Como organizar a caixa de e-mail

Perder tempo à procura de e-mails importantes ou deixar escapar uma mensagem urgente, como uma conta por pagar, são riscos que se corre perante a quantidade de e-mails que invadem diariamente a caixa de correio eletrónica. Veja como proceder para eliminar automaticamente mensagens indesejadas ou arrumar e-mails importantes em pastas específicas, com as contas de correio eletrónico mais populares − do Outlook e do Gmail.

Operação de limpeza

Antes de arrumar a "casa", talvez seja boa ideia começar por fazer uma limpeza geral, eliminando os e-mails antigos e que já não interessam.

Tanto o Outlook como o Gmail incluem funcionalidades úteis para o ajudar nesta tarefa, como explicado a seguir. Quando a situação é dramática e a caixa está cheia ao ponto de já não se conseguir receber ou enviar um e-mail, pondere começar tudo do zero.

Se receia perder informação importante de determinada pessoa ou relacionada com um assunto, pode fazer uma pesquisa de todos os e-mails em causa e arquivá-los ou guardá-los numa pasta específica. Assim, poderá apagar todos os restantes de uma vez só.

Limpar e libertar espaço no Outlook

No Outlook, não é possível apagar todos os e-mails de uma vez. Esta operação deve ser feita por pastas. Clique com o botão direito do rato na pasta, selecione Esvaziar pasta e confirme, clicando no botão Eliminar tudo.

Em alternativa, use o campo de pesquisa do próprio Outlook para encontrar todos os e-mails de um remetente específico ou com certas palavras. Por exemplo, depois de pesquisar os e-mails de trabalho de um determinado colega, é possível selecioná-los todos clicando na caixa de seleção no canto superior esquerdo e indicar o que se pretende: Eliminar tudo ou Mover para uma pasta, por exemplo.

Limpar e libertar espaço no Gmail

1. Para apagar todos os e-mails, marque a caixa no canto esquerdo para os selecionar e, depois, carregue no ícone do caixote de lixo.

2. Caso pretenda pôr a salvo alguns e-mails importantes (de determinados remetentes ou relacionados com um assunto específico), use o campo de pesquisa para os identificar. Tem várias opções:

• assinalá-los como importantes, clicando na seta à esquerda do remetente;
• arquivá-los, clicando no ícone de uma caixa com uma seta para baixo;
• ou movê-los para um marcador (pasta) específico. Alguns marcadores estão predefinidos, mas é possível criar novos, como explicado adiante. 

3. Em alternativa, apague todas as mensagens que não interessam. Para não ter de repetir este processo manualmente com cada e-mail, escreva um termo ou um endereço no campo de pesquisa da sua caixa de correio. 

Existem alguns comandos úteis para afinar a seleção. Por exemplo, pode apagar e-mails: 

• anteriores a 2019 (escreva before:2019 no campo de pesquisa); 
• com anexos pesados (has:attachment larger_than:5mb) 
• ou com fotografias, vídeos, PDF, etc. (filename:jpg/gif/avi/mp4/pdf, etc.). Os ficheiros de vídeo são os que ocupam mais espaço. Por isso, sugerimos que procure por MOV, AVI, WMV ou MP4.

Em cada pesquisa, selecione os e-mails apresentados e apague-os, como explicado no passo 1. Entre, depois, na pasta Lixo e esvazie todo o conteúdo.

Arrumação das mensagens por assuntos

Independentemente de optar por fazer tábua rasa ou apenas organizar os e-mails armazenados, comece por criar pastas (ou marcadores no Gmail) na sua conta de correio eletrónico, para que as mensagens fiquem arrumadas por secções ou por temas.

Pode, por exemplo, criar pastas identificadas por áreas: "trabalho", "privado", "faturas", "lojas", "newsletters", etc. Há quem prefira criar pastas por prioridades: por exemplo, "urgente" para mensagens que precisam de uma resposta rápida, "ler mais tarde" ou "importante", para e-mails de trabalho ou da faculdade, por exemplo.

Esta organização depende de cada um, da quantidade de comunicações que se recebe e do uso que se faz da conta de e-mail, claro.

Uma vez criadas as pastas, pode encaminhar manualmente as mensagens para aí ou, melhor ainda, criar regras (ou filtros no Gmail) para que as mensagens de determinados remetentes ou com determinadas palavras no assunto ou no corpo do e-mail sejam automaticamente arrumadas nas pastas que indicar. Veja como proceder a seguir.

Criar pastas e regras automáticas no Outlook

Para criar uma pasta, no menu à esquerda, clique em Criar nova pasta > escreva o nome (neste caso, a título de exemplo, o colega "Pedro Mendes") e salve.

Pode arrastar manualmente os e-mails que pretende para o interior dessa pasta. Contudo, é mais fácil criar uma regra para automatizar o processo. Em Definições > Correio > Regras > Adicionar nova regra (insira um ou vários endereços de e-mail ou palavras-chave, por exemplo) > Adicionar uma ação > Mover para e selecione uma pasta) > marque a caixa de seleção Executar a regra agora e clique no botão Guardar.

Retomando o exemplo acima, todos os e-mails deste colega irão diretamente para a pasta criada com a designação "Pedro Mendes".

Criar marcadores e filtros no Gmail

1. No menu da esquerda da sua caixa do Gmail, clique no símbolo + à direita de Marcadores. Na caixa que se abre, atribua um nome a essa pasta (no exemplo abaixo, "FATURAS") e confirme, clicando no botão Criar.

O marcador surge agora no menu da esquerda. Clicando nos três pontinhos à direita do marcador, pode atribuir-lhe uma cor (por exemplo, vermelho para assuntos importantes), editá-lo, para alterar o nome, ou removê-lo.

2. Definidos os marcadores, pode criar regras para determinados e-mails para serem enviados automaticamente para uma ou mais pastas.

Em Definições > Ver todas as definições > separador Filtros e endereços bloqueados > clique em Criar um novo filtro, como mostrado abaixo.

3. Abre-se uma caixa para criar uma regra para os e-mails. Depois de definir o que pretende (no exemplo abaixo, indicamos que queremos arquivar as mensagens que Contêm a palavra "fatura" e com anexo), clique no botão Criar filtro.

Surge então uma lista de regras para esses e-mails: pode, por exemplo, apagar, enviar para a pasta de spam ou para um marcador. Na imagem abaixo, foi selecionado Colocar em marcador e escolhido o marcador "FATURAS". No final, clique novamente em Criar filtro. Verá que todos os e-mails com a palavra "fatura" e com anexo vão automaticamente para o marcador "FATURAS".

É também possível, através dos filtros, definir que comunicações pretende definir como spam, promoções ou mesmo eliminar. Caso chegue à conclusão de que não lê a maioria das newsletters que recebe e de que estas apenas servem para encher a caixa, pode, a qualquer momento, clicar em "cancelar ou anular a subscrição". A empresa é obrigada a anular o seu endereço de correio eletrónico da lista de distribuição, e, como tal, deixará de receber a correspondência que dantes lhe era enviada.

A maioria dos serviços de e-mail dispõem de funcionalidades semelhantes, pelo que também encontrará formas de aplicar as medidas apresentadas se não tiver estas contas. E se experimentasse? Verá que não é preciso ser um ás das tecnologias.