Wenn Sie ein Unternehmen haben oder ein vielbeschäftigter Privatmann sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie täglich wichtige E-Mails erhalten und versenden.
Diese wichtigen E-Mails können jedoch verloren gehen. Sie können versehentlich gelöscht oder böswillig aus dem Posteingang entfernt werden. Einige wichtige E-Mails werden auch in Ihrem Posteingang verschluckt, wenn Sie täglich zahlreiche E-Mails erhalten.
Unter den vielen E-Mails, die Sie täglich erhalten, gibt es einige wichtige, auf die Sie vielleicht später zugreifen möchten. Indem Sie bestimmte E-Mails archivieren, können Sie wichtige Daten schützen, die Sie nicht durch Überlastung oder andere Folgen verlieren möchten.
E-Mail-Archivierungssoftware ist für die Notfallwiederherstellung konzipiert, indem sie Ihnen hilft, wichtige E-Mails zu speichern und bei Bedarf abzurufen. Diese Tools helfen auch dabei, unerwünschte E-Mails zu entfernen, Speicherplatz auf dem Server freizugeben und den E-Mail-Betrieb zu beschleunigen.
Trotz des Nutzens der E-Mail-Archivierung ist es erstaunlich, dass so viele Menschen diese leistungsstarke Funktion nicht nutzen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die E-Mail-Archivierung und lernen einige der besten E-Mail-Archivierungssoftware kennen, die Sie unbedingt verwenden sollten.
Best Email Archiving Software
ArcTitan
ArcTitan ist eine leistungsstarke E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen, mit der Sie eine Sicherungskopie aller Ihrer E-Mail-Nachrichten erstellen können.
Mit ArcTitan, unserer Cloud-basierten Archivierungslösung, können Benutzer ihre E-Mail-Speicheranforderungen vollständig in die Cloud auslagern. Die E-Mail-Archivierung bietet Unternehmen eine unbegrenzte Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie von Anhängen, Ordnern, Kalendereinträgen und Kontakten.
Zu den Hauptmerkmalen unserer E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen gehören blitzschnelle Such- und Abruffunktionen, ultimative Skalierbarkeit und vollständige Konformität mit GDPR, eDiscovery, Sarbanes-Oxley, HIPPA und anderen Gesetzen für eDiscovery, Aufbewahrung und Audit.
E-Mail-Archivierung Hauptmerkmale des Produkts:
- Blitzschnelle Suche und Abruf: Navigieren Sie innerhalb von Sekunden durch E-Mails in der Cloud-basierten Archivierungslösung. Der sofortige Zugriff auf E-Mails bei Bedarf verbessert die Zeiteffizienz der Mitarbeiter. MS Outlook-Plugin: Suchen Sie innerhalb des Plugins, ohne Outlook zu verlassen.
- Sparen Siebis zu 75% E-Mail-Speicherplatz: Reduzieren Sie die Belastung Ihrer Mailserver mit der ArcTitan E-Mail-Archivierung. Verringert sich von 1.000 GB auf 200 GB.
- eDiscovery und EU GDPR: ArcTitan ermöglicht es Ihrem Unternehmen, gesetzliche Auflagen wie GDPR, Sarbanes-Oxley, HIPAA und eDiscovery zu erfüllen. Greifen Sie bei Bedarf sofort und effektiv auf Kundendaten im Cloud-basierten E-Mail-Archiv zu.
- Schutz und Backups: Verlieren Sie nie wieder Daten mit ArcTitan. Vollständiger Schutz vor Datenverlust. Schützen Sie Ihre Mailserver vor Ausfällen.
- Sicher und dauerhaft: Die E-Mail-Verschlüsselung bietet 100%igen Schutz vor Datenverlusten. Alle E-Mails werden während der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt.
- Einfache Verwaltung: Einfach zu bedienen für Administratoren und Endbenutzer. Sie können das gesamte System von Ihrem Outlook aus verwalten. Verwalten Sie Ihre Rechnungen und Benutzer über die Billing UI.
Mimecast
Mimecast bietet eine Cloud-basierte Lösung für die Archivierungsprobleme eines Unternehmens, dessen E-Mail-Archivliste nicht enden zu wollen scheint. Es ermöglicht Ihnen, Ihre E-Mail-Archivierungsprobleme mit robusten Funktionen loszuwerden, die die Dinge einfacher denn je machen.
Im Gegensatz zu herkömmlicher E-Mail-Archivierungssoftware eignet sich Mimecast hervorragend für wachsende Unternehmen, die sich für eine kostengünstigere Lösung entscheiden möchten.
Da die Verwaltung von E-Mail-Archivierungssoftware mitunter teuer und komplex sein kann, fand ich die E-Mail-Archivierungsfunktionen von Mimecast sehr nützlich. Wenn Sie wichtige E-Mails an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort ablegen möchten, ist die Entscheidung für Mimecast eine gute Wahl.
Mailstore Home
Wenn Sie auf der Suche nach einem zentralen Ort sind, an dem Sie E-Mails von verschiedenen Computern, Systemen und Programmen aufbewahren können, dann ist Mailstore Home eine hervorragende Option, die zudem kostenlos ist. Es bewahrt wichtige E-Mail-Kommunikation in einem sicheren und soliden zentralen Archiv auf.
Dank der fortschrittlichen Funktionen dieser E-Mail-Archivierungslösung müssen Sie Ihre E-Mails nicht mehr durch defekte PST-Dateien, unvollständige Datensicherungen oder andere Probleme verlieren.
Mit seiner intelligenten Suchfunktion erleichtert MailStore Home die Suche nach einer bestimmten E-Mail, selbst bei großen Archivdaten. Sie können E-Mails in Ihren primären Posteingang migrieren und sie jederzeit aus dem Archiv wiederherstellen.
E-Mail-Archiv Pro
Email Archive Pro macht die Archivierung so einfach, wie sie nur sein kann. Mit einem einzigen Klick können Sie mehrere E-Mail-Konten und -Ordner archivieren und an einem sicheren Ort ablegen, um sie später wieder zu finden. Sie können sie auch in durchsuchbare PDFs umwandeln, um sie schnell und einfach wiederzufinden.
Diese E-Mail-Archivierungslösung bietet auch native G-Suite-Unterstützung durch die Integration mit der Gmail-API. Mit Gmail OAuth profitieren Sie von verbesserter Sicherheit und schreibgeschütztem E-Mail-Zugriff.
Für eine nahtlose E-Mail-Archivierung ist Email Archive Pro in der Tat ein Profi im Spiel.
Barracuda
Möchte Ihr Unternehmen den Speicherbedarf für E-Mails minimieren und die Produktivität der Benutzer steigern? Barracuda ist die ideale Lösung, um Ihnen genau das zu ermöglichen. Mit diesem Tool können Sie wichtige Informationen sicher in eine Cloud verschieben und diese als sekundäre Speicherebene für zusätzlichen E-Mail-Datenschutz behandeln.
Da die Daten außerhalb der betrieblichen E-Mail-Umgebung gespeichert werden, bleiben sie sicher erhalten, ohne dass Sie sich Gedanken über Löschung oder Beschädigung machen müssen. Indem Sie das Datenvolumen auf Ihrem E-Mail-Server verwalten, können Sie die Kosten immens senken und gleichzeitig ein ideales Maß an betrieblicher Effizienz aufrechterhalten.
Barracuda sorgt außerdem für die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und vereinfacht die e-Discovery.
Jatheon
Jatheon bietet eine leistungsstarke Lösung für die E-Mail-Archivierung vor Ort, mit der Sie einen riesigen Stapel von E-Mail-Daten und unstrukturierten Unternehmensinformationen speichern, abrufen, verwalten und prüfen können.
Die fortschrittliche Archivierungssuite von Jatheon ermöglicht es Ihnen, die archivierten Daten zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen, die in allen Abteilungen genutzt werden können. Sie rationalisiert E-Discovery, indem sie den Zugriff auf die Verwaltung und den Schutz von Daten ermöglicht und gleichzeitig spezielle Suchfunktionen bietet, die das Auffinden und Abrufen von Daten erleichtern.
Für eine umfassende E-Mail-Archivierungslösung ist Jatheon eine ausgezeichnete Wahl. Es kann die Data Governance verbessern, indem es Probleme erkennt, bevor sie eskalieren, und Fehlverhalten von Mitarbeitern verhindert.
Quest
Quest ist eine Lösung für die E-Mail-Archivierung, die das Speichern, Verwalten und Abrufen von E-Mail-Daten so einfach wie nie zuvor macht und problemlos eingesetzt werden kann.
Mit dieser Lösung können Sie den Bedarf an langfristiger Datenspeicherung und die Notwendigkeit, die Leistung Ihres E-Mail-Servers zu verwalten, reduzieren, indem Sie E-Mail-Anhänge getrennt von den Servern speichern.
Quest bietet außerdem effektive Aufbewahrungsfunktionen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Darüber hinaus können Sie Tags zur Kategorisierung erstellen, so dass Sie nur die Daten Ihrer Wahl migrieren und abrufen können.
Libraesva
Libraesva ist eine der führenden E-Mail-Archivierungslösungen zum Schutz wichtiger Geschäftsinformationen, zur Verbesserung der Mitarbeitereffizienz und zur Vereinfachung der Compliance.
Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen, aber effektiven Lösung für E-Mail-Governance, Risikomanagement und Compliance sind, sind Sie bei Libraesva genau richtig.
Egal, ob Sie einen E-Mail-Server vor Ort oder in der Cloud verwenden, Libraesva bietet Ihnen die besten Lösungen für die E-Mail-Archivierung. Libraesva verfügt über eine native Integration mit Office 365 und Microsoft Exchange, und mit dem exklusiven Outlook-Add-on der Software können Sie ganz einfach auf die archivierten E-Mails zugreifen, sei es unter Windows oder Mac.
N-able
Wenn Sie Cloud-basierte Lösungen für die Speicherung und den Schutz von E-Mail-Daten bevorzugen, dann ist N-able eine der besten Lösungen in diesem Bereich. Es handelt sich um eine robuste und verschlüsselte Cloud-Lösung für die E-Mail-Archivierung, mit der Ihre Daten sicher und geschützt bleiben.
Sie können Ihre Daten damit schützen und die Compliance-Anforderungen branchenbezogener Regulierungsbehörden wie HIPAA, FRCP und SOX erfüllen.
MSPs können mit N-able die Speicheranforderungen für ein- und ausgehende E-Mails wie ein Profi verwalten und gleichzeitig die Speicherkosten für die lokale Infrastruktur senken.
Smarsh
Smarsh ist ein effektives Tool zur Aufzeichnung wichtiger E-Mail-Kommunikation. Es kann E-Mails mit Anhängen speichern und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die gesetzlichen Vorschriften und Aufzeichnungsregeln einzuhalten.
Eine der besten Eigenschaften dieser Software ist, dass sie die direkte Erfassung von Quellen im nativen Format unterstützt, um sicherzustellen, dass der vollständige Kontext der Daten erhalten bleibt.
Sie kann dazu beitragen, interne und externe, eingehende und ausgehende Nachrichten zu trennen. Außerdem bietet es einen persönlichen Archivzugang, der es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, auf ihre E-Mail-Historie zuzugreifen.
Smarsh ist zweifellos ein hervorragendes Paket für die E-Mail-Archivierung.
MailMeter
MailMeter bietet alle Funktionen, die Sie von einer guten E-Mail-Archivierungssoftware erwarten, an einem Ort. Von der Navigation im Posteingang über die Durchführung von E-Discovery- und DSAR-Suchen bis hin zur E-Mail-Verwaltung in der Cloud und vor Ort ist es die Komplettlösung für Ihre E-Mail-Archivierungsanforderungen.
Die fortschrittliche Benutzeroberfläche des Tools erleichtert die Eingrenzung Ihres E-Mail-Suchbereichs anhand definierter Kriterien.
MailMeter ist phänomenal, wenn Sie ein Unternehmen leiten, da Sie mit großen Mengen an E-Mail-Daten umgehen müssen. Wenn Sie in diese Software investieren, können Sie ganz einfach Datenverluste verhindern und Ihre E-Mail-Daten schützen.
Arcserve
Arcserve macht die E-Mail-Verwaltung so nahtlos wie möglich, indem es die E-Mail-Erfassung und -Speicherung über mehrere Standorte, Abteilungen und Endbenutzer hinweg rationalisiert.
Die Software kann mit verschiedenen Plattformen von Drittanbietern integriert werden, darunter Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange und IBM Domino. Unabhängig davon, welchen Dienst Sie nutzen, brauchen Sie also nur Arcserve, um alles miteinander zu verbinden.
Cryoserve
Um das Erfassen, Speichern und Suchen von E-Mails zu vereinfachen, ist Cryoserve eine großartige Lösung. Die Beliebtheit dieser Software ist darauf zurückzuführen, wie vielseitig sie sein kann. Sie kann als E-Mail-Archivierungslösung, als Cloud-basierte SaaS-Lösung, als Hardware-Appliance und als Hybridlösung für Ihre IT-Infrastruktur eingesetzt werden.
Durch die Speicherung von Kopien aller empfangenen und gesendeten E-Mails verwandelt Cryoserve die Daten in eine Ressource für den täglichen Gebrauch. Sie können beruhigt sein, denn Sie wissen, dass all Ihre wichtigen Geschäftsdaten in sicheren Händen sind und bei Bedarf einfach abgerufen werden können.
Intradyn
Möchten Sie Ihre E-Mail-Daten für den Fall eines zukünftigen Rechtsstreits, einer Right-to-know-Anfrage oder einer eDiscovery-Anfrage sichern? Mit Intradyn können Sie das ganz einfach tun. Es speichert ein- und ausgehende E-Mails, um sicherzustellen, dass Sie eine Aufzeichnung der gesamten Kommunikation haben und gleichzeitig Ihre Daten für spätere Referenzen schützen.
Mit Intradyn können Sie Roh-E-Mails im RFC822-Format importieren und historische E-Mails migrieren. Außerdem funktioniert es mit allen wichtigen E-Mail-Diensten, einschließlich MS Exchange, Gmail, Office 365 und mehr.
Microfocus
Microfocuskümmert sich flexibel um alle Ihre E-Mail-Archivierungsanforderungen mit einem Archiv und mehreren Plattformen. Dieses Tool vereinfacht das Erfassen, Speichern, Aufbewahren, Suchen und Auffinden der gesamten internen und externen Kommunikation über E-Mail, soziale Medien und Texte.
Wenn Sie nach einer Lösung suchen, mit der Sie die Kommunikation über alle von Ihrem Unternehmen genutzten Plattformen hinweg im Auge behalten können, dann ist Microfocus das richtige Tool für Sie.
Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass es eine Lösung für die E-Mail-Archivierung ist, die alles unter einem Dach vereint.
Damit sind wir am Ende der Liste angelangt. Sehen wir uns nun einige der Vorteile der E-Mail-Archivierung an und wie Sie eine Lösung für die E-Mail-Archivierung auswählen.
Benefits of Email Archiving
Der Hauptvorteil der E-Mail-Archivierungssoftware besteht darin, dass sie die Compliance-Anforderungen des Unternehmens erfüllt, was jedoch von Software zu Software unterschiedlich ist. Unternehmen können das Archivierungstool auch nach ihren Bedürfnissen einrichten. So kann ein Unternehmen beispielsweise alle eingehenden E-Mails archivieren, so dass der E-Mail-Posteingang nicht mehr so häufig aufgeräumt werden muss.
Wenn Sie eine E-Mail archivieren, legen Sie sie für spätere Zwecke ab. Viele Unternehmen nutzen die Archivierung, um ihre Daten zu sichern oder in der Zukunft auf eine wichtige E-Mail zurückzugreifen. Hier erfahren Sie, warum die E-Mail-Archivierung für Sie von Vorteil sein kann:
#1. Speicherung 📦
Jede E-Mail, die Sie erhalten, wird auf Live-Servern gespeichert. Der Zustrom von E-Mails kann dazu führen, dass die Leistung des Servers nachlässt. Um die Leistung zu verbessern, müssten Sie die E-Mails löschen. Aber was ist, wenn sich darin wichtige Daten befinden? Hier kann Ihnen die E-Mail-Archivierung helfen.
Sie ermöglicht es Ihnen, wichtige E-Mail-Daten auf einen sicheren externen Server oder in eine Cloud zu migrieren, von wo aus Sie problemlos auf sie zugreifen können.
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#2. Sicherheit 🔒
Wenn Ihre E-Mails archiviert werden, bleiben sie in einer sicheren Umgebung mit regelmäßigen Datensicherungen geschützt.
Es gibt E-Mail-Archivierungstools, die hervorragende Disaster-Recovery-Funktionen bieten, aber nur, wenn Sie die richtige Software ausgewählt haben. Ein wichtiger Indikator für eine gute E-Mail-Archivierungssoftware ist eine garantierte Betriebszeit von 99,9%.
#3. Produktivität 👨💻
Ein überfüllter Posteingang kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail schwierig machen. Wenn Sie für Ihre Arbeit eine bestimmte E-Mail suchen müssen, müssen Sie zunächst mehrere E-Mails durchsehen.
Wenn Sie Ihre E-Mails archivieren, können Sie aus dem Archiv und der E-Mail-Datensicherung leicht auf die benötigten E-Mails zugreifen. Um Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten, ist es außerdem sinnvoll, Tools für den gemeinsamen Posteingang zu verwenden , um auch die E-Mails des Teams zu verwalten.
#4. Einhaltung von Vorschriften ⚖️
In vielen Branchen werden Aufzeichnungen über die E-Mail-Kommunikation für offizielle Zwecke aufbewahrt. Diese könnten bei einem Audit oder einer Untersuchung abgefragt werden. Das Löschen aller E-Mails ist vielleicht nicht die beste Idee, wenn Sie auf der richtigen Seite des Gesetzes bleiben und nicht in ein heißes Wasser mit den Behörden geraten wollen.
Sie können wichtige E-Mails archivieren und im Archiv speichern und sind damit auf der sicheren Seite. Insgesamt kann die E-Mail-Archivierung sowohl auf persönlicher als auch auf organisatorischer Ebene mehrere Vorteile haben.
Key Features to Look For in Email Archiving Software
Bevor Sie sich für eine E-Mail-Archivierungslösung entscheiden, sollten Sie bei einigen wichtigen Funktionen keine Kompromisse eingehen.
Dies sind die absoluten Mindestanforderungen, wenn Sie eine gut funktionierende und effektive Software für die nahtlose Speicherung und Sicherung wichtiger E-Mails wünschen. Hier sind die unverzichtbaren Funktionen einer E-Mail-Archivierungssoftware:
- Schnelle und intuitive Suchfunktion für den Zugriff auf die in der Software gespeicherten E-Mail-Daten
- Nahtlose Verwaltung großer Mengen an wichtigen E-Mail-Daten
- Konform mit den gesetzlichen Bestimmungen
- Kostengünstig und effizient
Wenn Sie ein Tool in die Hände bekommen, das alle oben genannten Anforderungen erfüllt, haben Sie die perfekte Lösung gefunden.
Closing Thoughts
E-Mail-Archivierungslösungen vereinfachen die Speicherung und den Schutz Ihrer E-Mails und gewährleisten gleichzeitig einen schnellen und nahtlosen Zugriff. Sie helfen auch bei der Einhaltung der Branchenvorschriften zur Aufzeichnung der E-Mail-Kommunikation für offizielle Zwecke. Der Verwaltungsaufwand für die E-Mail-Verwaltung wird reduziert, da der Prozess automatisiert ist.
Letztendlich kommt es auf die Software an, die Sie auswählen. Die in diesem Beitrag aufgelisteten Programme wurden sorgfältig ausgewählt und zeichnen sich durch ihre Schnelligkeit, Kosteneffizienz und Zuverlässigkeit aus.
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