Editez des bons de commande comme un pro grâce à notre modèle et exemples

À la recherche d’un modèle de bon de commande ?

S’il n’est pas impératif, rédiger un bon de commande implique de respecter un certain nombre de critères et de reporter des mentions obligatoires.

Quelles sont-elles ? Comment vous assurer de créer un BDC en bonne et due forme ?

Téléchargez notre modèle de bon de commande Excel gratuit et profitez de nos conseils afin de vous assurer de la conformité de votre document.

Le bon de commande est un document commercial établi entre le vendeur (ou fournisseur) et le client. Il permet de dresser les contours d’une vente et d’engager les deux parties. Il recense tous les détails d’une commande et matérialise l’intention d’achat.

Toutefois, la production d’un bon de commande n’est pas obligatoire. Une vente peut parfaitement se conclure de manière orale, si les deux parties se mettent d’accord sur le prix et la nature de la transaction.

Cependant, dès lors que le client appose sa signature sur le BDC, un engagement est conclu. En d’autres termes, le bon de commande devient un contrat générant des obligations pour les deux parties :

• le vendeur ou fournisseur doit honorer sa commande et livrer la marchandise selon les termes du contrat ;
• l’acheteur a pour obligation de la régler.

☝️ En règle générale, le bon de commande n’intervient pas dans le cadre du commerce en ligne.

Malgré la valeur légale que revêt le bon de commande, il ne remplace pas la facture. Et ce pour plusieurs raisons :

• la facture s’avère obligatoire dans de nombreuses situations, ce qui n’est pas le cas du bon de commande ;
• le BDC, à l’inverse de la facture, ne constitue pas une pièce justificative comptable ;
• la facturation intervient plus tard dans le processus de vente, notamment au moment de la livraison des marchandises.

Le bon de commande diffère également du devis :

• le devis sert surtout à présenter l’offre et les tarifs. Il s’agit d’une proposition commerciale, qui a lieu alors que le client se situe encore dans sa phase de réflexion, a besoin de comparer ;
• l’emploi du devis est plutôt associé à la vente de prestations et de services (travaux par exemple), le bon de commande au commerce de biens et de marchandises.

Le bon de livraison (ou BL) intervient après le bon de commande.

Il est fourni par le vendeur et accompagne impérativement la livraison du produit.

Son objectif est double :

• il récapitule la commande, 
• il atteste que le client a bien reçu sa commande et couvre le fournisseur.

• Il permet de contractualiser et de définir l’ensemble des cadres de la vente (le prix, mais aussi nombre de paramètres supplémentaires tels que les conditions de livraison). 
   
• Une fois toutes les informations consignées et le BDC signé par le client, il constitue un accord formalisé afin de se prémunir d’éventuelles contestations ultérieures.
   
• Le bon de commande accompagne l’entreprise ou l’auto-entrepreneur dans le contrôle de sa trésorerie, puisqu’il facilite l’anticipation des recettes entrantes avant paiement de la facture.

Exemple d’un bon de commande rempli :

Nous l’avons vu, contrairement à une facture, le bon de commande n’est pas obligatoire. Mais dès lors qu’il est établi, le respect d’un certain nombre de critères s’impose.

Et pour cause, en cas de manquement vous encourez une amende pouvant aller jusqu’à 750 € !

Pour vous aider, nous mettons à votre disposition un modèle de bon de commande sur Excel à télécharger.

Petit aperçu synthétique :

Voici l’ensemble des mentions obligatoires à faire figurer sur votre bon de commande :

• Les informations générales :
  • le numéro du bon de commande,
  • la date d’émission du bon de commande,
  • le numéro du devis d’origine le cas échéant,
  • un espace prévu pour la signature du client, qui sera précédée de la mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord »,
  • un espace prévu pour votre signature, fortement recommandée.
     
• Les informations concernant votre entreprise :
  • la forme sociale de votre entreprise (SARL, SAS, etc.),
  • votre nom ou votre raison sociale,
  • l’adresse de votre siège social,
  • votre numéro de SIRET ou SIREN,
  • le montant de votre capital social pour les SARL et les sociétés par actions,
  • le numéro de TVA,
  • la mention RCS, ainsi que la ville dans laquelle se situe le greffe où elle est immatriculée,
  • précisez si la société est en cours de liquidation le cas échéant.

• Les informations relatives au client, dans le cadre d’une vente en BtoC :
  • le nom du client,
  • l’adresse de son domicile.

• Les informations relatives au client, dans le cadre d’une vente en BtoB :
  • la raison sociale de l’entreprise,
  • l’adresse de son siège social,
  • son numéro de TVA.

• Les informations sur la nature de la transaction :
  • la désignation des produits,
  • la quantité des produits,
  • le prix unitaire des produits HT (hors taxes),
  • le montant total de la commande HT et TTC (toutes taxes comprises),
  • les taux de TVA applicables,
  • les modalités de livraison et d’exécution,
  • les modalités de paiement,
  • la mention du paiement d’un acompte le cas échéant,
  • le taux de remise le cas échéant,
  • le taux de pénalités en cas de retard,
  • le délai de rétractation,
  • l’ensemble des garanties légales.
     
• Les CGV : le bon de commande s’accompagne généralement des CGV (conditions générales de vente).
  Il faut vous assurer qu’elles soient acceptées par le client. C’est pourquoi nous vous recommandons de les joindre au BDC : le client peut ainsi les signer, et donc en accepter les clauses. Vous vous garantissez de la sorte une sécurité supplémentaire en cas de contestations.

☝️ Si vos CGV figurent au verso du bon de commande ou sur des feuillets séparés, veillez à faire signer l’ensemble des pages par le client.

Vous l’aurez compris, éditer des bons de commandes à la main, ou à partir d’un modèle Word ou Excel, est tout à fait possible.

Seulement voilà, dès que votre activité gagne en intensité, cette tâche se révèle vite chronophage. C’est pourquoi la solution logicielle s’impose rapidement. Et elle présente nombre d’avantages :

• vous gagnez du temps, grâce à l’automatisation des processus et l’ajout automatique de certains critères (votre identité, vos conditions de paiement, le délai de rétractation, etc.) ;
• vous disposez déjà de vos fiches clients, et importez ainsi en quelques clics les données les concernant au moment de l’émission du bon de commande ;
• vous vous assurez de la conformité légale de votre BDC et n’oubliez aucune mention obligatoire ;
• vous évitez les erreurs liées à la saisie manuelle des informations ;
• vous bénéficiez d’une passerelle entre bons de commande et gestion des stocks, ou entre bons de commande et factures, et facilitez ainsile pilotage global de votre activité.

🛠️  Erplain, c’est le logiciel de gestion de stock pour les TPE et les petites PME. Créer un bon de commande avec cette solution s’avère très simple : il suffit de sélectionner un client dont les données s’importeront automatiquement sur l’interface de création du BDC afin d’éviter toute erreur, puis de remplir simplement les champs restants en suivant les indications données par l’outil.

Vous pouvez également ajouter des notes afin de communiquer des informations complémentaires au client.

Le gros atout d’Erplain : l’automatisation complète du cycle commercial. Votre stock se met automatiquement à jour et les produits concernés sont réservés, même dans le cadre d’une activité avec multi-entrepôts. Vous pouvez également transformer vos bons de commandes en bons de livraison puis en factures en un clic.

🛠️  IABAKO est un logiciel adapté à la facturation et à la gestion des entrepreneurs et des TPE. Grâce à cette solution, créez simplement un bon de commande design à votre image, en y ajoutant vos couleurs et votre logo.

Puis, une fois transmis au client, suivez facilement le statut de votre BDC (accepté, refusé ou annulé) pour gérer au mieux votre activité.

🛠️  Kizeo Forms est un logiciel en ligne qui permet de créer, centraliser et digitaliser tous vos modèles de documents commerciaux, bons de commande compris.

Grâce à leur uniformisation, vous garantissez la conservation et la traçabilité de vos informations clients, mais aussi la productivité de vos équipes.

Adapté à un usage mobile, il offre en effet à vos commerciaux le support nécessaire pour établir un bon de commande sur mesure et l’envoyer au client par email, voire le lui remettre en mains propres pour qu’il le signe sur le terrain.

Fonctionnalité appréciée : vous pouvez faire interagir votre client avec l’application pour le rassurer avant la signature du bon de commande, et ainsi démontrer sa conformité et votre professionnalisme.

🛠 Sendcloud est une plateforme d’expédition complète, intuitive et simple à prendre en main, qui aide les e-commerçants de tous secteurs à booster leur croissance en ligne et à optimiser leur processus d’expédition.

La solution vous permet d’éditer facilement et en quelques clics vos bons de commandes et bons de dépôt de manière fiable, sécurisée et 100% personnalisable. Ainsi, en fonction des contraintes que vous avez négociées avec vos transporteurs, vous déposez vos colis en bureau de poste en toute simplicité !

Fonctionnalité appréciée : en plus des bons de commande, vous générez automatiquement des documents légaux liés à l’export tels que les déclarations de douane et factures commerciales.

Vous avez désormais les clés en main pour pouvoir effectuer des bons de commande en bonne et due forme. Grâce à votre rigueur dans l’exécution de cette tâche, véhiculez une image sérieuse de votre entreprise, et tirez profit de la contractualisation de vos ventes.

In fine, effectuer un bon de commande se révèle une action gagnant-gagnant pour vous... et votre client !