA listo en formato PDF o Word. También puede previsualizar el NDA antes de guardarlo y descargarlo.
Palabras finales
Los acuerdos de confidencialidad (NDA) son una herramienta poderosa en el entorno empresarial para proteger la información confidencial. Haciendo que los empleados, los socios y otras partes interesadas firmen un APN, puede asegurar la propiedad intelectual de su empresa y mantener una ventaja competitiva en el entorno empresarial.
Ahora que sabe cuándo utilizar un acuerdo de confidencialidad, puede crear uno con las plantillas mencionadas anteriormente. También puede pedir ayuda a los proveedores de servicios de documentos legales a este respecto.