control-proceso-administrativo para proyectos

CONCEPTO DE CONTROL
 El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PLAN
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol
 El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizarlo, y, si
es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado. George F. Terry
 Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección
de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo
con el plan. Koontz y O´Donell.
 El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador. Chiavenato
 Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de
administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

 El control es un proceso dinámico que
consiste en comparar lo realizado con
lo programado y detectar desviaciones
o diferencias. SAMUEL C. CERTO

CARACTERISTICAS DEL CONTROL
 ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS RESULTADOS
 COMPRENSION
 ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES:
 FLEXIBILIDAD
 AUTOCONTROL
 NATURALEZA POSITIVA
 CLARIDAD Y OBJETIVIDAD

ELEMENTOS DEL CONCEPTO
 Relación con lo planteado:
 Siempre existe para verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la planeación.
 Medición:
 Para controlar es imprescindible medir y cuantificar
los resultados.
 Detectar desviaciones:
 Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la
ejecución y la planeación.
 Establecer medidas correctivas:
 El objeto del control es prever y corregir los errores.

IMPORTANCIA
 CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACION, DE HECHO, LOS CONTROLES
SON A LA VEZ MEDIOS DE PREVISION.
 SE DA EN TODAS LAS DEMAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, HAY CONTROL
DE LA ORGANIZACIÓN, DE LA DIRECCION, DE LA INTEGRACION, ETC., ES
POR ELLO UN MEDIO PARA MANEJARLAS O ADMINISTRARLAS.
 CREA MEJOR CALIDAD, LAS FALLAS DE PROCESO SE DETECTAN Y EL
PROCESO SE CORRIGE PARA ELIMINAR ERRORES.
 ENFRENTA EL CAMBIO, LA FUNCION DE CONTROL SIRVE A LOS GERENTES
PAA RESPONDER A LAS AMENAZAS O LAS OPORTUNIDADES DE TODO
ELLOS, PORQUE LES AYUDA A DETECTAR LOS CAMBIOS QUE ESTAN
AFECTANDO LOS PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS DESUS ORGANIZACIONES.
 FACILITA LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: EL PROCESO DE
CONTROL PERMITE QUE EL GERENTE CONTROLE EL AVANCE DE LOS
EMPLEADOS, SIN ENTORPECER SU CREATIVIDAD O PARTICIPACION EN EL
TRABAJO.

PRINCIPIOS
 DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.
 ES NECESARIO DISTINGUIR LAS OPERACIONES DE CONTROL DE LAS
FUNCIONES DE CONTROL. LA FUNCION ES DE CARÁCTER
ADMINISTRATIVO Y ES LA RESPUESTA AL PRINCIPIO DE LA
DELEGACION. LAS OPERACIONES SON DE CARÁCTER TECNICO.
 DE LOS ESTANDARES.
 EL CONTRO ES IMPOSIBLE SINO EXISTEN ESTANDARES DE ALGUNA
MANERA PREFIJADOS Y SERA TANTO MEJOR CUANTO MAS PRECISOS Y
CAUNTITATIVOS SEAN DICHOS ESTANDARES.
 DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL.
 UN CONTROL DEBERA USARSE SI EL TRABAJO, GASTO, ETC., QUE
IMPONE, SE JUSTIFICAN ANTE LOS BENEFICIOS QUE DE EL SE
ESPERAN.
 DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.
 EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES MUCHO MAS EFICAZ Y RAPIDO
CUANDO SE CONCENTRA EN LOS CASOS EN QUE NO SE LOGRO LO
PREVISTO, MAS BIEN EN LOS RESULTADOS QUE SE OBTUVIERON COMO
SE HABIA PLANEADO.

PREMISAS DEL CONTROL
 UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE LA
MISMA UNIDAD DE MEDIDA, SIN MEZCLAR MANZANAS CON PERAS.
 UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTORICO IMPRESO PARA
ANALISIS DE LARGO PLAZO.
 UN BUEN CONTROL SISTETIZA LA INFORMACION RELEVANTE.
 EL CONTROL DEBE SER ECONOMICO, EN OTRAS PALABRAS, DEBE
SALIR MAS BARATO EL CALDO QUE LAS ALBONDIGAS.
 EN CONTROL DEBE SEÑALAR TENDENCIAS Y FRECUENCIAS.
 EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS ANTE LS
DESVIACIONES.
 EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATEGICO, NO SOLO OPERATIVO.
 EL CONTROL EFECTIVO SIGUE EL PRINCIPIO DE LA EXCEPCION.
 UN CONTROL EFECTIVO DISTINGUE ENTRE SINTOMAS Y CAUSAS.
 UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERARQUICO, DESPUES DEL NIÑO
AHOGADO, TAPAR EL POZO.
 LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES DE AYER.

ETAPAS
 EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O FASES:
 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O ESTANDARES DE
DESEMPEÑO.
 EVALUACION O MEDICION DEL DESEMPEÑO ACTUAL.
 COMPARACION DEL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS
OBJETIVOS O ESTANDARES ESTABLECIDOS.
 ACCION CORRECTIVA PARA SUPERAR LOS POSIBLES
DESVIOS O ANORMALIDADES.

ESTABLECER
OBJETIVOS Y
ESTANDARES
DE DESEMPEÑO
ADOPTAR LA
ACCION
CORRECTIVA
NECESARIA
EVALUAR EL
DESEMPEÑO
ACTUAL
COMPARAR EL
DESEMPEÑO
ACTUAL CON LOS
OBJETIVOS O
ESTANDARES
P
R
O
C
E
S
O
D
E
C
O
N
T
R
O
L

 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES
 LOS OBJETIVOS, SON PUNTOS DE REFERENCIA PARA EL
DESEMPEÑO O RESULTADO DE UNA ORGANIZACIÓN, UNIDAD
ORGANIZACIONAL O ACTIVIDAD INDIVIDUAL.
 EL ESTANDAR ES UN NIVEL DE ACTIVIDAD ESTABLECIDO PARA
SERVIR COMO MODELO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO
ORGANZACIONAL.
 ESTANDAR SIGNIFICA NIVEL DE REALIZACION O DE
DESEMPEÑO QUE SE PRETENDE TOMAR COMO REFERENCIA.
 LOS ESTANDARES DEFINEN LO QUE SE DEBE MEDIR EN
TERMINOS DE CALIDAD, CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y COSTO
EN UNA ORGANIZACIÓN Y CUALES SON LOS INSTRUMENTOS DE
MEDIDA ADECUADOS.

TIPOS DE ESTANDARES
CANTIDAD
COSTOS
TIEMPO
CALIDAD
NUMERO DE EMPLEADOS
VOLUMEN DE PRODUCCION
VOLUMEN DE VENTAS
PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS
ROTACION DE CAPITAL
ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION
CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
INDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO.
ATENCION AL CLIENTE
ASISTENCIA TECNICA
TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP.
TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCION
TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL
TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS.
COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS
COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO
COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL
COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCION
RELACION COSTO-BENEFICIO
E
S
T
A
N
D
A
R
E
S
D
E

 PARA MARISELA BARROS, LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTOS
OBJETIVOS Y ESTANDARES SON:
 PRESENTAR UNA SITUACION FUTURA Y ESPERADA, PARA INDICAR A LAS
PERSONAS LO QUE LA ORGANIZACIÓN PRETENDE QUE EJECUTEN Y
CONSIGAN.
 SEVIR COMO REFERENCIAS QUE PERMITAN A LAS PERSONAS EVALUAR
EL ÉXITO DE SU TRABAJO, RENDIMIENTO Y EFICIENCIA.
 SERVIR COMO UNIDADES DE MEDIDA PARA VERIFICAR Y COMPARAR LA
PRODUCTIVIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.
 CONSTITUIR UNA FUENTE DE LEGITIMIDAD QUE JUSTIFIQUE LAS
ACTIVIDADES DE CADA PERSONA O UNIDAD ORGANIZACIONAL.

EVALUACION DEL DESEMPEÑO
 EL PROPOSITO DE EVALACION DEL DESEMPEÑO ES VERIFICAR SI
SE OBTIENEN LOS RESULTADOS Y CUALES SON LAS
CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE DEBEN INTRODUCIR EN EL
PROCESO. LA MEDICION PUEDE SER UN MOTIVADOR O UNA
AMENAZA PARA LAS PERSONAS.
 EL SISTEMA DE MEDICION DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR MAS
COMO REFUERZO DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO SIMPLEMENTE
COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.

QUE MEDIR
 LA PREOCUPACION PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE
ORIENTA HACIA LA MEDICION, EVALUACION Y CONTROL DE
TRES ASPECTOS PRINCIPALES:
 RESULTADOS:
 RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN
ALCANZAR DENTRO DE CIERTO PERIODO.
 DESEMPEÑO:
 COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE
PRETENDEN PONER EN PRACTICA.
 FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO:
 ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE LA
ORGANIZACIÓN SEA EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU
DESEMPEÑO.

ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL
 LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO
ORGANIZACIONAL SON:
 RENTABILIDAD:
 VOLUMEN DE DINERO GENERADO DESPUES DE DEDUCIR LOS GASTOS.
 COMPETITIVIDAD:
 ÉXITO DE UNA EMPRESA FRENTE A SUS COMPETIDORES.
 EIFICIENCIA:
 CONSECUCION DE RESULTADOS CON EL MINIMO DE RECURSOS PLAENADOS
PARA SER UTILIZADOS.
 EFICACIA
 PORCENTAJE DE SALIDA REAL SOBRE LA SALIDA ESPERADA.
 CALIDAD:
 ADECUACION A LAS ESPECIFICACIONES O REQUISITOS O SUPERACION DE
ELLOS

 INNOVACION:
 GRADO EN QUE SE PRODUCEN NUEVAS IDEAS O SE ADAPTAN VIEJAS IDEAS
PARA CREAR RESULTADOS LUCRATIVOS.
 PRODUCTIVIDAD:
 RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS DEL SISTEMA.
 CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO:
 ASPECTOS DEL AMBIENTE FISICO Y PSICOLOGICO DEL TRABAJO QUE SON
IMPORTANTES PARA LOS EMPLEADOS.

CATEGORIAS DEL CONTROL
OBJETIVOS Y
ESTANDARES
FINES O
RESULTADOS
MEDIOS O
DESEMPEÑOS
ASEGURAR LA
DIRECCION
ADECUADA Y LOS
RECURSOS E
INSUMOS
NECESARIOS
GARANTIZAR LA
EJECUCION
CORRECTA DE LAS
OPERACIONES DEL
FLUJO DE TRABAJO
GARANTIZAR LOS
RESULTADOS
FINALES DENTRO
DE LOS OBJETIVOS
Y ESTANDARES
ESPERADOS
ANTES DE LA
OPERACION
DURANTE LA
OPERACION
DESPUES DE LA
OPERACION
SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO
INSUMOS DE
TRABAJO
PROCESOS DE
TRABAJO
RESULTADOS DEL
TRABAJO
CONTROLES
PREVIOS
CONTROLES A
COMPETIDORES
CONTROLES POR
RETROALIMENTACION

DURANTE LA OPERACION
ANTES DE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION
•PLAN ESTRATEGICO
•PLANES TACTICOS Y
OPERACIONALES
•PLANES DE ACCION
•PRESUPUESTOS
•DESCRIPCION DE
CARGOS
•OBJETIVOS DE
DESEMPEÑO
•PLANES DE
ENTRENAMIENTO
•INFORMES MENSUALES
•INFORMES ANUALES
•AUDITORIA PERIODICAS
•INVESTIGACIONES
•REVISION DEL
DESEMPEÑO
•EVALUACION DE LOS
RESULTADOS DEL
ENTRENAMIENTO
•OBSERVACION
•ACOMPAÑAMIENTO
•INSPEC Y CORRECCION
•REVISION DEL
PROGRESO
•REUNIONES DE STAFF
•SISTEMAS DE DATOS E
INF. INTERNAS
•PROGRAMAS DE
ENTRENAMIENTO
CONTROL POR RETROAL
CONTROL SIMULTANEO
CONTROL PREVIO

ACCION CORRECTIVA
 EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE
LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS
OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.
 LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE
BUSCA MANTENER EL DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS
ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR QUE TODO SE
HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO.
 EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES:
 CORRECCION DE FALLAS O ERRORES
 PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.

SUBSISTEMA DE
CONTROL
ENTRADAS
PERSONAS, DINERO,
MATERIA PRIMA, MAQUINAS
SALIDAS
EL TRABAJO
CONTINUA
MEDICION DEL
DESEMPEÑO
SE INICIA NUEVA
SITUACION DE
TRABAJO
EL DESEMPEÑO
DIFIERE MUCHO
DE LOS
ESTANDARES
EL DESEMPEÑO
ESTA DENTRO DE
LOS ESTANDARES
ACCION
CORRECTIVA:
CAMBIAR PLANES,
ORGANIZACIÓN Y
METODOS
COMPARACION DEL
DESEMPEÑO CON
LOS ESTANDARES
NO ES
NECESARIA
NINGUNA ACCION
CORRECTIVA
COMIENZO
DEL
CONTROL
PROCESO DE
CONTROL

CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION
 EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BASICAMENTE UN PROCESO
CIBERNETICO, LOS CUALES ESTAN DOTADOS DE
RETROALIMENTACION Y HOMEOSTASIS.
 RETROALIMENTACION O RETROINFORMACION: ES EL MECANISMO QUE
PROPORCIONA INFORMACION RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO
PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES
FUTURAS O EN LOS OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. LA
RETROALIMENTACION ES UN INGRESO ESENCIAL EN CUALQUIER
PROCESO DE CONTROL, PUES PROPORCIONA LA INFORMACION
NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y PROMOVER EL AJUSTE DEL
SISTEMA.
 HOMEOSTASIS: TENDENCIA DE TODOS LOS ORGANISMOS Y
ORGANIZACIONES A AUTORREGULARSE, ES DECIR, A RETORNAR A UN
ESTADO DE EQUILIBRIO ESTABLE, DESPUES DE SER SOMETIDOS A LA
PERTURBACION DE ALGUN ESTIMULO EXTERNO.

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