10大秘書必備技能
更新於 2022年4月12日
10 大秘書必備技能
秘書可以說是公司裡「一人之下，萬人之上」的角色，他像是老闆的左右手，主要協助老闆打點公司的一般事務，確保公司能順𣈱運作。要成為一位精明出色的秘書，須要有以下技能：1. 書面及口語溝通能力
秘書某程度上有點似公司的聯絡人，不論是面向顧客或公司同事，精準而優秀的溝通能力是必須的。電郵、信件、電話以至面對面的溝通技巧，都能協助老闆將重要信息傳達給公司內部同事，或代表上司傳達給顧客。2. 電腦應用技能
做秘書經常要用到電腦，由普通文書工作以至協助人力資源部和行政部的工作都要使用不同的軟件和應用程式。此外，還有一些特別用途的軟件，例如為公司內部即時溝通用的 app、時間管理 app、專案管理 app 及團隊管理 app 等等。除了這些軟件，做秘書也要懂得使用各類辦公室設備，例如影印機、列印機及其他特別設備。3. 組織能力
秘書工作之一就是要整理公司的資料和文件。他要對公司內的資料檔案分門別類，不論是紙本的還是電子檔案，都須要整理得井井有條及有需要時保持更新，令其他同事可以隨時找得到所需資料。例如某年某用的公司用品支出表、某位同事在某時期的表現評估、以至年度業績報告等等。4. 速記能力
在會議中負責做記錄的多半是秘書吧？您若學一點 Shorthand 速記就更有利於工作，無論是正式會議，還是與客戶的電話對話，您都要學懂快速記下重要的資訊，然後清晰簡潔地將之整理成電郵、簡報或正式文件的格式，令參與者能夠檢視和回顧。5. 處事靈活有彈性
作為秘書，您的日常工作會隨時因應上司或老闆的日程改變、或者公司出現突發事情而有所改變。這時候，您要懂得將工作分為緩急輕重，然後要重新安排須完成的工作。例如同事剛開完一個緊急會議，然後要您立即弄好一份會議記錄；這時您便要暫停自己手上的工作，按要求先處理這類緊急工作，所以保持處事靈活有彈性十分重要。6. 編輯校對能力
秘書經常會協助整理、校對和編輯各種文件。例如文獻資料、會議記 錄、工作報告及專業刊物等等。雖然這些工作有時會外判給其他服務商，但秘書可以說是公司內部負責把關的人，在稿件未交給老闆作最後過目之前，秘書就要先檢查一次，確保稿件準確無誤。7. 多工處理能力
作為秘書，很多時候您會協助不同部門的行政工作，即是說您同一時間會有不同工作需要處理。那麼時間管理就變得十分重要，而且要學習和習慣 multi-tasking。您可以安裝一些項目管理軟件，方便自己安排在不同時段處理不同的工作，並列明每個工作的完成限期及所需時間，作為日後參考。8. 演說能力
別以為做秘書只是一個後勤或 backup 角色，很多時候秘書負責主持公司活動或會議，甚至代表公司向顧客/公眾講解一些事情；所以基本的公開演講技巧是須要的。此外，秘書有時也要幫忙協助做演示簡報，所以您要懂得做 Powerpoint 或 Keynote 的技巧，例如怎樣做出不同的投影片放影效果、如何加入音效等等。9. 行業知識
秘書本身就是公司的對外代表。面對客戶的查詢，或者同事有疑問時，秘書其實是要懂得回答的。在秘書本身的專業層面上，您可以取得相關的專業認證，例如您有實務秘書課程的認證資格；在行業知識的層面上，您要了解公司所處行業的基本知識，例如醫藥、物流、旅遊及教育，不論是行業用語，或者是行業規範，秘書都要有一定的認識。10. 觀察力
做秘書要一眼關七。您要善於觀察自己的上司/老闆，當您對他了解越多，雙方的默契便越高。您也要善於觀察周圍的環境，如同事間的關係是否融洽、同事對新的公司政策有何想法等等，這都有助您適時向有關部門或負責人員報告情況。基本上，如果您擁有上面的能力或技能，您已經是一位非常優秀出色的秘書。無論您進入哪間公司和行業，都能夠讓您的上司或者老闆滿意，成為他的得力助手。