Más allá del tamaño de tu empresa o del sector al que se dedique, el Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) es una herramienta esencial para sacar el máximo rendimiento a una plantilla, pues identifica deficiencias y se centra en las habilidades, capacidades y conocimientos que un empleado necesita para hacer bien su trabajo.

El Análisis de Necesidades de Capacitación es ideal para gerentes, directivos, equipos de recursos humanos o formadores corporativos, ya que la información extraída les permitirá desarrollar de forma objetiva un programa de formación de garantías en lugar de ir a ciegas.

Se mire como se mire, el Análisis de las Necesidades de Capacitación (ANC) mejora la práctica laboral y aumenta la rentabilidad de la empresa.

Te explicamos en qué consiste y los mejores métodos para llevarlo a cabo…

ÍNDICE

1. Análisis de Necesidades de Capacitación: ¿qué es exactamente?

2. Conocimientos, habilidades y actitudes

3. Métodos para llevar a cabo el Análisis de Necesidades de Capacitación

4. Toma de datos para garantizar un análisis 100% objetivo

5. Revisión del plan de análisis, clave para su éxito

6. Conclusiones

¿Qué es un Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC)?

Si tuviéramos que definirlo en pocas palabras, un Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) consiste en analizar las habilidades y los conocimientos actuales de tus empleados, e identificar las habilidades y los conocimientos que necesitan para hacer su trabajo con eficacia. De esta manera, se puede diseñar un plan formativo realmente productivo.

Aunque pueda parecer una tarea sencilla, diseñar este plan de formación requiere de un gran trabajo. Especialmente en departamentos de recursos humanos de grandes empresas, que cuentan con un número alto de empleados repartidos en distintos departamentos.

Debe existir una estrategia eficaz para llevar a cabo esta tarea con éxito. Habrá que tener en cuenta algunas consideraciones previas como, por ejemplo: 

• Las necesidades y objetivos de los individuos, grupos y departamentos

• El impacto que se espera que tenga la formación en el rendimiento

• El tipo de formación que puede/debe ofrecerse

• La cantidad de tiempo disponible para la formación

• El resultado de las sesiones de formación y los objetivos de la empresa

• El coste de la formación y el valor que aportará a la empresa

• La cultura corporativa de la empresa

Conocimientos, habilidades y actitudes

Como hemos adelantado, el Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) tiene por objetivo mejorar los conocimientos, habilidades y actitudes de los empleados con la intención de ponerlos al servicio de la  empresa. De forma individual o combinada. 

Como norma general, estos tres aspectos son lo que pueden ayudar a un trabajador a mejorar en su desempeño, por lo que este análisis debe tratar de identificar las deficiencias en uno o en varios de estos tres aspectos. 

De hecho, cualquier problema u obstáculo que no se encuentre bajo uno de estos tres paraguas, la formación que plantee resolverlo probablemente no va a mejorar la situación, por lo que hay que buscar otras alternativas.

Conocimientos 

El conocimiento se refiere a aquello que una persona sabe. Los conocimientos pueden adquirirse a través de la experiencia o el estudio y demuestran que una persona tiene una buena comprensión de un tema en cuestión. 

Tener conocimientos no equivale necesariamente a tener aptitudes (por ejemplo, se puede saber el nombre de cada pieza de un motor, pero no tener la habilidad de arreglarlo). Los conocimientos suelen evaluarse mediante pruebas escritas y exámenes y, como tales, pueden enseñarse.

Habilidades 

Las habilidades, por su parte, se refieren a la capacidad de una persona para completar una tarea física. Las habilidades incluyen el movimiento físico y/o su coordinación. Las habilidades son, en general, la aplicación de conocimientos, y es muy raro que alguien tenga una habilidad sin tener primero los conocimientos necesarios como base. 

Las habilidades suelen evaluarse mediante la observación y pueden medirse por la velocidad, la técnica y la precisión. Las habilidades pueden enseñarse.

Actitudes

Por último, la actitud tiene que ver con los pensamientos y los sentimientos y se refiere a la forma en que una persona se relaciona con otra persona o cosa. La actitud afecta a las emociones, los valores y la motivación, y está relacionada con la felicidad y la moral. 

Antes se pensaba que la actitud era responsabilidad del individuo, pero últimamente el concepto de “actitud” ha cambiado y, para corregirla, se han hecho más populares los cursos de inteligencia emocional, pensamiento crítico y condicionamiento mental.

Hoy en día, parece que hay cierto consenso en que la actitud se puede enseñar. Dicho esto, es muy difícil medir la eficacia de esta formación.

¿Cómo definir estos tres conceptos para cada puesto de trabajo?

Antes de empezar a estudiar las necesidades de formación de un empleado, hay que definir primero cuáles de estas tres áreas de competencia pretendemos mejorar. 

Por supuesto, hay que tener en cuenta cada uno de ellos para cada puesto de trabajo. En empresas con una gran cantidad de trabajadores donde esta tarea es harto compleja, al menos debe realizarse el análisis por departamentos, pues (deben) tener tareas similares. 

Habla con los directivos, los departamentos y los empleados para comprender mejor en qué punto se encuentra en este momento cada equipo y para fijar los objetivos para el futuro. A partir de aquí, puede analizar los problemas que le impiden alcanzar esos objetivos.

Y es en este punto donde el Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) se pone realmente en marcha...

Métodos para realizar un Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC)

Una vez definidas las funciones de cada equipo y fijados sus objetivos, es el momento de examinar detenidamente cuál es el punto de partida. Esto es, los conocimientos, las competencias y las actitudes existentes en la actualidad. 

Esto le permitirá identificar las lagunas de formación y poner en marcha un sistema de formación viable. Bueno, ¿y cómo realizamos esta auditoría inicial? Existen varios métodos. Nosotros te proponemos algunos de los más habituales: 

Observación

Uno de los principales métodos -y más obvios- para establecer el estado actual de un departamento es simplemente observar mientras sus miembros ejecutan sus tareas. ¿Se siguen los protocolos establecidos? ¿Hay cuellos de botella en una línea de producción? ¿Todo el personal de administración es competente con el software?

Todas estas preguntas y muchas más pueden responderse simplemente observando al equipo de personal en su trabajo y viendo por sí mismo dónde están los problemas. Con el método correcto de recogida de datos, esto puede ser una gran fuente de datos cuantitativos objetivos.

Encuestas y cuestionarios

Las encuestas y los cuestionarios son una excelente manera de obtener información directamente de los empleados. Cree una encuesta utilizando un creador de encuestas -SurveyMonkey o Google Forms son dos excelentes ejemplos- y envíela al equipo de personal para que la complete. Si potencias y favoreces que sean lo más abiertos y honestos posible para que este método tenga éxito. 

Un consejo: que la encuesta sea anónima, ya que es más probable que la gente sea abierta cuando no tiene que poner su nombre. Este método permitirá obtener muchos datos sobre cómo se ve el equipo de personal, revelando información sobre sus puntos fuertes y débiles percibidos.

Focus groups con empleados

Ya hemos hablado de los focus groups en este blog. En su momento, los tratamos como una excelente herramienta de marketing para lanzar nuevos productos o valorar el estado de una cuestión concreta, pero también pueden utilizarse en el lugar de trabajo para tener una mejor idea de las necesidades de formación del personal.

Reúna a representantes de toda la plantilla, asigne un jefe de grupo cualificado y con experiencia, y deje que hablen de las necesidades, los puntos fuertes y los puntos débiles del equipo. Este es un gran recurso para recoger datos cuantitativos para un Análisis de Necesidades de Capacitación

Evaluaciones individuales

No hay que olvidar que las evaluaciones anuales de los empleados son una gran fuente de datos para un Análisis de Necesidades de Capacitación. Se trata de un espacio en el que los empleados pueden evaluar su propia contribución a la empresa, expresar sus quejas y, en general, dar una idea del estado actual de la empresa.

Las evaluaciones pueden dar una idea sólida de las carencias de competencias en una empresa.

Otros métodos

Los anteriores son los métodos más habituales y, posiblemente, más sólidos para llevar a cabo tu proceso de análisis. Algunos otros métodos de recogida de datos son:

• Revisiones de documentos y procesos
• Pruebas y evaluaciones
• Ejercicios de juego de rol
• Reuniones de equipo
• Reuniones de gestión y liderazgo

Debe decidir qué datos te resultarán más útiles y, por lo tanto, emplearte de la mejor manera posible para conseguirlos. Asegúrate también de que el análisis será pertinente, objetivo y procesable.

¿Cómo recopilar datos y garantizar la objetividad?

Seguramente hay infinitas herramientas en el mercado para recoger datos. Pero en muchas de ellas, el componente cualitativo se queda fuera. Especialmente, en lo que se refiere al apoyo audiovisual de las acciones y al contexto en el que esos datos se producen. 

Codimg es una solución de software para la recogida de vídeos y datos objetivos y para el análisis de escenarios de trabajo. Ya se utiliza con bastante éxito en el sector sanitario, en centros educativos y en entornos corporativos, y es totalmente adaptable a cualquier situación y permite identificar los puntos fuertes y débiles de su equipo de trabajo. En resumen, es la herramienta perfecta para llevar a cabo un Análisis de Necesidades de Capacitación.

¿Cómo funciona?

Básicamente, se crea una checklist digital con los conocimientos, las habilidades y las actitudes que cree que su equipo necesita para hacer su trabajo correctamente y, a continuación, se utiliza para evaluar al equipo mientras se les filma en situaciones reales. 

Cada vez que ve una acción que es relevante para su análisis, se registra el parámetro correspondiente mediante un clic del ratón o pulsando la pantalla de su tableta. De este modo, se "etiqueta" el vídeo, creando un breve clip de vídeo que puede utilizarse para hacer una presentación de vídeo que se compartirá con los empleados y los directivos.

Además de los videoclips, Codimg te permite recopilar una gran cantidad de datos cuantitativos -en función de tus clics- sobre el lugar de trabajo y la actividad que se haya llevado a cabo,  que pueden visualizarse en un panel interactivo o exportarse a Excel para un análisis aún más profundo.

No vamos a entrar en más detalles en este artículo sobre nuestro programa, ya que en este sitio web cuentas con sobrada información sobre cómo funciona, pero te aseguramos que se trata de una potente herramienta para los departamentos de recursos humanos. Aquí tienes más información sobre nuestros productos. 

Si quieres, puedes probarlo gratuitamente y sin compromiso alguno de compra, simplemente ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros expertos te explicará las ventajas de utilizar Codimg en tu organización.

Revisar el plan, clave para un programa de formación eficiente

Una vez que hayas recopilado todos los datos, los hayas analizado y hayas identificado las carencias de formación en su organización, es el momento de utilizar toda esta información y desarrollar su programa de formación.

Al hacerlo, algunas de las principales consideraciones serán:

• El contenido de la formación

• Quién impartirá el contenido

• Método de formación/aprendizaje

• Presupuesto disponible

• Prioridades

• Objetivos de formación

• Progreso y eficacia

Este último punto es extremadamente importante, ya que debes poder demostrar que el programa de formación ha tenido éxito.

Una vez más, te recomendamos que utilices Codimg para todas tus necesidades de seguimiento del lugar de trabajo. Utilizando el software puedes crear una base de datos a largo plazo con el rendimiento de cada uno de tus trabajadores que te mostrará, de un vistazo, dónde se están produciendo mejoras y dónde debes seguir trabajando.

Codimg también puede ayudarte a crear informes para que la alta dirección justifique el régimen de formación y el presupuesto necesario.

En resumen…

Como puedes ver, un análisis de las necesidades de formación es extremadamente importante para el éxito de una organización. Descubre los puntos débiles del personal y garantiza que la formación llegue al centro de la cuestión. 

Puede ser un proceso largo, pero sin duda merece la pena.

Si deseas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de atenderte! 

Mientras tanto, gracias por leernos.