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LISTA DE ASISTENCIA
Lo que debes saber:
- Documento indispensable para llevar registro de las personas que asisten a un evento.
- También sirve para obtener datos de contacto y crear una cartera de clientes.
- Errores a evitar al hacer una lista de asistencia.
La lista de asistencia es un documento que sirve para llevar registro sobre la presencia de un grupo de personas a un evento o lugar. Existen diferentes formatos de listas de asistencia según la función y el contexto en el que se requiera aplicar. De igual forma la lista de asistencia es usada por diversas entidades, siendo las más comunes, empresas, escuelas, conferencias y otros.
A continuación describiremos brevemente sus usos más frecuentes y brindaremos ejemplos de elaboración de las mismas.
¿Qué es una Lista de Asistencia?
Se trata de un documento que registra la participación de las personas en una actividad. No obstante, su empleo puede extenderse más allá del simple control de asistencia. Por ejemplo, en caso de un evento que una empresa organiza para sus clientes o posibles prospectos, en la que la función, además del registro de asistencia, puede ser la obtención de datos de contacto. De esta manera, no solo se registrarían los datos personales como nombre, edad, sino que pueden obtenerse otros como teléfono y email. En este caso, junto con la asistencia se estaría obteniendo una cartera de clientes.
Otro caso importante es si se trata de un registro de asistencia de empleados. La función de esta lista puede ser más elaborada si se agregan rubros de interés para la empresa, como si el empleado se incorporó de manera puntual a la actividad, si hizo un uso correcto del uniforme, entre otras.
Otro ejemplo común es el uso para actividades escolares, ya sean clases, excursiones, recitales y otros eventos. En estos casos los campos de la lista de asistencia pueden variar, por ejemplo para una clase universitaria tal vez se requiera registrar no solo el nombre y los apellidos de los alumnos sino también el número de matrícula, así como si participó o no en clase o algún otro suceso.
Con estos ejemplos vemos cómo una lista de asistencia puede cumplir su función principal y además resultar un mecanismo eficiente y práctico para el registro de otras variables de interés a la empresa, negocio o escuela.
Elementos de una Lista de Asistencia
Para que cumpla su objetivo, este documento debe contener varios rubros invariables y algunos otros extras según la complejidad que se le quiera otorgar. Enumeremos aquellos que pueden encontrarse en una Lista de Asistencia de empleados:
- Nombre del maestro, instructor o encargado.
- Nombre de la materia, curso o evento.
- Fecha o fechas y hora de llegada en que se realizará.
- Nombre de los asistentes.
Otros elementos que pueden ser añadidos según se ocupen son:
- Nombre de la escuela o empresa.
- Logo de la escuela o empresa.
- Datos de contacto de los asistentes, como teléfono o correo.
- Datos de los asistentes, ejemplo fecha de nacimiento, cargo o puesto, de qué empresa provienen, padre de qué alumno es y el grado de este, etc.
- Observaciones, espacio para poner algo que haya observado el encargado
- Datos del curso, como duración, horario, lugar, etc.
- Firma del instructor
Cómo hacer una Lista de Asistencia
Luego de haber descrito los elementos de la Lista de Asistencia, es momento de hacer la nuestra. Puedes descargar el formato al final de la página, ver el ejemplo y seguir nuestros consejos a continuación.
Basándonos en el ejemplo de abajo, podemos apreciar que un modo de elaborar una Lista de Asistencia es diseñar una tabla con ciertos rubros:
- Título de la tabla: Esta sección es muy importante porque le informa al firmante el motivo por el cual este debe llenar la tabla. Por ejemplo, si se trata de una Capacitación que otorga la empresa para sus empleados, el título podría ser “Lista de Asistencia a la Capacitación”. Se aconseja que el título sea claro, breve y conciso.
- Fecha: Con vistas a que no haya confusión con la tabla a firmar como asistente, se aconseja que toda Lista de Asistencia tenga impresa la fecha de registro.
- Nombre y Apellidos: Esta debe ser una de las primeras columnas de la tabla, lugar donde el firmante declarará su identidad. Es muy importante que se calcule para esta sección un espacio prudente para el llenado, pues en ocasiones afecta la profesionalidad que se escriban los nombres atropellados o incluso que se salgan de celdas. Recuerde que todas las personas escriben diferente, le sugerimos hacer el cálculo con una letra de tamaño medio.
- Hora: Otra columna debe estar reservada a que el firmante informe acerca de la hora a la que se incorpora a la actividad o a la empresa.
- Otros rubros: Estas listas pueden incluir otros rubros según las necesidades de la empresa. Entre estos pueden estar Uniformidad, Documentación, Vía por la cual supo del evento, etc. Es decir, estos otros rubros permiten algunos mecanismos de control para la empresa, así como le brinda datos para informes estadísticos. Se aconseja que en el caso de información para fines estadísticos (como Vía por la cual supo del evento), que la manera de responder sea por multiselección, en función de que el llenado de la lista sea más eficiente.
Un dato muy importante a considerar por una empresa es que resulta aconsejable que la firma de las Listas de Asistencia se realicen bajo la supervisión de un personal. Esta sugerencia tiene dos funciones específicas. Por un lado, se trata de que este personal se encargue de que cada asistente firme dicho documento, pues en ocasiones pueden encontrarse en un lugar donde por descuido no es observada. Por otro, que en caso de incorporar la lista datos de interés específicos (como hora, uniformidad, etc.), pueda ser supervisada la declaración que hace el firmante para que no se falsee información.
Errores a evitar en una Lista de Asistencia
El mayor enemigo de una lista de asistencia es la falta de organización y la imprecisión. Se deben tener en cuenta algunas variables para controlar esto, como:
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- Ubicación: este documento debe estar situado en un lugar muy visible y a la entrada de la empresa o el salón donde se llevará a cabo la actividad.
- Supervisión: para evitar el descuido de la firma de este documento o el falseo de información, siempre es aconsejable que un personal supervise el llenado de la misma; así como para que también sirva de apoyo en caso de que algún asistente posea discapacidades que no le permitan el llenado de este documento.
- Organización: la distribución de los rubros debe ser clara y de fácil llenado. Incluso, en vías de ganar en agilidad, si el contexto de aplicación consiste en un personal fijo, se aconseja que estén impresos los nombres desde antes para que solo le reste al empleado ubicarse en la lista, siendo aún más eficiente si en la numeración de los empleados se mantiene fijo el orden cada semana o mes, según el tipo de lista.
- Siguiendo estos consejos para la elaboración de una lista de asistencia, podrá aplicarlas de forma pertinente, independiente de la función específica de la misma y su contexto de aplicación.
Ejemplos y Formatos de Lista de Asistencia
A continuación te presentamos algunos ejemplos de lista de asistencia, yendo de los rubros más simples a unos más complejos. Estos formatos los podrás descargar gratis en Excel o en Word. Te aconsejamos el formato Word si lo que buscas es imprimir el documento, o el formato en Excel si deseas llevar el registro digital (en tu computadora).
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