Control administrativo

¿Qué es el control administrativo?

El control administrativo es el proceso mediante el cual los gerentes influyen en otros miembros de la organización para implementar estrategias. Se ejecuta basándose en la información recibida por los gerentes.

Se ocupa de la coordinación, la asignación de recursos, la motivación y la medición del desempeño. La práctica del control de gestión y el diseño de sistemas de control de gestión se basa en una serie de disciplinas académicas.

El control administrativo implica una medición extensa. Por tanto, está relacionado y requiere contribución de la contabilidad, especialmente de la contabilidad de gestión. En segundo lugar, implica decisiones de asignación de recursos. Por tanto, está relacionado y requiere contribución de la economía, especialmente de la economía gerencial.

En tercer lugar, implica comunicación y motivación laboral. Esto significa que está relacionado y requiere contribución de la psicología social, especialmente del comportamiento organizacional.

Los controles deficientes en una empresa plantean amenazas importantes, como el uso ineficiente de recursos, errores de procesamiento, reducción de la rentabilidad, falta de cumplimiento normativo y robo o malversación de activos por parte de los empleados.

Planificación y control

Existe un vínculo estrecho entre la planificación y el control. La planificación es un proceso mediante el cual se establecen los objetivos de una organización y los métodos para lograrlos. El control es un proceso que mide y dirige el desempeño real contra los objetivos planificados de la organización.

Una vez que se establecen las estrategias y se hacen los planes, la tarea principal de la gerencia es tomar medidas para garantizar que se lleven a cabo o, si las condiciones lo requieren, que se modifiquen.

El control administrativo es una de las funciones gerenciales, como la planificación, organización, supervisión y dirección.

Es una función importante, porque ayuda a verificar los errores y tomar las medidas correctivas para minimizar la desviación de los estándares.

Sistemas de control administrativo

Son sistemas que recopilan y utilizan información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos empresariales, como los humanos, físicos, financieros y de la organización en general, como resultado de las estrategias gerenciales perseguidas.

Por tanto, son el conjunto de procedimientos formales necesarios para la eficiencia administrativa y económica. Los gerentes lo utilizan para mantener o alterar estándares en las actividades de la organización.

Al ser una parte integral de todo el sistema de control de una empresa, su objetivo es garantizar la implementación de los planes y políticas de la gerencia.

Pueden incluir desde la forma en que se solicitan los suministros hasta la manera en que se programa el uso de los activos, se asignan los trabajos, o se administra el inventario.

Un sistema de control administrativo es la manera en que los gerentes pueden documentar sus estrategias o políticas organizacionales. Igualmente, es una forma de evaluar el desempeño de los procesos corporativos internos, comparándolos con los objetivos y políticas declarados.

Herramienta del negocio

El sistema de control administrativo es una herramienta del negocio que puede dar una indicación sobre qué tan bien se desempeña una organización, de acuerdo con sus objetivos.

Sin embargo, los controles administrativos son solo una de las herramientas que los gerentes utilizan para implementar las estrategias deseadas.

Las estrategias se implementan no solo a través de los controles administrativos, sino también con la estructura organizativa, la gestión de recursos humanos y la cultura organizacional.

Componentes

El sistema de control administrativo es una herramienta para ayudar a la gerencia a dirigir una organización hacia sus objetivos estratégicos y su ventaja competitiva. Generalmente se entiende que tiene tres componentes:

• Establecimiento de estándares.
• Medición del desempeño real contra estos estándares.
• Toma de medidas correctivas ante las desviaciones de las normas y planes.

Dificultades

Existen dos dificultades comunes que rodean a los sistemas de control administrativos en las empresas.

• Poder reconocer las áreas donde se necesita un mayor control.
• Poder reconocer cuándo los controles existentes son ineficientes o defectuosos.

Objetivos

Los objetivos del control administrativo se refieren a la confiabilidad de la información financiera, a la retroalimentación oportuna sobre el logro de los objetivos operativos o estratégicos, y al cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Detección de errores

Una irregularidad en la administración de la compañía puede hacer peligrar la consecución de sus objetivos generales, haciendo que se pueda perder terreno frente a la competencia y hasta que se comprometa la supervivencia propia.

Por consiguiente, es necesario detectar rápidamente anormalidades. De igual manera, se pueden identificar diferentes circuitos y áreas que, aunque no se vean afectados por anomalías o fallas graves, se podrían optimizar por el bienestar general de la compañía.

Evidenciar que todo funcione correctamente

El control administrativo comprueba que todo esté funcionando bien y que tanto los objetivos propuestos como los niveles establecidos a nivel administrativo con respecto a las ganancias, ventas, seguridad, etc., se cumplan sin modificaciones significativas.

De este modo, la empresa se hace más segura, siendo más sólidos sus estándares y procesos operativos de toma de decisiones.

Actuar cuando sea necesario

Detectar una situación no es de mucha utilidad si no se toman acciones específicas para encauzar de nuevo una circunstancia negativa, gracias a la información detallada y concreta dada por el control administrativo.

Comunicarse y motivar a los trabajadores

El preciso conocimiento del estado de la compañía, incluyendo sus errores, problemas y los aspectos correctamente manejados, promueve una mejor comunicación con los trabajadores, motivándolos a avalar que se mejoren los aspectos necesarios, o que se siga la línea correcta.

Implementar medidas preventivas

El diagnóstico prematuro de problemas concretos detectados por el control administrativo hace que sean innecesarias acciones correctivas, al ser reemplazadas por acciones únicamente preventivas.

Ventajas

• La mayor ventaja del control administrativo es que crea un ciclo de dirección y control para el liderazgo empresarial. Se agiliza la toma de decisiones al haber menos individuos involucrados.
• Ayuda a los gerentes a medir el desempeño real y como guía hacia el logro de los objetivos.
• Ayuda a la descentralización: la tendencia moderna de las organizaciones empresariales es hacia la descentralización, que exige un sistema de control. En la descentralización, la autoridad de toma de decisiones se encuentra dispersa en toda la organización. La gerencia debe mantener el control en sus manos para saber si la autoridad se está utilizando correctamente. Sin controles administrativos adecuados, la descentralización no puede tener éxito.
• Ayuda a la coordinación: debido a que el tamaño de las empresas modernas se está incrementando, es necesario coodinar sus actividades, lo que se logra con un sistema de control.
• Simplifica la supervisión al señalar desviaciones significativas. Mantiene a los empleados bajo control. Un buen sistema de control detecta los puntos débiles muy rápidamente. Esto ayuda a expandir el alcance del control en todos los niveles.
• Aumenta la motivación: las técnicas de control crean una atmósfera de orden y disciplina en la organización, al encontrar las desviaciones e identificar los factores responsables de las mismas. Esto aumenta la motivación de los empleados, porque conocen el trabajo por el que se les considera responsables.

Desventajas

• Una desventaja del control administrativo es que puede desalentar la creatividad y la innovación, al hacer que una empresa sea más estandarizada y menos flexible.
• A menudo, las organizaciones con un estricto control administrativo se encuentran menos capaces de adaptarse a los cambios en el mercado, su industria o el entorno legal, al tener limitado el alcance de posibles ideas y planes
• Dificultad para establecer estándares cuantitativos: el control administrativo pierde su efectividad cuando el estándar de desempeño no se puede definir en términos cuantitativos. Es muy difícil establecer un estándar cuantitativo para el comportamiento humano, el nivel de eficiencia, la satisfacción laboral, la motivación del empleado, etc. En tales casos, el juicio depende de la discreción del gerente.
• No hay control sobre los factores externos: una empresa no puede controlar los factores externos, como la política gubernamental, los cambios tecnológicos, el cambio en la moda, el cambio en la política de la competencia, etc.
• Resistencia de los empleados: los empleados de base pueden sentirse despreciados e insatisfechos porque no se les permite presentar sus ideas. Los empleados sienten que el control reduce su libertad de acción. Esto puede llevar a una fuerte rotación de personal. Los empleados a menudo se resisten al control. Como resultado, se reduce la efectividad del mismo
• Asunto costoso: para instalar un sistema de control administrativo las organizaciones tienen que gastar gran cantidad de tiempo y dinero. Los beneficios deben ser mayores que el costo involucrado, entonces solo el control será efectivo, de lo contrario, dará lugar a ineficiencia.

Importancia

Sin el control administrativo, el proceso de gestión está incompleto. En las empresas, la necesidad de control surge debido a varios factores:

• Es difícil establecer estándares de desempeño totalmente precisos en organizaciones grandes. Por otro lado, un gerente necesita todo tipo de información oportuna, que no siempre está disponible. Se requiere control para evaluar la exactitud de las normas.
• A los empleados se les confían grandes sumas de dinero y valiosos recursos. Sin embargo, en ausencia de control, los empleados pueden ceder a las tentaciones. Un sistema de control eficiente ayuda a minimizar el comportamiento deshonesto por parte de los empleados.
• En ausencia de control, los empleados pueden relajarse en su esfuerzo y su desempeño puede caer por debajo de lo normal.

A través del control se asegura obtener y utilizar efectivamente los recursos de una organización para lograr los objetivos deseados. El control administrativo ofrece los siguientes beneficios:

Verificación de políticas

Permite a la gerencia verificar la calidad de los distintos planes. Por tanto, puede revelar cuáles planes deben ser rediseñados o cuáles objetivos deben modificarse.

Los cambios en el entorno pueden hacer que los planes originales no sean viables o sean deficientes. El control ayuda a revisar y actualizar los planes.

Responsabilidad gerencial

Aun cuando un gerente asigne algunas actividades y delegue autoridad a sus subordinados, sigue siendo responsable del desempeño final.

Por tanto, un gerente debe verificar el desempeño de sus subordinados para asegurarse que estén utilizando la autoridad delegada de la forma deseada.

El control administrativo permite a los gerentes cumplir con sus responsabilidades y al mismo tiempo delegar autoridad.

Motivador

Inspira a los empleados a trabajar duro y ofrecer un mejor rendimiento. Cuando saben que su desempeño está siendo valorado y sus recompensas están vinculadas a dicha evaluación, intentarán contribuir con sus mejores esfuerzos.

Eficiencia

El control contribuye a la eficiencia de las operaciones, al centrarse en el logro de los objetivos. Por tanto, permite que los gerentes detecten y corrijan errores antes de que se vuelvan serios, ayudando a minimizar el desperdicio y las pérdidas.

Ejemplos

Un control administrativo es cualquier proceso, práctica, política, herramienta, medición o sistema que se implementa para permitir que la gerencia dirija los recursos de una organización. Los siguientes son ejemplos ilustrativos:

• Control de requerimientos: Documentar formalmente los planes como requerimientos y gestionar el cambio de estos planes.
• Controles financieros: Controles financieros como la práctica de desarrollar, monitorear y contabilizar un presupuesto.
• Control del rendimiento: El proceso de acordar un conjunto de objetivos con los empleados y evaluar el desempeño en relación con esos objetivos.
• Supervisión: Seguimiento del desempeño de los empleados para mejorar la productividad, la eficiencia y la calidad del trabajo.
• Control de cambio: El proceso de enviar, evaluar, aprobar, priorizar, implementar, comunicar y revisar cambios en una organización.
• Controles de seguridad: Implementar salvaguardas y contramedidas para evitar riesgos a las personas, la propiedad y la información.
• Controles de cumplimiento: La implementación de procesos, procedimientos, sistemas, controles, mediciones e informes para cumplir con las leyes, regulaciones, normas y políticas internas.
• Benchmarking: Es el proceso continuo de una evaluación comparativa de los resultados de la empresa contra la industria, la competencia o las mejores prácticas actuales.
• Mejoramiento continuo: Es el proceso repetitivo de tomar mediciones de las cosas, mejorarlas y volver a medirlas nuevamente.
• Control de calidad: Asegurar que las salidas se ajusten a las especificaciones. Por ejemplo, implementar un proceso para probar los productos en una línea de producción.
• Garantía de calidad: Es el proceso de prevención de fallas de calidad futuras. Por ejemplo, la práctica de investigar la causa raíz de todas las fallas de calidad para identificar mejoras.
• Automatización: Mejora la productividad, la eficiencia y también la calidad al reemplazar el trabajo con la automatización.
• Control de datos: El control de datos en áreas como calidad de datos, ascendencia de datos, seguridad, integración y cumplimiento.
• Control de inventario: Regular y contabilizar el inventario para evitar la escasez o el excedente de un suministro.
• Control de activos: Control de activos tales como instalaciones, infraestructura, máquinas, software y propiedad intelectual.

Referencias

1. Management control system. Recuperado de en.wikipedia.org.
2. Control (management). Recuperado de en.wikipedia.org.
3. Management control. Recuperado de businessdictionary.com.