Archivo muerto 

A medida que pasa el tiempo, a cada empresa se le presenta una dificultad en el área administrativa. ¿Cuál es? Cómo manejar de manera responsable los documentos archivados y determinar cuáles pasarán a formar parte del archivo muerto de la compañía. 

Según las normas de cada empresa, los documentos pueden guardarse según su orden de importancia: los documentos que son imprescindibles para la empresa y que siempre deben estar a mano, los importantes, los que son útiles y los que ya no son esenciales. 

Estos últimos están dentro de lo que llamamos archivo muerto. Para que puedas tener éxito en esta tarea, en este post te explicaremos detalladamente qué es un archivo muerto, cómo organizarlo y cuánto tiempo debe permanecer el archivo muerto.

¿Qué es un archivo muerto?

El archivo muerto es todos aquellos documentos que una compañía o empresa almacena desde los comienzos de su labor en adelante y que para la fecha actual ya no son necesarios o no cumplen con ninguna función. 

Cualquier clase de documento puede formar parte del archivo muerto, desde los más importantes hasta los que no tienen ninguna relevancia. Esto lo determinará en la mayoría de los casos, el área de la empresa encargada de la organización y mantenimiento del archivo muerto.

¿Cómo organizar el archivo muerto?

La buena organización del archivo muerto es esencial para acceder con facilidad a aquellos documentos que en el momento no son útiles, pero que se pueden requerir en cualquier circunstancia de acuerdo a su nivel de importancia. A continuación, te mostraremos los pasos que se requieren para organizar el archivo muerto.

Elegir el espacio ideal

Este es el primer factor que se debe tomar en cuenta, es fundamental conseguir un lugar que no estorbe ninguna de las actividades de la empresa, pero que a su vez garantice la adecuada conservación de los documentos. Si la empresa no cuenta con un lugar apropiado dentro de sus instalaciones, alquilar una bodega cercana puede ser una buena opción.

Crear un sistema de clasificación

Tomando en cuenta las actividades de la empresa, puedes ordenar los documentos por fechas (años y meses), por nombres y temas (en orden alfabético). Adicionalmente, también se pueden usar métodos muy visuales como carpetas por colores o asignar un color de etiqueta para cada tipo de documentos.

Encargar al personal calificado

El archivo muerto debe ser manejado por el área administrativa de la empresa. Esta se encargará de que todos los documentos se mantengan en buen estado, además, llevará un inventario de cada uno de los archivos y determinará el momento de destruirlos.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los archivos muertos?

La respuesta a esta pregunta es bien interesante ya que depende en su mayoría del tipo de empresa, de su actividad comercial, del tipo de documentos y qué información contienen.

En el caso de informes de conciliaciones bancarias o documentos con información de muy poca importancia, se pueden mantener por un (1) año. Los documentos que albergan información detallada de cada uno de los empleados desde los inicios de la empresa, deben permanecer por 2 o 3 años dependiendo de las políticas de la misma.

Sin embargo, los documentos que deben ser mantenidos por un tiempo más largo son los referentes a asuntos legales, fiscales, financieros y contables. Por ejemplo, las facturas, las cuentas por cobrar, las declaraciones de impuestos, entre otros. Es recomendable que se mantengan en el archivo muerto por espacio de 6 a 8 años según su prioridad.

En realidad, la retención del archivo muerto siempre va a depender de su relevancia. En términos generales y en promedio, estos deben permanecer entre 4 a 5 años, entonces se tomará la decisión de digitalizarlos o destruirlos de acuerdo al caso.

Digitalización de documentos

Gracias al software de gestión documental ahora es muy fácil y práctico almacenar toda la información útil de una empresa. En el caso de los archivos muertos, el área administrativa de la empresa decidirá, de acuerdo al orden de importancia, cuáles documentos deben permanecer en formato digital y cuáles serán destruidos.

La digitalización es la mejor manera de retener los documentos por más tiempo. Pueden ser guardados en memorias USB, discos duros o en la nube. Si se requiere algún documento, se puede consultar o imprimir si es el caso.

Destrucción de los archivos muertos

Por lo general, a la destrucción de los archivos muertos se le aplica la “ley del año”, aunque esto dependerá en sumo grado de las normas y procedimientos de la empresa. Sin embargo, por lo menos 1 vez al año se debe realizar una limpieza profunda de los archiveros.

En esta ocasión se determinará cuáles documentos ya han perdido por completo su utilidad y se procederá a su destrucción de acuerdo al método que utilice la empresa.

Limpieza y orden de los archivos muertos

Esto es fundamental, ya que se debe tomar en cuenta que la razón principal por la cual se está llevando este archivo muerto, es por si se presenta la oportunidad de acceder a cualquier documento de la empresa y hacerlo de la forma más fácil y rápida posible.

Por este motivo, no se debe permitir que el polvo y el desorden se apoderen del espacio de tu archivo muerto. ¿Cómo puedes lograrlo? Una manera es optimizando el espacio al usar archiveros laterales y verticales. También puedes utilizar gavetas y carpetas, pero debes tomar en cuenta que no estén saturadas de documentos, ya que esto dificultaría su utilidad.