PCT: i depositi telematici presso gli UNEP

Autore: Avv. Fabrizio Testa

La precedente attività ministeriale di aggiornamento dei sistemi telematici degli UNEP e di avvio della relativa sperimentazione ha anticipato l'attivazione dei depositi telematici presso tali Uffici che, nelle intenzioni del Ministero, consentirà di liberare risorse umane e materiali, riducendo l’impegno del personale nel front office per la ricezione di atti cartacei e rimodulando i tempi di scarico degli incombenti, permettendo ai professionisti di recuperare all’attività di studio i tempi finora necessari per accedere fisicamente agli UNEP.

In attesa del prossimo avvio ufficiale e generalizzato dei relativi depositi telematici da parte del Ministero, con i redattori aggiornati ai relativi schemi è possibile depositare telematicamente, spesso con limitazioni, verificando con cautela l’effettiva disponibilità presso gli “Uffici Notificazioni, Esecuzioni e Protesti (UNEP)” destinatari.

Sommario

• L’evoluzione
• I depositi telematici previsti
• I flussi operativi
• L’avvio del PCT UNEP

L’evoluzione

La peculiarità e la tipicità delle attività, non sovrapponibili a quelle della cancelleria che utilizza il PCT, danno vita ad un sistema complesso che ha causato tempi lunghi di analisi del progetto per le numerose problematiche tecniche, operative e giuridiche che sono emerse nelle sedi pilota, in particolare a Milano , individuata come tale sin da settembre 2017, con i primi schemi rilasciati nel 2018.

In una relazione del 2021 , il Ministero informava di aver realizzato una nuova versione dell’applicativo “Gestione Servizi UNEP” (GSU), inizialmente installata presso l’Ufficio Notificazioni, Esecuzioni e Protesti di Milano, per consentire telematicamente di accettare le istanze di notificazione e pignoramento degli avvocati e di restituire loro gli esiti, con flusso telematico esteso anche alle attività dell’ufficiale giudiziario da svolgere tramite tablet sincronizzato con il GSU e sul quale verranno compilati gli atti e consultati il titolo esecutivo ed il precetto. A fine 2020 era rilasciato l’ambiente di test ed in seguito era avviata l’attività sperimentale con la collaborazione dell’Unione Lombarda degli Ordini Forensi e dell’UNEP di Milano.

In una relazione del 2022 , il Ministero riferiva che quanto al GSU erano concluse le attività per l’introduzione delle funzionalità PCT nell’applicativo ministeriale dedicato (GSU WEB-GSU Tablet), in particolare la gestione dei nuovi flussi, gli adempimenti per esecuzioni e notifiche, il passaggio dei documenti allegati al cronologico tra GSU WEB e GSU TABLET con visualizzazione sullo stesso dei documenti inviati via PCT dagli avvocati, la firma multipla su GSU Tablet delle relate di notifica e dei verbali di pignoramento, gli sviluppi per l’accesso diretto per la ricerca dei beni, l’avvio della fase di dispiegamento sul territorio nazionale della nuova infrastruttura con architettura distrettuale già utilizzata dall’UNEP di Milano. Il piano prevedeva come primo distretto implementato quello di Palermo e a seguire quelli di Roma e Napoli, con l’avvio della gestione digitale o la migrazione ai nuovi applicativi per gli altri uffici.

A fine aprile 2023, si riferiva che le propedeutiche attività di test erano già state concluse positivamente presso l'UNEP di Milano, che le funzionalità per ricevere richieste ed effettuare notifiche erano già in produzione ma per l’avvio era necessaria una previa attività di configurazione Ufficio per Ufficio, anche delle PEC, a cura della DGSIA (Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati) entro tempi ragionevolmente brevi e che l'avvio a valore legale delle richieste telematiche di notifica sarebbe stato preceduto da un provvedimento direttoriale di accertamento della funzionalità per singolo Ufficio emesso ai sensi dell'articolo 35 del DM 44/2011.

Con note del 15 e 31 maggio 2023 , il Ministero della Giustizia comunicava che il sistema di gestione delle richieste presso gli Uffici Notificazioni e Protesti (GSU) era stato integrato in tutti i distretti con le funzionalità di ricezione/invio telematico delle richieste e di inoltro delle richieste di pignoramento tramite deposito telematico, che aveva avviato un piano di formazione degli operatori e che si invitava il CNF a collaborare alla sperimentazione e a richiedere agli Ordini locali la nomina di referenti, cui provvedevano, per coordinarsi con quelli degli uffici ai fini della sperimentazione.

A giugno e luglio, il Ministero informava di aver pubblicato e poi integrato gli schemi dei depositi telematici presso gli UNEP per proseguire la sperimentazione e poi procedere all’attivazione.

Nei mesi successivi, alcuni Uffici hanno quindi diramato linee guida per sperimentare i depositi telematici presso gli UNEP ed invitato gli avvocati che dispongono di redattori aggiornati ai nuovi depositi ad effettuarli, in vista dell’auspicato prossimo valore legale dei medesimi.

Il 15 febbraio 2024, infine, il Ministero ha pubblicato una nuova versione aggiornata degli schemi per l’UNEP, finalizzata alla configurazione dei redattori atti, in cui sono stati corretti alcuni refusi.

I depositi telematici previsti

Gli schemi attuali prevedono i seguenti possibili depositi telematici per gli avvocati:

• Richiesta Parte, per la richiesta dell’avvocato di notifica dell’atto di parte indirizzata agli UNEP, per la quale dovrà essere indicato il tipo di richiesta (atto civile, atto penale, atto esente lavoro o atto esente GdP), il ruolo (notifiche) e il rito (atto civile a pagamento, atto penale a pagamento, atto civile esente lavoro, Giudice Di Pace esente)
• Richiesta Pignoramento, per la richiesta dell’avvocato di pignoramento indirizzata agli UNEP, per la quale dovrà essere indicato il tipo di richiesta (esecuzione, esecuzione esente lavoro), il ruolo (esecuzioni civili) e il rito (esecuzioni, esecuzioni lavoro)
• Richiesta Ricerca Beni, per la richiesta della ricerca di beni exart. 492 bis c.p.c., per la quale dovrà essere indicato il ruolo (esecuzioni civili) ed il rito (richiesta ricerca beni)
• Richiesta Restituzione Somme, per la richiesta della restituzione di somme inviata dalla parte, per la quale dovrà essere indicato il ruolo (pagamenti)
• Pagamento Richiesta, per il deposito del pagamento telematico per una richiesta all'UNEP, differito rispetto al deposito della richiesta (integrazione del pagamento in riferimento ad una precedente richiesta di notifica)

I flussi operativi

Un datato documento ministeriale , recentemente integrato , descrive i flussi operativi dei depositi telematici presso gli UNEP.

Per le notifiche, il flusso operativo sarà il seguente.

Con un primo deposito, l’avvocato invia la busta della richiesta di notifica telematica, contenente l’atto da notificare in formato pdf e la richiesta in formato strutturato “DatiAtto.xml” con i dati necessari per il calcolo della specifica e per la notifica al destinatario. L’operatore UNEP determina i costi ed accetta il deposito, indicando nel testo della PEC di “esito” di accettazione del deposito comunicata al richiedente il “numero di riferimento richiesta” e l’eventuale “somma da pagare”.

Con un secondo deposito, l’avvocato provvede telematicamente - con le consuete modalità ma selezionando come tipologia “Notifiche uffici NEP” ed i competenti “Distretto NEP” e “Ufficio NEP” - al pagamento della somma comunicata tramite PEC da GSU ed invia la busta di “integrazione del pagamento” con il riferimento alla richiesta e l’allegato della ricevuta di pagamento, i cui i dati in formato xml saranno gestiti dal GL-UNEP e caricati nel GSU; nel caso venga effettuato il pagamento “non telematico”, nei limitati casi eventualmente ancora consentiti, verrà allegata la scansione del pagamento tradizionale. Infine, tramite GSU l’Ufficiale Giudiziario predispone la relata di notifica e la PEC di restituzione al richiedente dell’esito della notifica, utilizzando l’indirizzo PEC del mittente della prima richiesta.

Per la richiesta di pignoramento o per quella di ricerca beni ex art. 492 bis c.p.c. da parte dell’avvocato , il flusso operativo sarà il seguente.

Con un primo deposito, l’avvocato invia la busta di richiesta, contenente l’atto di richiesta in formato pdf e la relativa richiesta in formato xml con i dati necessari per il calcolo della specifica; vengono inoltre inviati come allegati il titolo esecutivo ed il precetto con eventuali attestazioni di conformità. L’operatore UNEP determina i costi ed accetta il deposito, indicando nel testo della PEC di “esito” di accettazione del deposito comunicata al richiedente il “numero di riferimento richiesta” e l’eventuale “somma da pagare”.

Con un secondo deposito, l’avvocato provvede telematicamente - con le consuete modalità ma selezionando come tipologia “Pignoramenti uffici NEP/richiesta ex art. 492 bis comma 1” ed i competenti “Distretto NEP” e “Ufficio NEP” - al pagamento della somma comunicata e invia la busta di “integrazione del pagamento” con il riferimento alla richiesta e l’allegato della ricevuta di pagamento, i cui i dati in formato xml saranno caricati nel GSU; nel caso venga effettuato il pagamento “non telematico”, nei limitati casi eventualmente ancora consentiti, verrà allegata la scansione del pagamento tradizionale. L’UNEP, quindi, predispone tramite GSU ed inoltra via PEC al richiedente l’esito del pignoramento, con il verbale di pignoramento (PDF e XML), comprensivo delle eventuali ricevute della PEC inviata dall’UNEP al destinatario (RAC e RdAC).

Quanto al pagamento in modalità telematica avente come destinatario un Ufficio NEP , occorre precisare che, per entrambe le tipologie di richiesta descritte, la ricevuta telematica di pagamento potrà essere utilizzata nella busta telematica da creare per effettuare:

• il secondo deposito, dopo aver ricevuto dall’ufficio NEP la richiesta di pagamento sul primo deposito dove è indicato l’importo da pagare
• il primo deposito: in tal caso (ricevuta di pagamento telematica presente contestualmente con la richiesta nel primo deposito), poiché per l’ufficio NEP destinatario della richiesta è presente un importo fisso nella fase di generazione della richiesta di pagamento in PST, non sarà necessario provvedere al secondo deposito.

L’ Ufficiale Giudiziario assegnatario della notifica o esecuzione potrà consultarle sul proprio tablet, previo collegamento alla rete giustizia e sincronizzazione, o sull'applicativo GSU Tablet presente sui pc; poi eseguirà lo scarico, compirà le operazioni, genererà e firmerà digitalmente relata o verbale sul tablet, che risincronizzerà, o sull'applicativo GSU Tablet del pc, così l’operatore UNEP potrà restituire via PCT gli atti al richiedente.

L’avvio generalizzato del PCT UNEP

Come anticipato, in attesa del prossimo avvio ufficiale e generalizzato dei relativi depositi telematici da parte del Ministero, con i redattori aggiornati ai relativi schemi è possibile depositare telematicamente, spesso con limitazioni, verificando con cautela l’effettiva disponibilità presso gli UNEP destinatari.

Ad oggi infatti, presso alcuni Uffici NEP già strutturati i depositi telematici risultano regolarmente operativi, mentre presso gli altri sono ancora in corso le relative procedure organizzative. Quanto ai pagamenti telematici negli Uffici attivi, alcuni hanno optato per la richiesta di importi fissi salvi successivi conguagli, richiedendo quindi l'allegazione della ricevuta al primo deposito, altri inviano la specifica esatta dopo aver accettato il primo deposito ed attendono il secondo con la ricevuta. Permangono ancora dubbi o difficoltà sulle modalità telematiche per i rimborsi o conguagli, per i quali si attendono chiarimenti ministeriali.
A regime, tutti i flussi operativi con gli Uffici NEP saranno telematici.