Come autenticare un documento

Per autenticare un documento è necessaria l’attestazione di conformità all’originale apposta, alla fine della copia, da un pubblico ufficiale quale un notaio.

Per avere la copia di un contratto, un atto amministrativo o qualsiasi altro documento è oggi sufficiente utilizzare una comune fotocopiatrice o una scansione fatta con uno scanner digitale: nel primo caso avremo un documento cartaceo, nel secondo un documento elettronico (ossia un file). Per quanto, in entrambi i casi, l’originale e la copia siano in tutto e per tutto uguali (salvo le normali linee d’ombra che le riproduzioni fatte in modo approssimativo possono comportare), non è così dinanzi alla legge. Infatti, ai fini legali, la copia non ha alcun valore. È solo un documento a “uso personale” che potrebbe essere equiparato alla carta straccia. Questo perché le tecniche di riproduzione consentono facilmente di alterare la genuinità del documento e la sua corrispondenza all’originale, con conseguente agevolazione di frodi e raggiri.

Ciò però non toglie che, con particolari procedure, è possibile attribuire alla copia la stessa validità dell’originale. Questo procedimento si chiama autenticazione (o «autentica»). Autenticare un documento significa appunto attribuire alla copia lo stesso valore legale che ha l’originale. Il tutto si esplica con una semplice attestazione apposta alla fine del foglio “fotocopia” e il documento così autenticato si chiamerà «copia autentica» o «copia conforme».

Se quindi ti stai chiedendo come autenticare un documento, ossia come ottenere una copia autentica, è necessario che tu segua le istruzioni che cercheremo di fornirti, in via generale, nel seguente articolo.

Chi può autenticare i documenti?

Può autenticare un documento solo un pubblico ufficiale. L’elenco dei soggetti che rivestono tale qualifica è ampio. Ad esempio è pubblico ufficiale, e pertanto può autenticare i documenti, il notaio o l’ufficiale di stato civile del Comune. Lo sono anche alcuni soggetti che rivestono la qualifica di dipendenti pubblici (ad esempio i controllori dell’autobus, i dirigenti dell’Agenzia delle Entrate, ecc.). Lo sono anche alcuni soggetti che agiscono per conto di enti di gestione di servizi di interesse pubblico come gli ispettori della Siae. È un pubblico ufficiale anche il Preside di una scuola così come l’insegnante almeno per quanto riguarda gli atti del proprio lavoro.

Come avere una copia autentica

Prima però di spiegarti come autenticare un documento è necessaria una precisazione fondamentale. L’autentica richiede la presenza di due condizioni essenziali:

• che sia presente un pubblico ufficiale, come un notaio o un addetto del Comune, salvi i casi in cui è possibile un’autentica mediante autocertificazione;
• che l’interessato sia in possesso dell’originale. Se l’originale è in possesso di un ente o di un notaio, è necessario recarsi da questi ultimi per ottenere la copia autentica del documento.

È possibile ottenere la copia conforme sia di un atto pubblico (ossia che ha un unico originale depositato presso il pubblico ufficiale che l’ha formato o ricevuto), sia di un atto privato, cioè di atti formati dai cittadini come contratti, promesse di pagamento, statuti ed atti costitutivi di associazioni e circoli privati, da esibire talvolta per esclusive finalità di tipo privato.

Quale procedura per autenticare un documento

Vediamo ora qual è la procedura per autenticare un documento, ossia per ottenere il rilascio di una copia autentica.

In generale, l’autentica di una copia consiste in una attestazione di conformità con l’originale che viene apposta alla fine della copia stessa del documento da autenticare. Come vedremo a breve, possono autenticare un documento i pubblici ufficiali come notai, funzionari dipendenti dei Comuni, cancellieri del tribunale. Può autenticare una copia anche il responsabile di un procedimento amministrativo. Ma l’autentica è un atto che può fare anche qualsiasi cittadino. Più in particolare, tre sono le modalità per ottenere una copia conforme all’originale. Vediamole singolarmente.

Il primo modo per ottenere la copia autentica di un documento è rivolgersi al pubblico ufficiale che ha emesso o che conserva l’originale del documento che si vuole autenticare. Si pensi a un notaio che ha redatto un atto di vendita, che ha pubblicato un testamento o una rinuncia all’eredità, che ha registrato un fondo patrimoniale: a questi il cittadino può rivolgersi per ottenere una copia autentica del documento in possesso dello stesso pubblico ufficiale e conservato nei suoi archivi. Si pensi anche al cancelliere che rilascia una copia autentica di una sentenza o di un verbale di udienza conservato nei fascicoli del tribunale o al dipendente di un Comune che rilascia una copia autentica di un permesso di costruire, di un certificato di morte, di residenza, di un atto di matrimonio, ecc.

Di solito, in questi casi, bisogna rivolgersi direttamente all’ufficio pubblico o al professionista che conserva la copia del documento ed è autorizzato per legge a rilasciare la copia autentica. Non c’è bisogno di dimostrare di avere uno specifico interesse quando si tratta di «atti pubblici» come compravendite immobiliari o atti di costituzione di servitù.

Il secondo modo per ottenere una copia autentica di un documento è rivolgersi al pubblico ufficiale che deve ricevere il documento in copia e al quale il cittadino mostra l’originale in suo possesso. Si pensi a un agente di polizia o dei carabinieri che riceva la querela di un soggetto diffamato su Facebook e ottenga, dalle mani della vittima, la stampa della pagina web ove è presente il post offensivo: in tal caso il pubblico ufficiale verifica la corrispondenza della stampa alla schermata online e ne certifica la conformità all’originale.

L’ultimo modo per ottenere una copia autentica è forse il più semplice e immediato, anche se non è sempre consentito dalla legge. Il titolare del documento in originale può emettere egli stesso una autocertificazione in cui dichiara che la copia da questi stesso eseguita (con una fotocopiatrice) è conforme all’originale. L’ordinamento infatti consente allo stesso interessato, in determinate ipotesi, di emettere una «dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà» in cui è egli stesso che certifica l’identità tra copia e l’originale di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione. Si pensi alla copia di titoli di studio o di servizio.

In tal caso per emettere l’autocertificazione è necessario scrivere in calce alla copia stessa una formula di tale tipo:

«Io sottoscritto/a sig./ra … nato a … il … c.f.: …, residente in … alla via … consapevole delle conseguenze penali per il mendacio, dichiaro sotto la mia personale responsabilità che il documento [indicare gli elementi del documento da originale: nome, autorità emittente, data di emissione, eventuale data di validità, ecc.] è conforme all’originale in mio stesso possesso».

Non dimentichiamo infine che un modo per creare una copia autentica è quella di realizzare più originali. Facciamo un esempio: immaginiamo due persone che firmino un contratto. In tal caso, il documento viene stampato in più copie al computer e tutte quante vengono firmate in originale. In tale ipotesi avremo, in realtà, tanti originali per quanti sono i contratti stampati e firmati, nessuno dei quali può dirsi realmente copia autentica dell’altro.